Trong bài viết năm 2018, Robert Half, công ty chuyên về nhân sự và ngành tài chính, viết rằng 63% các công ty tài chính vẫn dùng Excel trong vai trò chính. Được thừa nhận, đó không phải 100% và thực tế được coi là sự giảm sử dụng! Nhưng xét thấy phần mềm là phần mềm bảng tính và không thiết kế riêng cho ngành tài chính, 63% vẫn là một phần đáng kể của ngành và giúp minh họa Excel quan trọng như thế nào.
Học cách dùng Excel không phải khó khăn. Làm từng bước một sẽ giúp bạn chuyển từ người mới đến chuyên gia ( hoặc ít nhất gần hơn) – theo nhịp độ của bạn.
Để xem trước những gì chúng ta sẽ bao gồm, hãy nghĩ đến worksheet (bảng tính), hàm và công thức cơ bản có thể dùng, và điều hướng worksheet hoặc workbook. Chúng ta sẽ không bao gồm mọi hàm Excel có thể nhưng sẽ bao gồm đủ để bạn hiểu cách tiếp cận các hàm khác.
Định Nghĩa Cơ Bản
Thực sự hữu ích nếu chúng ta bao gồm một vài định nghĩa. Khá có thể bạn đã nghe các thuật ngữ này (hoặc đã biết chúng là gì). Nhưng chúng ta sẽ bao gồm để chắc chắn và sẵn sàng cho phần còn lại của quá trình học cách dùng Excel.
Workbook (Sổ làm việc) vs. Worksheet (Bảng tính)
Tài liệu Excel được gọi là Workbook và khi bạn lần đầu tạo tài liệu Excel (workbook), nhiều (không phải tất cả) phiên bản Excel sẽ tự động bao gồm ba tab, mỗi tab có worksheet trống riêng. Nếu phiên bản Excel của bạn không làm vậy, đừng lo, chúng ta sẽ học cách tạo chúng.
| Khám Phá Sự Khác Biệt Giữa Google Sheets Và Microsoft Excel Workbooks |
Worksheets là phần thực tế bạn nhập dữ liệu. Nếu dễ hình dung trực quan, hãy nghĩ worksheets như những tab đó. Bạn có thể thêm tab hoặc xóa tab bằng chuột phải và chọn tùy chọn xóa. Những worksheets đó là bảng tính thực tế chúng ta làm việc và chúng được chứa trong tệp workbook.
Ribbon (Dải công cụ)
Ribbon trải rộng qua ứng dụng Excel như một hàng phím tắt, nhưng phím tắt được thể hiện trực quan (với mô tả văn bản). Điều này hữu ích khi bạn muốn làm gì đó nhanh chóng và đặc biệt khi cần giúp xác định bạn muốn làm gì.
Có nhóm nút Ribbon khác nhau tùy thuộc vào phần/nhóm bạn chọn từ các tùy chọn menu trên cùng (ví dụ: Home, Insert, Data, Review, v.v.) và các tùy chọn trực quan trình bày sẽ liên quan đến những nhóm đó.
Phím Tắt Excel
Phím tắt hữu ích trong việc điều hướng phần mềm Excel nhanh chóng, vì vậy việc học chúng hữu ích (nhưng không tuyệt đối cần thiết). Một số được học bằng cách nhìn phím tắt liệt kê trong menu của các phiên bản Excel cũ và tự thử. Cách khác học phím tắt Excel là xem danh sách trên trang web của nhà phát triển Excel. Dù phiên bản Excel của bạn không hiển thị phím tắt, hầu hết vẫn hoạt động.
Công Thức (Formulas) vs. Hàm (Functions)
Hàm là khả năng tích hợp sẵn của Excel và được dùng trong công thức. Ví dụ, nếu bạn muốn chèn công thức tính tổng số trong các ô khác nhau của bảng tính, bạn có thể dùng hàm SUM() để làm điều đó.
Thêm chi tiết về hàm này (và các hàm khác) một chút nữa trong bài.
Thanh Công Thức (Formula Bar)
Thanh công thức là khu vực xuất hiện dưới Ribbon. Nó dùng cho công thức và dữ liệu. Bạn nhập dữ liệu vào ô và nó cũng xuất hiện trong thanh công thức nếu chuột đang trỏ vào ô đó.
