Trong một bài báo được viết vào năm 2018, Robert Half, một công ty chuyên về nguồn nhân lực và ngành tài chính, đã viết rằng 63% các công ty tài chính tiếp tục sử dụng Excel với năng lực chính. Được cấp, đó không phải là 100% và thực sự được coi là sự suy giảm trong việc sử dụng! Nhưng xem xét phần mềm này là một phần mềm bảng tính và không được thiết kế chỉ như phần mềm của ngành tài chính, 63% vẫn là một phần đáng kể của ngành và giúp minh họa tầm quan trọng của Excel.
Học cách sử dụng Excel không khó. Thực hiện từng bước một sẽ giúp bạn chuyển từ một người mới thành một chuyên gia (hoặc ít nhất là gần hơn đến điểm đó) - theo tốc độ của bạn.
Dưới dạng bản xem trước về những gì chúng ta sẽ đề cập trong bài viết này, hãy suy nghĩ về trang tính, các hàm và công thức có thể sử dụng cơ bản và điều hướng một trang tính hoặc sổ làm việc. Đúng vậy, chúng tôi sẽ không đề cập đến mọi hàm Excel có thể có nhưng chúng tôi sẽ đề cập đủ để nó cung cấp cho bạn ý tưởng về cách tiếp cận các hàm khác.
Định nghĩa cơ bản
Nó thực sự hữu ích nếu chúng ta bao gồm một vài định nghĩa. Nhiều khả năng là bạn đã nghe những thuật ngữ này (hoặc đã biết chúng là gì). Nhưng chúng tôi sẽ đề cập đến chúng để chắc chắn và sẵn sàng cho phần còn lại của quá trình học cách sử dụng Excel.
Sách làm việc so với Trang tính
Tài liệu Excel được gọi là Sổ làm việc và khi bạn tạo tài liệu Excel (sổ làm việc) lần đầu tiên, nhiều (không phải tất cả) phiên bản Excel sẽ tự động bao gồm ba tab, mỗi tab có trang tính trống riêng. Nếu phiên bản Excel của bạn không làm được điều đó, đừng lo lắng, chúng tôi sẽ tìm hiểu cách tạo chúng.
| Khám phá sự khác biệt giữa Google Trang tính và Sổ làm việc Microsoft Excel |
Trang tính là phần thực tế mà bạn nhập dữ liệu. Nếu dễ dàng nghĩ về nó một cách trực quan, hãy nghĩ về các trang tính như những tab đó. Bạn có thể thêm tab hoặc xóa tab bằng cách nhấp chuột phải và chọn tùy chọn xóa. Các bảng tính đó là bảng tính thực tế mà chúng tôi làm việc và chúng được lưu trữ trong tệp sổ làm việc.
Ruy-băng
Ruy-băng trải rộng trên ứng dụng Excel giống như một hàng phím tắt, nhưng các phím tắt được thể hiện trực quan (với mô tả văn bản). Điều này rất hữu ích khi bạn muốn làm một việc gì đó theo thứ tự ngắn hạn và đặc biệt là khi bạn cần giúp đỡ để xác định những gì bạn muốn làm.
Có một nhóm các nút ruy-băng khác nhau tùy thuộc vào phần / nhóm nào bạn chọn từ các tùy chọn menu trên cùng (tức là Trang chủ, Chèn, Dữ liệu, Xem lại, v.v.) và các tùy chọn trực quan được trình bày sẽ liên quan đến các nhóm đó.
Phím tắt Excel
Các phím tắt rất hữu ích trong việc điều hướng phần mềm Excel một cách nhanh chóng, vì vậy sẽ rất hữu ích (nhưng không hoàn toàn cần thiết) để học chúng. Một số trong số chúng được học bằng cách xem các phím tắt được liệt kê trong menu của các phiên bản cũ hơn của ứng dụng Excel và sau đó tự mình thử chúng.
Một cách khác để học các phím tắt trong Excel là xem danh sách chúng trên trang web của các nhà phát triển Excel. Ngay cả khi phiên bản Excel của bạn không hiển thị các phím tắt, hầu hết chúng vẫn hoạt động.
