Nếu bạn có đăng ký Office 365, bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tính năng mà các ứng dụng Office dựa trên đám mây cung cấp. Tuy nhiên, liệu Microsoft Excel Online có đủ tất cả các tính năng mà bạn tìm thấy trong Excel phiên bản máy tính để bàn không?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thực hiện so sánh song song hai phiên bản và chỉ ra những tính năng nào bị thiếu khi bạn sử dụng Microsoft Excel Online.
Menu Home (Trang Chủ)
Bắt đầu với menu Home, tại cái nhìn đầu tiên, menu trong Microsoft Excel Online dường như thiếu nhiều nút bấm so với phiên bản Excel trên máy tính để bàn. Tuy nhiên, thực tế không phải vậy, chỉ là phiên bản trực tuyến sử dụng nhiều menu thả xuống (dropdown) hơn.
Vậy điều gì bị thiếu trong Microsoft Excel Online? Trên menu Home, bạn sẽ phát hiện rằng tất cả các tính năng sau từ Excel phiên bản máy tính đều không có trong phiên bản trực tuyến:
- Percent Style (Kiểu phần trăm) và Comma Style (Kiểu dấu phẩy) từ nhóm Number (Số).
- Tùy chỉnh kiểu định dạng bảng mới.
- Tùy chỉnh kiểu định dạng ô mới.
- Bảo vệ trang tính (Protect Sheet).
- Khóa ô (Lock Cell).
- Điền hàng hoặc cột theo bất kỳ hướng nào.
- Toàn bộ menu Clear (Xóa) bị thiếu (để xóa định dạng, chú thích, v.v.).
- Phần lớn menu Find & Select (Tìm & Chọn) bị thiếu (công thức, ghi chú, hằng số, v.v.).
Ở hầu hết các trường hợp, khi nói đến menu Home, bạn thực sự không mất đi bất kỳ chức năng chính nào so với Excel phiên bản máy tính. Gần như tất cả các định dạng (bao gồm cả định dạng có điều kiện) mà bạn có thể thực hiện trên phiên bản máy tính, bạn đều có thể làm tốt như vậy trong Excel Online.
Menu Insert (Chèn)
Menu Insert trong phiên bản Excel Online cũng trông khá cơ bản, nhưng同样是因为大多数高级功能隐藏在子菜单中。
Trên menu Insert, bạn sẽ mất đi các tính năng sau từ Excel phiên bản máy tính nếu sử dụng phiên bản trực tuyến:
- Tạo PivotTable thiếu khả năng sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài, và không thể phân tích nhiều bảng cùng lúc.
- Không có tùy chọn chèn biểu tượng (icons), mô hình 3D, hoặc SmartArt.
- Tùy chọn biểu đồ và đồ thị bị hạn chế nghiêm trọng.
- Thiếu hộp văn bản (Text box), WordArt, dòng chữ ký (signature line), và đối tượng (objects).
- Không có menu Symbols (Ký hiệu).
Sự khác biệt đáng kể nhất trong menu Insert giữa phiên bản trực tuyến và máy tính để bàn chắc chắn là menu biểu đồ (Charts).
Microsoft Excel Online có một lựa chọn biểu đồ, nhưng chúng rất cơ bản. Bạn chỉ tìm thấy biểu đồ cột 2D, đường, tròn, thanh, và diện tích 2D.
Tuy nhiên, trong Excel phiên bản máy tính, bạn có một bộ sưu tập khổng lồ cho từng loại biểu đồ này. Chúng bao gồm phiên bản 2D và 3D của hầu hết các loại biểu đồ và đồ thị, treemap và sunburst, histogram, scatter và bubble charts, thậm chí cả bản đồ 2D và 3D.
Nếu bạn làm nhiều biểu đồ nâng cao trong Excel, bạn có thể sẽ rất thất vọng bởi sự thiếu hụt tùy chọn trong Microsoft Excel Online.
