Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Cách nhập dữ liệu từ Microsoft Access vào Microsoft Excel

Microsoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) mạnh mẽ. Khi cần phân tích, báo cáo, trực quan hóa dữ liệu Access trong Excel, bạn có thể kết nối trực tiếp (Import/Link) mà không cần xuất file trung gian (CSV, TXT).

Cách nhập dữ liệu từ Access vào Excel (Get Data / Power Query)

Áp dụng cho Excel 2016/2019/2021/Microsoft 365 (sử dụng Power Query tích hợp sẵn):

  1. Mở Excel → Tab Data → Nhóm Get & Transform Data → Get Data
  2. Chọn From Database → From Microsoft Access Database
  3. Chọn file Access (.accdb hoặc .mdb) → Import
  4. Cửa sổ Navigator xuất hiện: Bên trái liệt kê Tables, Queries. Click chọn đối tượng cần nhập
  5. Xem trước dữ liệu bên phải. Nếu cần lọc, biến đổi → Click Transform Data (mở Power Query Editor)
  6. Nếu ổn → Click Load (hoặc mũi tên xuống Load → Load To... để chọn vị trí: Table, PivotTable, PivotChart, Only Create Connection)

Liên kết dữ liệu (Link) thay vì Import (Copy)

Trong Navigator hoặc Load To → Chọn Only Create Connection + Tick Add this data to the Data Model (nếu cần DAX/Power Pivot). Dữ liệu không nhập vào sheet mà nằm trong Data Model. Dùng cho PivotTable lớn, mối quan hệ nhiều bảng.

Để Refresh (Làm mới) dữ liệu khi Access thay đổi: Right-click bảng dữ liệu trong Excel → Refresh. Hoặc Data → Queries & Connections → Refresh.

Phương pháp cũ (Legacy) - Excel 2010/2013 hoặc không dùng Power Query

  1. Data → From Access (hoặc From Other Sources → From Microsoft Query)
  2. Chọn file Access → Chọn Table/Query → Next → Finish
  3. Import Data dialog → Chọn Existing Worksheet / New Worksheet → OK

Khuyến khích dùng Power Query (Get Data) vì: mạnh hơn, hỗ trợ biến đổi dữ liệu (lọc, gộp cột, pivot, unpivot, merge, append), tự động hóa quy trình (Record steps), refresh nhanh.

Mẹo hay

  • Access Query có tham số (Parameter Query) → Power Query sẽ hỏi nhập tham số khi Refresh
  • Có thể kết nối nhiều bảng Access cùng lúc trong Power Query (Merge Queries)
  • Dữ liệu lớn (>1 triệu dòng) → Chỉ tạo Connection + Add to Data Model → Dùng Power Pivot / PivotTable
  • Cần quyền đọc file Access. File Access đang mở ở chế độ Exclusive bởi người khác → Không kết nối được