Khi chúng ta tham chiếu thanh công thức, chúng ta đơn giản chỉ ra rằng chúng ta nên gõ công thức ở đó trong khi ô phù hợp được chọn (sẽ tự động xảy ra nếu chọn ô và bắt đầu gõ).
Tạo & Định Dạng Worksheet Ví Dụ
Có nhiều điều bạn có thể làm với Excel Worksheet. Chúng ta sẽ đưa ra một vài bước ví dụ khi đi qua bài viết để bạn tự thử.
Sổ Làm Việc Đầu Tiên
Hữu ích khi bắt đầu với Workbook trống. Vậy, hãy chọn New (Mới). Điều này có thể khác, tùy phiên bản Excel, nhưng thường ở khu vực File.
Lưu ý: Hình ảnh trên ghi Open (Mở) ở đầu để minh họa bạn có thể đến New (bên trái, mũi tên xanh chỉ vào) từ bất kỳ đâu. Đây là chụp màn hình Excel mới hơn.
Khi nhấp New, bạn có thể nhận được một vài mẫu. Các mẫu có thể khác giữa các phiên bản Excel, nhưng bạn nên nhận được một vài lựa chọn.
Một cách học Excel là chơi với các mẫu và xem điều gì khiến chúng "hoạt động". Cho bài này, chúng ta bắt đầu với tài liệu trống và chơi với dữ liệu, công thức, v.v.
Vậy hãy chọn tùy chọn tài liệu trống. Giao diện sẽ khác, từ phiên bản này sang phiên bản khác, nhưng đủ tương tự để hiểu ý. Sau một chút chúng ta cũng sẽ tải một tệp Excel mẫu khác.
Chèn Dữ Liệu
Có nhiều cách khác nhau đưa dữ liệu vào bảng tính (worksheet). Một cách là đơn giản gõ những gì bạn muốn ở đâu bạn muốn. Chọn ô cụ thể và bắt đầu gõ.
Cách khác là sao chép dữ liệu và dán vào Bảng tính. Được thừa nhận, nếu sao chép dữ liệu không ở định dạng bảng có thể hơi "thú vị" về nơi nó đến trong tài liệu. Nhưng may mắn là chúng ta luôn có thể chỉnh sửa tài liệu và sao chép dán lại nơi khác, nếu cần.
Bạn có thể thử phương pháp copy/paste ngay bằng cách chọn một phần bài này, sao chép, và dán vào bảng tính trống.
Sau khi chọn phần bài và sao chép, đến bảng tính và nhấp vào ô mong muốn nơi bạn muốn bắt đầu dán và làm vậy. Phương pháp trên dùng menu chuột phải và chọn "Paste" (Dán) dưới dạng biểu tượng.
Có thể bạn gặp lỗi khi dùng phương pháp dán tích hợp của Excel, ngay cả với các phương pháp tích hợp khác. May mắn là cảnh báo lỗi (trên) giúp chỉ đường đúng để đưa dữ liệu bạn sao chép vào trang.
Khi dán dữ liệu, Excel làm khá tốt việc diễn giải nó. Trong ví dụ, tôi sao chép hai đoạn đầu phần này và Excel trình bày trong hai hàng. Vì có khoảng trống thực giữa các đoạn, Excel tái tạo đó cũng (với hàng trống). Nếu sao chép bảng, Excel làm việc tái tạo trong trang tốt hơn nữa.
Cũng có thể dùng nút trong Ribbon để dán. Cho người trực quan, điều này thực sự hữu ích. Nó hiển thị trong hình dưới.
Một số phiên bản Excel (đặc biệt phiên bản cũ) cho phép nhập dữ liệu (import) (hoạt động tốt nhất với tệp tương tự hoặc CSV – giá trị phân cách bằng dấu phẩy). Một số phiên bản mới không có tùy chọn đó nhưng bạn vẫn có thể mở tệp kia (tệp bạn muốn nhập), dùng select all (chọn tất cả) rồi sao chép và dán vào bảng tính Excel.
Khi import khả dụng, nó thường ở menu File. Trong phiên bản mới, bạn có thể được chuyển hướng đến giao diện người dùng đồ họa hơn khi nhấp File. Chỉ cần nhấp mũi tên góc trên trái để quay lại worksheet.
