OneNote là phần mềm của Microsoft cho phép người dùng chia sẻ ghi chú gõ tay, viết tay, bản vẽ, bình luận âm thanh, và chụp màn hình. Hơn nữa, đây là sổ ghi chép số nơi người dùng chia sẻ dữ liệu với người dùng OneNote khác qua mạng. Chúng tôi đã bao quát một số hướng dẫn cơ bản và mẹo OneNote. Bài này sẽ chia sẻ thêm Mẹo năng suất OneNote giúp tăng hiệu quả làm việc.
Mẹo năng suất OneNote
1. Phím tắt trong OneNote
Vì OneNote tập trung vào ghi chú nhanh, thì mở nhanh OneNote bằng phím tắt thế nào?
- Nhấn Win+R, gõ OneNote trong hộp lệnh. Mở sổ ghi chép OneNote ngay lập tức.
- Tạo trang mới: Ctrl+N.
- Ctrl+R đưa con trỏ về bên phải cực, Ctrl+L về bên trái cực.
- Windows + S: phím tắt chụp màn hình (Screen Clipping).
- Ctrl + Enter: thêm hàng mới trong bảng.
- Ctrl+1: tạo danh sách việc cần làm (To-Do).
- Ctrl+2: đánh dấu sao mục trong danh sách.
- Ctrl + M: mở cửa sổ OneNote khác.
- Ctrl + Alt + 1/2/3: tạo tiêu đề cấp 1/2/3.
2. Thêm thiết kế cho trang
Nhấn Chèn (Insert) > chọn Mẫu trang (Page Templates). Bảng bên phải hiển thị danh sách mẫu trang theo nhiều danh mục. Chọn mẫu muốn dùng. Có thể đặt bất kỳ mẫu nào làm mặc định, hoặc tùy chỉnh trang với thiết kế, màu sắc riêng và đặt làm mẫu.
Có thể cá nhân hóa hoàn toàn trang. Thêm màu nền và đường kẻ để gọn gàng, tổ chức hơn.
3. Cảm giác sổ tay thật với Đường kẻ (Rule Lines)
Thêm đường kẻ và màu cho trang OneNote để có cảm giác sổ tay thật. Nhấn Xem (View) > Chọn Màu trang (Page Color) để đổi màu trang hoặc chọn Đường kẻ (Rule Lines) để thêm đường kẻ. Cũng có thể chọn màu đường kẻ. Nếu muốn mọi trang đều có đường kẻ, nhấn Luôn tạo trang có đường kẻ (Always Create Pages with Rule Lines).
4. Thụt lề, Hủy thụt lề, và Sắp xếp lại ghi chú
Không cần chuột để thụt lề, hủy thụt lề, sắp xếp lại ghi chú. Alt+Shift cộng phím mũi tên giúp làm nhanh hơn.
- Thụt lề (Indent): Alt+Shift+→
- Hủy thụt lề (Outdent): Alt + Shift + ←
- Di chuyển văn bản xuống: Alt + Shift + ↓
- Di chuyển văn bản lên: Alt + Shift + ↑
5. Phân loại và ưu tiên ghi quan trọng với Thẻ (Tags)
Chọn dòng văn bản muốn gắn thẻ > chọn thẻ phù hợp từ menu thả xuống > xong. Có thể gắn nhiều thẻ cho một ghi chú.
Để kiểm tra thẻ, tạo tóm tắt thẻ (Tags Summary) để nhanh chóng tìm và theo dõi ghi chú quan trọng.
Trên Ribbon, nhấn tab Trang chủ (Home) > Nhấn nút Tìm thẻ (Find Tags) > Trong khung Tóm tắt thẻ (Tags Summary pane), nhấn vào thẻ muốn theo dõi.
6. Chụp màn hình (Screen Clipping)
Dùng phím tắt dễ dàng tạo chụp màn hình và nói cho OneNote biết nơi lưu. Win+Shift+S mở công cụ chụp màn hình. Chọn khu vực muốn chụp và lưu chụp màn hình ở đâu muốn.
7. Ghi âm ghi chú (Record Audio Notes)
Nếu không muốn gõ, hãy ghi âm ghi chú ngay trên trang OneNote. Nhấn Chèn (Insert) > chọn Ghi âm (Record Audio). Tệp âm thanh tự động lưu vào trang OneNote. Nhấn nút Dừng để kết thúc ghi âm. Có thể ghi lại toàn bộ phiên họp để tham khảo sau.