Công thức so với Hàm
Các hàm là các khả năng có sẵn của Excel và được sử dụng trong các công thức. Ví dụ:nếu bạn muốn chèn một công thức tính tổng các số trong các ô khác nhau của bảng tính, bạn có thể sử dụng hàm SUM () để thực hiện việc đó.
Tìm hiểu thêm về chức năng này (và các chức năng khác) trong bài viết này.
Thanh công thức
Thanh công thức là một vùng xuất hiện bên dưới Ruy-băng. Nó được sử dụng cho các công thức và dữ liệu. Bạn nhập dữ liệu vào ô và nó cũng sẽ xuất hiện trong thanh công thức nếu bạn đưa chuột vào ô đó.
Khi chúng tôi tham chiếu thanh công thức, chúng tôi chỉ đơn giản chỉ ra rằng chúng tôi nên nhập công thức vào vị trí đó trong khi chọn ô thích hợp (điều này sẽ tự động xảy ra nếu bạn chọn ô và bắt đầu nhập).
Tạo &Định dạng Ví dụ về Trang tính
Có nhiều điều bạn có thể làm với Trang tính Excel của mình. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số bước ví dụ trong bài viết này để bạn có thể tự mình thử chúng.
Sổ làm việc đầu tiên
Sẽ rất hữu ích khi bắt đầu với một Workbook trống. Vì vậy, hãy tiếp tục và chọn Mới . Điều này có thể khác nhau, tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn, nhưng nói chung là trong Tệp khu vực.
Lưu ý:Hình ảnh trên có nội dung Mở ở trên cùng để minh họa rằng bạn có thể truy cập Mới (phía bên trái, được trỏ tới bằng mũi tên màu xanh lục) từ bất kỳ đâu. Đây là ảnh chụp màn hình của Excel mới hơn.
Khi bạn nhấp vào Mới bạn có nhiều khả năng nhận được một số mẫu ví dụ. Bản thân các mẫu có thể khác nhau giữa các phiên bản Excel, nhưng bạn sẽ có một số loại lựa chọn.
Một cách để học cách sử dụng Excel là chơi với các mẫu đó và xem điều gì khiến chúng trở nên “đánh dấu”. Đối với bài viết của chúng tôi, chúng tôi đang bắt đầu với một tài liệu trống và xem xét dữ liệu và công thức, v.v.
Vì vậy, hãy tiếp tục và chọn tùy chọn tài liệu trống. Giao diện sẽ khác nhau, tùy từng phiên bản, nhưng phải đủ giống nhau để có được ý tưởng. Một lúc sau, chúng tôi cũng sẽ tải xuống một trang tính Excel mẫu khác.
Chèn dữ liệu
Có nhiều cách khác nhau để đưa dữ liệu vào bảng tính của bạn (hay còn gọi là bảng tính). Một cách là chỉ cần gõ những gì bạn muốn vào nơi bạn muốn. Chọn một ô cụ thể và chỉ cần bắt đầu nhập.
Một cách khác là sao chép dữ liệu và sau đó dán vào Bảng tính của bạn. Được, nếu bạn đang sao chép dữ liệu không ở định dạng bảng, nó có thể có một chút thú vị về vị trí của nó trong tài liệu của bạn. Nhưng may mắn thay, chúng tôi luôn có thể chỉnh sửa tài liệu và sao chép lại và dán vào nơi khác, nếu cần.
Bạn có thể thử phương pháp sao chép / dán ngay bây giờ bằng cách chọn một phần của bài viết này, sao chép nó và sau đó dán vào bảng tính trống của bạn.
Sau khi chọn một phần của bài viết và sao chép nó, hãy chuyển đến bảng tính của bạn và nhấp vào ô mong muốn nơi bạn muốn bắt đầu dán và thực hiện. Phương pháp được hiển thị ở trên là sử dụng trình đơn nhấp chuột phải và sau đó chọn “Dán” ở dạng biểu tượng.
Có thể bạn gặp lỗi khi sử dụng phương pháp dán tích hợp sẵn trong Excel, ngay cả với các phương pháp dán sẵn Excel khác. May mắn thay, cảnh báo lỗi (ở trên) giúp chỉ cho bạn đúng hướng để lấy dữ liệu bạn đã sao chép vào trang tính.
