Càng thêm nhiều thông tin vào PowerPoint, dung lượng càng tăng, nhất là khi bài trình bày chứa video, âm thanh, và hình ảnh. Do dung lượng lớn, khi mở bài trình bày có thể mất nhiều thời gian hơn. Vấn đề khác của bài trình bày dung lượng lớn là gửi qua email; không thể gửi qua email, dù có thể lưu lên OneDrive hoặc Google Drive rồi chia sẻ liên kết. Nếu muốn gửi file PowerPoint qua email, có thể nén bài trình bày.
Quy trình giảm dung lượng một hoặc nhiều tệp gọi là nén (compression).
Nén tất cả hình ảnh trong bài trình bày PowerPoint
Hướng dẫn này giảm dung lượng file. Quy trình đầu tiên là nén tất cả hình ảnh.
Mở bài trình bày PowerPoint.
Nhấn vào bất kỳ hình ảnh nào trên slide.
Tab Định dạng hình ảnh (Picture Format) xuất hiện trên thanh menu; nhấn vào nó.
Trên tab Định dạng hình ảnh, nhấn Nén hình ảnh (Compress Pictures) trong nhóm Điều chỉnh (Adjust).
Hộp thoại Nén hình ảnh (Compress Picture) xuất hiện.
Trong hộp thoại, có 2 Tùy chọn nén (Compress Options): Chỉ áp dụng cho hình ảnh này (Apply only to this picture) và Xóa khu vực cắt của hình ảnh (Delete cropped areas of pictures).
Bỏ tích trong ô Tùy chọn nén Chỉ áp dụng cho hình ảnh này.
Trong phần Độ phân giải (Resolution) trong hộp thoại, tích vào ô Email (96 ppi): giảm thiểu dung lượng tài liệu để chia sẻ (E-Mail (96 ppi): minimize document size for sharing).
Nhấn OK.
Liên kết video với bài trình bày PowerPoint
Nếu có file video lớn, đó chính là lý do chính khiến file PowerPoint lớn.
Để khắc phục, dùng liên kết (link) đến video trong bài trình bày.
Xóa video trong bài trình bày.
Nhấn tab Chèn (Insert) và nhấn nút Video trong nhóm Media.
Trong danh sách thả xuống, nhấn Thiết bị này (This Device).
Hộp thoại Chèn Video (Insert Video) mở ra.
Trong hộp thoại, chọn tệp video, nhấn hộp danh sách Chèn (Insert), chọn Liên kết đến tệp (Link to File).
Bây giờ chèn URL cho video.
Cần chèn URL vì khi gửi email bài trình bày, video sẽ không hiển thị vì nó nằm trên PC của bạn. Nhưng nếu có kênh YouTube, có thể tải video lên và cung cấp liên kết để người xem thấy video.
Không cần tải video công khai; nên tải riêng tư (private).
Trên tab Chèn (Insert), nhấn nút Video trong nhóm Media.
Trong danh sách thả xuống, nhấn Video trực tuyến (Online Video).
Hộp thoại xuất hiện để nhập URL.
Nhập URL, ví dụ video trên kênh YouTube của bạn.
Nhấn Chèn (Insert).
Lưu file bài trình bày như tệp mới, tách biệt file gốc.
Kiểm tra dung lượng file PowerPoint xem đã giảm chưa.
Hy vọng hướng dẫn giúp bạn hiểu cách nén dung lượng file PowerPoint; nếu có thắc mắc, hãy bình luận.