Microsoft Word là một trong những trình soạn thảo văn bản yêu thích của chúng tôi. Với hàng loạt tính năng lớn, Microsoft Office Word có thể trông phức tạp. Có nhiều thủ thuật và phím tắt ẩn giúp soạn thảo văn bản dễ dàng hơn. Dưới đây là một số mẹo tôi nghĩ sẽ giúp bạn khi sử dụng Microsoft Word.
Mẹo và Thủ thuật Microsoft Word
1. Chọn dọc (Vertical Selection) văn bản
Thông thường, chúng ta chọn một ký tự, một từ, một câu hoặc một đoạn văn. Tất cả các lựa chọn này là chọn ngang. Đôi khi bạn có thể cần chọn dọc. Ví dụ, nếu văn bản của bạn có số ở đầu, bạn có thể muốn chỉ chọn các số để xóa chúng cùng lúc (xem hình).
Để chọn văn bản theo chiều dọc, nhấn ALT và nhấp kéo để chọn. Nhớ nhả phím ALT trước khi thả chuột, nếu không nó sẽ mở hộp thoại Nghiên cứu (Research dialog). Hãy xem các trường hợp sử dụng khác nhau của chọn dọc và cho chúng tôi biết bạn đã làm gì với tính năng này.
2. Khoảng cách dòng mặc định
Khoảng cách dòng mặc định trong Microsoft Word là 1.15 so với 1 trong Microsoft Word 2003. Microsoft thay đổi khoảng cách dòng để văn bản dễ đọc hơn. Nếu bạn muốn khoảng cách dòng mặc định là 1, làm theo thủ tục sau:
- Khi ở tab Home, nhấp chuột phải vào nút phong cách nhanh Normal (Normal quick style button) và chọn Modify (Sửa đổi)
- Trong danh sách Format xuất hiện, chọn Paragraph (Đoạn văn)
- Dưới Spacing (Khoảng cách), thay đổi khoảng cách dòng từ 1.15 thành 1
- Nhấp OK
- Đánh dấu vào ô "New documents based on this template." (Tài liệu mới dựa trên mẫu này)
- Nhấp OK
3. Thay đổi vị trí lưu mặc định
Theo mặc định, MS Word mở thư mục Documents khi bạn nhấn CTRL+S lần đầu. Nếu bạn thấy điều này phiền toái, bạn có thể thay đổi vị trí tệp mặc định sang nơi khác mà bạn thường lưu tài liệu.
- Nhấp vào File
- Nhấp vào Options (Tùy chọn)
- Nhấp Advanced (Nâng cao) ở bên trái cửa sổ hiện ra
- Ở phần phải cửa sổ, cuộn xuống nút "File Locations" (Vị trí tệp)
- Chọn Documents và nhấp vào Modify (Sửa đổi)
- Trong hộp thoại Lưu tệp xuất hiện, nhập hoặc chọn đường dẫn mới và nhấp OK để đóng hộp thoại Lưu tệp.
- Nhấp OK để đóng cửa sổ.
4. Thay đổi Font mặc định
Font mặc định cho tài liệu mới trong MS Word là Calibri. Mặc dù font này tốt cho xem trực tuyến, nhưng nó gây vấn đề khi in. Bạn có thể đang dùng Times New Roman hoặc Arial cho việc in. Một cách là thay đổi font thủ công mỗi lần sau khi gõ xong tài liệu. Nhưng rồi sẽ phải định dạng lại tài liệu. Cách khác là thay đổi font mặc định.
- Nhấp chuột phải vào nút phong cách nhanh Normal trên tab Home.
- Nhấp Modify
- Trong hộp thoại hiện ra, nhấp vào Format… để mở menu thả xuống và chọn Font
- Trong hộp thoại Font, chọn font bạn muốn dùng cho mọi tài liệu.
- Thực hiện các thay đổi khác bạn muốn như cỡ font, v.v.
- Nhấp OK
- Nhấp chọn "New documents based on this template"
- Nhấp OK để đóng hộp thoại Modify.
5. Di chuyển hàng văn bản trong Bảng
Đôi khi khi làm việc trên bảng, bạn có thể muốn di chuyển một hoặc nhiều hàng trong bảng lên hoặc xuống mà không phải thay đổi định dạng bảng. Một cách là copy-paste nhưng có rủi ro làm mất định dạng.
Cách khác là dùng ALT+SHIFT+Mũi tên LÊN để di chuyển toàn bộ hàng lên. Tương tự, để di chuyển hàng xuống, dùng ALT+SHIFT+Mũi tên XUỐNG. Lưu ý bạn phải chọn hàng trước khi di chuyển bằng ALT+SHIFT+Phím mũi tên. Cách này đảm bảo định dạng không bị ảnh hưởng.
