Microsoft 365 Publisher là một ứng dụng đa năng có thể dùng để thực hiện nhiều tác vụ khác nhau. Publisher có thể dùng để thiết kế thiếp visiting, poster, lịch, tạp chí, thực đơn và nhiều hơn nữa.
Mẹo và thủ thuật Microsoft Publisher
Chúng ta sẽ xem các mẹo và thủ thuật có thể dùng để nâng cao trải nghiệm Publisher.
- Tổ chức tài nguyên trước khi bắt đầu dự án
- Cách giữ tất cả tài liệu đồng nhất
- Di chuyển đối tượng chỉ một chút
- Khoảng cách giữa các ký tự
- Sử dụng đường dẫn để căn chỉnh đối tượng
- Tạo kiểu riêng
- Tạo điểm nhấn
- Cách in toàn trang màu không viền trắng
- Phím tắt hữu ích
- Chia sẻ định dạng
- Hiển thị ranh giới nhìn thấy
- Tự động căn chỉnh và in nhiều mục trên một trang.
Cách sử dụng Publisher
1] Tổ chức tài nguyên trước khi bắt đầu dự án
Bước đầu tiên trong mọi dự án là lập kế hoạch đúng đắn. Tổ chức các mục sẽ dùng trong dự án Publisher và cố gắng tạo ra hình dung tâm trí về cách chúng sẽ trông như thế nào. Nếu ảnh in và các mục khác cần thêm, hãy quét hoặc dùng phương pháp khác để đưa chúng lên máy tính. Phác thảo và gán nhãn bố cục dự án để dễ dàng đặt thứ tự trên máy tính. Quyết định loại font, màu font, kiểu font, khoảng cách font, phối màu và bất cứ điều gì làm dự án nổi bật.
Đây là lúc hoàn hảo để quyết định loại giấy hoặc phương tiện sẽ dùng cho sản phẩm thành phẩm. Phương tiện khác nhau sẽ yêu cầu màu sắc, kiểu font khác nhau. Nếu ấn phẩm chỉ dành cho màn hình, hãy ghi nhớ màu và font phù hợp nhất cho phương tiện này.
2] Cách giữ tất cả tài liệu đồng nhất
Với mục đích chuyên nghiệp, luôn tốt nếu giữ tất cả tài liệu trông đồng nhất. Font đồng nhất, phối màu đồng nhất, nghệ thuật đồng nhất, v.v. Điều này có thể đạt được bằng cách dùng một tài liệu làm mẫu. Thiếp visiting có thể biến thành tờ rơi hoặc giấy letterhead, như vậy cùng font, màu và các yếu tố khác có thể giữ để có giao diện đồng nhất trên tất cả tài liệu.
Đọc thêm: Cách tạo chứng chỉ bằng Microsoft Publisher.
3] Di chuyển đối tượng chỉ một chút
Có thể cần di chuyển đối tượng từ nơi này sang nơi khác để căn chỉnh. Đôi khi chỉ cần di chuyển một chút nhỏ. Điều này có thể đạt được bằng cách đơn giản là chọn đối tượng và nhấn phím mũi tên theo hướng mong muốn. Di chuyển đối tượng bằng phương pháp này cho độ chính xác hơn so với dùng chuột.
Đọc thêm: Cách tạo lịch tuyệt vời với Microsoft Publisher.
4] Khoảng cách giữa các ký tự
Cố gắng vừa chữ vào trang mà không sang trang khác hoặc đơn giản là hết chỗ cho chữ trong dự án. Giải pháp đơn giản là điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự. Điều này cho phép khoảng cách đồng nhất giữa các ký tự; tuy nhiên, không ai sẽ nhận ra khoảng cách nhỏ hơn khoảng cách tiêu chuẩn.
Mẹo này cũng có thể dùng nếu bạn muốn lấp đầy một trang hoặc hộp văn bản nhưng không đủ nội dung. Chọn tất cả văn bản cần điều chỉnh và nhấn Ctrl + Shift } (để tăng) hoặc Ctrl + Shift { (để giảm).
5] Sử dụng đường lưới để giữ đối tượng căn chỉnh
Giữ đối tượng và các yếu tố khác gọn gàng và căn chỉnh rất dễ dàng với Publisher. Đường dẫn ngang và dọc có sẵn trong Publisher. Để truy cập chúng chỉ cần nhấp chuột vào thước ngang hoặc dọc, giữ nút chuột chính và kéo vào tài liệu. Các đường mới sẽ không được in nhưng khi đối tượng được căn chỉnh với chúng, đối tượng sẽ tự động snap vào vị trí.
6] Tạo kiểu của bạn
Publisher cho phép bạn tạo kiểu văn bản riêng. Điều này cho phép sự sáng tạo và nhất quán xuyên suốt dự án. Bạn chọn kiểu bình thường, văn bản nội dung, văn bản nhấn, và văn bản khác trông như thế nào.
Để tạo kiểu của bạn, đi đến Home rồi nhấp Style. Bạn sẽ thấy kiểu hiện tại đang dùng. Đi đến Kiểu mới (New Style).
Gõ tên kiểu bạn chọn vào hộp được gán nhãn.
Trong Nhập tên kiểu mới (Enter New Style Name) bạn có thể chọn kiểu cho Font, Hiệu ứng văn bản, Khoảng cách ký tự, Dấu đầu dòng và số thứ tự, Đường kẻ ngang, và Tab.
