Bất cứ khi nào ai đó rời bỏ công việc hoặc không còn ở trong tổ chức, việc xóa dữ liệu của họ và xóa chúng khỏi Office 365 là rất hợp lý. Điều này không chỉ giải phóng chỗ ở cho nhân viên trong tương lai mà còn ngăn người dùng quay lại và truy cập dữ liệu của họ. Nó cũng loại bỏ việc trả thêm phí đăng ký Office 365 cho người dùng. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét cách quản trị viên CNTT có thể xóa tài khoản Office 365 cũ.
Một số thông tin
Trước khi đi sâu vào bất cứ điều gì, chúng tôi sẽ đề cập rằng đây là hướng dẫn chỉ dành cho quản trị viên CNTT. Chỉ những người có quyền quản trị toàn cầu hoặc quyền quản lý người dùng Office 365 cho một doanh nghiệp hoặc trường học mới có thể xóa tài khoản người dùng. Cũng cần lưu ý rằng quản trị viên CNTT sẽ chỉ có 30 ngày để khôi phục tài khoản trước khi dữ liệu của người dùng bị xóa vĩnh viễn.
Chúng tôi cũng sẽ đề cập rằng ngay cả khi bạn xóa người dùng Office 365, bạn vẫn sẽ phải trả tiền cho giấy phép của họ. Bạn sẽ cần thực hiện thêm bước ngừng thanh toán cho giấy phép hoặc chuyển nó cho người dùng khác để tránh phải trả thêm tiền.
Nếu việc mất thông tin quan trọng của công ty là một mối lo ngại, thì có nhiều cách để sao lưu dữ liệu của người dùng cũ, nếu cần. Cuối cùng, vẫn có thể giữ lại email của người dùng, trước khi bạn xóa tài khoản bằng cách chuyển email đến một vị trí khác. Quản trị viên CNTT có đăng ký Office 365 cấp doanh nghiệp cũng có thể bảo quản dữ liệu hộp thư của tài khoản người dùng Office 365 đã bị xóa bằng cách biến tài khoản đó thành hộp thư không hoạt động.
Bước 1:Xóa người dùng
Nếu bạn đang xóa tài khoản của người dùng mà bạn đã chuyển đổi sang hộp thư dùng chung, thì cần phải cân nhắc đặc biệt trước khi xóa người dùng. Cũng cần đặc biệt xem xét nếu bạn đã thiết lập tính năng chuyển tiếp email trên tài khoản.
Lý do tại sao? Khi một người trả lời thư được gửi đến hộp thư dùng chung, email sẽ xuất hiện từ hộp thư dùng chung chứ không phải từ người dùng cá nhân. Ngoài ra, việc chuyển tiếp email cũng phụ thuộc vào việc tài khoản thực vẫn hoạt động và nếu bạn xóa tài khoản, hộp thư sẽ không hoạt động. Trong những tình huống này, Microsoft khuyến nghị bạn nên ngừng thanh toán cho giấy phép thay vì xóa tài khoản (mà chúng tôi mô tả trong phần tiếp theo.)
Dù sao, để bắt đầu xóa tài khoản hoặc người dùng Office 365, bạn cần truy cập Trung tâm quản trị Microsoft 365. Từ đây, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng Dùng thử trung tâm quản trị mới công tắc được bật / tắt ở trên cùng. Sau đó, bạn có thể nhấp vào Người dùng trong thanh bên, chọn người dùng bạn muốn xóa và chọn Xóa người dùng .
Quản trị viên CNTT có kinh nghiệm chuyên sâu hơn cũng có thể xóa nhiều người dùng cùng lúc bằng lệnh ghép ngắn Remove-MsolUser PowerShell. Chúng tôi sẽ không đi sâu vào các khía cạnh kỹ thuật của điều đó, nhưng bạn có thể đọc về nó ở đây nếu muốn.
Bước 2:Ngừng thanh toán cho giấy phép của họ
Một lần nữa, xóa tài khoản Office 365 vẫn có nghĩa là bạn sẽ phải trả tiền cho giấy phép. Bạn có thể ngừng trả tiền cho giấy phép bằng cách làm như sau. Trước tiên, bạn sẽ muốn chuyển đến phần Thanh toán trang của Trung tâm quản trị Microsoft 365. Sau đó, bạn sẽ muốn nhấp vào Sản phẩm &Dịch vụ trang. Sau đó, bạn có thể chọn đăng ký và sau đó chọn Thêm / Xóa giấy phép để xóa giấy phép. Bạn cũng có thể chuyển nhượng lại giấy phép cho người khác từ cùng một trang, nếu cần. Chỉ cần lưu ý rằng nó sẽ không được tự động gán cho ai đó.
Các lưu ý khác
Tùy thuộc vào tình huống của bạn, bạn có thể không xóa được giấy phép tương ứng sau khi xóa người dùng Office 365 (trong trường hợp này, bạn vẫn có thể gán lại giấy phép hiện đã giải phóng cho người dùng mới). Điều này sẽ xảy ra nếu bạn đã mua giấy phép thông qua Đối tác hoặc cấp phép số lượng lớn. Bạn cũng có thể không xóa được giấy phép nếu Nếu bạn đang thanh toán cho gói hàng năm hoặc nếu bạn đang ở giữa chu kỳ thanh toán. Trong trường hợp này, bạn sẽ không thể xóa giấy phép khỏi đăng ký của mình cho đến khi hoàn thành cam kết. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách xóa tài khoản Office 365 khỏi Microsoft tại đây.