Menu Formulas (Công Thức)
Nếu bạn chọn menu Formulas trong Microsoft Excel Online với mong đợi thấy nhiều tùy chọn như trong Excel phiên bản máy tính, bạn sẽ nhận được một bất ngờ lớn.
Thực tế, menu này gần như hoàn toàn trống. Khi so sánh với Excel phiên bản máy tính, rất sốc khi thấy nhiều chức năng bị thiếu.
Bạn có thể thấy menu Formulas trong Excel phiên bản máy tính đầy ắp các menu thả xuống với tất cả các công thức được tổ chức vào các menu con. Cũng có các nhóm trong Ribbon với tính năng kiểm tra công thức (formula auditing) và cửa sổ theo dõi (watch window).
Tính năng duy nhất mà Excel Online tương thích trong lĩnh vực này là khả năng kích hoạt tính toán công thức trong trang tính. Điều đó có nghĩa là công thức bị thiếu trong Microsoft Excel Online? Không hề. Bạn chỉ cần truy cập chúng theo cách khác.
Nếu bạn chọn biểu tượng hàm (function icon) gần trường công thức, bạn sẽ thấy một cửa sổ pop-up nơi bạn có thể tìm kiếm một trong nhiều hàm mà Excel cung cấp.
Nếu bạn thay đổi menu thả xuống Pick a category thành All, bạn sẽ thấy hầu như tất cả các hàm công thức mà bạn mong đợi có trong Excel đều có mặt. Bạn chỉ cần tìm chúng theo cách hơi khác so với Excel phiên bản máy tính.
Menu Data (Dữ Liệu)
Tại cái nhìn đầu tiên, rõ ràng Microsoft Excel Online chỉ có khoảng một nửa các tính năng có trong phiên bản Excel máy tính. Không có bất kỳ tính năng thiếu nào được tìm thấy trong các menu ẩn.
Các tính năng menu Data sau đây bị thiếu trong Microsoft Excel Online:
- Không có khả năng "Get Data" (Lấy dữ liệu) từ các nguồn bên ngoài như văn bản, web, hoặc file cơ sở dữ liệu.
- Không có tùy chọn lọc nâng cao (advanced filtering).
- Nhóm Data Tools thiếu Text to Columns (Văn bản thành cột), Flash Fill, Consolidate (Hợp nhất), và Relationships (Mối quan hệ).
- Không có nhóm Forecast (Dự báo) hoặc Outline (Phác thảo) như bạn thấy trên Ribbon của Excel phiên bản máy tính.
Dù tất cả các tính năng menu Data đó bị thiếu, điểm tốt là Microsoft Excel Online vẫn cung cấp khả năng đưa vào nguồn dữ liệu cổ phiếu (stock) và địa lý (geography) từ internet.
Nếu bạn không quan tâm đến việc sử dụng Excel để truy xuất nguồn dữ liệu bên ngoài, thì hầu hết các tính năng thiếu trong menu Data sẽ không làm phiền bạn.
Menu Review (Xem Xét)
Trong Excel phiên bản máy tính, menu Review là nơi bạn thường đến để chỉnh sửa và kiểm tra chính tả. Nếu bạn đã sử dụng tính năng này trong phiên bản máy tính, bạn đã quen với việc thêm chú thích (comments), ghi chú (notes), và thậm chí sử dụng từ điển đồng nghĩa (thesaurus) tích hợp.
Vậy các tính năng nào bị thiếu trong phiên bản trực tuyến của Excel?
- Không có từ điển đồng nghĩa tích hợp.
- Thiếu Smart Lookup insights (Thông tin tra cứu thông minh).
- Thiếu công cụ dịch ngôn ngữ (language translation tool).
- Không có tính năng "Notes" (Ghi chú), nhưng bạn có thể chuyển đổi Notes sang Comments.
- Không thể bảo vệ sổ làm việc (workbook) hoặc trang tính (sheet).
