Với kỷ nguyên Hangouts kết thúc, Google Chat đã trở thành ứng dụng nhắn tin旗舰 mới của Google. Dù bạn mới dùng Google Chat hay đã dùng một thời gian nhưng không biết hết khả năng của nó, bạn có thể chưa sử dụng nền tảng này trọn vẹn.
Ở đây, chúng ta sẽ giải thích chín mẹo và thủ thuật bạn có thể tận dụng để khai thác tối đa ứng dụng nhắn tin này.
1. Bắt đầu cuộc trò chuyện nhóm (Group Chat)
Google Chat cho bạn hai tùy chọn trò chuyện với nhiều người theo thời gian thực: cuộc trò chuyện nhóm (group conversations) hoặc không gian (spaces). Để bắt đầu nhóm chat, nhấp vào biểu tượng + bên cạnh tiêu đề Chat và chọn Bắt đầu cuộc trò chuyện nhóm (Start a group conversation).
Nếu bạn dùng ứng dụng di động, nhấp vào biểu tượng Trò chuyện mới (New Chat icon) ở góc dưới bên phải màn hình chat. Tiếp theo, chọn một liên hệ để mở cuộc trò chuyện. Sau đó dùng nút Thêm người (Add people button) ở góc trên bên phải để thêm người vào cuộc trò chuyện.
2. Tạo không gian mới (Space)
Mặc dù Google tạo cuộc trò chuyện nhóm cho trò chuyện với bạn bè và gia đình, không gian (spaces) được thiết kế cho doanh nghiệp. Trong không gian, bạn có tùy chọn giao nhiệm vụ (assign tasks), luồng tin nhắn (thread messages), và chia sẻ file. Các tùy chọn này cũng có sẵn trong cuộc trò chuyện nhóm.
Để tạo không gian mới dùng ứng dụng web, nhấp vào biểu tượng + bên cạnh tiêu đề Spaces. Sau đó chọn Tạo không gian mới (Create New Space).
Trên ứng dụng di động, nhấp vào biểu tượng Spaces ở góc dưới bên phải màn hình chat. Tiếp theo, nhấp + Không gian mới (+ New space) ở dưới màn hình. Sau đó, chọn Tạo một không gian (Create a space) từ menu thả xuống. Bạn sẽ có thể mời người tham gia không gian.
3. Đặt trạng thái (Status)
Bạn có thể cho gia đình, bạn bè, và đồng nghiệp biết bạn đang làm gì bằng cách đặt trạng thái trong Google Chat. Trạng thái hết hạn sau một khoảng thời gian nhất định, nên không cần tắt nó đi.
Để đặt trạng thái từ Gmail hoặc ứng dụng web, nhấp vào nút Trạng thái (Status button) ở góc trên bên phải màn hình và chọn Thêm trạng thái (Add a status) từ menu thả xuống.
Từ ứng dụng di động, nhấp vào ba gạch ngang ở góc trên bên trái màn hình để vào menu. Chọn trạng thái của bạn: đang hoạt động (active), không làm phiền (do not disturb), hoặc vắng mặt (away). Thật không may, bạn không thể thêm trạng thái tùy chỉnh từ ứng dụng di động.
4. Tự động xóa tin nhắn cũ
Nếu bạn không muốn lưu cuộc trò chuyện, bạn có thể chọn tùy chọn Tắt lịch sử (Turn off history) cho một cuộc trò chuyện cụ thể để tự động xóa tin nhắn sau 24 giờ.
Để tự động xóa tin nhắn trong ứng dụng web Google Chat, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh tên đối tác trò chuyện. Tiếp theo, chọn Tắt lịch sử từ menu thả xuống.
Bạn có thể tự động xóa tin nhắn trên ứng dụng di động bằng cách nhấp ba chấm dọc ở góc phải của cuộc trò chuyện và chọn Tùy chọn cuộc trò chuyện (Conversation options). Tiếp theo, nhấp vào Lịch sử tắt (History is off) để đặt tin nhắn hết hạn sau 24 giờ.
