Excel là ứng dụng bảng tính hàng đầu dùng bởi nhiều ngành để lập kế hoạch kinh doanh, báo cáo tài chính, ngân sách, v.v. Nói đơn giản, Excel hệ thống hóa công việc. Dù Excel mạnh mẽ, làm chủ nó tốn thời gian và kiên nhẫn.
Mẹo Excel tiết kiệm thời gian và làm việc nhanh hơn
Quản lý và tính toán dữ liệu trong Excel với công thức nâng cao đòi hỏi kỹ năng phân tích tài chính sâu và quan trọng hơn ta tưởng. Một số công việc có bước lặp lại nhiều lần, lãng phí thời gian.
Microsoft Excel giải quyết công việc nhàm chán dễ dàng. Dù là tác vụ lặp lại hay quản lý dữ liệu gọn gàng, Excel làm tốt. Nhiều tính năng ẩn của Excel chúng ta không biết. Biết những mẹo và tính năng ẩn giúp hoàn thành công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian. Hôm nay tôi chia sẻ các mẹo Excel tiết kiệm thời gian, hoàn thành công việc nhanh hơn trên Windows.
Các mẹo tiết kiệm thời gian trong Microsoft Excel
Quan trọng để nâng cao kỹ năng Excel đảm bảo phương pháp dùng bảng tính đạt hiệu quả tối đa. Excel có nhiều tính năng tích hợp giúp hoàn thành nhanh. Bạn có thể thành thạo một số mẹo cho các bước thường dùng để cải thiện hiệu quả và tiết kiệm thời gian quý báu. Bài viết nêu bật một số mẹo có thể đưa vào quy trình làm việc hàng ngày để giải phóng khỏi tác vụ lặp lại và tiết kiệm thời gian khi dùng Excel.
Chúng ta có thể gặp vấn đề nhỏ như tạo nhiều dòng trong một ô hoặc in nhiều bảng tính trên một trang giấy. Chúng ta dùng kỹ thuật khác nhau, có thể không hiệu quả như mong muốn. Bài viết này cho biết cách làm dễ dàng để tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc nhanh hơn.
1. Sử dụng AutoFill (Tự động điền)
Auto Fill là tính năng rất hữu ích tự động điền một loạt ô dựa trên mẫu của các ô trước. Giả sử bạn muốn nhập cột tên tháng, chỉ nhập "Jan". Chọn ô và kéo xuống. AutoFill tự động điền tên tháng dựa trên mẫu trước.
2. Sử dụng Flash Fill (Điền nhanh)
Flash Fill tự động kết hợp và trích xuất dữ liệu dựa trên mẫu dữ liệu nhập ở cột đầu. Ví dụ, cột đầu có "abc/123/xyz" và bạn muốn trích xuất "123" vào cột hai. Chỉ nhập dữ liệu ở ô đầu. Đến ô thứ hai, Excel nhận diện mẫu và hiển thị những gì bạn muốn bằng cách dùng Flash Fill trong nhóm Data Tools (Công cụ dữ liệu).
Cũng vậy, bạn có thể Flash Fill để kết hợp dữ liệu. Ví dụ, cột đầu có email, dùng Flash Fill tạo cột đầu bằng cách nhập mẫu email đúng và tên ở cột hai. Nói đơn giản, nếu muốn trích xuất hoặc kết hợp dữ liệu, chỉ cần nhấp Flash Fill trong Data Tools sau khi nhập mẫu hiển thị mong muốn.
3. Dùng phím F4 tự động hóa tác vụ lặp lại
Phím F4 là phím tắt phổ biến nhất tiết kiệm thời gian khi làm tác vụ lặp lại. Nếu bạn lặp lại cùng các bước, bạn có thể tự động hóa bằng F4. F4 đơn giản lặp lại hành động/lệnh cuối cùng. Ngoài ra, dùng F4 để đóng sổ làm việc và cửa sổ Excel. Nhấn Ctrl+F4 đóng sổ làm việc, Alt+F4 đóng Excel.
4. Dùng phím tắt Ctrl
Nhiều phím tắt Ctrl cung cấp cách hiệu quả và nhanh nhất hoàn thành tác vụ lặp lại.
- Ctrl+Shift+Down arrow – chọn tất cả dữ liệu trong cột dưới ô hiện tại.
- Ctrl+Shift+Up arrow – chọn tất cả dữ liệu trong cột trên ô hiện tại.
- Ctrl+Shift+Right arrow – chọn tất cả dữ liệu bên phải trong hàng.
- Ctrl+Shift+Left arrow – chọn tất cả dữ liệu bên trái trong hàng.
- Ctrl+Shift+End – nhảy con trỏ đến ô dưới cùng bên phải chứa dữ liệu và chọn mọi ô có dữ liệu giữa ô đầu và ô cuối.
Để biết thêm phím tắt Ctrl, xem danh sách trên office.com.
5. Thêm ghi chú giải thích công thức/hàm dùng hàm N()
Bạn có thể chú thích ô với ghi chú giải thích giúp nhớ và giải thích hàm/công thức phức tạp cho người dùng khác. Để thêm ghi chú vào công thức phức tạp, chỉ cần thêm +N("ghi chú của bạn") cuối công thức. Ví dụ, ô có công thức =Sum(B1:B2:B3) +N("ghi chú về công thức") hiển thị cả ghi chú và công thức khi nhấp vào ô đó.
