Có khả năng bạn đang dùng Microsoft Word, hoặc sẽ phải dùng nó trong tương lai. Đây là trình soạn thảo văn bản phổ biến nhất cho Windows, nên học một số mẹo Word hữu ích để tận dụng có thể thực sự giúp cải thiện năng suất và tăng tốc công việc của bạn.
Dù bạn mới với Microsoft Word hay đã dùng nó nhiều năm, chúng tôi hy vọng ít nhất một số mẹo dưới đây sẽ hữu ích cho bạn.
Dán không định dạng (Paste Without Formatting)
Nếu bạn cần sao chép từ nơi khác nhưng không muốn font thay đổi so với đang dùng trong tài liệu Word, hãy sao chép như bình thường, nhưng sau đó nhấn Ctrl+Shift+V. Làm vậy sẽ đảm bảo nội dung được dán nhưng bất kỳ định dạng nào, như màu chữ, cỡ chữ, và font, sẽ không được bao gồm.
Xóa định dạng (Clear Formatting)
Nếu bạn muốn xóa định dạng của một phần cụ thể trong tài liệu, chỉ cần tô sáng vùng đó và nhấp vào biểu tượng Clear Formatting (Xóa định dạng). Biểu tượng trông như một cục tẩy nhỏ bên cạnh chữ A.
Nếu bạn muốn xóa định dạng trên toàn bộ tài liệu, nhấn Ctrl+A để tô sáng mọi thứ trong tài liệu rồi nhấp vào biểu tượng xóa định dạng.
Tô sáng vùng văn bản nhanh chóng
Thay vì nhấp và kéo để tô sáng một vùng văn bản trong Microsoft Word, bạn có thể nhấp một lần để đặt con trỏ văn bản tại đầu vùng bạn muốn tô sáng, giữ Shift, sau đó nhấp tại cuối vùng bạn muốn tô sáng.
Thay thế nhanh nhiều lỗi cùng lúc
Bạn vừa hoàn thành một tài liệu dài và mới phát hiện ra một lỗi nhỏ lặp lại cho một từ, ví dụ viết "land mark" thay vì "landmark"? Bạn có thể sửa điều này trong vài giây bằng Tìm và Thay thế (Find and Replace).
Đầu tiên, nhấn Ctrl+F và công cụ Tìm và Thay thế sẽ mở ra. Tiếp theo, nhấp vào Replace (Thay thế), sau đó gõ từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Sau đó, gõ nội dung bạn muốn thay thế bằng.
Sao chép và tạo danh sách nhanh chóng
Giả sử bạn cần duyệt qua tài liệu và lấy ra các từ/cụm từ nhất định để tạo danh sách từ chúng.
Thay vì đi qua lại, viết từng mục vào danh sách mỗi khi thấy từ, bạn chỉ cần tô sáng từng từ và nhấn CTRL + F3. Bạn có thể làm điều này nhiều lần cho đến khi tìm thấy tất cả từ/cụm từ.
Khi bạn xong, đến vùng trong tài liệu bạn muốn danh sách được tạo và nhấn Ctrl + SHIFT + F3 để dán tất cả các vùng đã tô sáng bạn vừa sao chép. Tính năng này trong Word gọi là Spike.
Là bước cuối, bạn có thể tô sáng nội dung và dùng công cụ gạch đầu dòng hoặc số thứ tự trong thanh công cụ để biến các từ/cụm từ thành danh sách có trật tự hơn.
Ẩn thanh công cụ Ribbon
Nếu bạn muốn viết không bị phân tâm, bạn có thể ẩn thanh công cụ ribbon ở trên cùng tài liệu bằng cách nhấn Ctrl + F1. Nếu bạn cần nó trở lại bất kỳ lúc nào, nhấn Ctrl + F1 lại để hiển thị lại.
Xóa từ chỉ với một phím
Cần xóa một đoạn lớn văn bản? Thay vì giữ phím backspace, bạn có thể giữ CTRL rồi nhấn BACKSPACE.