5. Bật thông báo email
Thiết lập thông báo email trong Google Chat để đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ tin nhắn quan trọng. Để kích hoạt thông báo email từ ứng dụng web Google Chat, nhấp vào biểu tượng bánh răng (cog icon) ở góc trên bên phải ứng dụng.
Từ menu thả xuống, chọn tùy chọn chỉ @nhắc đến và tin nhắn trực tiếp (only @mentions and direct messages) dưới Thông báo email (Email notifications) để nhận email cho tin nhắn bạn chưa đọc.
6. Kích hoạt Smart Reply (Trả lời thông minh)
Smart Reply của Google Chat tương tự như tính năng Gmail cho phép bạn viết email nhanh hơn. Để bật tính năng trong ứng dụng web Google Chat, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải để mở cài đặt chat.
Từ đó, cuộn xuống Trả lời thông minh (Smart reply) và đảm bảo ô kiểm được tích để bật smart reply. Khi Google Chat có nhiều gợi ý smart reply cho một cuộc trò chuyện, chúng sẽ đều bật lên trong hộp trả lời, cho phép bạn chọn phản hồi tốt nhất.
7. Học phím tắt (Shortcuts)
Nếu bạn là người dùng Google Chat chuyên nghiệp (power user), bạn sẽ muốn học các phím tắt bàn phím của ứng dụng để điều hướng qua ứng dụng mượt mà.
Google Chat có rất nhiều phím tắt, và cách tốt nhất để học tất cả là vào ứng dụng web Google Chat và giữ Shift + ? để hiển thị danh sách toàn diện tất cả phím tắt có sẵn.
Ứng dụng sẽ cho bạn tùy chọn mở danh sách phím tắt trong cửa sổ mới, cho phép bạn chuyển đổi giữa chúng và ứng dụng Google Chat. Các phím tắt này có thể không dễ nhớ, nhưng chúng đáng để nỗ lực.
8. Dùng Emoji để phản hồi tin nhắn riêng lẻ
Nếu bạn dùng Slack, bạn sẽ nhận ra tính năng Google Chat này cho phép bạn dùng emoji để phản hồi tin nhắn riêng lẻ.畢竟, đôi khi một emoji truyền đạt suy nghĩ của bạn tốt hơn lời nói.
Bạn có thể dùng tính năng này trên ứng dụng web hoặc di động bằng cách di chuột qua tin nhắn cho đến khi emoji xuất hiện trong ứng dụng web hoặc nhấn giữ tin nhắn trong ứng dụng di động.
Tiếp theo, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp hoặc chạm vào biểu tượng mặt cười (smiley face) để chọn emoji bạn muốn dùng. Trong ứng dụng di động, chọn Thêm phản ứng (Add reaction) để phản hồi bằng emoji.
9. Ghim cuộc trò chuyện (Pin a Conversation)
Google Chat có tùy chọn cho phép bạn giữ tin nhắn quan trọng nhất được ghim (pinned) ở đầu danh sách cuộc trò chuyện. Để ghim cuộc trò chuyện trong ứng dụng web, nhấp vào ba chấm bên cạnh tên người trong danh sách chat và chọn Ghim (Pin).
Trong ứng dụng di động, nhấn giữ tên người tham gia cuộc trò chuyện. Chọn Ghim từ menu thả xuống.
Việc dùng tùy chọn này sẽ giữ các cuộc trò chuyện quan trọng ở đầu tâm trí và danh sách trò chuyện của bạn, để bạn không quên chúng. Làm theo cùng các bước để bỏ ghim (unpin) một cuộc trò chuyện.
Trở thành chuyên gia Google Chat
Học các mẹo và thủ thuật Google Chat này sẽ tăng năng suất của bạn và cho phép bạn khai thác tối đa ứng dụng máy tính để bàn và di động.
Google đang loại bỏ dần Hangouts, nên không có thời điểm tốt hơn để học sâu về những gì chắc chắn sẽ trở thành ứng dụng chat chính của Google. Chỉ mất vài phút của bạn để bắt đầu dùng Google Chat như một chuyên gia.