Microsoft Sway đã có sẵn nhiều năm, nhưng vẫn là một trong những "bí mật được bảo vệ tốt nhất" của Microsoft. Ứng dụng kể chuyện số (digital storytelling) cung cấp cách nhanh chóng tạo ra bài trình bày đẹp, có hoạt ảnh được tự động điều chỉnh cho các thiết bị khác nhau.
Khác với PowerPoint, không có nhiều đường cong học tập (learning curve) cho Sway. Hãy nghĩ về Microsoft Sway như PowerPoint cho những người không muốn học PowerPoint. Thực tế, Sway thậm chí không muốn bạn gọi chúng là "bài trình bày" (presentations). Bạn sẽ tạo ra "Sways".
Microsoft Sway Có Miễn Phí Không?
Microsoft Sway là ứng dụng web miễn phí cho bất kỳ ai có tài khoản Microsoft. Đi đến Sway trên trình duyệt và đăng nhập với tài khoản Microsoft. Nếu bạn dùng Sway như một phần của Microsoft 365, bạn sẽ có quyền truy cập vào một vài tính năng thêm mà người dùng tài khoản miễn phí không có, như loại bỏ footer (chân trang) và thêm bảo vệ mật khẩu cho bài trình bày Sway của bạn.
Người dùng Microsoft 365 tận hưởng giới hạn cao hơn về số lượng phần tử Sway họ có thể dùng trong mỗi Sway tạo ra.
Lại nói, các giới hạn này là trên mỗi bài trình bày Sway. Tài khoản miễn phí có lẽ đủ cho hầu hết người dùng.
Bạn Có Thể Dùng Sway Như Thế Nào
Microsoft loại bỏ hoàn toàn lo lắng về thiết kế khỏi quá trình tạo. Tất cả những gì bạn phải làm là thêm nội dung. Việc của Sway là làm cho nó trông đẹp. Thêm vào đó, Sway cho bạn quyền truy cập vào rất nhiều hình ảnh và video để dùng trong Sways của bạn miễn phí. Bạn có thể dùng Sway để tạo:
- Bài trình bày cho công việc
- Bản tin (newsletter) cho khách hàng
- Slideshow ảnh xấu hổ cho tiệc sinh nhật Zoom của bạn bè
- Câu chuyện hấp dẫn về bất kỳ chủ đề bạn muốn
Bước đầu tiên tốt là xem qua các mẫu (templates) Sway cung cấp hoặc "Get inspired by a featured Sway" (Lấy cảm hứng từ Sway nổi bật) và xem một vài ví dụ tuyệt vời những gì bạn có thể làm với ứng dụng. Thay vào đó, bạn có thể tìm kiếm chủ đề, và Sway sẽ tạo dàn ý (outline) cho bạn theo dõi. Đừng bạn ước PowerPoint làm điều đó cho bạn?
Cách Tạo Và Thiết Kế Một Sway
Không gian làm việc Sway được chia thành hai tab: Storyline (Cốt truyện) và Design (Thiết kế).
Vì Sway cuối cùng của bạn không có khả năng là một chuỗi slide (mặc dù bạn sẽ có tùy chọn đó), mà là một trang web đơn lẻ, liền mạch mà bạn sẽ điều hướng bằng cách cuộn (từ trên xuống dưới hoặc từ trái sang phải), hãy nghĩ về bài trình bày như một chuyến đi bạn sẽ đưa người xem từ đầu đến cuối.
Không Gian Làm Việc Storyline Của Sway
Chọn Create New (Tạo mới) để bắt đầu Sway từ đầu, hoặc chọn Start from topic (Bắt đầu từ chủ đề) để để Sway tạo dàn ý cho bạn. Thay vào đó, bạn có thể bắt đầu bằng cách tải lên tài liệu PDF, Word, hoặc PowerPoint, và Sway sẽ dùng nó làm mẫu.
Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ tìm kiếm chủ đề và chọn nút Create outline (Tạo dàn ý). Sway sẽ tạo khung khổ bài trình bày cho bạn.
Sway tự động đặt tiêu đề cho Sway và các thẻ nội dung (content cards) mà bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ lúc nào. Xóa bất kỳ thẻ nào bằng cách chọn biểu tượng thùng rác trên thẻ bạn muốn xóa.
