Rất có thể, bạn sử dụng Microsoft Word ngay bây giờ hoặc có thể phải sử dụng nó trong tương lai. Đây dễ dàng là trình xử lý văn bản phổ biến nhất dành cho Windows, vì vậy việc tìm hiểu một số mẹo hữu ích của Microsoft Word để tận dụng có thể thực sự giúp cải thiện năng suất và tăng tốc công việc của bạn.
Bất kể bạn là người mới sử dụng Microsoft Word hay đã sử dụng nó trong nhiều năm, chúng tôi hy vọng rằng ít nhất một số mẹo được đề cập bên dưới sẽ hữu ích cho bạn.
Dán mà không cần định dạng
Nếu bạn cần sao chép nội dung nào đó từ nơi khác nhưng không muốn phông chữ thay đổi so với phông chữ bạn hiện đang sử dụng trong tài liệu Word của mình, hãy sao chép nó như bình thường, nhưng sau đó nhấn Ctrl + Shift + V. Làm điều này sẽ đảm bảo rằng nội dung được dán nhưng bất kỳ định dạng nào, chẳng hạn như màu văn bản, kích thước và phông chữ, sẽ không được đưa vào.
Xóa định dạng
Nếu bạn muốn xóa định dạng của một phần cụ thể trong tài liệu của mình, chỉ cần đánh dấu khu vực đó và nhấp vào nút Xóa định dạng biểu tượng. Biểu tượng sẽ giống một cục tẩy nhỏ bên cạnh chữ A.
Nếu bạn muốn xóa định dạng trên mọi thứ trong tài liệu của mình, hãy nhấn Ctrl + A để đánh dấu mọi thứ trong tài liệu, sau đó nhấp vào biểu tượng định dạng rõ ràng.
Đánh dấu một vùng văn bản một cách nhanh chóng
Thay vì nhấp và kéo để đánh dấu một vùng văn bản trong Microsoft Word, bạn có thể nhấp một lần để đặt con trỏ văn bản ở đầu khu vực bạn muốn đánh dấu, giữ phím shift, sau đó nhấp vào cuối khu vực bạn muốn đánh dấu .
Thay thế nhanh nhiều lỗi
Bạn vừa hoàn thành một tài liệu dài và chỉ nhận thấy rằng bạn đã mắc một lỗi nhỏ cho một từ, chẳng hạn như viết mốc đất, thay vì mốc? Bạn có thể sửa lỗi này trong vòng vài giây bằng cách sử dụng tìm và thay thế.
Đầu tiên, nhấn Ctrl + F và công cụ tìm và thay thế sẽ mở ra. Tiếp theo, nhấp vào Thay thế , sau đó nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế . Sau đó, nhập nội dung bạn muốn thay thế nội dung đó bằng .
Sao chép và tạo danh sách nhanh chóng
Giả sử bạn cần xem qua một tài liệu và chọn ra các từ / cụm từ nhất định và tạo danh sách từ chúng.
Thay vì quay đi quay lại, viết từng mục vào danh sách mỗi khi bạn nhìn thấy một từ, bạn có thể chỉ cần đánh dấu từng từ và nhấn CTRL + F3. Bạn có thể làm điều này nhiều lần cho đến khi bạn tìm thấy từng từ / cụm từ.
Sau khi hoàn tất, hãy chuyển đến vùng trong tài liệu mà bạn muốn tạo danh sách và nhấn Ctrl + SHIFT + F3 để dán tất cả các khu vực được đánh dấu mà bạn vừa sao chép. Tính năng này được gọi là Spike trong Word.
Bước cuối cùng, bạn có thể đánh dấu nội dung và sử dụng các dấu đầu dòng hoặc công cụ đánh số trong thanh công cụ để chuyển các từ / cụm từ thành một danh sách có thứ tự hơn.
Xóa Ruy-băng của Thanh công cụ
Nếu bạn muốn viết không bị phân tâm, bạn có thể xóa dải băng thanh công cụ nằm ở đầu tài liệu của mình bằng cách nhấn Ctrl + F1 . Nếu cần quay lại bất kỳ lúc nào, bạn có thể nhấn lại Ctrl + F1 để hiển thị lại.
Xóa từ chỉ với một phím nhấn
Cần xóa một lượng lớn văn bản? Thay vì nhấn giữ thanh xóa lùi, thay vào đó bạn có thể giữ CTRL rồi nhấn BACKSPACE .