Siêu Liên Kết (Hyperlinking)
Siêu liên kết khá dễ, đặc biệt khi dùng Ribbon. Bạn sẽ tìm thấy nút hyperlink dưới menu Insert (Chèn) trong phiên bản Excel mới. Nó cũng có thể truy cập qua phím tắt như command-K.
Định Dạng Dữ Liệu (Ví Dụ: Số Và Ngày)
Đôi khi hữu ích định dạng dữ liệu. Đặc biệt đúng với số. Tại sao? Đôi khi số tự động rơi vào định dạng chung (loại mặc định) giống định dạng văn bản. Nhưng thường, chúng ta muốn số hành xử như số.
Ví dụ khác là ngày, chúng ta có thể muốn định dạng để đảm bảo tất cả ngày xuất hiện nhất quán, như 20200101 hoặc 01/01/20 hoặc định dạng nào chúng ta chọn cho ngày.
Bạn có thể truy cập tùy chọn định dạng dữ liệu bằng vài cách, hiển thị trong hình dưới.
Khi đã truy cập, ví dụ, định dạng Number (Số), bạn sẽ có vài tùy chọn. Các tùy chọn xuất hiện khi dùng phương pháp chuột phải. Khi dùng Ribbon, tùy chọn ở ngay đó trong Ribbon. Tất cả tùy thuộc vào cái nào dễ hơn cho bạn.
Nếu bạn đã dùng Excel một thời gian, phương pháp chuột phải, với hộp thoại định dạng số kết quả (hiển thị dưới) có thể dễ hiểu hơn. Nếu bạn mới hơn hoặc thích trực quan, phương pháp Ribbon có thể có ý nghĩa hơn (và nhanh hơn nhiều). Cả hai cung cấp tùy chọn định dạng số.
Nếu bạn gõ bất cứ thứ gì giống ngày, phiên bản Excel mới đủ tốt để phản ánh đó trong Ribbon như hình dưới.
Từ Ribbon bạn có thể chọn định dạng cho ngày. Ví dụ, bạn có thể chọn ngày ngắn (short date) hoặc ngày dài (long date). Hãy thử và xem kết quả.
Định Dạng Trình Bày (Ví Dụ: Căn Chỉnh Văn Bản)
Cũng hữu ích hiểu cách căn chỉnh dữ liệu, dù bạn muốn tất cả căn trái hay căn phải (hoặc căn đều, v.v.). Cái này cũng truy cập qua Ribbon.
Như bạn thấy từ hình trên, căn chỉnh văn bản (ví dụ: phải, trái, v.v.) ở hàng thứ hai của tùy chọn Ribbon. Bạn cũng có thể chọn tùy chọn căn chỉnh khác (ví dụ: trên, dưới) trong Ribbon.
Cũng, nếu bạn nhận ra, căn chỉnh thứ như số có thể không trông đúng khi căn trái (văn bản trông tốt hơn) nhưng trông tốt hơn khi căn phải. Căn chỉnh rất giống những gì bạn thấy trong ứng dụng soạn thảo văn bản.
Cột & Hàng
Hữu ích biết cách làm việc với, cũng như điều chỉnh chiều rộng và kích thước, cột và hàng. May mắn thay, khi nắm được, nó khá dễ làm.
Có hai phần để thêm hoặc xóa hàng hoặc cột. Phần đầu là quá trình chọn và phần kia là chuột phải chọn chèn hoặc xóa.
Nhớ dữ liệu chúng ta sao chép từ bài này và dán vào bảng tính trống trong ví dụ trên? Chúng ta có thể không cần nó nữa nên nó là ví dụ hoàn hảo cho quy trình xóa hàng.
Nhớ bước đầu? Chúng ta cần chọn hàng. Hãy nhấp vào số hàng (bên trái ô trên cùng bên trái) và kéo chuột xuống đến hàng dưới cùng muốn xóa. Trong trường hợp này, chọn ba hàng.
Sau đó, phần thứ hai quy trình là nhấp vào Delete Rows (Xóa hàng) và xem Excel xóa hàng đó.
Quy trình chèn hàng tương tự nhưng không phải chọn hơn một hàng. Excel sẽ xác định nơi bạn nhấp là nơi muốn chèn hàng.
Để bắt đầu, nhấp vào số hàng bạn muốn nằm dưới hàng mới. Điều này nói với Excel chọn toàn bộ hàng cho bạn. Từ vị trí bạn đang ở, Excel sẽ chèn hàng ở trên đó. Bạn làm bằng chuột phải chọn Insert Rows (Chèn hàng).
