Tất cả chúng ta chắc hẳn đã từng trải qua phần nào bài thuyết trình kém của PowerPoint. Chắc chắn, nó tốn thời gian và chú ý để tạo bài thuyết trình có ấn tượng tốt. Vậy thì tính năng chính để tạo bài thuyết trình hiệu quả trong thời gian ngắn nhất là gì? Đó là nơi bạn tìm thấy nó.
Mẹo và Thủ thuật PowerPoint
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy 10 mẹo và thủ thuật hữu ích nhất sẽ giúp bạn trình bày dữ liệu cho khán giả theo cách được tổ chức tốt. Vậy, hãy bắt đầu.
- Giữ bài thuyết trình Đơn giản
- Áp dụng nền tùy chỉnh
- Thay đổi thời lượng chuyển slide
- Phát nhạc xuyên suốt các Slide
- Phóng to và thu nhỏ Slide
- Tạo Sơ đồ tổ chức
- Chèn Watermark (Dấu nước)
- Thêm bóng cho văn bản
- Lặp bài thuyết trình PowerPoint
- Lưu bài thuyết trình PowerPoint thành tệp PDF
Hãy xem chi tiết chúng:
1] Giữ bài thuyết trình Đơn giản
Mẹo đầu tiên và quan trọng nhất tôi khuyên bạn giữ slide đơn giản. Bài thuyết trình của bạn nên giống như hướng dẫn trực quan mà bạn sẽ nói như một câu chuyện.
Có bảng trắng với hiệu ứng tối thiểu là cách tốt để giữ khán giả tập trung vào chủ đề và thông điệp chính.
Tuy nhiên, có thể bạn bị ảnh hưởng bởi thiết kế đồ họa của chủ đề hấp dẫn, chuyển slide, và hiệu ứng động. Nhưng hãy nhớ rằng đó không phải là bài nói. Những hiệu ứng này chỉ cần phục vụ mục đích hỗ trợ trực quan để chúng có thể nâng cao bài thuyết trình của bạn.
2] Áp dụng nền tùy chỉnh
PowerPoint đi kèm với mẫu thiết kế và các mẫu bố cục khác nhau giúp bạn tạo nền tùy chỉnh riêng và làm bài thuyết trình độc đáo. Bạn có thể áp dụng nó cho một số hoặc tất cả slide tùy theo yêu cầu.
Nếu bạn cũng muốn tạo nền tùy chỉnh, thì vào thanh menu và chọn tab Thiết kế > nút Thiết lập trang.
Trong hộp thoại Thiết lập trang, nhập chiều cao và chiều rộng nền bạn thích. Bạn cũng có thể chọn số slide bạn muốn áp dụng nền tùy chỉnh.
Lưu ý: Nếu bạn dùng PowerPoint 2016 hoặc phiên bản mới hơn, bạn sẽ tìm thấy Thiết lập trang trong menu Tệp.
3] Thay đổi thời lượng chuyển slide
Trong Microsoft PowerPoint, chuyển slide là hiệu ứng trực quan giữa các slide. Bạn có thể thấy hiệu ứng đặc biệt này khi bạn chuyển sang slide tiếp theo trong bài thuyết trình. Nhưng quan trọng như bài thuyết trình, việc phối hợp thời gian chuyển slide phù hợp cũng rất cần thiết để bài thuyết trình trông chuyên nghiệp.
Vì vậy, nếu thời gian chuyển slide của bạn cũng quá chậm hoặc quá nhanh, bạn có thể điều chỉnh bằng cách vào tab Chuyển slide. Ở bên phải, bạn sẽ thấy phần Thời gian. Ở đây, bạn có thể chỉ định độ dài chuyển slide.
Sau khi điều chỉnh thời gian cho slide hiện tại, bạn có thể đặt cùng độ dài chuyển slide ngay cả giữa tất cả slide. Vì vậy, để đặt nó, nhấp vào nút Áp dụng cho tất cả.
4] Phát nhạc xuyên suốt các Slide
Thêm nhạc nền xuyên suốt các slide có thể đưa bài thuyết trình của bạn lên tầm cao mới. Nó làm cho buổi trình diễn thú vị hơn và cung cấp trải nghiệm áp đảo khi bạn trình bày cho khán giả.
Vì vậy, để chèn đoạn âm thanh vào bài thuyết trình, mở Microsoft PowerPoint, và vào tab Chèn > phần Media > công cụ Âm thanh. Bây giờ, duyệt thư mục máy tính để tìm tệp bạn muốn thêm, và sau đó nhấp vào nút Chèn.
Để kích hoạt tab Phát lại, chọn tệp âm thanh từ slide hiện tại và bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn được dùng để cấu hình nhạc nền.
Trong danh mục Tùy chọn âm thanh, nhấp vào nút thả xuống của tùy chọn Bắt đầu và chọn Phát xuyên các slide. Nó giúp phát đoạn âm thanh tự động qua nhiều slide.
Có ba ô chọn trong cùng phần mà bạn có thể dùng theo yêu cầu. Chúng như sau:
- Lặp cho đến khi Dừng – Tùy chọn này sẽ lặp lại đoạn âm thanh hoặc video cho đến khi nó bị dừng.
- Ẩn khi Trình chiếu – Bạn có thể dùng tùy chọn này để ẩn biểu tượng âm thanh trong trình chiếu slide.
- Quay lại sau khi Phát – Và cái cuối là quay lại đoạn âm thanh hoặc video. Nó quay lại đoạn, sau khi nó đã phát xong trong bài thuyết trình.
