Từ sinh viên đến doanh nhân – Microsoft Excel là công cụ hữu ích cho tất cả muốn tạo báo cáo, biểu đồ, bảng... Khi cần tạo biểu đồ bằng công cụ miễn phí, Microsoft Excel Online là lựa chọn đầu tiên. Khác với phiên bản Desktop, Microsoft Office Online miễn phí, và mọi tệp tự động lưu vào OneDrive, giúp quản lý bảng tính từ bất cứ đâu. Để làm quen hơn, đây là một số mẹo và thủ thuật Microsoft Excel Online cho người mới.
Mẹo và thủ thuật Excel Online
1. Sử dụng Hàm (Functions)
Hàm là xương sống của phiên bản web Microsoft Excel. Có nhiều loại hàm: Cube, Engineering, Financial, Logical... Bạn có thể dùng tất cả từ phần Insert (Chèn). Cách dùng: Insert > Function > Chọn danh mục hàm > Nhập hàm. Sau đó sử dụng như phiên bản Desktop. Xem trang này để biết thêm về Hàm Excel.
2. Tạo Khảo sát (Survey)
Thường cần tạo khảo sát để thu thập phản hồi hoặc thông tin. Với Excel Online, không cần công cụ khảo sát bên thứ ba - Excel xử lý tốt. Cũng có thể chia sẻ khảo sát. Cách tạo: Insert > Survey > New Survey > Thêm câu hỏi, đánh dấu trường bắt buộc (nếu cần). Bạn có 2 tùy chọn: Share Survey (Chia sẻ khảo sát) & Save and View (Lưu và Xem). Muốn chia sẻ, chọn tùy chọn 1. Ngược lại, chọn tùy chọn 2. Tất cả khảo sát lưu trong tệp Excel đó.
3. Cài đặt Add-ins để mở rộng chức năng
Add-ins giúp làm nhiều việc hơn. Tương tự trình duyệt web, bạn có thể cài add-ins trong Excel Online. Có hàng chục add-ins cho Excel Online. Cách cài: Insert > Office Add-ins. Chọn add-in theo danh mục hoặc tên. Nhấp nút "Add" và chờ cài đặt. Để bắt đầu dùng add-in, nhấp nút START lần đầu sau cài đặt.
Đọc liên quan: Các mẫu (Templates) Microsoft Excel Online hữu ích.
4. Chia sẻ bảng tính Excel với người khác
Vì là công cụ web, bạn có thể tạo bảng tính chia sẻ cho người khác xem hoặc chỉnh sửa. Không cần công cụ khác - Excel Online làm tốt. Có 2 cài đặt quyền riêng tư: cho phép chỉnh sửa (edit) hoặc chỉ cho xem (view). Cách làm: tạo bảng > nhấp nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải. Trên popup, tạo liên kết và chọn quyền.
Đọc thêm: Hướng dẫn Microsoft Excel cho người mới bắt đầu.
5. Thêm bình luận (Comment)
Đôi khi cần giải thích hàm hoặc giá trị cụ thể để hiểu tốt hơn hoặc làm nhắc nhở sau này. Giả sử bạn tạo bảng tính chia sẻ và cần làm rõ vài điều cho người khác.
Lúc này, thêm bình luận và ghi chú mọi thứ. Cách thêm: chọn ô > chuột phải > chọn Insert Comment. Hoặc: tab Insert > nhấp nút Comment.
6. Chèn biểu đồ và đồ thị
Có thể chèn biểu đồ/đồ thị vào bất kỳ bảng tính nào trong Excel Online. Dù đã có dữ liệu trên bảng hay muốn tạo biểu đồ từ đầu, đều làm được. Vào tab Insert > tìm khung hiển thị các loại biểu đồ. Chọn dữ liệu và chọn biểu đồ/đồ thị theo yêu cầu.
7. Vẽ tự do (Draw)
Excel Online có tùy chọn vẽ trên bảng tính. Bạn có công cụ vẽ tự do, vẽ gì tùy ý. Đôi khi cần chèn biểu đồ tay hoặc biểu đồ tròn vẽ tay. Trong trường hợp đó, dùng tùy chọn này.
8. Lịch sử phiên bản (Version history)
Có thể kiểm tra lịch sử phiên bản trong Excel Online để biết gì đã thay đổi ở phiên bản hiện tại. Dùng tùy chọn Show Changes (Hiển thị thay đổi). Tìm ở tab Review. Sau khi nhấp, bảng điều khiển mở bên phải. Từ đây, nhấp vào một phiên bản để xem thay đổi.
Có những mẹo Microsoft Excel thú vị nào?
Một số mẹo thú vị đã nêu trong bài: dùng hàm để tăng năng suất, dùng mẫu (templates) cho thiết kế tốt hơn, chèn biểu đồ/đồ thị tròn để trình bày dữ liệu đẹp hơn, v.v. Ngoài ra, có thể vẽ trên bảng tính, xóa trùng lặp, và nhiều hơn nữa.
Excel Online có đủ tính năng không?
Không, Excel Online không có tất cả tính năng của phiên bản Desktop/Offline. Dù hầu hết tùy chọn thiết yếu có trên cả hai, bạn có thể không tìm thấy một số tùy chọn không quan trọng ở đâu đó. Nếu có điều kiện dùng phiên bản Desktop, khuyến nghị dùng bản Desktop thay vì Excel Online.
Nếu bạn dùng Microsoft Excel phần mềm Desktop, các bài sau chắc chắn thú vị:
- Mẹo Microsoft Excel tiết kiệm thời gian và làm việc nhanh hơn
- Mẹo và thủ thuật Excel nâng cao (Advanced Excel Tips and Tricks).