Khi dán dữ liệu, Excel thực hiện khá tốt việc diễn giải dữ liệu đó. Trong ví dụ của chúng tôi, tôi đã sao chép hai đoạn đầu tiên của phần này và Excel đã trình bày nó thành hai hàng. Vì có một khoảng trống thực tế giữa các đoạn văn, Excel cũng tái tạo điều đó (với một hàng trống). Nếu bạn đang sao chép một bảng, Excel còn thực hiện công việc tốt hơn nữa là sao chép nó trong trang tính.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nút trong Ribbon để dán. Đối với những người trực quan, điều này thực sự hữu ích. Nó được hiển thị trong hình ảnh bên dưới.
Một số phiên bản Excel (đặc biệt là các phiên bản cũ hơn) cho phép bạn nhập dữ liệu (hoạt động tốt nhất với các tệp tương tự hoặc CSV - các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy - tệp). Một số phiên bản Excel mới hơn không có tùy chọn đó nhưng bạn vẫn có thể mở tệp khác (tệp bạn muốn nhập), sử dụng chọn tất cả và sau đó sao chép và dán nó vào bảng tính Excel của bạn.
Khi quá trình nhập khả dụng, nó thường được tìm thấy trong Tệp thực đơn. Trong (các) phiên bản Excel mới, bạn có thể được chuyển hướng đến nhiều giao diện người dùng đồ họa hơn khi bạn nhấp vào Tệp . Chỉ cần nhấp vào mũi tên ở trên cùng bên trái để quay lại trang tính của bạn.
Siêu liên kết
Siêu liên kết khá dễ dàng, đặc biệt là khi sử dụng Ribbon. Bạn sẽ tìm thấy nút siêu kết nối bên dưới Chèn trong các phiên bản Excel mới hơn. Nó cũng có thể được truy cập thông qua một phím tắt như command-K .
Định dạng dữ liệu (Ví dụ:Số và Ngày)
Đôi khi việc định dạng dữ liệu sẽ rất hữu ích. Điều này đặc biệt đúng với các con số. Tại sao? Đôi khi các số tự động rơi vào định dạng chung (loại mặc định) giống với định dạng văn bản hơn. Nhưng thông thường, chúng ta muốn các con số của chúng ta hoạt động như một con số.
Ví dụ khác sẽ là ngày tháng mà chúng tôi có thể muốn định dạng để đảm bảo rằng tất cả các ngày của chúng tôi đều xuất hiện nhất quán, như 20200101 hoặc 01/01/20 hoặc bất kỳ định dạng nào chúng tôi chọn cho định dạng ngày của mình.
Bạn có thể truy cập tùy chọn để định dạng dữ liệu của mình theo một số cách khác nhau, được hiển thị trong các hình ảnh bên dưới.
Sau khi bạn đã truy cập, hãy nói, Số định dạng, bạn sẽ có một số tùy chọn. Các tùy chọn này xuất hiện khi bạn sử dụng phương pháp nhấp chuột phải. Khi bạn sử dụng Ruy-băng, các tùy chọn của bạn nằm ngay trong Ruy-băng. Tất cả phụ thuộc vào đó là dễ dàng hơn cho bạn.
Nếu bạn đã sử dụng Excel một thời gian, phương pháp nhấp chuột phải, với hộp thoại định dạng số kết quả (được hiển thị bên dưới) có thể dễ hiểu hơn. Nếu bạn là người mới hơn hoặc trực quan hơn, phương pháp Ribbon có thể có ý nghĩa hơn (và sử dụng nhanh hơn nhiều). Cả hai đều cung cấp cho bạn các tùy chọn định dạng số.
Nếu bạn nhập bất kỳ thứ gì giống ngày tháng, các phiên bản Excel mới hơn đủ đẹp để phản ánh điều đó trong Ruy-băng như thể hiện trong hình ảnh bên dưới.
Từ Ribbon, bạn có thể chọn các định dạng cho ngày của mình. Ví dụ, bạn có thể chọn một ngày ngắn hoặc một ngày dài. Hãy tiếp tục và thử nó và xem kết quả của bạn.
