Sắp đến thời điểm tốt nghiệp, có nghĩa là nhiều sinh viên sẽ sớm mất quyền truy cập vào tài khoản Office 365 do trường cung cấp. Nếu bạn hiện đang sử dụng Office 365 tại trường học của mình, bạn nên xem xét cách bạn sẽ tải các tệp của mình xuống tài khoản cá nhân. Microsoft đã cung cấp một kế hoạch hành động cho bạn, trong hướng dẫn "Mang theo tệp của bạn khi bạn tốt nghiệp" được xuất bản gần đây.
Tệp
Bạn sẽ lưu trữ các tệp trường học của mình trong bộ lưu trữ đám mây OneDrive đi kèm với Office 365 dành cho giáo dục của bạn. Cách dễ nhất để giữ cho các tệp này có thể truy cập được trên đám mây là chuyển tất cả chúng vào tài khoản OneDrive cá nhân.
Bắt đầu bằng cách đảm bảo rằng tất cả các tệp trường học của bạn đã được đồng bộ hóa với PC của bạn. Trong khay hệ thống, biểu tượng OneDrive màu trắng đại diện cho tài khoản cá nhân của bạn, trong khi biểu tượng màu xanh là tài khoản Office 365 ở trường học của bạn. Nếu bạn thấy các mũi tên đồng bộ hóa màu xanh lam, các tệp có thể vẫn đang được tải xuống từ đám mây.
Nếu bạn chưa thêm OneDrive của trường học vào PC của mình (bạn không thấy biểu tượng màu xanh lam), hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng màu trắng và chọn "Cài đặt". Chuyển sang tab "Tài khoản" trong cửa sổ bật lên xuất hiện. Nhấn nút "Thêm tài khoản" và nhập chi tiết đăng nhập cho Office 365 trường học của bạn. Bạn sẽ được hỏi những thư mục nào bạn muốn đồng bộ hóa; đảm bảo chọn tất cả nếu bạn muốn giữ lại mọi thứ trong tài khoản của mình. Bây giờ, hãy đợi cho đến khi quá trình đồng bộ hóa hoàn tất, khi các mũi tên màu xanh lam biến mất khỏi biểu tượng khay OneDrive.
Với tất cả các tệp trường học của bạn có sẵn trên PC, đã đến lúc chuyển chúng sang OneDrive cá nhân của bạn. Bấm đúp vào biểu tượng OneDrive cá nhân (màu trắng) để mở thư mục OneDrive của bạn. Tạo một thư mục mới và đặt tên là "School Files" hoặc tên bạn chọn.
Tiếp theo, bấm đúp vào biểu tượng OneDrive trường học của bạn (màu xanh lam) để mở nội dung của OneDrive trường học của bạn. Từ đây, chỉ cần sao chép và dán (Ctrl + C rồi Ctrl + V) các tệp vào tài khoản cá nhân của bạn. Bạn sẽ cần đợi trong khi các tệp được tải lên OneDrive của riêng bạn; một lần nữa, khi các mũi tên đồng bộ biến mất khỏi biểu tượng OneDrive, mọi thứ đã hoàn tất.
Thats tất cả để có nó. Đương nhiên, bạn cũng có thể sao chép tệp của mình đến bất kỳ điểm đến nào khác trên PC - bạn không cần phải sử dụng OneDrive. Tuy nhiên, việc giữ chúng trên đám mây đảm bảo chúng vẫn có thể truy cập được từ tất cả các thiết bị của bạn. Đăng nhập vào OneDrive trên mỗi PC hoặc điện thoại bạn sử dụng để xem các tệp của mình.
Bạn cũng có thể có các email của trường mà bạn muốn giữ lại các bản sao của nó. Phương pháp đơn giản nhất để giữ chúng là nhập tất cả chúng vào tài khoản email của riêng bạn.
Đăng nhập vào Outlook.com trên web. Nhấp vào biểu tượng bánh răng cài đặt ở trên cùng bên phải, sau đó nhấn liên kết "Xem tất cả cài đặt Outlook" ở cuối ngăn.
Trong cửa sổ bật lên này, hãy nhấp vào nút "Đồng bộ hóa email" trên thanh điều hướng. Trong "Tài khoản được kết nối", hãy nhấp vào "Tài khoản email khác" và cung cấp thông tin chi tiết cho tài khoản email trường học của bạn. Đặt tên hiển thị cho tài khoản là "Trường học" và nhập địa chỉ email và mật khẩu Office 365 cho trường học của bạn.
Bạn có thể chọn nhập trực tiếp email trường học của mình vào hộp thư đến hay giữ chúng trong một thư mục con mới. Sự lựa chọn là của bạn, mặc dù chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng thư mục mặc định và tạo một thư mục mới - điều này sẽ giúp email trường học của bạn tách biệt với các thư cá nhân của bạn.
Nhấn nút "OK" để bắt đầu quá trình nhập.
Sổ ghi chép OneNote
Cuối cùng, bạn sẽ cần sao chép riêng bất kỳ sổ ghi chép OneNote nào vào các tệp thông thường của mình. Ứng dụng khách đồng bộ OneDrive sẽ không tự động tải xuống sổ ghi chép OneNote, vì vậy bạn sẽ phải sử dụng ứng dụng web OneNote.
Đăng nhập vào onenote.com bằng email trường học của bạn. Khi giao diện OneNote tải, hãy tìm sổ ghi chép bạn muốn lưu bằng các tab ở đầu menu. Nhấp chuột phải vào sổ ghi chép bạn muốn sử dụng và nhấn "Lưu bản sao."
Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào "Lưu vào tài khoản Microsoft" và nhập chi tiết tài khoản cá nhân của bạn. Sau đó, sổ ghi chép sẽ được sao chép vào OneDrive cá nhân của bạn - sổ ghi chép sẽ hiển thị trong OneNote vào lần tiếp theo bạn đăng nhập bằng tài khoản của mình.
Bạn cũng có thể tải xuống sổ ghi chép trực tiếp từ OneDrive bằng cách sử dụng OneDrive.com - điều hướng đến thư mục chứa sổ ghi chép, nhấp vào sổ ghi chép đó và xóa sổ ghi chép đó.
Di chuyển khỏi email trường học của bạn không quá phức tạp, miễn là bạn đã có kế hoạch để xử lý nó. Nếu bạn gặp khó khăn ở bất kỳ điểm nào, bạn có thể thấy hữu ích khi tham khảo hướng dẫn tốt nghiệp của chính Microsoft. Ngoài ra, hãy liên hệ với nhóm quản trị Office 365 của trường bạn, họ sẽ có thể giúp bạn lưu trữ dữ liệu của mình - bao gồm bất kỳ tệp nào được tạo trong các trang SharePoint của trường mà bạn có thể muốn giữ lại.