Nếu bạn mong muốn học và hiểu cơ bản của Microsoft Excel, hướng dẫn này sẽ dẫn dắt người mới qua tất cả các tính năng bạn cần biết. Excel là ứng dụng hàng đầu được nhiều ngành công nghiệp dùng để lập kế hoạch kinh doanh, tạo báo cáo tài chính, báo cáo ngân sách, v.v. Nói đơn giản, bảng tính Excel dùng để hệ thống hóa cuộc sống công việc. Mặc dù Excel là công cụ bảng tính mạnh mẽ, làm chủ Excel có thể tốn nhiều thời gian và đòi hỏi kiên nhẫn.
Hướng dẫn Microsoft Excel cho người mới bắt đầu
Để mở Microsoft Excel, nhấp nút Bắt đầu (Start) và cuộn xuống Excel dưới tùy chọn Microsoft Office; hoặc đơn giản tìm kiếm trong hộp tìm kiếm.
Nhấp Bảng tính trống (Blank Worksheet) để bắt đầu. Đây là giao diện Bảng tính trống.
Bạn sẽ thấy một số tab trên Ribbon ở đầu bảng tính như Trang chủ (Home), Chèn (Insert), Vẽ (Draw), Bố cục trang (Page Layout), Công thức (Formulas), Dữ liệu (Data), Xem xét (Review), Xem (View), Trợ giúp (Help) và Tệp (File). Hãy đi qua từng tab.
1) Trang chủ (Home)
Tab Trang chủ là tab mặc định trong Bảng tính Microsoft Excel. Tab này bao gồm các phần: Bảng nhớ tạm (Clipboard), Phông chữ (Font), Căn chỉnh (Alignment), Số (Number), Kiểu (Styles), Ô (Cells) và Chỉnh sửa (Editing).
Quan trọng nhất là Phông chữ và Căn chỉnh nơi bạn chọn phông chữ mới cho văn bản từ nhiều tùy chọn, thay đổi cỡ và màu chữ, căn nội dung trái, phải hoặc giữa, cũng như căn trên, dưới hoặc giữa. Bạn có thể làm đậm, in nghiêng, gạch chân hoặc gạch chân kép. Áp dụng viền cho ô được chọn và đổi màu nền để làm nổi bật. Kết hợp và gộp ô đã chọn thành một ô lớn đơn lẻ.
Dưới Ngắt dòng (Wrap Text), bạn có thể ngắt và vừa văn bản dài vào nhiều dòng để hiển thị đúng.
Trong phần Số (Number), chọn định dạng ô như số, tiền tệ, ngày, giờ, phần trăm, phân số, v.v. Trong phần Kiểu (Styles), định dạng ô thành bảng với kiểu riêng và chọn kiểu ô nhiều màu để làm nổi bật dữ liệu quan trọng.
Dưới Ô (Cells), chèn hoặc thêm ô, hàng, cột, trang tính mới cũng như xóa chúng. Điều chỉnh chiều cao hàng, độ rộng cột, ẩn/hiện hàng và cột, đổi tên, di chuyển hoặc sao chép trang tính. Trong phần Chỉnh sửa (Editing), tìm và thay thế văn bản, sắp xếp và lọc dữ liệu, thực hiện các hàm như trung bình, tổng, max, min, v.v. hiệu quả.
Đọc thêm: Mẹo tiết kiệm thời gian Microsoft Excel để làm việc nhanh hơn.
2) Chèn (Insert)
Tab Chèn bao gồm Bảng (Tables), Minh họa (Illustrations), Tiện ích mở rộng (Add-ins), Biểu đồ (Charts), Tour, Sparklines, Bộ lọc (Filters), Liên kết (Links), Văn bản (Text) và Ký hiệu (Symbols).
Trong phần Bảng, thêm bảng để tổ chức, sắp xếp, lọc và định dạng dữ liệu. Dưới Minh họa và Biểu đồ, thêm hình ảnh từ máy tính và trực tuyến. Thêm hình dạng, biểu tượng, mô hình 3D, SmartArt, biểu đồ, biểu đồ tròn, bản đồ, PivotChart, v.v.
Liên kết (Links) cho phép thêm siêu liên kết trong tài liệu để truy cập nhanh trang web và tệp khác.
Từ phần Văn bản và Ký hiệu (Text and Symbols), thêm hộp văn bản, tiêu đề và chân trang, WordArt, dòng chữ ký, đối tượng, phương trình và ký hiệu.
3) Vẽ (Draw)
Trong tab Vẽ, bạn tìm thấy ba nhóm: Công cụ (Tools), Bút (Pens) và Chuyển đổi (Convert).