Thao tác này sẽ xóa một từ mỗi khi bạn nhấn nút xóa lùi, thay vì chỉ một ký tự. Nhấn giữ đồng thời nút xóa lùi và nút ctrl để xóa các phần văn bản với tốc độ cực nhanh.
Sử dụng 'Cho tôi biết bạn muốn làm gì'
Nếu bạn đang cố gắng tìm một chức năng trên Microsoft Word nhưng gặp khó khăn trong việc điều hướng các menu hoặc không thể nhớ phím tắt, hãy nhấp vào nút ‘Cho tôi biết phải làm gì’ lối tắt ở đầu ruy-băng thanh công cụ.
Từ đây, bạn có thể nhập hành động bạn muốn thực hiện và bạn sẽ nhận được câu trả lời theo ngữ cảnh để tận dụng. Ví dụ:nhập ‘ tạo bảng’ sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn để tạo bảng từ trong tài liệu Word của bạn.
Công cụ này là thứ mà nhiều người dùng Word cũ có thể không biết là có tồn tại, nhưng nó cực kỳ hữu ích.
Tra cứu nhanh một từ
Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu Word nhưng cần ngữ cảnh, bạn có thể sử dụng công cụ Tra cứu thông minh. Chỉ cần đánh dấu một từ , nhấp chuột phải và nhấp vào Tra cứu thông minh .
Làm điều này sẽ mở ra một bảng điều khiển nhỏ chứa thông tin liên quan đến từ. Nó giúp tiết kiệm việc di chuyển đến trình duyệt của bạn và thực hiện tìm kiếm, nhưng nó cũng mạnh mẽ như làm như vậy.
Tắt Kiểm tra Chính tả và Ngữ pháp
Thứ nhất, bạn có thể nhấp chuột phải vào một từ có lỗi chính tả và nhấp vào ‘ Thêm vào từ điển . '. Điều này rất hữu ích nếu bạn đang sử dụng chữ viết tắt hoặc các từ hư cấu. Bạn cũng có thể tắt hoàn toàn tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp để xóa những dòng màu đỏ và xanh lục khó chịu đó.
Để tắt tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word chỉ cho một tài liệu, hãy nhấp vào Tệp , rồi đến Tùy chọn , sau đó nhấp vào Kiểm lỗi . Sau đó, bạn phải đánh dấu vào hai tùy chọn để ẩn lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu bạn hiện đang viết.
Tạo cài đặt tự động sửa của riêng bạn
Có một số từ mà bạn không thể đánh vần đúng? Hoặc, có những từ hoặc cụm từ dài mà bạn viết rất thường xuyên không? Bạn có thể sử dụng cài đặt Tự động sửa tùy chỉnh để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Chỉ cần nhấp vào Tệp , rồi đến Tùy chọn , sau đó nhấp vào Kiểm lỗi . Sau đó, nhấp vào Tùy chọn tự động sửa . Sau đó, bạn có thể thêm các từ tùy chỉnh của riêng mình và sau đó là phần sửa chữa mà bạn muốn thay thế nó. Tự động sửa tùy chỉnh có thể là một cách tuyệt vời để tăng năng suất của bạn.
Bạn không chỉ có thể sử dụng nó để điều chỉnh bất kỳ lỗi chính tả cá nhân phổ biến nào mà còn có thể sử dụng nó để chuyển các từ viết tắt nhanh chóng thành các từ hoặc cụm từ dài để tiết kiệm thời gian.
Thay đổi màu trang để dễ xem
Nó đã trở thành tiêu chuẩn chung cho màu sắc của tài liệu văn bản là màu trắng sáng. Đôi khi, điều này có thể trở nên khá căng thẳng cho đôi mắt của bạn. Để thay đổi màu trang thành nâu đỏ, có màu vàng đậm hơn, hãy nhấp vào hộp ‘cho tôi biết phải làm gì’ , sau đó nhập ‘thay đổi màu trang’ .
Trong kết quả, nhấp vào Màu trang và bạn sẽ có một số tùy chọn để lựa chọn, bao gồm cả Màu nâu đỏ, dễ nhìn hơn nhiều.
Tóm tắt
Bạn có biết bất kỳ thủ thuật Microsoft Word nào mà chúng tôi đã đề cập trong bài viết này không? Nếu không, bạn nghĩ cái nào sẽ hữu ích nhất cho bạn? Hãy cho tôi biết và vui lòng chia sẻ các thủ thuật Microsoft Word của riêng bạn trong phần nhận xét bên dưới. Hãy tận hưởng!