Làm vậy sẽ xóa một từ mỗi lần bạn nhấn backspace, thay vì chỉ một ký tự. Giữ cả hai phím backspace và ctrl cùng lúc để xóa hàng loạt văn bản với tốc độ ánh sáng.
Sử dụng 'Tell Me What You Want to Do' (Cho tôi biết bạn muốn làm gì)
Nếu bạn đang cố tìm một chức năng trên Microsoft Word nhưng gặp khó khăn điều hướng menu hoặc không nhớ phím tắt, hãy nhấp vào phím tắt ‘Tell me what to do’ ở trên cùng thanh ribbon.
Tại đây, bạn có thể gõ hành động bạn muốn thực hiện và sẽ nhận được câu trả lời ngữ cảnh để tận dụng. Ví dụ, gõ ‘tạo bảng’ sẽ đưa ra một số tùy chọn tạo bảng từ trong tài liệu Word của bạn.
Công cụ này là thứ nhiều người dùng Word "cũ" có thể thậm chí không biết tồn tại, nhưng nó cực kỳ hữu ích.
Tra cứu từ nhanh chóng (Quickly Lookup a Word)
Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu Word nhưng cần ngữ cảnh, bạn có thể dùng công cụ Smart Lookup (Tra cứu thông minh). Chỉ cần tô sáng một từ, chuột phải và nhấp Smart Lookup.
Làm vậy sẽ mở một bảng nhỏ chứa thông tin liên quan đến từ đó. Nó tiết kiệm việc chuyển sang trình duyệt và tìm kiếm, nhưng mạnh mẽ như vậy.
Tắt kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Thứ nhất, ai cũng biết bạn có thể chuột phải vào từ bị lỗi chính tả và nhấp ' Add to Dictionary ' (Thêm vào từ điển). Điều này hữu ích nếu bạn dùng từ viết tắt hoặc từ hư cấu. Bạn cũng có thể tắt hoàn toàn kiểm tra chính tả và ngữ pháp để loại bỏ những đường gạch đỏ và xanh phiền toái.
Để tắt kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word cho chỉ một tài liệu, nhấp File, rồi Options (Tùy chọn), rồi nhấp Proofing (Chính tả). Sau đó bạn phải tích hai tùy chọn ẩn lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu bạn đang viết.
Tạo cài đặt AutoCorrect (Tự động sửa) riêng
Có từ nào bạn chỉ không thể đánh vần đúng? Hoặc, có từ dài hoặc cụm từ bạn viết rất thường? Bạn có thể dùng cài đặt AutoCorrect tùy chỉnh để làm cho cuộc sống dễ dàng hơn nhiều.
Chỉ cần nhấp File, rồi Options, rồi nhấp vào Proofing. Sau đó, nhấp vào AutoCorrect Options. Bạn có thể thêm từ tùy chỉnh của riêng bạn và sau đó là nội dung sửa bạn muốn nó thay thế. AutoCorrect tùy chỉnh có thể là cách tuyệt vời để tăng năng suất.
Không chỉ bạn có thể dùng nó để sửa các lỗi đánh vần cá nhân phổ biến, mà bạn có thể dùng nó để biến viết tắt nhanh thành từ dài hoặc cụm từ để tiết kiệm thời gian.
Đổi màu trang để xem dễ dàng hơn
Đã trở thành tiêu chuẩn chung cho màu của tài liệu văn bản là trắng sáng. Đôi khi, điều này trở nên khá mỏi mắt. Để đổi màu trang sang nâu vàng (sepia), có màu vàng đậm hơn, nhấp vào hộp ‘tell me what to do’, sau đó gõ ‘change page color’ (đổi màu trang).
Trong kết quả, nhấp Page Color (Màu trang) và bạn sẽ có nhiều tùy chọn chọn, bao gồm Sepia (Nâu vàng), dễ chịu cho mắt hơn nhiều.
Tóm tắt
Bạn có biết bất kỳ mẹo Microsoft Word nào chúng tôi đã đề cập trong bài này không? Nếu không, bạn nghĩ mẹo nào sẽ hữu ích nhất cho bạn? Cho tôi biết, và thoải mái chia sẻ mẹo Word của bạn trong phần bình luận bên dưới. Thưởng thức!