Có quyền truy cập dữ liệu về thói quen làm việc có thể cho bạn lợi thế thêm khi cải thiện năng suất. MyAnalytics là nền tảng của Microsoft cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu vào thói quen làm việc của bạn. Nó giúp bạn tập trung và làm việc thông minh hơn.
Chúng tôi sẽ dẫn dắt bạn qua bảng điều khiển MyAnalytics nơi bạn tìm thấy thông tin chi tiết về mẫu làm việc và mẹo làm việc thông minh, không phải chăm chỉ. Chúng tôi cũng chỉ cách xây dựng mẫu làm việc mới như dành thời gian mỗi ngày làm việc tập trung vào công việc quan trọng nhất.
Kế Hoạch MyAnalytics Và Trình Duyệt Hỗ Trợ
Bạn nhận truy cập các yếu tố khác nhau của MyAnalytics tùy thuộc vào kế hoạch Microsoft Office 365 hoặc Microsoft 365 bạn có. Yếu tố có thể bao gồm bảng điều khiển MyAnalytics, bản tóm tắt email hàng tuần, gợi ý nội tuyến, và add-in Insights cho Outlook.
Hiện tại, bạn có thể dùng phiên bản mới nhất của Google Chrome, Firefox, và Safari truy cập bảng điều khiển MyAnalytics, cũng như Internet Explorer phiên bản 10 hoặc 11 hoặc Microsoft Edge.
Bảng Điều Khiển MyAnalytics
Truy cập Bảng Điều Khiển MyAnalytics bằng cách đăng nhập tài khoản Microsoft 365 và chọn MyAnalytics từ trình khởi chạy app. Nếu không thấy MyAnalytics trong danh sách app, chọn liên kết All Apps.
Bảng điều khiển MyAnalytics chính bao gồm bốn phần và hiển thị thông tin về thói quen làm việc trong bốn tuần trước. Chúng ta sẽ thảo luận cách mỗi phần đưa ra thông tin chi tiết năng suất để bạn phản ứng tương ứng và cải thiện năng suất và thậm chí sức khỏe tinh thần.
Bạn có thể khám phá từng phần chi tiết hơn bằng cách chọn nó trong menu MyAnalytics bên trái.
Focus (Tập Trung)
Phần Focus trên bảng điều khiển cho bạn biết bạn đã có bao nhiêu thời gian ngoài cuộc họp, email, chat, và cuộc gọi để tập trung vào công việc.
Nếu, như nhiều người, bạn chặn thời gian trên lịch Outlook để làm việc, MyAnalytics sẽ tính đó là thời gian có sẵn để tập trung. Nói cách khác, miễn là bạn không mời người tham dự khác cho cuộc hẹn đó trên lịch, MyAnalytics biết đó là thời gian làm việc. Nếu bạn đánh dấu thời gian là "Out of Office" (Ngoài văn phòng) trên lịch Outlook, MyAnalytics không bao gồm nó trong tính toán thời gian bạn có để tập trung.
MyAnalytics nhắc bạn thời gian tập trung quan trọng vì "có thể mất đến 23 phút để tập trung lại sau khi kiểm tra chỉ một email hoặc chat."
Tăng Thời Gian Tập Trung
Chọn liên kết Make more time to focus (Tạo thêm thời gian tập trung), và MyAnalytics sẽ dẫn dắt bạn qua các bước để lên lịch thêm thời gian tập trung trên lịch. Bạn sẽ được hỏi muốn lên lịch bao nhiêu thời gian tập trung mỗi ngày và vào khung giờ nào trong ngày bạn muốn dành thời gian. Tùy chọn từ một đến bốn giờ mỗi ngày vào sáng hoặc chiều.
Bạn có thể chọn tắt thông báo Microsoft Teams trong thời gian tập trung, khuyến khích vì, sau tất cả, thời gian tập trung bạn lên lịch nên tránh phiền toái.
Nếu chọn tắt thông báo Teams trong thời gian tập trung, trạng thái bạn sẽ đổi thành "Focusing" (Đang tập trung) trong thời gian đó và sẽ trở lại trạng thái trước khi thời gian tập trung lên lịch kết thúc.
