Excel bảng tính là ứng dụng đầu tiên được nhiều ngành công nghiệp sử dụng để lập kế hoạch kinh doanh, tạo báo cáo tài chính, báo cáo ngân sách, ... Nói một cách dễ hiểu, bảng tính Excel được sử dụng để hệ thống hóa cuộc sống công việc của bạn. Mặc dù Excel là một công cụ bảng tính mạnh mẽ, người ta có thể bắt tay vào làm việc, nhưng việc thành thạo Excel có thể tốn nhiều thời gian và có thể cần một chút kiên nhẫn để làm việc với bảng tính Excel.
Mẹo Excel để tiết kiệm thời gian và làm việc nhanh hơn
Quản lý và tính toán dữ liệu trong Excel với các công thức nâng cao đòi hỏi bạn phải có kỹ năng phân tích tài chính thông qua và quan trọng hơn chúng ta tưởng tượng. Một số công việc có các bước đơn điệu sẽ yêu cầu bạn lặp đi lặp lại các công việc không cần thiết, điều này sẽ làm lãng phí thời gian của bạn.
Microsoft Excel thực hiện công việc tẻ nhạt của bạn một cách dễ dàng. Cho dù đó có thể là các tác vụ lặp đi lặp lại hay quản lý dữ liệu một cách sạch sẽ, Excel đều thực hiện tốt điều đó. Có rất nhiều tính năng Excel mà hầu hết chúng ta không biết. Biết được những thủ thuật và tính năng ẩn đó giúp chúng ta hoàn thành công việc nhanh hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian. Hôm nay, tôi sẽ cho bạn biết một số mẹo Excel để tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhanh hơn, trên máy tính Windows của bạn.
Thủ thuật tiết kiệm thời gian trong Microsoft Excel
Điều quan trọng là phải nâng các kỹ năng Excel của bạn lên một tầm cao mới để đảm bảo rằng các phương pháp sử dụng bảng tính của bạn đang mang lại hiệu quả tối đa. Excel có nhiều tính năng tích hợp cho phép bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Bạn có thể nắm vững một số mẹo và thủ thuật cho các bước được sử dụng thường xuyên nhất trong Excel để cải thiện hiệu quả khi làm việc với Excel và tiết kiệm thời gian quý báu của mình. Trong bài viết này, chúng tôi đưa ra một số mẹo mà bạn có thể đưa vào quy trình làm việc hàng ngày để giải phóng bạn khỏi việc thực hiện các công việc lặp đi lặp lại và giúp tiết kiệm thời gian của bạn khi sử dụng Excel.
Chúng tôi có thể gặp phải những vấn đề nhỏ như tạo nhiều dòng trong một ô hoặc in nhiều trang tính trên một tờ giấy. Chúng tôi tuân theo các kỹ thuật khác nhau để thực hiện việc này, điều này có thể không hiệu quả như mong muốn của chúng tôi. Bài viết này sẽ cho bạn biết cách thực hiện những công việc đó một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian để bạn có thể hoàn thành công việc của mình một cách nhanh chóng hơn.
1. Sử dụng Tự động điền
Tự động điền là một tính năng rất hữu ích sẽ tự động điền vào một loạt ô dựa trên mẫu của các ô trước đó. Giả sử bạn muốn nhập một cột có tên của một tháng, chỉ cần nhập Jan. Chọn ô và kéo nó xuống. Tính năng Tự động điền sẽ điền tên tháng một cách kỳ diệu dựa trên mẫu trước đó.
2. Sử dụng Flash Fill
Flash Fill tự động kết hợp và trích xuất dữ liệu dựa trên mẫu dữ liệu được nhập trong cột đầu tiên. Ví dụ:nếu cột đầu tiên của bạn có abc / 123 / xyz và bạn muốn trích xuất giá trị 123 vào cột thứ hai. Chỉ cần nhập dữ liệu vào ô đầu tiên. Đến ô thứ hai, excel sẽ biết mẫu và hiển thị những gì bạn muốn chúng trông như thế nào bằng cách sử dụng Flash Fill trong nhóm Công cụ Dữ liệu.
Theo cách tương tự, bạn có thể điền nhanh để kết hợp dữ liệu. Ví dụ:nếu bạn có địa chỉ email trong cột đầu tiên, bạn có thể sử dụng Flash fill để tạo cột đầu tiên bằng cách nhập đúng mẫu email và tên vào cột thứ hai. Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn muốn trích xuất hoặc kết hợp dữ liệu, chỉ cần nhấp vào Điền vào Flash trong phiên Công cụ dữ liệu bằng cách nhập mẫu mà bạn muốn chúng hiển thị.