5] Phóng to và thu nhỏ Slide
Đôi khi xảy ra bạn cần giữ sự chú ý tốt hơn của khán giả trong bài thuyết trình. Biểu đồ tròn và biểu đồ cột có thể là ví dụ tốt. Nó có thể đảm bảo bất kỳ phần cụ thể nào của slide được hiển thị rõ ràng trong bài thuyết trình.
Để dùng tính năng này trong Microsoft PowerPoint, bạn có thể dùng thanh trượt Phóng to và Thu nhỏ. Nó có sẵn trên thanh tác vụ ở góc dưới bên phải trang slide như hình trên. Kéo thanh điều khiển zoom về phía phải, nó phóng to trang và thu nhỏ khi bạn kéo thanh trượt về trái.
Bạn cũng có thể kiểm soát chức năng zoom bằng bàn phím. Tất cả những gì bạn cần là nhấn & giữ phím Ctrl và dùng con lăn chuột để phóng to và thu nhỏ thanh trượt.
6] Tạo Sơ đồ tổ chức
Trong Microsoft PowerPoint, SmartArt là công cụ quan trọng giúp bạn truyền đạt thông tin trực quan bằng biểu đồ Venn và sơ đồ tổ chức. Nó trình bày trực quan cấu trúc tổ chức bằng hệ thống phân cấp báo cáo. Vậy, hãy bắt đầu.
Vào tab Chèn. Trong phần Hình minh họa, nhấp vào Đồ họa SmartArt.
Trên trang Đồ họa SmartArt, chọn Phân cấp.
Chuyển sang khung bên phải, chọn bố cục cho Sơ đồ tổ chức của bạn, và nhấp nút OK.
Để nhập văn bản, nhấp vào hộp phân cấp và gõ văn bản của bạn.
7] Chèn Watermark (Dấu nước)
Dù để bảo vệ nội dung chống sao chép trái phép hay thêm hình ảnh trong suốt, dễ dàng tạo logo watermark trong Microsoft PowerPoint. Vậy, hãy bắt đầu thêm watermark vào slide PowerPoint.
Mở bài thuyết trình PowerPoint và vào tab Xem > Slide Master.
Bây giờ, chuyển sang tab Chèn và chọn trường bạn muốn thêm như văn bản, biểu đồ, hình ảnh, v.v.
Khi bạn đã thêm watermark, vào tab Trang chủ và điều chỉnh nó đúng theo yêu cầu.
Bây giờ, chuyển đến tab Slide Master nơi bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Đóng Chế độ Master ở cuối bên phải.
Nhấp vào tùy chọn này để lưu watermark.
8] Thêm bóng cho văn bản
Dùng hiệu ứng Bóng trong PowerPoint, bạn có thể dễ dàng thay đổi giao diện văn bản của bạn và làm cho chúng tuyệt vời. Tuy nhiên, chúng tôi không khuyến nghị có quá nhiều hiệu ứng vì nó có thể làm phân tâm khán giả khỏi chủ đề chính. Vì vậy, hãy dùng chúng phù hợp.
Chọn câu và bạn sẽ thấy tab Định dạng mới xuất hiện trên thanh menu.
Từ tab Định dạng, vào Kiểu WordArt phần> nút Hiệu ứng văn bản > menu con Bóng.
Menu con Bóng bao gồm bộ sưu tập hiệu ứng bóng tốt như Bên ngoài, Bên trong, và Phối cảnh. Bạn có thể xem trước trực tiếp các hiệu ứng này khi di chuột qua chúng. Vì vậy, hãy thử từng hiệu ứng và làm chúng thành của bạn.
9] Lặp bài thuyết trình PowerPoint
Slideshows thường dùng để hiển thị ảnh kỹ thuật số tại đám cưới hoặc triển lãm. Trong dịp như vậy, bạn có thể muốn lặp liên tục hình ảnh đã chọn để khách không bị chán. Vậy, hãy biết cách làm.
Mở bài thuyết trình PowerPoint của bạn và vào tab Trình chiếu.
Nhấp vào nút Thiết lập Trình chiếu để mở trang Thiết lập Trình chiếu.
Dưới Tùy chọn Trình chiếu, đánh dấu ô chọn bên cạnh Lặp liên tục cho đến 'Esc'.
Nếu bạn muốn lặp chỉ một số slide cụ thể thì bạn có thể nhắc đến chúng trong phần Slide Trình chiếu. Ngược lại, chỉ cần nhấp vào nút OK.
10] Lưu bài thuyết trình PowerPoint thành tệp PDF
Và điểm cuối cùng là về lưu bài thuyết trình PowerPoint thành tệp PDF. Nó trở nên khá hữu ích nếu bạn gấp cần mở bài thuyết trình trên thiết bị khác và đáng tiếc, bài thuyết trình không tương thích với chương trình có sẵn đó.
Trong trường hợp như vậy, bạn có thể lưu tệp thành PDF, và sau đó nó có thể dễ dàng mở trên bất kỳ máy tính nào. Vậy, hãy xem cách làm:
Khi bạn tạo xong bài thuyết trình PowerPoint thì vào menu Tệp và chọn tùy chọn Lưu dưới dạng.
Trong cửa sổ tiếp theo, đặt tên tệp của bạn và chọn vị trí bạn muốn đặt nó.
Sau đó nhấp menu thả xuống bên cạnh Lưu dưới dạng loại và chọn tùy chọn PDF từ danh sách.
Nếu bạn muốn mở tệp PDF ngay sau khi tạo, bạn có thể đánh dấu ô chọn bên cạnh Mở tệp sau khi xuất bản. Và sau đó nhấp nút Lưu.
Đọc: Mẹo và Thủ thuật PowerPoint Online.