Như bạn thấy, chúng ta gõ 10 ở hàng 10. Sau đó, chọn 10 (hàng 10), chuột phải, chọn Insert Rows, số 10 xuống một hàng. Kết quả 10 giờ ở hàng 11.
Điều này minh họa hàng chèn được đặt ở trên hàng được chọn. Hãy tự thử để thấy quy trình chèn hoạt động như thế nào.
Nếu cần hơn một hàng, bạn làm bằng cách chọn hơn một hàng và điều này nói cho Excel biết bạn muốn bao nhiêu và số lượng đó sẽ được chèn ở trên số hàng được chọn.
Hình sau minh họa dạng trực quan, bao gồm 10 xuống ba hàng, số hàng chèn.
Chèn và xóa cột cơ bản giống nhau trừ việc bạn chọn từ trên cùng (cột) thay vì bên trái (hàng).
Bộ Lọc (Filters) & Dữ Liệu Trùng Lặp (Duplicates)
Khi chúng ta có nhiều dữ liệu làm việc, giúp ích nếu có một hai chiêu để dễ làm việc hơn với dữ liệu đó.
Ví dụ, giả sử bạn có dữ liệu tài chính nhiều nhưng chỉ cần xem dữ liệu cụ thể. Một cách là dùng "Filter" (Bộ lọc) của Excel.
Trước, hãy tìm một Excel Worksheet trình bày nhiều dữ liệu để test (không phải gõ tất cả dữ liệu). Bạn có thể tải mẫu từ Microsoft. Nhớ đó là liên kết tải trực tiếp nên tệp ví dụ Excel sẽ tải ngay khi nhấp liên kết.
Bây giờ có tài liệu, xem khối lượng dữ liệu. Khá nhiều, phải không? Lưu ý: hình trên trông hơi khác so với bạn có trong tệp mẫu và đó là bình thường.
Giả sử bạn chỉ muốn xem dữ liệu từ Đức. Dùng tùy chọn "Filter" trong Ribbon (dưới "Home"). Nó kết hợp với tùy chọn "Sort" (Sắp xếp) về bên phải (trong phiên bản Excel mới).
Bây giờ, nói cho Excel biết tùy chọn bạn muốn. Trong trường hợp này, tìm dữ liệu Đức làm quốc gia được chọn.
Bạn sẽ thấy khi chọn tùy chọn filter, mũi tên thả xuống nhỏ xuất hiện ở các cột. Khi mũi tên được chọn, bạn có vài tùy chọn, bao gồm "Text Filters" (Bộ lọc văn bản) chúng ta sẽ dùng. Có tùy chọn sắp xếp tăng hoặc giảm.
Có lý do Excel kết hợp chúng trong Ribbon vì tất cả tùy chọn xuất hiện trong danh sách thả xuống. Chúng ta sẽ chọn "Equals…" (Bằng…) dưới "Text Filters."
Sau khi chọn điều muốn làm (trường hợp này Filter), cung cấp thông tin/tiêu chí. Chúng ta muốn xem tất cả dữ liệu từ Đức nên gõ đó vào hộp. Sau đó, nhấp "OK."
Bạn sẽ thấy giờ chỉ thấy dữ liệu từ Đức. Dữ liệu đã được lọc. Dữ liệu khác vẫn ở đó. Chỉ bị ẩn. Sẽ đến lúc bạn muốn ngừng lọc và thấy tất cả dữ liệu. Chỉ cần quay lại menu thả xuống và chọn xóa bộ lọc, như hình dưới.
Đôi khi bạn có tập dữ liệu bao gồm dữ liệu trùng lặp. Dễ hơn nhiều nếu chỉ có dữ liệu đơn lẻ. Ví dụ, tại sao bạn muốn cùng bản ghi tài chính chính xác hai lần (hoặc hơn) trong Excel Worksheet?
Dưới là ví dụ tập dữ liệu có dữ liệu lặp (được highlight vàng).
Để xóa trùng lặp (hoặc hơn, như trường hợp này), bắt đầu bằng nhấp vào một trong các hàng đại diện cho dữ liệu trùng lặp (chứa dữ liệu lặp). Điều này hiển thị trong hình dưới.
