Chắc hẳn tất cả chúng ta đều đã từng trải qua phần trình bày kém cỏi của PowerPoint . Chắc chắn, cần có thời gian và sự chú ý để tạo ra một bài thuyết trình có ấn tượng tốt. Vậy thì đâu sẽ là tính năng chính để tạo ra một bài thuyết trình hiệu quả trong khoảng thời gian ngắn nhất? Đó là nơi bạn có được nó.
Mẹo và Thủ thuật PowerPoint
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy 10 mẹo và thủ thuật hữu ích nhất sẽ giúp bạn trình bày dữ liệu của mình cho khán giả một cách có tổ chức. Vì vậy, hãy bắt đầu.
- Giữ cho bản trình bày của bạn đơn giản
- Áp dụng nền tùy chỉnh
- Thay đổi thời lượng chuyển đổi
- Phát nhạc trên các trang trình bày
- Phóng to và thu nhỏ các trang chiếu
- Tạo sơ đồ Tổ chức
- Chèn hình mờ
- Thêm bóng cho văn bản
- Vòng lặp Bản trình bày PowerPoint
- Lưu bản trình bày PowerPoint dưới dạng tệp PDF
Hãy để chúng tôi xem chúng chi tiết:
1] Giữ cho bản trình bày của bạn đơn giản
Mẹo đầu tiên và quan trọng nhất mà tôi khuyên bạn nên giữ cho các trang trình bày của mình đơn giản. Bản trình bày của bạn phải tương tự như một hướng dẫn trực quan mà bạn sẽ kể như một câu chuyện.
Có một bảng trắng với hiệu ứng tối thiểu là một cách tốt để giữ cho khán giả tập trung vào chủ đề và thông điệp chính.
Tuy nhiên, bạn có thể bị ảnh hưởng bởi thiết kế đồ họa của các chủ đề hấp dẫn, quá trình chuyển đổi slide và hiệu ứng hoạt hình. Nhưng, hãy nhớ rằng đó không phải là cuộc nói chuyện. Những hiệu ứng này chỉ cần là mục đích của trợ giúp hình ảnh để chúng có thể nâng cao bản trình bày của bạn.
2] Áp dụng nền tùy chỉnh
PowerPoint đi kèm với các mẫu thiết kế và các mẫu bố cục khác nhau giúp bạn tạo nền tùy chỉnh của riêng mình và làm cho bản trình bày của bạn trở nên độc đáo. Bạn có thể áp dụng nó cho một số hoặc tất cả cho các trang trình bày của mình tùy theo yêu cầu của bạn.
Nếu bạn cũng muốn tạo nền tùy chỉnh, hãy chuyển đến thanh trình đơn và chọn Thiết kế tab> Nút Cài đặt Trang.
Trong hộp thoại Thiết lập Trang, nhập chiều cao và chiều rộng của nền bạn muốn. Bạn cũng có thể chọn số lượng trang trình bày mà bạn muốn áp dụng nền tùy chỉnh.
Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng phiên bản PowerPoint 2016 trở lên, thì bạn sẽ tìm thấy Thiết lập Trang trong menu Tệp.
3] Thay đổi thời lượng chuyển đổi
Trong Microsoft PowerPoint, chuyển đổi trang chiếu là một hiệu ứng hình ảnh giữa các trang chiếu. Bạn có thể thấy hiệu ứng đặc biệt này khi chuyển sang trang chiếu tiếp theo trong khi trình bày. Nhưng cũng quan trọng như bản trình bày, việc điều phối thời gian chuyển đổi thích hợp để bản trình bày trông chuyên nghiệp cũng rất cần thiết.
Vì vậy, nếu thời gian chuyển đổi của bạn quá chậm hoặc quá nhanh, bạn có thể điều chỉnh nó bằng cách đi tới Chuyển đổi chuyển hướng. Ở bên phải, bạn sẽ thấy Thời gian tiết diện. Tại đây, bạn có thể chỉ định độ dài của quá trình chuyển đổi.
Sau khi điều chỉnh thời gian của trang chiếu hiện tại, bạn có thể thiết lập độ dài chuyển tiếp như nhau ngay cả giữa tất cả các trang chiếu. Vì vậy, để đặt nó, hãy nhấp vào nút Áp dụng cho tất cả nút.
