Microsoft Flow là nền tảng tự động hóa quy trình làm việc kết nối các ứng dụng và dịch vụ khác nhau để tự động hóa tác vụ. Flow tích hợp nhiều ứng dụng và dịch vụ Microsoft hiện có (Office 365), cũng như ứng dụng nơi làm việc khác để tự động hóa tác vụ, tăng năng suất. Flow là câu trả lời của Microsoft cho IFTTT.
Năm 2016, OnMSFT cung cấp thông tin cách bắt đầu với Microsoft Flow và tạo Flow. Kể từ đó, Flow thay đổi đáng kể. Nhiều Flow hơn được thêm bởi Microsoft và người dùng hàng ngày giúp tăng năng suất, tự động hóa, hiệu quả.
Microsoft tạo Flow để “Tạo quy trình làm việc tự động giữa ứng dụng và dịch vụ yêu thích để nhận thông báo, đồng bộ file, thu thập dữ liệu, và hơn nữa.” Nếu bạn có kinh nghiệm IFTTT (If This Then That), Microsoft Flow tương tự, trừ Flow tích hợp nhiều dịch vụ hơn và xử lý yêu cầu cụ thể của tập đoàn cấp doanh nghiệp.
Microsoft Flow khác IFTTT như thế nào
Microsoft Flow cho phép tạo quy trình làm việc, gọi là “flows”. Flows dựa trên sự kiện kích hoạt. Ví dụ, tạo flow tải phản hồi/hồi đáp email rồi upload lên OneDrive theo khoảng thời gian. Flow cũng tải mọi tweet từ tài khoản kinh doanh vào file Excel lưu OneDrive.
Cách dùng Microsoft Flow
Microsoft Flow đã là một phần của Microsoft 365, Office 365, Dynamics 365. Nếu không đăng ký dịch vụ đó, vẫn dùng Flow miễn phí; chỉ cần trình duyệt web và tài khoản Microsoft. Hiện Flow hỗ trợ mọi phiên bản Microsoft Edge, Chrome, Safari. Video hướng dẫn nhanh giúp hiểu rõ cách Flow hoạt động.
Các mẫu Flow (Flow Templates)
Nhiều tác vụ vặt cần làm hàng ngày. Mẫu Flow giúp lo những tác vụ đó bằng cách dùng Flow tự động thực hiện, tiết kiệm thời gian.
Ví dụ, Flow tự động thông báo Slack khi sếp email tài khoản Gmail. Mẫu Flow là ‘flows’ định nghĩa sẵn cho quy trình phổ biến. Tất cả mẫu được giải thích trong cơ sở dữ liệu Flow khổng lồ, truy cập được cho mọi người dùng.
Vì vậy, nếu nghĩ bạn có ý tưởng Flow hay, hãy xem thư viện mẫu lớn trước khi tạo cái có thể đã tồn tại. Dù nhiều mẫu, Microsoft thường thêm mẫu Flow phổ biến do người dùng tạo vào danh sách mẫu chung.
Tạo Flow từ mẫu
Tạo Microsoft Flow từ mẫu dễ dàng, miễn có tài khoản Flow. Nếu chưa, đăng ký tại đây. Khi có tài khoản, chọn bất kỳ mẫu Flow hiện có để bắt đầu. Duyệt mẫu giúp hiểu rõ Flow hoạt động và giúp tự động hóa quy trình.
Khi quyết định mẫu, bạn có thể cần sửa ba thứ:
- Frequency: chỉ định flow chạy bao nhiêu lần.
- Content: Loại nội dung của mẫu Flow.
- Connect: Liên kết tài khoản nơi kết nối dịch vụ.
Khi tạo flow cho hành động lặp lại, sửa mẫu để phù hợp lịch trình và múi giờ. Quy trình email có thể thay đổi kích hoạt ngoài giờ, ngày lễ, hoặc kỳ nghỉ.
Ba loại quy trình làm việc chính tạo bằng Microsoft Flow:
- Automated: Flow chạy tự động dựa trên sự kiện – email, chỉnh sửa file, thẻ thêm vào Microsoft Teams.
- Button: Flow thủ công, chỉ chạy khi nhấn nút.
- Scheduled: Flow định kỳ, chỉ định tần suất.
Ngoài quy trình tùy chỉnh, Microsoft hỗ trợ tích hợp ứng dụng phổ biến tăng tính liên kết. Bao gồm dịch vụ Microsoft: Office 365, Dynamics 365. Flow cũng tích hợp ứng dụng thứ ba: Slack, Dropbox, Twitter, v.v. Cũng kích hoạt giao thức kết nối khác: FTP, RSS, cho tích hợp tùy chỉnh hơn.
Giá cả
Hiện Microsoft Flow có ba gói hàng tháng. Một miễn phí, hai trả phí. Phân tích từng gói và chi phí.
Dù Flow Free miễn phí và tạo flow không giới hạn, bạn giới hạn 750 lần chạy/tháng và kiểm tra 15 phút. Flow Plan 1: kiểm tra 3 phút, 4.500 lần/tháng, $5/user/tháng. Flow Plan 2: nhiều dịch vụ/tính năng nhất, $15/user/tháng.
Người dùng Office 365 và Dynamics 365 không cần phí thêm dùng Flow, nhưng giới hạn tính năng. Đăng ký của họ bao gồm 2.000 lần chạy/user/tháng và tần suất tối đa 5 phút.
Số lần chạy flow tổng hợp trên tất cả user dưới đăng ký Office 365/Dynamics 365. Nếu user nào vượt quá số lần cho phép, mua thêm 50.000 lần với $40/tháng. Chi tiết giới hạn plan Flow tại đây.
Tính năng nâng cao
Tất nhiên, dịch vụ/tính năng nhiều hơn cho người trả phí. Cập nhật Flow mới nhất, 2019 release wave 2, Microsoft thêm AI Builder giám sát và tự động hóa Flow cho người dùng trả phí. Microsoft cung cấp video YouTube đi qua tất cả tính năng/dịch vụ trong cập nhật mới.