Hiện tại, Microsoft đang cung cấp Microsoft Office trong hai phiên bản: Office 365 và Office 2016. Trong bài viết này, tôi sẽ cố gắng bao quát các khác biệt chính giữa Office 365 và Office 2016, các phiên bản và ấn bản có sẵn, và các đặc điểm cấp phép, bao gồm cả khi sử dụng Office trên server RDS (terminal).
Khác biệt giữa Office 2016 và Office 365 là gì?
Office 365 dựa trên đăng ký phải được gia hạn định kỳ (hàng tháng hoặc hàng năm tùy thuộc vào tùy chọn thanh toán đã chọn). Giấy phép Office 365 cho phép bạn sử dụng phiên bản Microsoft Office mới nhất và một số dịch vụ dựa trên đám mây (Exchange Online, OneDrive, Skype for Business, v.v. tùy thuộc vào loại đăng ký). Do đó, người dùng luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của bộ Office.
Khi đăng ký hết hạn, người dùng không thể sử dụng Office và bị ngắt kết nối khỏi dịch vụ. Trên thực tế, điều này không xảy ra đột ngột, và các ứng dụng trong gói vẫn hoạt động trong 30 ngày sau khi đăng ký hết hạn (Nếu bạn cài đặt phiên bản dùng thử Office 365, bạn có thể gia hạn giấy phép dùng thử Office lên đến 5 lần.)
Bạn có thể sử dụng Office 365 cả trên Windows PC và trên thiết bị di động, máy tính bảng iOS, Android và MacOS.
Microsoft Office 2016 được mua một lần và cho phép sử dụng gói Office này trong thời gian không giới hạn. Cho đến năm 2020, Microsoft sẽ phát hành bản cập nhật bảo mật cho Office 2016, nhưng giấy phép mua không cho phép bạn nhận phiên bản Office tiếp theo miễn phí (trừ khi sử dụng đăng ký doanh nghiệp với Software Assurance). Nếu bạn muốn có phiên bản Office 2019 mới, bạn sẽ phải trả giá đầy đủ (Microsoft không cung cấp giảm giá nào cho nâng cấp phiên bản Office). Bạn có thể sử dụng Office 2016 cả trên Windows và macOS.
Như bạn thấy, khác biệt chính giữa Office 2016 và Office 365 nằm ở cách mua và phương pháp gia hạn. Đăng ký Office 365 phải được gia hạn định kỳ, và giấy phép Office 2016 mua một lần cho phép bạn sử dụng sản phẩm selama bạn cần.
Các ấn bản và giấy phép Office 2016
Có một số ấn bản của Office 2016. Mỗi ấn bản cho phép nhiều người dùng sử dụng Office 2016 trên một thiết bị. Các ấn bản Office 2016 khác nhau về chi phí và danh sách ứng dụng có sẵn.
- Office Home & Student 2016 — Word, Excel, PowerPoint, OneNote;
- Office Home & Business 2016 — + Outlook;
- Office Standard 2016 — + Publisher, Web Apps;
- Office Professional 2016 — + Access, InfoPath, SharePoint Workspace.
Giấy phép Office 2016 có dạng:
- giấy phép bán lẻ (dưới dạng hộp FPP hoặc key điện tử ESD);
- giấy phép doanh nghiệp (Volume licensing): Open License, Open Value, v.v., với khả năng mua Software Assurance. Số lượng giấy phép tối thiểu mua theo giấy phép doanh nghiệp là 5.
Khác với key điện tử, giấy phép hộp cho phép chuyển giấy phép sang máy tính khác. Tuy nhiên, cả hai phiên bản đều không thể cài đặt trên server, chạy trong môi trường RDS, cho thuê, hoặc hạ cấp xuống Office 2013 hoặc Office 2010 trước đó.
Giấy phép Office 2016 doanh nghiệp được liên kết với một tổ chức và hợp pháp cho phép hạ cấp. Khi mua giấy phép Software Assurance hai năm, bạn có thể nâng cấp lên phiên bản Office mới miễn phí. Chỉ khi sử dụng giấy phép doanh nghiệp bạn mới có thể hợp pháp cài đặt Office trên server Remote Desktop của mình. Bạn cũng có thể làm cho việc kích hoạt Office trong mạng doanh nghiệp dễ dàng hơn nhờ sử dụng Volume Licensing keys (VLK) và khả năng cài đặt server kích hoạt nội bộ (KMS). Xem bài viết KMS server cho Office 2016 và FAQ: Microsoft KMS Activation.