Tìm kiếm ghi chú âm thanh bị tắt mặc định. Để bật: Tệp > Tùy chọn > Chọn danh mục Âm thanh và Video > Tích ô và chấp nhận hộp thoại "Bật tìm kiếm ghi chú bây giờ tìm từ trong clip âm thanh & video" (Enable Searching notes now finds words in audio & video clips).
8. Gửi email ghi chú/Trang
Dù là trang văn bản, hình ảnh, ghi chú âm thanh, hay video, bạn có thể gửi email cho bất kỳ ai ngay từ tài khoản OneNote. Nhấn tab Trang chủ và chọn tab Gửi trang qua email (Email Page). Người nhận sẽ nhận trang dưới dạng tệp đính kèm email.
9. Thêm liên kết vào trang
Có thể liên kết các trang với nhau. Chỉ cần gõ tên trang và gõ [[ và ]] ở đầu và cuối tên, OneNote tự tạo liên kết. Một click đến bất kỳ trang nào. Đảm bảo gõ đúng tên trang muốn liên kết. Nếu gõ tiêu đề trang không tồn tại, OneNote tạo trang trống mới mà liên kết trỏ tới. Gạch chân liên kết sẽ chấm chấm cho đến khi thêm ghi chú vào trang mới đó.
"Nếu bạn gõ tiêu đề cho trang không tồn tại, OneNote tạo trang trống mới mà liên kết trỏ tới. Gạch chân liên kết sẽ chấm chấm cho đến khi bạn thêm ghi chú vào trang mới đó".
10. Vẽ ý tưởng
Nhấn tab Vẽ (Draw) trên Ribbon, có tất cả tùy chọn màu, độ dày bút, cục tẩy, hình dạng, và nhiều hơn. Vẽ ý tưởng và lưu trên trang OneNote.
11. Sao chép văn bản từ hình ảnh
Bạn có biết OneNote cho phép sao chép văn bản từ bất kỳ hình ảnh nào? Có, giờ bạn có thể trích xuất văn bản từ hình ảnh dùng công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) của OneNote. Chèn ảnh vào trang, chuột phải vào ảnh chọn 'Sao chép văn bản từ hình ảnh' (Copy Text From Picture) và nó sẽ được sao chép vào clipboard. Dán ở đâu muốn.
12. Các tính năng khác giúp tăng năng suất
- Tạo danh sách việc cần làm (To-Do) ngay lập tức.
- Dùng tiện ích OneNote Web Clipper cho Chrome để ghi chú khi lướt web.
- Kéo thả bất kỳ tài liệu, hình ảnh, video trực tiếp lên trang OneNote.
- Khi copy từ web và dán vào trang, OneNote tự thêm liên kết nguồn.
- Khi mở OneNote, cũng mở tab Ghi chú nhanh mới (New Quick Note) cho phép thêm ghi chú không cần mở hoàn toàn OneNote.
- Thực hiện mọi loại tính toán ngay trên trang OneNote. Gõ phương trình và nhấn Spacebar để ra kết quả.
- Tạo bảo vệ mật khẩu cho bất kỳ trang nào. Chuột phải vào Phần (Section) chọn Bảo vệ mật khẩu phần này (Password Protect this section).
- Nhúng bảng tính Excel vào OneNote dễ dàng. Nhấn Chèn > Bảng > Bảng tính Excel mới (Insert > Table > New Excel Spreadsheet).
- Tab Mực thành Toán học (Ink to Math) dưới tab Vẽ (Draw) khớp chữ viết tay và chuyển đổi phương trình viết tay.
- Tích hợp OneNote với OneDrive của Microsoft được 7GB lưu trữ đám mây cho tất cả ghi chú.
- OneNote là ứng dụng đa nền tảng (cross-platform), mang theo đâu cũng được. Có ứng dụng miễn phí cho điện thoại, Surface, iPad, và trình duyệt web.
- Chia sẻ trên OneNote siêu dễ. Nhấn Tệp > Chia sẻ > Lấy liên kết chia sẻ (File > Share > Get a Sharing Link) chia sẻ cho ai muốn. Có thể chỉ đọc hoặc cho chỉnh sửa.
- Trợ giúp OneNote trực tuyến miễn phí.
OneNote là một trong những tính năng tốt nhất của Microsoft Office, tồn tại hơn một thập kỷ và ngày càng tốt hơn sau mỗi cập nhật.
