Microsoft Planner là một hệ thống quản lý tác vụ kiểu Kanban nhằm vào các nhóm bận rộn và những người làm việc từ xa. Công cụ lập kế hoạch có thể giúp bạn sắp xếp, phân công và theo dõi các nhiệm vụ khi bạn không thể thảo luận trực tiếp.
Công việc của người lập kế hoạch xảy ra trong “kế hoạch” được liên kết với Nhóm Office 365. Khi bạn tạo một kế hoạch mới, nó sẽ tự động tạo một nhóm mới (trừ khi bạn thêm kế hoạch vào một nhóm hiện có). Nhóm tồn tại giống như bất kỳ nhóm nào khác trong Office 365 - nó sẽ có site SharePoint, sổ ghi chép OneNote và các tài nguyên khác.
Điều này thoạt nghe có vẻ phức tạp nhưng nó giúp cung cấp năng lượng cho một số tích hợp nâng cao của Planner. Trong việc sử dụng hàng ngày, bạn không cần phải lo lắng quá nhiều về mô hình nhóm cơ bản. Bạn có thể sử dụng giao diện Planner để tạo các kế hoạch và thêm người dùng vào chúng mà không cần tham gia vào quản lý nhóm Office 365.
Các kế hoạch và nhiệm vụ
Đăng nhập vào Planner tại task.office.com và nhấp vào “Kế hoạch mới” trong menu điều hướng bên trái. Đặt tên cho kế hoạch của bạn và chọn đặt nó ở chế độ công khai hay riêng tư. Các kế hoạch công khai sẽ tự động hiển thị với mọi người trong tổ chức của bạn.
Các nhiệm vụ trong kế hoạch được sắp xếp thành một cấu trúc Kanban dạng cột. Chúng được biểu thị dưới dạng danh sách dọc (“nhóm”) thẻ được hiển thị theo chiều ngang trên màn hình của bạn. Bạn có thể thêm bao nhiêu nhóm tùy ý.
Để tạo một nhiệm vụ, hãy nhấp vào bất kỳ nhóm nào và nhập tên cho nhiệm vụ. Theo tùy chọn, chọn ngày đến hạn và giao nhiệm vụ cho người dùng. Sau đó, nó sẽ hiển thị như một nhiệm vụ để họ hoàn thành.
Khi một nhiệm vụ đã được tạo, bạn có thể nhấp vào nó để hiển thị nhiều tùy chọn hơn. Chúng bao gồm khả năng thêm ghi chú, danh sách kiểm tra, nhận xét và tệp đính kèm. Bạn cũng có thể chỉ ra mức độ ưu tiên của công việc và tiến độ hiện tại.
Phía bên phải của ngăn cho phép bạn chọn từ các nhãn được mã hóa màu để thêm vào nhiệm vụ - những nhãn này sẽ hiển thị trên thẻ trở lại màn hình bảng. Nhấp vào bất kỳ nhãn nào để thay đổi tên của nó. Nhãn giúp bạn phân biệt giữa các loại nhiệm vụ khác nhau.
Sử dụng Planner
Không có cách nào nhất định để sử dụng các tùy chọn có sẵn. Đối với các nhóm nhỏ hơn, chỉ cần thiết lập đơn giản, với nhóm “Việc cần làm”, “Làm” và “Hoàn thành”. Sau đó, bạn có thể kéo các thẻ công việc giữa các nhóm để tạo tổng quan rõ ràng về tiến độ.
Các nhóm lớn hơn với khối lượng nhiệm vụ cao hơn có thể được hưởng lợi từ cách tiếp cận có cấu trúc hơn. Các kế hoạch đại diện cho một quy trình tuyến tính có thể bao gồm một nhóm cho từng giai đoạn của quy trình (chẳng hạn như “Thiết kế”, “Phát triển”, “Kiểm tra” và “Phát hành” để phát triển phần mềm hoặc “Lập kế hoạch”, “Viết”, “Chỉnh sửa” , "Đánh giá" để viết). Sau đó, bạn có thể sử dụng tùy chọn "Tiến trình" trên thẻ để cho biết trạng thái hoàn thành.
Để hiểu rõ hơn về các nhiệm vụ, bạn có thể sử dụng khả năng phân tích tích hợp của Planner. Nhấp vào tab "Biểu đồ" ở đầu màn hình để có được bản phân tích trực quan về kế hoạch của bạn. Điều này báo cáo về trạng thái nhiệm vụ, nhóm và mức độ ưu tiên, vì vậy bạn có thể thấy rõ ràng công việc đang tiến triển như thế nào. Tab Lịch biểu cung cấp cho bạn chế độ xem lịch cho phép bạn xem khi nào công việc được lên kế hoạch hoàn thành.
Bài viết này đã cung cấp cho bạn tổng quan cấp cao về các khái niệm cơ bản của Planner. Chúng tôi có sẵn các hướng dẫn chi tiết hơn về các tính năng cụ thể, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm. Planner vượt trội trong việc thay thế các bảng trắng trong văn phòng được bao phủ bởi các cột ghi chú dính. Bạn có thể xem nhanh các nhiệm vụ của mình, giúp mọi người được thông báo ngay cả trong các nhóm làm việc từ xa được phân tán.