Tuy nhiên, bạn vẫn tiếp tục nhận thông báo tin nhắn từ liên hệ ưu tiên. Chỉ định liên hệ ưu tiên bằng cách vào Settings (Cài đặt) trong Teams và chọn Privacy > Manage priority access (Quản lý truy cập ưu tiên).
MyAnalytics hiển thị trung bình thời gian có sẵn tập trung hàng tuần cùng xu hướng bốn tuần để bạn thấy thời gian tập trung có tăng không.
MyAnalytics cũng đưa ra một số thông tin chi tiết và gợi ý năng suất về thói quen làm việc.
Ví dụ, nếu bạn đọc email mới ngay khi chúng rơi vào hộp thư đến trong giờ làm việc, MyAnalytics có thể gợi ý bạn chỉ kiểm tra hộp thư một lần mỗi giờ.
Network (Mạng Lưới)
Phần Network của bảng điều khiển MyAnalytics là về những người bạn làm việc cùng.
Chọn Network trong menu bên trái, và MyAnalytics sẽ chỉ cho bạn bao nhiêu người bạn cộng tác trong bốn tuần qua và trong mười hai tháng qua. Bạn cũng có thể xem qua những người cộng tác hàng đầu và sắp xếp theo active (hoạt động), external (bên ngoài), new (mới), và important (quan trọng).
Nếu muốn được nhắc nhở nhiệm vụ và email chưa đọc từ người quan trọng, bạn có thể đánh dấu liên hệ nào là "important" (quan trọng) trên trang này.
Wellbeing (Phúc Lợi)
Phần Wellbeing của MyAnalytics nhằm giúp bạn ngắt kết nối và nạp lại năng lượng từ công việc.
Chọn Wellbeing từ menu MyAnalytics sẽ đưa bạn đến trang nơi bạn đi sâu vào thống kê phúc lợi. Bạn thấy thông tin về bao nhiêu ngày bạn không làm việc ngoài giờ làm việc chính quy. MyAnalytics gọi thời gian ngoài ngày làm việc là "quiet hours" (giờ yên tĩnh).
Bạn thấy biểu đồ tròn gián đoạn giờ yên tĩnh và loại hoạt động gây gián đoạn. Bạn có thể suy nghĩ cách bảo vệ thời gian trong ngày làm việc để không phải làm khi nên thư giãn.
Collaboration (Hợp Tác)
Phần Collaboration của MyAnalytics giúp bạn tìm ra xem thời gian làm việc với đồng nghiệp có thể hiệu quả hơn không. Nó chỉ bao nhiêu thời gian bạn dành làm việc với người khác, dù trong họp, chat, gọi hoặc email.
Bạn học thêm về thói quen họp, bao gồm bao nhiêu cuộc họp được lên lịch phút chót và phần trăm cuộc họp trực tuyến bạn không đến muộn. MyAnalytics thậm chí nói bạn bao nhiêu lần mở email và chat trong cuộc họp trực tuyến.
Bạn cũng thấy thông tin thói quen giao tiếp, như bao nhiêu email bạn gửi và đọc trong bốn tuần qua.
Thông tin này giúp bạn quyết định xem bạn có dành thời gian hiệu quả không.
Quyền Riêng Tư Và Cách Tắt MyAnalytics
Microsoft nói không ai khác thấy dữ liệu của bạn ngoài bạn. Nghĩa là cả quản lý và nhân viên IT – kể cả quản trị hệ thống – không thấy thông tin MyAnalytics của bạn, bạn vẫn có thể muốn tắt hoàn toàn MyAnalytics. May mắn là chọn không tham gia MyAnalytics thật dễ.
Từ bất kỳ trang MyAnalytics nào, chọn biểu tượng Settings (Cài đặt) bên cạnh ảnh hồ sơ góc trên phải trang.
Sau đó chọn liên kết Settings dưới MyAnalytics. Từ đó, bạn chọn tắt hoàn toàn MyAnalytics, bật/tắt bảng điều khiển, đăng ký bản tóm tắt email hàng tuần, hoặc lấy add-in Insights Outlook.
Tóm lại, MyAnalytics của Microsoft có thể cho bạn thông tin giá trị về cách bạn làm việc. Sau đó, tùy bạn dùng thông tin đó cải thiện hiệu suất và giảm căng thẳng.