Bây giờ, đến tab "Data" (Dữ liệu) hoặc phần đó và từ đó, bạn thấy nút trên Ribbon ghi "Remove Duplicates" (Xóa trùng lặp). Nhấp vào đó.
Phần đầu quy trình trình bày hộp thoại tương tự hình dưới. Đừng để nó làm bạn bối rối. Nó đơn giản hỏi cột nào để nhìn khi xác định dữ liệu trùng lặp.
Ví dụ, nếu bạn có vài hàng cùng tên và họ nhưng cơ bản "vô nghĩa" ở các cột khác (như copy/paste từ web) và bạn chỉ cần hàng duy nhất cho tên và họ, bạn chọn những cột đó để rác không trùng lặp không được xem xét khi xóa dữ liệu thừa.
Trong trường hợp này, chúng ta để lựa chọn "all columns" (tất cả cột) vì chúng ta có hàng trùng lặp thủ công nên biết tất cả cột giống hệt nhau. (Bạn có thể làm tương tự với tệp ví dụ Excel và test.)
Sau khi nhấp "OK" trên hộp thoại, bạn thấy kết quả và trường hợp này, ba hàng được xác định khớp và hai bị xóa.
Bây giờ, dữ liệu kết quả (hiển thị dưới) khớp dữ liệu chúng ta bắt đầu trước khi qua thêm và xóa trùng lặp.
Bạn vừa học một vài chiêu. Những chiêu này đặc biệt hữu ích khi xử lý tập dữ liệu lớn. Hãy tự thử một vài nút khác trên Ribbon xem chúng làm gì. Bạn cũng có thể nhân bản tệp ví dụ Excel nếu muốn giữ dạng gốc. Đổi tên tệp tải và tải lại bản khác. Ou nhân bản tệp trên máy. Cái tôi làm là nhân bản tab với tất cả dữ liệu tài chính (sau khi copy vào tệp ví dụ khác, tệp chúng ta bắt đầu trống) và với tab nhân bản có hai phiên bản chơi thoải mái. Bạn có thể thử chuột phải tab chọn "Duplicate" (Nhân bản).
Định Dạng Có Điều Kiện (Conditional Formatting)
Phần bài này nằm trong phần tạo Workbook vì lợi ích hiển thị. Nếu hơi phức tạp hoặc bạn tìm hàm và công thức, bỏ qua phần này và quay lại sau.
Định Dạng Có Điều Kiện (Conditional Formatting) tiện lợi nếu muốn highlight (làm nổi bật) dữ liệu cụ thể. Trong ví dụ, dùng tệp Excel Ví dụ (với dữ liệu tài chính) và tìm "Gross Sales" (Doanh thu gộp) trên $25,000.
Để làm vậy, trước phải highlight nhóm ô muốn đánh giá. Nhớ, bạn không muốn highlight toàn bộ cột hoặc hàng. Chỉ highlight chính các ô muốn đánh giá. Ngay không, các ô khác (như tiêu đề) cũng sẽ được đánh giá và bạn sẽ ngạc nhiên Excel làm gì với tiêu đề (ví dụ).
Vậy, chúng ta có ô mong muốn highlight và bây giờ nhấp vào phần/nhóm "Home" (Trang chủ) rồi "Conditional Formatting" (Định dạng có điều kiện).
Khi nhấp "Conditional Formatting" trong Ribbon, có vài tùy chọn. Trong trường hợp này muốn highlight ô lớn hơn $25,000 nên chọn như hình dưới.
Bây giờ thấy hộp thoại và gõ giá trị vào hộp. Gõ 25000. Không cần lo dấu phẩy hoặc gì và thực tế tốt hơn nếu chỉ gõ số thô.
Sau khi nhấp "OK" sẽ thấy các trường tự động tô màu theo lựa chọn (bên phải) trong hộp thoại "Greater Than" (Lớn hơn) trên. Trong trường hợp này, "Light Red Fill with Dark Red Text" (Nền đỏ nhạt chữ đỏ đậm). Có thể chọn tùy chọn hiển thị khác.
Định dạng có điều kiện này là cách tuyệt vời để nhìn thoáng qua dữ liệu thiết yếu cho dự án này hay kia. Trong trường hợp này, chúng ta thấy "Segments" (Phân đoạn - như được gọi trong tệp ví dụ Excel) đã vượt $25,000 Doanh thu gộp.