7] Tạo điểm nhấn hoặc phá vỡ sự đơn điệu khi đọc
Đoạn văn dài có thể làm người đọc chán nản và họ có thể không muốn đọc đến cuối, ngay cả khi thông tin quan trọng. Các đoạn văn đơn điệu có thể làm thú vị bằng cách dùng hộp văn bản để tạo "call out". Đặt hộp văn bản bên ngoài đoạn văn và gõ điều gì đó thú vị liên quan đến đoạn văn, hoặc điều bạn muốn nhấn mạnh. Làm font to hơn và đẹp mắt, tô màu hộp văn bản để nó nổi bật.
Đọc thêm: Cách thiết kế thiệp chúc mừng trong Microsoft Publisher.
8] Cách in toàn trang màu không viền trắng
Muốn in trang màu đầy đủ nhưng không muốn viền trắng xung quanh? Bạn có thể thử in trên giấy màu để in và màu giấy khớp. Đó sẽ là chi phí thêm và hai màu có thể không khớp hoàn hảo. Máy in cần nắm các cạnh giấy khi chạy qua để in. Điều này để lại viền không in được quanh trang in. Điều này khá phiền toái khi bạn cần in toàn màu.
Cách khắc phục viền không in được là in "bleed" (chảy mực). Bleed là thuật ngữ mô tả in trên tờ giấy lớn hơn cần thiết, cho phép nền màu in ra ngoài khu vực cần thiết rồi cắt cho vừa sau khi in.
Ví dụ, nếu bạn cần in toàn màu trên tờ giấy letter size (8.5×11), bạn có thể in trên tờ giấy rộng và dài hơn một chút. Chỉ cho phép màu vượt ra ngoài kích thước letter. Sau đó cắt theo kích thước letter size và điều này sẽ cho phép tờ giấy letter có toàn bộ màu. Lưu ý: bleed là khu vực sẽ bị cắt bỏ.
Đọc thêm: Cách tạo thiếp visiting bằng Microsoft Publisher.
9] Phím tắt hữu ích
Phím tắt quan trọng vì chúng có thể hữu ích nếu chuột hoặc touchpad hỏng. Đây là một số phím tắt bàn phím hữu ích.
- Ctrl+ phím mũi tên cuộn toàn trang theo hướng phím được nhấn.
- Shift + phím mũi tên (trái hoặc phải) sẽ chọn hoặc bỏ chọn chữ cái, bên trái hoặc phải con trỏ văn bản.
- Shift + phím mũi tên (lên hoặc xuống) sẽ chọn hoặc bỏ chọn toàn bộ dòng văn bản, trên hoặc dưới con trỏ văn bản.
- Ctrl + shift + phím mũi tên (trái hoặc phải) chọn hoặc bỏ chọn toàn bộ từ, bên trái hoặc phải con trỏ văn bản.
- Ctrl + shift + phím mũi tên (lên hoặc xuống) sẽ chọn toàn bộ dòng trên hoặc dưới con trỏ văn bản.
- Ctrl+ phím mũi tên (Lên hoặc Xuống) sẽ đặt con trỏ văn bản ở đầu đoạn văn trên hoặc dưới con trỏ văn bản.
- Ctrl + Space bar sẽ đặt lại tất cả văn bản được chọn về định dạng văn bản mặc định.
10] Chia sẻ định dạng
Publisher làm cho việc chia sẻ định dạng của một font sang font khác hoặc toàn bộ tài liệu trở nên khá dễ dàng. Chỉ cần chọn văn bản có định dạng bạn muốn rồi nhấp vào biểu tượng Format painter và nhấp vào từ cần thay đổi. Để thay đổi toàn bộ câu, đoạn văn hoặc tài liệu, giữ nút chuột chính và kéo qua tất cả từ cần thay đổi.
11] Hiển thị ranh giới nhìn thấy
Hiển thị ranh giới nhìn thấy quan trọng khi làm việc với đối tượng có thể có cùng màu với nền. Nó cũng quan trọng khi căn chỉnh nhiều đối tượng trên một trang. Hiển thị ranh giới nhìn thấy sẽ làm cho việc căn chỉnh dễ dàng hơn và đối tượng dễ thấy hơn. Hiển thị ranh giới nhìn thấy cho hộp văn bản sẽ giúp khi chọn chúng. Để hiển thị ranh giới nhìn thấy cho một đối tượng, chọn Đối tượng (Object) rồi đi đến Xem (View), sau đó tích Ranh giới (Boundaries). Để xóa ranh giới nhìn thấy, chọn đối tượng rồi đi đến xem và bỏ tích ranh giới.
12] Tự động căn chỉnh và in nhiều mục trên một trang
Bạn có các mục có thể đã tạo trong phần mềm đồ họa và cần in nhiều bản trên một trang? Có thể là nhãn, ảnh, hoặc bất cứ thứ gì chỉ cần nhân bản và in. Vâng, Publisher cho phép bạn thêm, điều chỉnh và sau đó Publisher sẽ tự động nhân bản và in nhiều bản sao trên một trang. Bạn có thể mở Publisher, chọn thiếp visiting, thay đổi kích thước thành bất kỳ kích thước nào bạn muốn, thêm mục vào trang. Bạn có thể thêm viền nhẹ để cắt dễ dàng hơn, Publisher sẽ nhân bản, sau đó bạn có thể in.
Publisher là giải pháp đa năng, chi phí thấp để thiết kế và in ấn các dự án chuyên nghiệp và phi chuyên nghiệp. Có rất nhiều điều khác có thể làm với Publisher, vì vậy hãy khám phá và tạo danh sách của riêng bạn.
