Năm ngoái, Microsoft công bố cho phép sao chép file dùng Office 365. Giờ Microsoft cho phép di chuyển file trong Office 365 với bảo vệ đầy đủ metadata (siêu dữ liệu) và quản lý phiên bản. Giúp dễ dàng quy trình nhìn bức tranh toàn cảnh. Xem cách mọi thứ kết hợp làm cho mọi thứ dễ dàng hơn.
Di chuyển file giữa Office 365, SharePoint & OneDrive
Muốn di chuyển file qua SharePoint, phần này hữu ích nhất. Lệnh Move to (Di chuyển đến) rất hỗ trợ.
- Chọn file hoặc danh sách file trong SharePoint.
- Đi đến Command Bar (Thanh lệnh) như ảnh chụp.
- Chọn Move (Di chuyển) để di chuyển file.
Sau đó, menu hiện ra yêu cầu chọn đích đến như hình dưới.
Danh sách đích hiển thị các đích liên quan đến công việc bạn. Nhờ Microsoft Graph.
Chọn vị trí di chuyển file → nhấp Move Here (Di chuyển đến đây). Bao gồm vị trí OneDrive, Office 365 và hơn thế. Có thể chọn vị trí tùy chỉnh nếu đích mong muốn không hiển thị.
Các tình huống liên quan
Khả năng này hữu ích trong nhiều tình huống. Vì bảo toàn chi tiết nhỏ như metadata và lịch sử phiên bản quan trọng với nhiều người.
Di trú (Migration):
Thời đại thay đổi. Công ty di trú từ hệ thống máy chủ nội bộ hoặc dịch vụ thứ ba sang dịch vụ tin cậy hơn như Office 365. Nhiều khi không phải file nào cũng di trú đúng, một số còn lại ở vị trí cũ. Tính năng này giúp duy trì hồ sơ file di trú đúng cách.
Chia sẻ (Sharing):
Hữu ích khi vừa hoàn thành bản nháp mới, muốn chia sẻ với đội nhóm.
Xuất bản (Publishing):
Có thể lưu trữ ở đâu đó dễ dàng và chia sẻ với khán giả. Tăng phạm vi tiếp cận, công cụ tin cậy hơn, trải nghiệm người dùng tốt hơn.
Hiện đại hóa (Modernization):
Đưa file cũ đến trang web dự án mới, làm được với bảo toàn thuộc tính. Có thể nhóm file theo loại nhóm người dùng.
Đa địa lý (Multigeo):
Nội dung kế thừa di chuyển đến trang web mới ở địa lý mới.
Cùng với đó, team Microsoft thảo luận FAQ (Câu hỏi thường gặp). Dưới đây một số:
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Tính năng sao chép file triển khai hơn 1 năm trước – tính năng mới có thay đổi gì với sao chép file?
Người theo dõi lâu dài tính năng Copy跨站点, có thể quan tâm: cross-site move xây dựng trên cùng API cũng chạy kịch bản như migration, publishing và point-in-time restore. Khi triển khai Move, giới hạn kích thước file và gói cho Move hoặc Copy sẽ bị gỡ bỏ.
Giống Copy, bạn di chuyển file bất kỳ đâu trong tenant SharePoint nơi bạn có quyền ghi, kể cả site ở địa lý khác. Ngoại lệ: không thể di chuyển/sao chép file ra khỏi thư viện bật Information Rights Management (IRM).
Tính năng mới khác Copy như thế nào?
Vài điểm khác biệt giữa Copy và Move:
- Khi di chuyển file, giữ nguyên tất cả phiên bản gốc từ nguồn, trong khi Copy chỉ giao phiên bản cuối cùng.
- Khi file đang di chuyển, vẫn xuất hiện trong thư mục nguồn cho đến khi di chuyển xong đến đích thì mới xóa. File vẫn ở thùng rác site nguồn sau Move và tuân theo lịch thùng rác trừ khi người dùng khôi phục từ thùng rác.
Điều gì xảy ra nếu đích không hỗ trợ metadata?
Di chuyển file giữa thư viện/site bảo toàn metadata bằng cách khớp tên cột. Nếu đích không có cột khớp, metadata cột nguồn sẽ mất. Lúc này, bạn được thông báo và xác nhận tiếp tục di chuyển và xóa metadata không khớp. Hiếm xảy ra khi di chuyển từ file cá nhân (hiện không hỗ trợ metadata) sang site SharePoint, nhưng có thể xảy ra khi di chuyển giữa thư viện/site SharePoint với cột không khớp.
Quản trị viên giảm lỗi này bằng cách đảm bảo cột trên team site nhất quán. Trong trường hợp không thể, admin hướng dẫn người dùng về tác động move đến metadata.
Cách hoạt động với Retention và Records Management?
Nếu dùng nhãn quản trị dữ liệu kiểm soát chính sách lưu giữ/hồ sơ, nhãn chính sách áp dụng cho nguồn phải tồn tại ở đích. Nếu đích không hỗ trợ chính sách áp dụng cho file nguồn, bạn bị chặn di chuyển file, vì làm vậy sẽ luồn lách lưu giữ/hồ sơ.
Cuối cùng, cố di chuyển file đã trong thư viện Records Center sẽ giữ file nguồn nguyên vẹn, dẫn đến 2 bản sao file.
Có thể di chuyển sổ ghi chú OneNote không?
Sổ ghi chú OneNote chứa nhóm nhiều file. Di chuyển sổ ghi chú OneNote sẽ chia nhỏ thành các mục con và hiện không khuyến khích.
Đọc thêm trên bài công bố chính thức của Microsoft.