Làm Việc Với Công Thức Và Hàm
Học cách dùng hàm trong Excel rất hữu ích. Chúng là "ruột" cơ bản của công thức. Nếu muốn xem danh sách hàm để có ý tưởng gì có sẵn, nhấp menu/nhóm "Insert" (Chèn) rồi ở ngoài cùng trái chọn "Function/Functions" (Hàm/Hàm).
Dù mục đích nút này trong Ribbon Excel là chèn hàm thực tế (cũng hoàn thành bằng cách gõ trong thanh công thức, bắt đầu bằng dấu bằng và bắt đầu gõ hàm mong muốn), chúng ta cũng có thể dùng để xem gì có sẵn. Bạn có thể cuộn qua các hàm để có ý tưởng gì bạn có thể dùng trong công thức.
Được thừa nhận, cũng rất hữu ích chỉ thử chúng và xem chúng làm gì. Bạn có thể chọn nhóm muốn xem bằng cách chọn danh mục, như "Commonly Used" (Thường dùng) cho danh sách hàm ngắn hơn nhưng thường dùng (và một số hàm được bao gồm trong bài).
Chúng ta sẽ dùng một số hàm này trong ví dụ công thức thảo luận trong bài.
Dấu Bằng =
Dấu bằng ( = ) rất quan trọng trong Excel. Nó đóng vai trò thiết yếu. Đặc biệt đúng trong trường hợp công thức. Cơ bản, bạn không có công thức nếu không bắt đầu bằng dấu bằng. Và không có công thức, nó đơn giản là dữ liệu (hoặc văn bản) bạn nhập vào ô đó.
Vì vậy chỉ nhớ trước khi nhờ Excel tính toán hoặc tự động hóa bất cứ điều gì, gõ dấu bằng ( = ) vào ô.
Nếu bạn bao gồm dấu $, điều đó nói với Excel đừng di chuyển công thức. Thông thường, điều chỉnh tự động công thức (dùng tham chiếu ô tương đối - relative cell references), đối với thay đổi trong worksheet, là hữu ích nhưng đôi khi bạn có thể không muốn và với dấu $, bạn nói với Excel điều đó. Bạn chỉ chèn $ trước chữ và số tham chiếu ô.
Vì vậy tham chiếu ô tương đối D25 thành $D$25. Nếu phần này gây nhầm lẫn, đừng lo. Bạn có thể quay lại (hoặc chơi với Workbook Excel trống).
Dấu & Tuyệt Vời >> &
Dấu & (ampersand) là "công cụ" công thức vui nhỏ, cho phép kết hợp ô. Ví dụ, giả sử bạn có cột tên và cột họ và muốn tạo cột họ tên đầy đủ. Bạn có thể dùng & làm điều đó.
Hãy thử trong Excel Worksheet. Cho ví dụ này, dùng trang trống để không làm gián đoạn dự án khác. Hãy gõ tên ở A1 và họ ở B1. Bây giờ, để kết hợp, nhấp chuột ô C1 và gõ công thức: =A1 & " " & B1. Chỉ dùng phần in nghiêng không dùng phần còn lại (như không dùng dấu chấm).
Bạn thấy gì ở C1? Bạn nên thấy họ tên đầy đủ có khoảng trống giữa tên và họ, như bình thường khi gõ họ tên. Phần & " " & của công thức tạo ra khoảng trống đó. Nếu không bao gồm " " bạn sẽ có tên và họ không có khoảng trống (hãy thử nếu muốn xem kết quả).
Công thức tương tự dùng CONCAT nhưng chúng ta sẽ học sau. Hiện tại, nhớ điều & (ampersand) có thể làm cho bạn vì mẹo nhỏ này hữu ích nhiều tình huống.
Hàm SUM()
Hàm SUM() rất tiện và làm đúng như mô tả. Nó cộng các số bạn bảo Excel bao gồm và cho tổng giá trị. Bạn có thể làm bằng vài cách khác nhau.
Chúng ta bắt đầu bằng gõ một vài số để có dữ liệu làm việc cho hàm. Chúng ta đơn giản dùng 1, 2, 3, 4, 5 bắt đầu A1 và gõ mỗi ô đi xuống A5.
