Nếu nơi làm việc hoặc doanh nghiệp đăng ký Microsoft Office 365, có nhiều công cụ tuyệt vời để tận dụng nâng cao hiệu quả. Chúng tôi đã đề cập đến một số, bao gồm Teams, Outlook, OneDrive, và OneNote. Giờ đến lúc tập trung vào Microsoft Planner.
Là công cụ quản lý dự án, Planner tương tự dịch vụ miễn phí/được trả như Trello hay Asana. Nó miễn phí thêm và tích hợp sẵn trong Office 365, giúp tổ chức theo dõi tác vụ quan trọng và cải thiện quy trình làm việc. Dưới đây là cách chúng tôi dùng tại OnMSFT, và hướng dẫn bạn dùng tại nơi làm việc.
Tạo danh mục cho tác vụ khác nhau với "Buckets" (Thùng)
Cốt lõi trải nghiệm Planner là "plan" (kế hoạch), "buckets" (thùng) và "boards" (bảng). Trước hết, board là nơi chứa plan, hay danh sách tác vụ. Khi tạo plan trong Planner bằng nút (+) thanh bên, bạn có board mới. Sau đó tạo các "buckets" khác nhau trong board để tổ chức các loại tác vụ.
Làm bằng cách nhấn liên kết "Add new bucket" (Thêm thùng mới) trên cùng board. Tại OnMSFT, chúng tôi dùng Planner theo dõi bao độ tin tức. Cũng có board khác cho loại bao độ khác, bao gồm Office 365 và How-Tos. Thường có buckets cho Story Ideas (Ý tưởng bài), News Stories (Bài tin tức), DIBS, và bucket đặc biệt cho biên tập viên đánh dấu bài hoàn thành.
Sau khi thêm bucket, có nút (+) riêng dưới tên bucket. Cho phép tạo thẻ tác vụ mới và đặt ngày đến hạn, hoặc giao cho thành viên nhóm. Chi tiết bên dưới.
Theo dõi tác vụ bằng thiết lập tiến độ, ngày, thêm chi tiết trên thẻ, và hơn thế
Có nhiều cách tận dụng thẻ tác vụ Planner cho lợi thế năng suất. Dùng menu thả xuống chuyển bucket, thay đổi tiến độ, đặt ngày bắt đầu và ngày đến hạn. Cũng gõ mô tả để đồng nghiệp biết bạn đang làm gì. Để đơn giản, có checklist giúp theo dõi tiến độ việc được giao.
Tốt hơn, có nút "Add attachment" (Thêm đính kèm) chèn file hoặc link hiển thị trên thẻ. Chúng tôi thường dùng tính năng này tại OnMSFT chia sẻ link nguồn cho bài viết.
Ngoài ra, có "labels" (nhãn) màu khác nhau dọc bên cạnh thẻ tác vụ. Tổng cộng 6 màu, có thể tùy chỉnh tên từng cái. Điều này gán nhãn màu cho bên cạnh thẻ, tạo dấu hiệu thị giác về ý nghĩa thẻ. Tại OnMSFT, dùng nhãn "high priority" (ưu tiên cao) và "low priority" (ưu tiên thấp).
Dùng bộ lọc hoặc tính năng Group by (Nhóm theo) để lọc điều quan trọng
Khi thêm nhiều tác vụ và danh sách bucket vào Planner, có thể khó theo dõi diễn biến. May mắn có tính năng lọc giúp ích. Ở góc trên bên phải cửa sổ, cho phép lọc tác vụ theo tên bạn – hoặc tên đồng nghiệp.
Thay vào đó, cũng dùng tính năng "Group by" thay đổi giao diện danh sách bucket. Cho phép nhóm theo người được giao tác vụ, theo tiến độ, hoặc theo ngày đến hạn và nhãn.
Thử biểu đồ (Charts) để có cái nhìn phân tích tiến độ
Planner có thể rối rắm, và (là sếp/quản lý) bạn có thể không luôn thấy đang làm gì, ai làm tác vụ cụ thể. May mắn Microsoft có tính năng nhỏ gọn trong Planner giúp ích.
Từ thanh menu trên, bên cạnh tên Plan, thấy biểu tượng giống biểu đồ. Nhấp vào sẽ chuyển chế độ biểu đồ. Bạn thấy trạng thái tổng thể plan, chi tiết tác vụ đã bắt đầu, đang tiến hành, trễ hạn, hoặc hoàn thành. Cũng thấy số tác vụ mỗi bucket, và số tác vụ mỗi thành viên. Danh sách cũng xem được ở bên, với tất cả mục bucket.
Tính năng tương tự cũng có cho mọi người trong nhóm xem trực quan tác vụ của mình trên tất cả plan và bucket. Chỉ nhấp biểu tượng tròn thanh bên trái để kích hoạt trang tổng quan. Bạn thấy cái nhìn thị giác số tác vụ còn lại, và hơn thế.
Bạn sẽ dùng Planner như thế nào?
Như bạn thấy, Planner là công cụ mạnh mẽ. Có nhiều cách dùng nó loại bỏ hỗn loạn và quản lý tác vụ tốt hơn trong môi trường làm việc. Nó tích hợp sẵn trong Office 365, bạn có mọi thứ cần thiết quản lý nhóm mà không lo phải chuyển đổi giữa dịch vụ/app khác. Bạn nghĩ sẽ dùng Planner trong công ty? Cho biết trong bình luận dưới đây.