3. Sử dụng phím F4 để tự động hóa tác vụ lặp đi lặp lại
Phím F4 là phím tắt phổ biến nhất được sử dụng sẽ tiết kiệm thời gian của bạn khi thực hiện công việc lặp đi lặp lại. Nếu bạn lặp đi lặp lại các bước giống nhau, bạn có thể tự động hóa các tác vụ lặp lại bằng cách sử dụng phím F4. F4 chỉ lặp lại hành động hoặc lệnh cuối cùng của bạn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím F4 Để đóng sổ làm việc và cửa sổ Excel. Nhấn Ctrl + F4 để đóng sổ làm việc và sử dụng Alt + F4 để đóng Excel.
4. Sử dụng phím tắt Ctrl
Có nhiều phím tắt cung cấp các cách hiệu quả nhất và nhanh hơn để hoàn thành một tác vụ lặp đi lặp lại.
- Ctrl + Shift + mũi tên xuống - chọn tất cả dữ liệu trong cột bên dưới ô.
- Ctrl + Shift + mũi tên lên - chọn tất cả dữ liệu trong cột phía trên ô.
- Ctrl + Shift + mũi tên phải - chọn tất cả dữ liệu ở bên phải trong hàng
- Ctrl + Shift + mũi tên trái - chọn tất cả dữ liệu ở bên trái trong hàng
- Ctrl + Shift + End - nhảy con trỏ đến ô thấp nhất bên phải chứa dữ liệu trong trang tính và chọn từng ô có dữ liệu ở giữa ô đầu tiên bạn muốn chọn và ô thấp nhất bên phải có dữ liệu.
Để biết thêm về các phím tắt CTRL, hãy xem danh sách trên office.com.
5. Thêm ghi chú để giải thích các công thức và hàm bằng hàm N ()
Bạn có thể chú thích ô bằng các ghi chú giải thích sẽ giúp bạn nhớ và giải thích các hàm và công thức phức tạp cho những người dùng bảng tính khác. Để đưa nhận xét vào các công thức phức tạp, chỉ cần thêm + N (“nhận xét của bạn”) ở cuối công thức. Ví dụ:một ô có công thức =Sum (B1:B2:B3) + N (“ghi chú của bạn về công thức”) hiển thị cả nhận xét và công thức khi bạn nhấp vào ô đó.
6. Sử dụng tính năng đặc biệt Dán để tính toán nhanh
Bạn có thể thực hiện phép tính nhanh như cộng, trừ, nhân hoặc chia trong bảng tính bằng cách sử dụng Paste Special thay vì sử dụng công thức. Tính năng này rất dễ sử dụng và cực kỳ hữu ích cho các phép tính nhỏ để hoàn thành công việc của bạn nhanh hơn. Ví dụ:nếu bạn có một cột với danh sách các số mà bạn muốn chia nó cho 100. Hãy nhập 100 vào một ô và sao chép nó. Chọn danh sách số bạn muốn chia cho 100 và nhấp vào Dán đặc biệt. Trong hộp thoại này, chọn tùy chọn Chia. Phương pháp này sẽ chia ngay tất cả các số đã chọn cho 100.
7. Nhiều dòng trong một ô
Trong khi điền vào trang tính Excel, đôi khi chúng ta cần có nhiều thông tin trong một ô. Ví dụ:nếu bạn muốn viết địa chỉ trong một ô, thì địa chỉ đó cần phải nằm trên nhiều dòng trong một ô. Sau đó, nếu bạn nhấn phím “Enter ” , điều khiển sẽ di chuyển đến ô tiếp theo, nhưng đó không phải là điều chúng tôi muốn. Nhấn Alt + Enter để di chuyển con trỏ đến dòng tiếp theo của cùng một ô. Đây sẽ là vị cứu tinh cho việc có nhiều dòng trong một ô.
8. Thêm giá trị ô một cách nhanh chóng
Nếu bạn muốn thêm giá trị hoặc giá trị trung bình của nhiều giá trị ô thì không cần sử dụng công thức. Để hoàn thành những việc cơ bản này, hãy chọn ô, nhấn “ Ctrl ”Và chọn các ô bạn muốn. Trên thanh trạng thái ở cuối trang tính Excel, bạn có thể tìm thấy Tổng, Trung bình và các giá trị khác đang được tính toán. Nếu bạn muốn xem các giá trị khác, chỉ cần nhấp chuột phải vào thanh trạng thái và chọn giá trị bạn muốn xem.