Bây giờ, để dùng hàm SUM(), bắt đầu bằng nhấp ô mong muốn, trường hợp này A6, và gõ =SUM( trong thanh công thức. Trong ví dụ, dừng khi đến "(" đầu. Bây giờ nhấp A1 (ô trên cùng) và kéo chuột đến A5 (hoặc ô dưới cùng muốn bao gồm) rồi quay lại thanh công thức gõ ")" đóng. Không bao gồm dấu chấm hay dấu ngoặc kép và chỉ dấu ngoặc đơn.
Cách khác dùng hàm này là gõ thủ công thông tin trong thanh công thức. Đặc biệt hữu ích nếu có khá nhiều số và cuộn để lấy hơi khó. Bắt đầu phương pháp này giống ví dụ trên, với "=SUM(."
Sau đó, gõ tham chiếu ô trên cùng. Trường hợp này A1. Bao gồm dấu hai chấm ( : ) rồi gõ tham chiếu ô dưới cùng. Trường hợp này A5.
Hàm AVERAGE()
Nếu bạn muốn tính trung bình một nhóm số? Bạn dễ dàng làm với hàm AVERAGE(). Bạn sẽ nhận thấy, các bước dưới, nó cơ bản giống SUM() nhưng với hàm khác.
Có điều đó, chúng ta bắt đầu bằng chọn ô muốn dùng cho kết quả (trường hợp A6) rồi bắt đầu gõ dấu bằng ( = ) và từ AVERAGE. Bạn sẽ nhận thấy khi bắt đầu gõ bạn được gợi ý và có thể nhấp AVERAGE thay vì gõ toàn bộ từ, nếu thích.
Đảm bảo có dấu ngoặc mở trong công thức trước khi thêm phạm vi ô. Nếu không, bạn nhận lỗi.
Bây giờ chúng ta có "=AVERAGE(" gõ ở ô A6 (hoặc ô nào bạn dùng cho kết quả) chúng ta có thể chọn phạm vi ô muốn dùng. Trường hợp này A1 qua A5.
Nhớ bạn cũng có thể gõ thủ công thay vì dùng chuột chọn phạm vi. Nếu tập dữ liệu lớn gõ phạm vi có thể dễ hơn cuộn cần thiết để chọn. Nhưng, tất nhiên, tùy bạn.
Để hoàn tất chỉ gõ dấu ngoặc đóng ")" và bạn nhận trung bình năm số. Như bạn thấy, quy trình rất giống SUM() và các hàm khác. Khi nắm một hàm, các hàm khác dễ hơn.
Hàm COUNTIF()
Giả sử muốn đếm số lần một số nhất định xuất hiện trong tập dữ liệu. Trước, chuẩn bị tệp cho hàm này để có gì đếm. Xóa công thức ở A6. Bây giờ, hoặc copy A1 qua A5 dán bắt đầu A6 hoặc gõ cùng số vào ô đi xuống bắt đầu A6 giá trị 1 rồi A7 giá trị 2, v.v.
Bây giờ, ở A11 bắt đầu hàm/công thức. Trường hợp này gõ "=COUNTIF(." Sau đó, chọn ô A1 qua A10.
Đảm bảo gõ hoặc chọn "COUNTIF" không phải một trong các hàm COUNT khác hoặc không cùng kết quả.
Trước khi làm như các hàm khác, gõ dấu ngoặc đóng ")" cần trả lời tiêu chí (criteria) và gõ đó, sau dấu phẩy "," và trước ngoặc ")".
Điều gì được định nghĩa bởi "criteria?" Đó là nơi chúng ta nói Excel gì chúng ta muốn nó đếm (trường hợp này). Chúng ta gõ dấu phẩy rồi "5" rồi ngoặc đóng để lấy số lượng số 5 xuất hiện trong danh sách. Kết quả là hai (2) vì có hai lần xuất hiện.
Hàm CONCAT hoặc CONCATENATE()
Tương tự ví dụ dùng chỉ & (ampersand) trong công thức, bạn có thể kết hợp ô dùng hàm CONCAT(). Hãy thử, dùng ví dụ cùng.
Gõ tên ở A1 và họ ở B1. Sau đó, ở C1 gõ CONCAT(A1, " " , B1).
Bạn thấy kết quả giống như dùng ampersand (&). Nhiều người dùng ampersand vì dễ và ít rườm rà hơn nhưng giờ bạn thấy cũng có tùy chọn khác.