6. Thay đổi nhanh khoảng cách dòng
Đôi khi cần thay đổi khoảng cách dòng giữa các đoạn văn khác nhau. Dưới đây là phím tắt:
CTRL + 1 –> Thay đổi khoảng cách dòng thành 1
CTRL + 2 –> Thay đổi khoảng cách dòng thành 2
CTRL + 5 –> Thay đổi khoảng cách dòng thành 1.5
Lưu ý bạn chỉ cần đặt con trỏ vào đoạn văn cần định dạng. Không cần chọn đoạn văn.
7. Thêm nhanh đường viền cho Đoạn văn
Nếu bạn muốn thêm đường viền cho một số đoạn văn, bạn có thể dùng hộp thoại Borders and Shading (Đường viền và Tô bóng). Tuy nhiên, nếu nhu cầu chỉ thêm đường viền dưới cho văn bản/đoạn văn, bạn có thể làm bằng cách thêm ba ký tự đặc biệt và nhấn Enter.
Nhấn – (dấu gạch ngang) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền dưới 3/4 điểm
Nhấn _ (dấu gạch dưới) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền dưới 1.5 điểm
Nhấn ~ (dấu ngã) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền dưới ziczac
Nhấn * (dấu sao) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền dưới chấm
Nhấn = (dấu bằng) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền dưới kép
8. Tìm định dạng đặc biệt
Bạn có thể tìm văn bản được định dạng đặc biệt. Ví dụ, bạn có thể tìm văn bản được đánh dấu (highlighted) hoặc văn bản có font Times New Roman. Bạn cũng có thể tìm văn bản in đậm hoặc in nghiêng. Có nhiều tùy chọn hơn khi dùng tùy chọn Tìm (Find).
- Nhấn CTRL+F để mở ngăn Tìm (Find pane). Trong Word nó xuất hiện ở bên trái cửa sổ.
- Nhấp vào tam giác hướng xuống bên cạnh kính lúp và nhấp vào Advanced Find… (Tìm nâng cao)
- Trong hộp thoại Tìm hiện ra, nhấp vào More (Thêm).
- Bạn có thể thấy nhiều tùy chọn dưới Format (Định dạng).
- Khi bạn chọn bất cứ thứ gì, nó xuất hiện dưới hộp văn bản "Find What" (Tìm gì). Khi bạn nhấp Find Next (Tìm tiếp theo) mà không nhập gì vào hộp "Find What", nó sẽ tìm định dạng bạn đã chọn. Ví dụ, bạn chọn Font và trong hộp thoại Font, chọn font và thuộc tính (in đậm, in nghiêng, v.v.).
9. Hợp nhất định dạng khi dán giữa các tài liệu
Khi bạn sao chép bất cứ thứ gì từ tài liệu khác và dán vào tài liệu hiện tại, bạn sẽ muốn văn bản sao chép khớp với định dạng của tài liệu hiện tại. Mặc dù bạn có thể định dạng thủ công mỗi lần sao chép văn bản từ tài liệu khác sang tài liệu hiện tại, bạn cũng có thể đặt dán mặc định thành hợp nhất định dạng (merge formatting) để văn bản sao chép từ nguồn khác tự động lấy định dạng của tài liệu hiện tại.
- Để đặt định dạng mặc định, nhấp vào tam giác hướng xuống dưới Dán (Paste) trên tab Home
- Nhấp Set Default Paste (Đặt dán mặc định)
- Trong cửa sổ hiện ra, Chọn Merge Destinations (Hợp nhất đích) trong 1] When Pasting in the same Document (Khi dán trong cùng tài liệu) và 2] When Pasting between Documents (Khi dán giữa các tài liệu).
- Nhấp OK để đóng cửa sổ
10. Chỉ sao chép định dạng
Đôi khi bạn có thể muốn áp dụng định dạng đã có từ một phần tài liệu sang phần khác. Bạn có Format Painter (Bộ vẽ định dạng) cho mục đích này. Việc dùng Format Painter có thể phiền toái khi xử lý tài liệu dài. Đây là phương pháp khác dễ dùng hơn.
Nhấn CTRL+SHIFT+C thay vì CTRL+C. Điều này sẽ chỉ sao chép định dạng và bỏ qua văn bản.
Di chuyển đến đích cần áp dụng định dạng. Chọn văn bản cần áp dụng định dạng. Nhấn CTRL+SHIFT+V để dán định dạng vào lựa chọn.
Trên đây là một số mẹo và thủ thuật Microsoft Word giúp công việc trên trình soạn thảo dễ dàng hơn. Nếu bạn có gì để chia sẻ, hãy dùng phần bình luận.