4] Phát nhạc qua các trang trình bày
Thêm nhạc nền vào các trang trình bày có thể đưa bản trình bày của bạn lên một tầm cao mới. Nó làm cho màn trình diễn thú vị hơn và mang lại trải nghiệm tuyệt vời khi bạn trình bày bản trình bày của mình cho khán giả.
Vì vậy, để chèn một đoạn âm thanh vào bản trình bày của bạn, hãy mở Microsoft PowerPoint và đi tới Chèn tab> Phương tiện phần> Âm thanh dụng cụ. Bây giờ, hãy duyệt qua thư mục trên máy tính của bạn để tìm tệp bạn muốn thêm, sau đó nhấp vào nút Chèn nút.
Để kích hoạt tab Phát lại, hãy chọn tệp âm thanh từ trang chiếu hiện tại và bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau được sử dụng để định cấu hình nhạc nền.
Trong Tùy chọn âm thanh danh mục, nhấp vào nút thả xuống của Bắt đầu và chọn Phát trên các trang trình bày . Nó giúp phát đoạn âm thanh tự động trên nhiều trang trình bày.
Có ba hộp kiểm trong cùng một phần mà bạn có thể sử dụng theo yêu cầu của mình. Chúng như sau:
- Vòng lặp cho đến khi Dừng - Tùy chọn này sẽ lặp lại đoạn âm thanh hoặc video của bạn cho đến khi dừng lại.
- Ẩn trong khi trình chiếu - Bạn có thể sử dụng tùy chọn này để ẩn biểu tượng âm thanh trong khi trình chiếu.
- Tua lại sau khi phát - Và việc cuối cùng là tua lại đoạn âm thanh hoặc video. Nó tua lại clip, sau khi nó được phát xong trong suốt bản trình bày.
5] Phóng to và thu nhỏ các trang trình bày
Đôi khi, bạn cần phải thu hút sự chú ý của khán giả tốt hơn trong khi trình bày. Biểu đồ hình tròn và biểu đồ thanh có thể là một ví dụ điển hình. Nó có thể đảm bảo rằng bất kỳ phần cụ thể nào của trang chiếu đều được hiển thị rõ ràng trong bản trình bày.
Để sử dụng tính năng này trong Microsoft PowerPoint, bạn có thể sử dụng thanh trượt Phóng to và Thu nhỏ. Nó có sẵn trên thanh tác vụ ở góc dưới cùng bên phải của trang trình chiếu như được hiển thị ở trên. Khi kéo thanh trượt điều khiển thu phóng về phía bên phải, nó sẽ phóng to trang và thu nhỏ khi bạn kéo thanh trượt về phía trái.
Bạn cũng có thể điều khiển chức năng thu phóng bằng bàn phím. Tất cả những gì bạn cần nhấn và giữ phím Ctrl và sử dụng con lăn chuột để phóng to và thu nhỏ thanh trượt.
6] Tạo sơ đồ tổ chức
Trong Microsoft PowerPoint, SmartArt là một công cụ quan trọng giúp bạn truyền đạt thông tin một cách trực quan bằng cách sử dụng sơ đồ Venn và sơ đồ tổ chức. Nó trình bày một cách trực quan về cấu trúc của một tổ chức bằng cách sử dụng hệ thống phân cấp báo cáo. Vì vậy, hãy bắt đầu.
Đi tới Chèn chuyển hướng. Trong Hình minh họa , nhấp vào SmartArt đồ họa.
Trên trang Đồ họa SmartArt, chọn Hệ thống phân cấp .
Di chuyển đến ngăn bên phải, chọn bố cục cho Sơ đồ tổ chức của bạn và nhấp vào nút OK.
Để nhập văn bản, hãy nhấp vào hộp phân cấp và nhập văn bản của bạn.
7] Chèn hình mờ
Cho dù để bảo vệ nội dung của bạn chống sao chép bất hợp pháp hay để thêm hình ảnh trong suốt, thật dễ dàng để tạo biểu trưng hình mờ trong Microsoft PowerPoint. Vì vậy, hãy bắt đầu thêm hình mờ vào các trang trình bày PowerPoint.