Bạn có thể thêm bút, bút chì hoặc bút nổi để vẽ hình dạng; cũng như xóa mực nếu sai.
4) Bố cục trang (Page Layout)
Tab Bố cục trang bao gồm nhiều lệnh liên quan đến Chủ đề (Themes), Thiết lập trang (Page Setup), Sắp xếp (Arrange), Phù hợp quy mô (Scale to Fit) và Tùy chọn trang tính (Sheet Options).
Dưới Chủ đề, thay đổi phông chữ và bảng màu, thêm hiệu ứng khác nhau để thay đổi giao diện tài liệu. Chọn trực tiếp chủ đề có sẵn để tài liệu đẹp và hấp dẫn.
Nhóm Thiết lập trang (Page Setup) cho phép đặt và điều chỉnh kích thước lề, thay đổi hướng trang và kích thước giấy. Cũng có thể thêm hình ảnh làm nền. Xem tùy chọn Phù hợp quy mô (Scale to Fit) để thu nhỏ chiều rộng hoặc chiều cao bản in cho vừa số trang nhất định.
Đọc thêm: Mẹo và thủ thuật Microsoft Excel Online giúp bạn bắt đầu.
5) Công thức (Formulas)
Dưới tab Công thức, các danh mục: Thư viện Hàm (Function Library), Tên đã định nghĩa (Defined Names), Kiểm tra Công thức (Formula Auditing) và Tính toán (Calculation).
Đối với người mới, tất cả trông khá phức tạp. Vì vậy, điều cơ bản cần hiểu là cách thực hiện hàm tự động tính tổng như tổng, trung bình, v.v. và cách tính công thức. Sau khi chọn dữ liệu từ ô, nhấp menu thả xuống lệnh tự động tính tổng từ Thư viện Hàm và chọn hàm muốn thực hiện. Trong danh mục Tính toán (Calculation), chọn tính công thức tự động hoặc thủ công. Đơn giản, nhấp menu thả xuống dưới tùy chọn tính toán.
6) Dữ liệu (Data)
Trong tab Dữ liệu, các phần: Công cụ Dữ liệu (Data Tools), Truy vấn & Kết nối (Queries and Connections), Sắp xếp & Lọc (Sort and Filter), Lấy & Chuyển đổi Dữ liệu (Get and Transform Data), Dự báo (Forecast) và Phân cấp (Outline).
Bạn có thể trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn như web hoặc các nguồn gần đây. Xác thực dữ liệu bằng cách đặt quy tắc xác thực và xóa trùng lặp bằng cách chọn cột muốn kiểm tra.
7) Xem xét (Review)
Tab Xem xét có lệnh liên quan đến Chính tả (Proofing), Khả năng truy cập (Accessibility), Thông tin chi tiết (Insights), Ngôn ngữ (Language), Bình luận (Comments), Bảo vệ (Protect) và Mực (Ink).
Chức năng Chính tả (Spelling) kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu và yêu cầu xem xét. Trong trường hợp thông tin mật hoặc quan trọng, có tùy chọn bảo vệ trang tính hoặc sổ làm việc. Điều này ngăn người khác thay đổi tài liệu hoặc di chuyển, thêm, xóa trang tính. Thông tin do đó an toàn và nguyên vẹn.
8) Xem (View)
Trong tab Xem, các phần: Chế độ xem Sổ làm việc (Workbook Views), Hiển thị (Show), Phóng to (Zoom), Cửa sổ (Window) và Macro (Macros).
Bạn xem tài liệu ở chế độ bình thường; hoặc chế độ xem ngắt trang (page break view), nơi xem tài liệu sẽ trông như thế nào khi in.
9) Trợ giúp (Help)
Tab Trợ giúp hỗ trợ bạn nhận trợ giúp qua Microsoft Office hoặc liên hệ Đại lý Hỗ trợ Office. Bạn học thêm về Excel qua đào tạo trực tuyến. Có thể đưa ra đề xuất và phản hồi.
10) Tệp (File)
Tab Tệp bao gồm lệnh lưu, in, chia sẻ, xuất và xuất bản tài liệu. Bạn cũng truy cập thêm Tùy chọn Excel và thay đổi cài đặt cần thiết.
Bằng cách sử dụng các mẹo và thủ thuật này, bạn có thể làm tài liệu Excel trông tổ chức tốt và trình bày chuyên nghiệp, hiệu quả và thuận tiện nhất.
Tôi hy vọng hướng dẫn Microsoft Excel này hữu ích.
Bây giờ đọc: Mẹo Microsoft Excel để Tiết kiệm Thời gian và Làm việc Nhanh hơn.