Microsoft Planner là hệ thống quản lý nhiệm vụ kiểu Kanban nhắm đến các nhóm bận rộn và người làm việc từ xa. Planner giúp bạn tổ chức, phân công và theo dõi nhiệm vụ khi không thể thảo luận trực tiếp.
Công việc Planner diễn ra trong "kế hoạch" (plans) gắn với Nhóm Office 365 (Office 365 Groups). Khi tạo kế hoạch mới, nó tự động tạo nhóm mới (trừ khi thêm kế hoạch vào nhóm hiện có). Nhóm tồn tại như nhóm khác trong Office 365 – có trang SharePoint, sổ tay OneNote và tài nguyên khác.
Điều này nghe có vẻ phức tạp nhưng nó vận hành một số tích hợp nâng cao của Planner. Trong sử dụng hàng ngày, bạn không cần lo lắng nhiều về mô hình nhóm bên dưới. Bạn dùng giao diện Planner tạo kế hoạch và thêm người dùng, không cần quản lý nhóm Office 365.
Kế hoạch và Nhiệm vụ
Đăng nhập Planner tại tasks.office.com, nhấp "Kế hoạch mới" (New plan) trong menu điều hướng trái. Đặt tên kế hoạch, chọn công khai (public) hoặc riêng tư (private). Kế hoạch công khai tự động hiển thị với mọi người trong tổ chức.
Nhiệm vụ trong kế hoạch sắp xếp theo cấu trúc cột Kanban. Được biểu diễn bằng danh sách dọc ("bucket" - thùng) của thẻ (card) hiển thị ngang màn hình. Bạn thêm bao nhiêu bucket tùy ý.
Để tạo nhiệm vụ, nhấp vào bất kỳ bucket nào, gõ tên nhiệm vụ. Tùy chọn: chọn ngày đến hạn (due date), giao cho người dùng. Nó sẽ hiện như nhiệm vụ của họ để hoàn thành.
Khi nhiệm vụ tạo xong, nhấp vào nó để mở thêm tùy chọn. Bao gồm thêm ghi chú (notes), danh sách kiểm tra (checklists), bình luận (comments), tệp đính kèm (attachments). Bạn cũng chỉ ra mức độ ưu tiên (priority) và tiến độ hiện tại (progress).
Bên phải khung cho phép chọn nhãn màu (colour-coded labels) thêm vào nhiệm vụ – hiển thị trên mặt sau thẻ trên màn hình bảng. Nhấp nhãn để đổi tên. Nhãn giúp phân biệt loại nhiệm vụ khác nhau.
Sử Dụng Planner
Không có cách cố định dùng các tùy chọn. Đối với nhóm nhỏ, thiết lập đơn giản đủ: bucket "Cần làm" (To do), "Đang làm" (Doing), "Xong" (Done). Kéo thẻ nhiệm vụ giữa các bucket tạo cái nhìn rõ ràng tiến độ.
Nhóm lớn với lượng nhiệm vụ cao có thể hưởng lợi từ cách tiếp cận có cấu trúc hơn. Kế hoạch đại diện quy trình tuyến tính có thể có bucket cho từng giai đoạn (ví dụ: "Thiết kế", "Phát triển", "Kiểm thử", "Phát hành" cho phát triển phần mềm, hoặc "Lên kế hoạch", "Viết", "Chỉnh sửa", "Xem xét" cho viết). Bạn dùng tùy chọn "Tiến độ" (Progress) trên thẻ chỉ trạng thái hoàn thành.
Để hiểu sâu hơn về nhiệm vụ, dùng khả năng phân tích tích hợp của Planner. Nhấp tab "Biểu đồ" (Charts) đầu màn hình để có phân tích trực quan kế hoạch. Báo cáo trạng thái nhiệm vụ, bucket, ưu tiên, thấy rõ công việc tiến triển ra sao. Tab "Lịch trình" (Schedule) cho xem lịch để biết công việc dự kiến hoàn thành khi nào.
Bài viết này给您一个总览的Planner基本概念。我们有更详细的指南可用于特定功能，如果您想了解更多。Planner擅长于替代覆盖着便利贴列的办公室白板。您可以一目了然地查看任务，即使在分布式远程工作团队中也能让每个人保持知情。