Khi ai đó nghỉ việc hoặc không còn làm việc với tổ chức, việc xóa dữ liệu và gỡ họ khỏi Office 365 là hợp lý. Điều này không chỉ giải phóng chỗ cho nhân viên tương lai mà còn ngăn người dùng quay lại truy cập dữ liệu. Cũng loại bỏ chi phí đăng ký Office 365 thêm cho người dùng đó. Trong hướng dẫn này, chúng tôi xem cách quản trị viên IT xóa tài khoản Office 365 cũ.
Một số thông tin
Trước khi đi vào chi tiết, nhắc lại: hướng dẫn này chỉ cho quản trị viên IT. Chỉ người có quyền quản trị toàn cầu Office 365 (global admin) hoặc quyền quản lý người dùng cho doanh nghiệp/trường học mới xóa tài khoản người dùng. Cũng lưu ý: quản trị viên IT chỉ có 30 ngày khôi phục tài khoản trước khi dữ liệu người dùng bị xóa vĩnh viễn.
Chúng tôi cũng nhắc: ngay cả khi xóa người dùng Office 365, bạn vẫn trả phí giấy phép cho họ. Bạn cần bước thêm: ngừng trả phí giấy phép hoặc chuyển cho người khác, để tránh chi phí thừa.
Nếu lo mất thông tin quan trọng công ty, có cách backup dữ liệu người dùng cũ nếu cần. Cuối cùng, vẫn có thể giữ email người dùng trước khi xóa tài khoản bằng cách di chuyển email sang vị trí khác. Quản trị viên IT với đăng ký Office 365 cấp doanh nghiệp (enterprise) cũng có thể bảo toàn dữ liệu hộp thư của tài khoản đã xóa bằng cách biến nó thành hộp thư không hoạt động (inactive mailbox).
Bước 1: Xóa người dùng
Nếu xóa tài khoản người dùng đã chuyển thành hộp thư chia sẻ (shared mailbox), có lưu ý đặc biệt trước khi xóa. Cũng có lưu ý đặc biệt nếu bạn thiết lập chuyển tiếp email (email forwarding) trên tài khoản.
Tại sao? Khi người trả lời thư gửi đến hộp thư chia sẻ, email sẽ xuất hiện từ hộp thư chia sẻ chứ không từ người dùng cá nhân. Thêm vào đó, chuyển tiếp email cũng phụ thuộc vào tài khoản thực tế còn hoạt động; nếu xóa tài khoản, hộp thư sẽ trở nên không hoạt động. Trong các tình huống này, Microsoft khuyến nghị ngừng trả phí giấy phép thay vì xóa tài khoản (chúng tôi mô tả ở phần sau).
Dù sao, để bắt đầu xóa tài khoản hoặc người dùng Office 365, truy cập Trung tâm quản trị Microsoft 365 (Microsoft 365 Admin Center). Đảm bảo công tắc Thử trung tâm quản trị mới (Try the new admin center) bật ở trên. Nhấp Người dùng (Users) thanh bên, chọn người dùng muốn xóa, chọn Xóa người dùng (Delete User).
Quản trị viên IT có kinh nghiệm sâu hơn cũng xóa nhiều người dùng cùng lúc bằng cmdlet PowerShell Remove-MsolUser. Chúng tôi không đi sâu vào kỹ thuật, nhưng bạn đọc tại đây nếu muốn.
Bước 2: Ngừng trả phí giấy phép
Lại nhắc: xóa tài khoản Office 365 vẫn nghĩa là bạn trả phí giấy phép. Ngừng trả phí bằng cách sau. Vào trang Thanh toán (Billing) của Microsoft 365 Admin Center. Nhấp trang Sản phẩm & Dịch vụ (Products & Services). Chọn gói đăng ký, chọn Thêm/Xóa giấy phép (Add/Remove licenses) để xóa giấy phép. Bạn cũng phân bổ lại giấy phép cho người khác từ cùng trang, nếu cần. Chú ý: giấy phép sẽ không tự động gán cho ai.
Các Lưu Ý Khác
Tùy tình huống, bạn có thể không xóa được giấy phép tương ứng sau khi xóa người dùng Office 365 (trong trường hợp này, bạn vẫn phân bổ lại giấy phép đã giải phóng cho người dùng mới). Điều này xảy ra nếu mua giấy phép qua Đối tác (Partner) hoặc cấp phép khối lượng (volume licensing). Bạn cũng có thể không xóa giấy phép nếu bạn trả phí gói hàng năm hoặc đang trong chu kỳ thanh toán. Trong trường hợp này, bạn không xóa giấy phép khỏi đăng ký cho đến khi cam kết kết thúc. Tìm hiểu thêm về xóa tài khoản Office 365 từ Microsoft tại đây.