Đến mùa tốt nghiệp, nhiều sinh viên sắp mất truy cập tài khoản Office 365 do trường cung cấp. Nếu bạn dùng Office 365 tại trường, cân nhắc cách chuyển tệp sang tài khoản cá nhân. Microsoft cung cấp kế hoạch hành động trong hướng dẫn "Mang tệp đi khi tốt nghiệp" gần đây.
Tệp tin
Bạn lưu tệp trường trên OneDrive đám mây đi kèm Office 365 giáo dục. Cách dễ nhất giữ truy cập đám mây là chuyển tất cả sang tài khoản OneDrive cá nhân.
Bắt đầu bằng đảm bảo tất cả tệp trường đã đồng bộ về PC. Trong khay hệ thống, biểu tượng OneDrive trắng đại diện tài khoản cá nhân, xanh là tài khoản Office 365 trường. Nếu thấy mũi tên đồng bộ xanh, tệp vẫn đang tải từ đám mây.
Nếu chưa thêm OneDrive trường vào PC (không thấy biểu tượng xanh), chuột phải biểu tượng trắng chọn "Cài đặt". Chuyển tab "Tài khoản" (Account) trong cửa sổ bật lên. Nhấn "Thêm tài khoản" (Add an account) và nhập đăng nhập Office 365 trường. Bạn được hỏi thư mục nào muốn đồng bộ; chọn tất cả nếu muốn giữ mọi thứ. Đợi đồng bộ xong, khi mũi tên xanh biến khỏi biểu tượng khay OneDrive.
Với tất cả tệp trường có trên PC, chuyển sang OneDrive cá nhân. Nhấp đúp biểu tượng OneDrive cá nhân (trắng) mở thư mục OneDrive. Tạo thư mục mới đặt tên "Tệp trường" (School Files) hoặc tên bạn chọn.
Tiếp, nhấp đúp biểu tượng OneDrive trường (xanh) mở nội dung OneDrive trường. Từ đây, sao chép và dán (Ctrl+C rồi Ctrl+V) tệp sang tài khoản cá nhân. Đợi tải lên OneDrive cá nhân; khi mũi tên đồng bộ biến mất, xong.
Đó là tất cả. Tự nhiên, bạn cũng sao chép tệp đến đích khác trên PC — không bắt buộc dùng OneDrive. Nhưng giữ đám mây đảm bảo truy cập từ mọi thiết bị. Đăng nhập OneDrive trên mỗi PC/điện thoại để xem tệp.
Bạn cũng có email trường muốn giữ bản sao. Cách đơn giản nhất nhập tất cả vào tài khoản email cá nhân.
Đăng nhập Outlook.com trên web. Nhấp biểu tượng bánh răng cài đặt góc trên phải, nhấp liên kết "Xem tất cả cài đặt Outlook" (View all Outlook settings) dưới ngăn.
Trong cửa sổ bật lên, nhấp nút "Đồng bộ email" (Sync email) thanh điều hướng. Dưới "Tài khoản kết nối" (Connected accounts), nhấp "Tài khoản email khác" (Other email accounts) và cung cấp chi tiết tài khoản email trường. Đặt tên hiển thị "Trường" (School) và nhập địa chỉ email và mật khẩu Office 365 trường.
Bạn chọn nhập email trường trực tiếp vào hộp thư đến, hoặc giữ trong thư mục con mới. Tùy bạn, tuy khuyên dùng mặc định tạo thư mục mới — tách email trường khỏi tin nhắn cá nhân.
Nhấn "OK" bắt đầu nhập.
Sổ tay OneNote
Cuối cùng, sao chép sổ tay OneNote riêng biệt với tệp thường. Client đồng bộ OneDrive không tự tải sổ tay OneNote, nên dùng ứng dụng web OneNote.
Đăng nhập onenote.com với email trường. Khi giao diện OneNote tải, tìm sổ tay muốn lưu dùng tab trên menu. Chuột phải sổ tay và nhấp "Lưu bản sao" (Save a copy).
Trong hộp thoại, nhấp "Lưu vào tài khoản Microsoft" (Save to a Microsoft account) và nhập chi tiết tài khoản cá nhân. Sổ tay sẽ sao chép sang OneDrive cá nhân — sẽ hiện trong OneNote lần sau đăng nhập tài khoản riêng.
Bạn cũng tải sổ tay trực tiếp từ OneDrive qua OneDrive.com — điều hướng thư mục chứa sổ tay, nhấp và xóa.
Rời xa email trường không phức tạp, miễn có kế hoạch xử lý. Nếu卡住, tham khảo hướng dẫn tốt nghiệp của Microsoft. Hoặc liên hệ đội quản trị Office 365 trường, họ giúp lưu trữ dữ liệu — bao gồm tệp tạo trong trang SharePoint trường bạn muốn giữ.