Bạn thêm nội dung vào Sway bằng cách thêm thẻ vào Storyline, và bạn có thể sắp xếp lại thẻ bất kỳ lúc nào với điều khiển kéo thả của Sway.
Nhấp vào biểu tượng Plus (Cộng) để thêm thẻ và chọn loại nội dung bạn muốn. Loại nội dung bao gồm video, hình ảnh, và văn bản, trong số khác.
Cách khác để thêm nội dung vào Sway là tìm kiếm nội dung trên máy tính hoặc trên web. Từ thanh menu, chọn Insert (Chèn).
Từ đó bạn có thể tìm kiếm nhiều nguồn nội dung để thêm vào Sway.
Chọn nguồn nội dung và sau đó gõ từ hoặc cụm từ vào trường đánh dấu Search sources (Tìm kiếm nguồn). Cuối cùng, chọn biểu tượng kính lúp hoặc nhấn Enter. Chọn hộp Creative Commons Only (Chỉ Creative Commons) để giới hạn kết quả cho nội dung không yêu cầu giấy phép sử dụng.
Cuối cùng, chọn một trong kết quả tìm kiếm và nhấp nút Add (Thêm) để thêm yếu tố đó vào Sway của bạn.
Tùy Chọn Thẻ (Card Options)
Thẻ trong không gian làm việc Storyline cung cấp một số tùy chọn tùy thuộc vào loại nội dung chúng chứa. Thẻ hình ảnh cho phép bạn định dạng văn bản chú thích hình ảnh, chọn Focus Points (Điểm tập trung) trên hình ảnh, và chọn bạn muốn nhấn mạnh thẻ đó đến mức nào.
Thiết lập focus points quan trọng vì nó giúp Sway chọn cách định vị hình ảnh. Chọn phần quan trọng nhất của hình ảnh, và Sway sẽ xác định vị trí tốt nhất cho hình ảnh tùy thuộc vào thiết bị và phong cách bạn chọn.
Bạn có thể xem trước cách nội dung của bạn sẽ trông như thế nào trên màn hình máy tính hoặc thiết bị di động.
Thẻ văn bản cũng cung cấp tùy chọn định dạng văn bản, liên kết, và nhấn mạnh.
Không Gian Làm Việc Design Của Sway
Không gian làm việc Design là nơi bạn có thể kiểm soát giao diện của Sway. Chọn tab Design từ menu.
Sau đó chọn Styles (Kiểu dáng).
Từ bảng Styles, bạn có thể chọn hướng của Sway. Một Sway có thể là Vertical (Dọc) hoặc Horizontal (Ngang), hoặc bạn có thể chọn tùy chọn Slides (Trang chiếu). Chọn bản xem trước kiểu dáng bạn thích nhất, và sau đó nhấp nút Customize (Tùy chỉnh) để tinh chỉnh lựa chọn. Bạn luôn có thể thay đổi ý sau.
Bạn sẽ luôn thấy bản xem trước cách Sway sẽ xuất hiện cho người khác trong không gian làm việc Design.
Nếu bạn cảm thấy thiếu cảm hứng, chọn nút Remix để để Sway chọn thiết kế và bố cục cho bạn.
Chọn nút Play (Phát) để có trải nghiệm đầy đủ.
Cách Chia Sẻ Sway Của Bạn
Nút Share (Chia sẻ) cho bạn một vài cách chia sẻ Sway.
Bạn có thể tạo liên kết view (xem) hoặc edit (chỉnh sửa) hoặc chia sẻ đến Facebook, Twitter, hoặc LinkedIn, hoặc bạn có thể lấy code để embed (nhúng) Sway trên trang web.
Tiết Kiệm Thời Gian Và Gây Ấn Tượng Với Microsoft Sway
Microsoft Sway là công cụ tuyệt vời để nhanh chóng tạo câu chuyện hấp dẫn về mặt hình ảnh. Lần tới bạn muốn tạo PowerPoint, hãy thử Sway thay vào đó. Bạn sẽ trân trọng việc nhanh bao nhiêu để đi từ bài trình bày trống đến cái táo bạo và đẹp mắt bất kể thiết bị bạn xem nó.