Video là cách hiệu quả chia sẻ kiến thức khi làm việc từ xa. Tìm nơi cung cấp nội dung video cho tất cả người cần có thể phiền toái. Nếu bạn là khách hàng Office 365 Business, bạn đã có nền tảng chia sẻ video như một phần của đăng ký – đó là Microsoft Stream, giống như có YouTube riêng tư.
Microsoft Stream là thành viên tương đối trẻ của gia đình Office 365. Nó cho phép bạn thiết lập kênh (channels) sau đó chia sẻ với tổ chức, hoặc nhóm cụ thể trong tổ chức.
Để bắt đầu, khởi chạy ứng dụng Stream từ trang chủ Office 365. Bạn cũng truy cập web.microsoftstream.com.
Trước hết, tạo kênh để chia sẻ nội dung. Kênh rất giống kênh YouTube. Nhấp "Tạo kênh" (Create a channel), điền tên và mô tả. Tiếp theo, chọn làm "Kênh nhóm" (Group channel) hay "Kênh toàn công ty" (Companywide channel).
Với tùy chọn đầu tiên, bạn chọn một hoặc vài nhóm Office 365 để kênh truy cập được. Chỉ thành viên nhóm đó xem video trong kênh. Video có thể tồn tại trong nhiều kênh, linh hoạt khi tổ chức và phân bổ nội dung.
Khi kênh tạo xong, bắt đầu tải video lên. Dùng liên kết "Tải video lên" (Upload a video) trang chủ Stream hoặc chọn kênh và thả video lên trang. Cần điền thông tin cơ bản: tiêu đề, mô tả, hình thu nhỏ (thumbnail).
Phần Quyền (Permissions) khi tải video cho phép thay đổi ai xem được video. Chia sẻ với toàn tổ chức, hoặc người dùng/nhóm riêng lẻ. Phần Tùy chọn (Options) kiểm soát bình luận, phụ đề, và phụ đề tự động tạo.
Sau tải, video xuất hiện trên trang kênh. Hiện tại nhìn thấy bởi mọi người có quyền truy cập kênh (hoặc người dùng cụ thể được cấp quyền khi tải). Người dùng theo dõi kênh (follow channels) để được thông báo khi có nội dung mới.
Khi xem video, bạn thích (like) và bình luận (comment) để bày tỏ cảm xúc và đóng góp ý tưởng. Có danh sách "Xem sau" (watch later) cá nhân để lưu nội dung xem sau. Toàn bộ trải nghiệm hoạt động giống các trang chia sẻ video tiêu dùng phổ biến, cung cấp cổng video chuyên dụng cho tổ chức.
Stream đặc biệt tiện lợi nơi lưu trữ nội dung video evergreen (lâu đời). Có thể bao gồm hướng dẫn đào tạo, bản ghi cuộc họp, video thông báo sản phẩm. Nó tạo trung tâm tập trung lưu, lưu trữ và thảo luận video, đặc biệt giúp người làm việc từ xa không muốn tải tệp lớn từ lưu trữ chung như OneDrive.
Stream mang lại lợi ích nền tảng chia sẻ video mà không phải rời Office 365. Thêm vào đó, ứng dụng di động có cho Android và iOS, bạn xem tiếp ở đâu cũng được.