6. Dùng Paste Special (Dán đặc biệt) cho tính toán nhanh
Bạn có thể thực hiện tính toán nhanh như cộng, trừ, nhân, chia trong bảng tính bằng Paste Special thay vì công thức. Tính năng này dễ dùng và cực kỳ hữu ích cho tính toán nhỏ để hoàn thành nhanh. Ví dụ, cột có danh sách số muốn chia 100. Gõ 100 vào ô và sao chép. Chọn danh sách số muốn chia 100, nhấp Paste Special. Trong hộp thoại, chọn Divide (Chia). Phương pháp này chia ngay tất cả số đã chọn cho 100.
7. Nhiều dòng trong một ô
Khi điền Excel, đôi khi cần nhiều thông tin trong một ô. Ví dụ, viết địa chỉ trong ô, cần nhiều dòng trong một ô. Nếu nhấn "Enter", con trỏ nhảy ô tiếp theo, không phải ý muốn. Nhấn Alt + Enter để chuyển con trỏ xuống dòng tiếp theo của cùng ô. Đây là "cứu tinh" cho nhiều dòng trong một ô.
8. Cộng giá trị ô nhanh chóng
Nếu muốn cộng giá trị hoặc trung bình nhiều ô, không cần công thức. Để làm những việc cơ bản này, chọn ô, giữ phím "Ctrl", chọn các ô muốn tính. Trên thanh trạng thái (status bar) dưới cùng trang Excel, bạn thấy Sum (Tổng), Average (Trung bình) và các giá trị khác được tính. Nếu muốn xem giá trị khác, nhấp chuột phải thanh trạng thái chọn giá trị muốn xem.
Bạn có thể thêm giá trị như Minimum (Tối thiểu), Maximum (Tối đa), Numerical Count (Đếm số ô chứa giá trị số) và nhiều hơn thế.
9. Tạo mẫu biểu đồ (Chart Templates) để tái sử dụng
Tạo cùng loại biểu đồ lại và lại là công việc lặp lại. Ví dụ, tạo biểu đồ dữ liệu bán hàng cả tháng, tốt hơn tạo mẫu biểu đồ và dùng lại mẫu mỗi khi cần. Để tạo và tái sử dụng mẫu biểu đồ, làm theo các bước:
- Chọn dữ liệu cần thiết và chèn biểu đồ cách thông thường.
- Định dạng như ý: thêm/xóa đường lưới, nhãn dữ liệu, đường xu hướng, v.v.
- Sau khi định dạng xong, chọn biểu đồ, nhấp "Save as Template" (Lưu làm mẫu) dưới tab Design (Thiết kế).
- Lưu biểu đồ với đuôi ".ctrx". Vị trí mặc định: C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts – lưu tại đây. Nếu cần, chọn vị trí khác.
- Để tái sử dụng, chọn dữ liệu mới, vào "Insert" (Chèn), mục "Charts", chọn "Other Charts" và "All Chart Types". Nhấp Templates (Mẫu) chọn mẫu muốn dùng. Tạo biểu đồ cho dữ liệu mới.
Dùng mẫu biểu đồ tiết kiệm nhiều thời gian, không cần tạo lại từ đầu.
10. Tạo biểu đồ từ giá trị ô không liền kề
Chúng ta có thể tạo biểu đồ từ giá trị ô không liền kề. Như đã biết, chọn giá trị ở các ô khác nhau bằng cách giữ phím Ctrl, tương tự chọn giá trị ô không liền kề rồi chèn biểu đồ. Ví dụ, tiêu đề ở cột 1, giá trị ở cột 4, giữ Ctrl chọn cột 1 và cột 4, rồi chèn biểu đồ.
11. Dùng Tên trong công thức để dễ hiểu
Có tên dễ nhận diện. Tương tự, đặt tên cho ô hoặc vùng dữ liệu và dùng trong công thức giúp hiểu công thức tốt hơn. Ví dụ, Commission * B5 dễ hiểu hơn C2*B5. Để làm: chọn ô hoặc vùng dữ liệu, tab "Formulas" (Công thức) nhấp Define Name (Định nghĩa tên). Nhập tên, kiểm tra ô tham chiếu trước khi nhấp "OK".
Giả sử tôi tạo tên "Commission" chọn ô cụ thể, khi dùng Commission*B5, nó tham chiếu giá trị ô được đặt tên Commission.
Lưu ý: Tên phải bắt đầu bằng ký tự hoặc dấu gạch dưới. Không bắt đầu bằng số, không có khoảng trắng.
Tất cả tên tạo được xem từ Name Box (Hộp tên). Nhấp mũi tên thả xuống Name Box, danh sách tên hiện ra. Chọn tên, nó đưa bạn đến vùng đó trong bảng tính.
Đây là một số mẹo Microsoft Excel tiết kiệm thời gian, giúp hoàn thành tác vụ dễ dàng, nhanh chóng. Nếu có bổ sung, hãy chia sẻ qua bình luận.
Bạn thường dùng mẹo nào nhất để tiết kiệm thời gian làm việc Excel? Chia sẻ bình luận bên dưới.
Đọc tiếp: Mẹo và thủ thuật Microsoft Excel nâng cao.