Mở bản trình bày PowerPoint và đi tới Chế độ xem tab> Trang trình bày chính .
Bây giờ, chuyển sang tab Chèn và chọn trường bạn muốn thêm như văn bản, biểu đồ, hình ảnh, v.v.
Sau khi bạn thêm hình mờ, hãy chuyển đến tab Trang chủ và điều chỉnh nó đúng theo yêu cầu của bạn.
Bây giờ, hãy chuyển đến Slide Master nơi bạn sẽ tìm thấy tab Đóng chế độ xem chính ở cuối bên phải.
Nhấp vào tùy chọn này để lưu hình mờ.
8] Thêm bóng vào văn bản
Sử dụng hiệu ứng Bóng trong PowerPoint, bạn có thể dễ dàng thay đổi giao diện của văn bản và làm cho chúng trở nên tuyệt vời. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn không nên có quá nhiều hiệu ứng vì nó có thể khiến khán giả của bạn chuyển hướng chú ý khỏi chủ đề chính. Vì vậy, hãy sử dụng chúng một cách phù hợp.
Chọn câu và bạn sẽ thấy tab Định dạng mới xuất hiện trên thanh menu.
Từ tab Định dạng, đi tới Kiểu WordArt phần> Hiệu ứng văn bản nút> Bóng Menu con.
Menu con Shadow bao gồm một bộ sưu tập tốt các hiệu ứng đổ bóng như Bên ngoài, Bên trong và Phối cảnh. Bạn có thể xem trước trực tiếp các hiệu ứng này khi di chuột qua chúng. Vì vậy, hãy thử từng hiệu ứng và biến chúng thành của riêng bạn.
9] Vòng lặp bản trình bày PowerPoint
Trình chiếu thường được sử dụng để hiển thị ảnh kỹ thuật số tại đám cưới hoặc triển lãm thương mại. Vào những dịp như vậy, bạn có thể muốn lặp lại liên tục các hình ảnh đã chọn của mình để khách của bạn không cảm thấy nhàm chán. Vì vậy, hãy biết cách thực hiện.
Mở bản trình bày PowerPoint của bạn và đi tới Trình chiếu trang trình bày tab.
Nhấp vào Thiết lập trình chiếu để mở trang Thiết lập Hiển thị.
Trong Hiển thị tùy chọn, hãy đánh dấu hộp kiểm bên cạnh Vòng lặp liên tục cho đến khi ‘Esc’.
Nếu bạn chỉ muốn lặp lại một số trang trình bày cụ thể thì bạn có thể đề cập đến chúng trong phần Hiển thị Trang trình bày. Nếu không, chỉ cần nhấp vào nút OK.
10] Lưu bản trình bày PowerPoint dưới dạng tệp PDF
Và điểm cuối cùng là lưu bản trình bày PowerPoint dưới dạng tệp PDF. Nó trở nên khá hữu ích nếu bạn cần khẩn cấp mở bản trình bày của mình bằng bất kỳ thiết bị nào khác và rất tiếc, bản trình bày không phù hợp với chương trình được bao gồm ở đó.
Trong trường hợp này, bạn có thể lưu tệp của mình dưới dạng PDF và sau đó có thể dễ dàng mở tệp trên bất kỳ máy tính nào. Vì vậy, hãy xem cách thực hiện:
Sau khi bạn tạo bản trình bày PowerPoint, hãy chuyển đến menu Tệp và chọn Lưu dưới dạng tùy chọn.
Trong cửa sổ tiếp theo, nhập tên tệp của bạn rồi chọn vị trí bạn muốn đặt tệp.
Sau đó, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống bên cạnh Lưu dưới dạng loại và sau đó chọn tùy chọn PDF từ danh sách.
Nếu bạn muốn mở tệp PDF ngay sau khi tạo, thì bạn có thể đánh dấu hộp kiểm bên cạnh Mở tệp sau khi xuất bản . Và sau đó nhấp vào nút Lưu.
Đọc :Mẹo và Thủ thuật PowerPoint Trực tuyến.