Lưu ý: Hàm này có thể là CONCATENATE trong phiên bản Excel của bạn. Microsoft rút gọn tên hàm thành chỉ CONCAT và đó xu hướng dễ gõ (và nhớ) hơn trong phiên bản sau. May mắn, nếu bạn bắt đầu gõ CONCA trong thanh công thức (sau dấu bằng), bạn sẽ thấy phiên bản Excel dùng cái nào và chọn bằng nhấp chuột.
Nhớ khi bắt đầu gõ, để phiên bản Excel tiết lộ hàm đúng, chỉ gõ "CONCA" (hoặc ngắn hơn) không phải "CONCAN" (khởi đầu cho CONCATENATE) hoặc có thể không thấy gợi ý Excel vì đó là nơi hai hàm bắt đầu khác.
Đừng ngạc nhiên nếu bạn thích dùng phương pháp gộp với ampersand (&) thay vì CONCAT(). Đó bình thường.
Công Thức If/Then (Nếu/Thì)
Giả sử muốn dùng Công thức If/Then xác định số lượng Giảm giá (loại giảm giá thứ hai) trong cột mới trong tệp Excel Ví dụ. Trong trường hợp đó, trước bắt đầu bằng thêm cột và thêm sau Cột F và trước Cột G (lại, trong tệp ví dụ tải).
Bây giờ, gõ công thức. Trường hợp này gõ ở F2 là "=IF(E2>25000, "DISCOUNT 2"). Điều này đáp ứng công thức tìm với kiểm tra (E2 lớn hơn 25k) và kết quả nếu số E2 vượt qua kiểm tra ("DISCOUNT 2").
Bây giờ, copy F2 dán vào ô theo sau ở cột F.
Công thức sẽ tự điều chỉnh cho mỗi ô (tham chiếu ô tương đối), với tham chiếu đến ô phù hợp. Nhớ nếu không muốn tự điều chỉnh, có thể thêm dấu $ trước chữ và số ô, như A1 thành $A$1.
Bạn thấy, trong hình trên, "DISCOUNT 2" xuất hiện tất cả ô cột F2. Vì công thức bảo nó nhìn ô E2 (đại diện $E$2) không ô tương đối. Vì vậy, khi công thức copy sang ô tiếp (ví dụ F3) vẫn nhìn ô E2 vì dấu $. Vì vậy, tất cả ô cho cùng kết quả vì cùng công thức tham chiếu cùng ô.
Cũng, nếu muốn giá trị xuất hiện thay vì từ "FALSE", chỉ thêm dấu phẩy rồi từ hoặc số muốn xuất hiện (văn bản nên trong ngoặc kép) cuối công thức, trước ngoặc đóng.
| Mẹo Chuyên Nghiệp: Dùng VLOOKUP: Tìm và tìm giá trị ô khác dựa trên văn bản khớp trong cùng hàng. |
Quản Lý Dự Án Excel Của Bạn
May mắn thay, với cách tài liệu Excel thiết kế, bạn có thể làm khá nhiều với Excel Workbooks. Khả năng có các worksheet (tab) khác nhau trong tài liệu cho phép bạn có nội dung liên quan tất cả trong một tệp. Cũng, nếu cảm thấy tạo điều gì đó có thể có công thức hoạt động tốt hơn (hoặc kém hơn) bạn có thể copy (tùy chọn chuột phải) Worksheets (tab) để có các phiên bản Worksheet khác nhau.
Bạn có thể đổi tên tab và dùng mã ngày để biết phiên bản nào mới (hoặc cũ) nhất. Đây chỉ một ví dụ cách dùng tab đó để lợi thế quản lý dự án Excel.
Đây là ví dụ đổi tên tab trong một phiên bản Excel sau. Bắt đầu bằng nhấp tab và nhận kết quả tương tự hình:
Nếu không nhận phản hồi đó, cũng ổn. Bạn có thể có phiên bản Excel sớm hơn nhưng nó hơi trực quan theo cách cho phép đổi tên tab. Bạn có thể chuột phải tab nhận tùy chọn "rename" (đổi tên) trong phiên bản sớm, cũng như, và đôi khi đơn giản gõ ngay trong tab.
Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cơ hội trong hành trình học cách dùng Excel. Bây giờ là lúc ra ngoài và dùng nó! Chúc vui vẻ.