Office 2016 không yêu cầu kết nối Internet.
Các ấn bản Office 365, Tính năng cấp phép
Phiên bản đám mây Office 365 cũng có sẵn trong một số ấn bản. Các ấn bản Office 365 khác nhau về ứng dụng có sẵn, số lượng thiết bị và hỗ trợ các dịch vụ đám mây bổ sung.
- Office 365 Home;
- Office 365 Personal;
- Office 365 University;
- Office 365 Business (Essentials, Premium) – lên đến 300 người dùng;
- Office 365 Enterprise (E1, E3, E5, F1, Pro Plus).
Giấy phép Office 365 được cung cấp theo một trong 2 cách:
- Hộp bán lẻ (FPP) hoặc điện tử (ESD)
- Volume licenses
Để truy cập Office 365 và gia hạn đăng ký, bạn phải thanh toán hàng tháng (tiện cho sinh viên) hoặc hàng năm (rẻ hơn).
Giấy phép Office 365 được cấp cho mỗi người dùng. Điều đó có nghĩa là một giấy phép cho phép một người dùng sử dụng sản phẩm trên 5 máy tính chạy Windows hoặc macOS và trên 5 thiết bị di động. Thiết bị của bạn với Office 365 cài đặt phải kết nối với server Microsoft mỗi 39 ngày. Nếu không, ứng dụng Office 365 chuyển sang chế độ chỉ đọc (read-only).
Nếu bạn so sánh giá của các giấy phép tương tự Office 365 Home (99$) và Office Professional 2016 (399$), bạn có thể thấy Office 365 rẻ gấp 4 lần, nhưng bạn phải trả hàng năm.
Cấp phép Office 2016 & Office 365 trên Remote Desktop Server (RDS)
Nếu bạn định sử dụng bộ Microsoft Office trong môi trường Remote Desktop hoặc VDI để một vài người dùng có thể làm việc với một bản sao Office, xin lưu ý:
Bạn chỉ có thể khởi động ứng dụng MS Office trong môi trường terminal khi sử dụng một trong các giấy phép:
- Office 2016 Standard;
- Office 2016 Pro Plus;
- Office 365 Pro Plus (và các đăng ký khác bao gồm trong Office 365 Pro Plus).
Phiên bản Office bán lẻ (hộp) không thể dùng trên server RDS.
Khi cố gắng cài đặt bất kỳ phiên bản Office nào khác trên Windows Server với vai trò RDS, lỗi sau xuất hiện:
This copy of Microsoft Office 2016 cannot be used on a computer running Terminal Services. To use Office 2016 on a computer running Terminal Services, you must use a Volume License edition of Office
Phiên bản Office này nên được gỡ cài đặt.
Nếu bạn đang sử dụng Office 2016 (Standard hoặc Pro Plus), bạn phải mua nhiều giấy phép bằng số lượng thiết bị dùng để kết nối đến server với Office đã cài đặt (ví dụ, có thể là giấy phép OfficeStd 2016 SNGL OLP NL). Nếu bạn mua Software Assurance, người dùng có thể kết nối đến RDS server của bạn từ thiết bị cá nhân miễn phí (quyền sử dụng sản phẩm bên ngoài công ty).
Nếu bạn có Office 365 Pro Plus, bạn phải mua giấy phép cho tất cả người dùng sử dụng Office trong RDP. Ví dụ giấy phép như vậy là O365ProPlusOpen ShrdSvr SNGL SubsVL OLP NL Annual. Office 365 ProPlus phải được cài đặt trên RDS server với tùy chọn SharedComputerLicensing được bật.
Khi sử dụng Office 365 Pro Plus, người dùng có thể kết nối đến Remote Desktop server và sử dụng Office 365 trên bất kỳ thiết bị nào.
Mẹo. Đừng quên mua số lượng Windows Server CALs và RDS CALs phù hợp khi sử dụng RDS server.
Rõ ràng, chính sách marketing hiện tại của Microsoft cho thấy họ ưu tiên các dịch vụ dựa trên đám mây. Với nhiều lý do, Office 365 có thể mang lại nhiều lợi ích hơn cho khách hàng doanh nghiệp so với mô hình cấp phép truyền thống.