Dễ dàng bảo vệ tệp hoặc thư mục trong Windows 10, nhưng bạn có biết bạn cũng có thể bảo vệ mật khẩu một tệp Office 365 cụ thể? Điều này hữu ích nếu bạn chia sẻ tệp chứa thông tin mật, hoặc muốn ngăn nghe lén và giữ tài liệu xa khỏi người bạn không muốn xem. Trong hướng dẫn Office 365 mới nhất, chúng tôi xem cách bảo vệ mật khẩu tệp từ các ứng dụng Microsoft Office.
Trong Microsoft Word
Bảo vệ mật khẩu tài liệu Microsoft Word rất dễ. Chỉ cần vào thanh Tệp (File), nhấp Thông tin (Info), Bảo vệ tài liệu (Protect Document), sau đó Mã hóa bằng mật khẩu (Encrypt with Password). Làm xong, nhập mật khẩu và nhấn OK. Lưu ý: mật khẩu phân biệt chữ hoa/thường (case-sensitive), tối đa 15 ký tự. Quan trọng: nếu mất mật khẩu, Microsoft Word không thể khôi phục. Hãy ghi nhớ mật khẩu hoặc lưu nơi bạn tìm thấy được.
Trong Microsoft PowerPoint
Giống như bảo vệ tài liệu Word, bảo vệ PowerPoint dễ dàng. Vào thanh File, nhấp Thông tin (Info). Chọn Bảo vệ bài thuyết trình (Protect Presentation), rồi Mã hóa bằng mật khẩu (Encrypt with Password). Nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu, nhấp OK. PowerPoint sẽ nhắc xác nhận mật khẩu, sau đó lưu tệp để mật khẩu có hiệu lực.
Lưu ý: bảo vệ mật khẩu không hỗ trợ cho tệp ODP trong PowerPoint. Bạn cũng không thể cộng tác (co-author) bất kỳ tệp được bảo vệ mật khẩu nào mà người khác đang làm việc, vì tệp sẽ mở ở chế độ chỉ đọc (read-only).
Trong Microsoft Excel
Bảo vệ mật khẩu bảng tính Microsoft Excel phức tạp hơn. Để ngăn người khác truy cập dữ liệu hoặc di chuyển trong bảng tính, bạn có thể khóa ô (lock cells) và bảo vệ trang tính bằng mật khẩu. Hữu ích nếu bạn sở hữu bảng tính, nhưng chỉ muốn thành viên nhóm thêm dữ liệu ở ô cụ thể, không chạm cái khác.
Lưu ý: bảo vệ cấp trang tính (Worksheet level protection) không nhằm mục đích bảo mật. Cũng, bảo vệ trang tính khác bảo vệ tệp Excel hoặc sổ làm việc (workbook) bằng mật khẩu. Vì vậy chúng tôi bắt đầu với bảo vệ mật khẩu toàn bộ tài liệu Excel. Làm bằng cách nhấp thanh Tệp (File), nhấp Thông tin (Info). Chọn Bảo vệ sổ làm việc (Protect Workbook), chọn Mã hóa bằng mật khẩu (Encrypt with Password). Nhập mật khẩu, nhấp OK.
Nếu bạn không muốn bảo vệ toàn bộ tài liệu Excel, bạn cũng có thể khóa các khu vực nhất định của trang tính không được bảo vệ. Từ không cho người khác thấy công thức hay phạm vi. Làm bằng cách chọn phạm vi dữ liệu, chuột phải, chọn Định dạng ô (Format Cells). Bỏ tích ô Khóa (Locked). Giữ chọn khu vực, vào tab Xem lại (Review). Chọn Bảo vệ (Protect) rồi Bảo vệ trang tính (Protect Sheet) và bỏ chọn những gì bạn không muốn người dùng chỉnh sửa.
Xem các hướng dẫn Office 365 khác của chúng tôi!
Đây chỉ là bài mới nhất trong chuỗi Office 365 đang tiếp diễn. Chúng tôi đã bao quát nhiều chủ đề khác: phím tắt hay nhất trong Excel, mẹo và thủ thuật Excel, và hơn thế nữa. Bạn thấy bảo vệ tệp Office 365 hữu ích? Cho biết trong bình luận bên dưới.