- Không có tính năng chỉnh sửa "inking" (viết bằng bút).
Nếu bạn làm nhiều việc chỉnh sửa (đặc biệt là công việc của người khác), và bạn thực sự cần tính năng inking hoặc notes như trong Excel phiên bản máy tính, bạn sẽ rất thất vọng với Microsoft Excel Online. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn sử dụng từ điển đồng nghĩa trong phiên bản máy tính.
Menu View (Xem)
Menu View trong Excel phiên bản máy tính đầy ắp các tính năng. Đến thời điểm này, bạn có thể không ngạc nhiên khi biết Microsoft Excel Online thiếu nhiều trong số đó.
Thực tế, bạn chỉ có thể tạo chế độ xem trang tính riêng tư (private sheet view), mở cửa sổ bảng tính mới, đóng khung (freeze panes), hoặc ẩn/hiện tiêu đề và lưới.
Tất cả các tính năng khác đều bị thiếu, chẳng hạn:
- Ngắt trang (Page break), bố cục trang (page layout), và chế độ xem tùy chỉnh (custom views).
- Ẩn thanh công thức (formula bar).
- Tính năng Zoom.
- Sắp xếp, chia tách, ẩn, hoặc chuyển đổi cửa sổ.
- Macros.
Hầu hết các tính năng này không thực sự liên quan cho một ứng dụng trực tuyến. Ví dụ, không có cách nào để tạo hoặc chạy VBA macros trong ứng dụng dựa trên trình duyệt. Hầu hết các tính năng thiếu này không nên ảnh hưởng đến việc sử dụng Microsoft Excel Online tổng thể.
Các Menu Hoàn Toàn Bị Thiếu
Mặc dù Microsoft Excel Online cung cấp các menu cốt lõi bạn tìm thấy trong Excel phiên bản máy tính, thực tế có các menu hoàn toàn bị thiếu.
Các menu này bao gồm:
- Draw (Vẽ): Sử dụng chuột để vẽ đường hoặc đánh dấu vùng.
- Page Layout (Bố Cục Trang): Áp dụng chủ đề, lề, hướng, khu vực in, và căn chỉnh hoặc tổ chức đối tượng.
- Timeline (Dòng Thời Gian): Hiển thị trực quan các sự kiện theo trình tự thời gian – hữu ích cho lịch trình dự án.
- Developer (Nhà Phát Triển): Thêm macro hoặc mã VBA vào bảng tính.
Ngoài ra, không có cách nào để thêm bất kỳ add-in hoặc menu bổ sung nào vào Microsoft Excel Online, vì menu File thiếu lựa chọn Options nơi bạn thường đi trong Excel phiên bản máy tính để thêm những thứ đó.
Lại một lần nữa, điều này không ngạc nhiên cho một ứng dụng trực tuyến. Nhưng đây là điều cần cân nhắc nếu bạn thích thêm nhiều tính năng bổ sung vào Excel bằng cách sử dụng add-in hoặc bật một số menu phi mặc định có sẵn trong Excel phiên bản máy tính.
Kết Luận Cuối Cùng
Cho thấy tất cả các tính năng cốt lõi có sẵn trong Microsoft Excel Online so với mọi thứ bị thiếu so với phiên bản Excel máy tính, phiên bản trực tuyến có thể bị thiếu hụt. Nhưng đó không có nghĩa là nó vô dụng.
Nếu bạn thường chỉ sử dụng Excel cho các mục đích phổ biến nhất, như tạo bảng tính cho tính toán hoặc tổ chức, bạn sẽ tìm thấy mọi thứ bạn cần trong Microsoft Excel Online. Nếu bạn cần đưa vào nguồn dữ liệu bên ngoài hoặc bạn làm nhiều mã VBA hoặc macro, bạn sẽ muốn kiên trì sử dụng Excel phiên bản máy tính.