Bạn có thể thêm các giá trị như Tối thiểu, Tối đa, Đếm Số (các ô đã chọn có chứa các giá trị số) và nhiều giá trị khác như thế này.
9. Tạo Mẫu biểu đồ để sử dụng lại
Việc tạo ra cùng một loại biểu đồ, lặp đi lặp lại, là công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ:nếu bạn muốn tạo biểu đồ cho dữ liệu bán hàng của cả tháng, tốt hơn nên tạo mẫu biểu đồ và sử dụng cùng một mẫu mỗi khi bạn muốn sử dụng biểu đồ. Để tạo và sử dụng lại mẫu biểu đồ, hãy làm theo các bước sau.
- Chọn dữ liệu cần thiết và chèn biểu đồ một cách thông thường.
- Định dạng nó như bạn muốn. Thêm hoặc xóa đường lưới, nhãn dữ liệu, đường xu hướng và mọi thứ bạn muốn.
- Sau khi định dạng biểu đồ như bạn muốn, hãy chọn biểu đồ và nhấp vào “Lưu dưới dạng mẫu” trong tab Thiết kế.
- Bây giờ, lưu biểu đồ với phần mở rộng “.ctrx”. Vị trí mặc định để lưu mẫu biểu đồ là C:\ Users \ Username \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates \ Charts và lưu mẫu biểu đồ ở chính vị trí này. Nếu cần, bạn thậm chí có thể chọn điểm đến của mình.
- Bây giờ, để sử dụng lại mẫu biểu đồ, hãy chọn dữ liệu mới nhất và chuyển đến phần “chèn”, trong phần “Biểu đồ”, chuyển đến “O ther Charts” và “ Tất cả các loại biểu đồ”. Nhấp vào Mẫu và chọn mẫu bạn muốn. Thao tác này tạo biểu đồ cho dữ liệu được chọn mới nhất.
Bằng cách sử dụng mẫu biểu đồ, nó tiết kiệm rất nhiều thời gian và không cần tạo biểu đồ như bạn muốn ngay từ đầu.
10. Tạo Biểu đồ từ các giá trị ô khác nhau
Chúng ta có thể tạo một biểu đồ từ các giá trị ô không liền nhau. Như chúng ta đã biết, chúng ta có thể chọn các giá trị có trong các ô khác nhau bằng cách giữ Ctrl , sau đó theo cách tương tự, chọn các giá trị không phải là các ô liền kề và sau đó chèn biểu đồ. Ví dụ:nếu bạn có tiêu đề trong cột đầu tiên và các giá trị trong cột thứ tư, hãy giữ phím Ctrl và chọn cột đầu tiên và cột thứ tư, sau đó chèn biểu đồ.
11. Sử dụng tên trong công thức để hiểu một cách dễ dàng
Có một cái tên luôn luôn dễ dàng nhận ra. Tương tự như vậy, việc đặt tên cho một ô hoặc dải dữ liệu cụ thể và sử dụng nó trong công thức sẽ dễ dàng hiểu rõ công thức. Ví dụ:Hoa hồng * B5 dễ hiểu hơn C2 * B5. Để làm như vậy, hãy chọn ô hoặc phạm vi dữ liệu và trong tab "Công thức", hãy nhấp vào Xác định tên. Nó yêu cầu bạn nhập tên và kiểm tra các ô tham chiếu trước khi nhập tên và nhấp vào “Ok”.
Giả sử tôi đã tạo tên "Hoa hồng" bằng cách chọn một ô cụ thể, sau đó khi tôi sử dụng Hoa hồng * B5 , nó đề cập đến giá trị ô được đặt tên là Hoa hồng.
Lưu ý: Tên phải bắt đầu bằng một ký tự và cũng có thể bắt đầu bằng dấu gạch dưới. Nó không được bắt đầu bằng một số và không được có khoảng trắng.
Tất cả các tên đã tạo có thể được nhìn thấy từ Hộp tên. Nhấp vào mũi tên thả xuống trong Hộp Tên và nó sẽ hiển thị danh sách các tên đã tạo. Chọn tên và nó sẽ đưa bạn đến vùng hoặc khu vực cụ thể trong trang tính.
Đây là một số mẹo của Microsoft Excel để tiết kiệm thời gian và giúp bạn hoàn thành công việc của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nếu bạn có điều gì cần bổ sung, vui lòng chia sẻ với chúng tôi thông qua nhận xét.
Bạn sử dụng thủ thuật nào thường xuyên nhất để tiết kiệm thời gian khi làm việc trong Excel? Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới.
Bây giờ đọc :Mẹo và Thủ thuật Microsoft Excel nâng cao.