Nếu nơi làm việc hoặc doanh nghiệp của bạn đã đăng ký Microsoft Office 365, thì có rất nhiều công cụ tuyệt vời mà bạn có thể tận dụng để cải thiện hiệu quả của mình. Chúng tôi đã đề cập đến một số trong số này, bao gồm Teams, Outlook, OneDrive, cũng như OneNote. Tuy nhiên, bây giờ đã đến lúc chuyển sự chú ý của chúng ta sang Microsoft Planner.
Một công cụ quản lý dự án, Planner tương tự như các dịch vụ miễn phí hoặc trả phí Trello hoặc Asana. Nó không tính thêm phí và được tích hợp ngay trong Office 365, đồng thời có thể giúp tổ chức của bạn theo dõi các nhiệm vụ quan trọng và cải thiện quy trình làm việc. Dưới đây là thông tin thêm về cách chúng tôi sử dụng nó tại OnMSFT và hướng dẫn về cách bạn cũng có thể sử dụng nó tại nơi làm việc của chính mình.
Tạo danh mục cho các tác vụ khác nhau bằng "bộ chứa"
Trọng tâm của trải nghiệm Planner là một số thứ được gọi là "kế hoạch", "xô" và "bảng". Trước hết, một bảng là nơi chứa kế hoạch của bạn hoặc danh sách các nhiệm vụ. Khi bạn tạo một kế hoạch trong Planner bằng nút (+) trên thanh bên, bạn sẽ có một bảng mới. Sau đó, bạn có thể tạo các "nhóm" khác nhau trong bảng để sắp xếp các loại nhiệm vụ khác nhau.
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấn vào liên kết "Thêm nhóm mới" ở đầu bảng. Tại OnMSFT, chúng tôi sử dụng Công cụ lập kế hoạch để theo dõi mức độ đưa tin của chúng tôi. Chúng tôi cũng có các bảng khác nhau dành cho các loại phạm vi phủ sóng khác, bao gồm Office 365 và How-Tos. Thông thường, chúng tôi cũng có các nhóm dành cho Ý tưởng câu chuyện, Câu chuyện tin tức, DIBS, cũng như một nhóm đặc biệt dành cho người biên tập để đánh dấu các câu chuyện đã hoàn thành.
Khi bạn đã thêm một nhóm, sẽ có một nút (+) riêng bên dưới tên của nhóm. Điều này sẽ cho phép bạn tạo một thẻ nhiệm vụ mới và đặt ngày đến hạn hoặc chỉ định nó cho một thành viên trong nhóm. Chúng tôi có nhiều thông tin hơn về điều đó bên dưới.
Theo dõi nhiệm vụ bằng cách đặt tiến độ, ngày tháng, thêm chi tiết trên thẻ, v.v.
Có nhiều cách bạn có thể tận dụng thẻ nhiệm vụ trong Planner để tăng năng suất. Bạn có thể sử dụng trình đơn thả xuống để di chuyển nó đến các nhóm khác nhau, thay đổi tiến độ của nó và đặt ngày bắt đầu cũng như ngày đến hạn. Bạn cũng có thể nhập mô tả để đồng nghiệp biết bạn đang làm gì. trên. Để đơn giản, thậm chí còn có một danh sách kiểm tra, danh sách này có thể giúp theo dõi tiến độ của bất kỳ công việc gì đã được giao.
Even better, there's also an "Add attachment" button which you can use to insert files or links that will be visible on the card itself. We often use this feature here at OnMSFT to share links to sources for any articles we're writing about.
In addition, there are different colored "labels" which run along the side of each task cards. A total of six are available, and you can customize the name for each one. This will make stick a color label to the side of the card, and help make for a visual cue on what the card signifies. For us here at OnMSFT, we use "high priority" and "low priority" labels.
Use filters or group by feature to help you pick out what matters
As you add more and more tasks and bucket lists to planner, it might become hard to track what's going on. Luckily, there is a filter feature that can help. Available on the top right-hand side of the window, this will let you filter out assignments based on your name only --- or the name of your coworker.
As an alternative, you also can use the "Group by" feature to switch up the look of the bucket lists. This will allow you to group by the person the task is assigned to, by the progress, or by due dates and labels.
Try out charts to get an analytical look at your progress
The planner can get messy at times, and (as a boss or manager) you might not always get to see what's being worked on, and who is on what specific task. Luckily, Microsoft has a neat little feature built into Planner that can help.
From the top menu bar, next to the name of the Plan, you'll see an icon that looks like a graph. If you click this, it will switch you into a chart mode. You can see the total status of plans, and more details on what tasks have been started, in progress, late, or completed. You also can see the number of tasks per bucket, and the number of tasks per members. A list is also viewable on the side, with all available bucket items.
A similar feature is also available for anyone in the team to visually see their tasks across all plans and buckets. Just click on the circle icon on the left sidebar to trigger an overview page. You'll get a visual view of how many tasks you have left, and more.
How will you use Planner?
As you can see, Planner is a very powerful tool. There's more than one way you can use it to eliminate the chaos and better manage the tasks in your workplace environment. It's built right into Office 365, and you can get everything you need to manage your team without having to worry about having to switch between different services or apps. Do you think you'll use Planner in your company? Let us know in the comments below.