Định dạng bản trình bày (Ví dụ:Căn chỉnh văn bản)
Cũng hữu ích khi hiểu cách căn chỉnh dữ liệu của bạn, cho dù bạn muốn tất cả dữ liệu thẳng hàng sang trái hay sang phải (hoặc căn đều, v.v.). Điều này cũng có thể được truy cập thông qua Ribbon.
Như bạn có thể thấy từ các hình ảnh ở trên, căn chỉnh của văn bản (nghĩa là phải, trái, v.v.) nằm trên hàng thứ hai của tùy chọn Ribbon. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn căn chỉnh khác (tức là trên cùng, dưới cùng) trong Ribbon.
Ngoài ra, nếu bạn nhận thấy, việc căn chỉnh những thứ như số có thể trông không đúng khi căn trái (nơi văn bản trông đẹp hơn) nhưng trông đẹp hơn khi căn phải. Căn chỉnh rất giống với những gì bạn sẽ thấy trong một ứng dụng xử lý văn bản.
Cột &Hàng
Sẽ rất hữu ích nếu bạn biết cách làm việc với, cũng như điều chỉnh chiều rộng và kích thước của cột và hàng. May mắn thay, một khi bạn hiểu được nó, nó khá dễ dàng để thực hiện.
Có hai phần để thêm hoặc xóa hàng hoặc cột. Phần đầu tiên là quá trình lựa chọn và phần khác là nhấp chuột phải và chọn tùy chọn chèn hoặc xóa.
Hãy nhớ dữ liệu chúng tôi đã sao chép từ bài viết này và dán vào trang tính Excel trống của chúng tôi trong ví dụ trên? Chúng tôi có thể không cần nó nữa vì vậy nó là một ví dụ hoàn hảo cho quá trình xóa hàng.
Hãy nhớ bước đầu tiên của chúng tôi? Chúng ta cần chọn các hàng. Tiếp tục và nhấp vào số hàng (ở bên trái của ô trên cùng bên trái) và kéo chuột xuống hàng dưới cùng mà bạn muốn xóa. Trong trường hợp này, chúng tôi đang chọn ba hàng.
Sau đó, phần thứ hai của quy trình của chúng tôi là nhấp vào Xóa hàng và xem Excel xóa các hàng đó.
Quá trình chèn một hàng cũng tương tự nhưng bạn không cần phải chọn nhiều hơn một hàng. Excel sẽ xác định nơi bạn nhấp vào là nơi bạn muốn chèn hàng.
Để bắt đầu quá trình, hãy nhấp vào số hàng mà bạn muốn ở bên dưới hàng mới. Điều này cho phép Excel chọn toàn bộ hàng cho bạn. Từ vị trí của bạn, Excel sẽ chèn hàng phía trên hàng đó. Bạn làm như vậy bằng cách nhấp chuột phải và chọn Chèn hàng.
Như bạn có thể thấy ở trên, chúng tôi đã nhập 10 trong hàng 10. Sau đó, sau khi chọn 10 (hàng 10), nhấp chuột phải và chọn Chèn hàng , số 10 đi xuống một hàng. Kết quả là 10 hiện đang ở hàng 11.
Điều này cho thấy hàng đã chèn được đặt ở trên hàng đã chọn như thế nào. Hãy tiếp tục và thử nó cho chính mình, vì vậy bạn có thể thấy quá trình chèn hoạt động như thế nào.
Nếu bạn cần nhiều hơn một hàng, bạn có thể làm như vậy bằng cách chọn nhiều hơn một hàng và điều này cho Excel biết bạn muốn có bao nhiêu hàng và số lượng đó sẽ được chèn vào phía trên số hàng đã chọn.
Các hình ảnh sau đây cho thấy điều này ở định dạng trực quan, bao gồm cách 10 đã đi xuống ba hàng, số hàng được chèn.
Việc chèn và xóa cột về cơ bản giống nhau ngoại trừ việc bạn đang chọn từ trên cùng (cột) thay vì bên trái (hàng).
Bộ lọc &Bản sao
Khi chúng ta có nhiều dữ liệu để làm việc, điều đó sẽ giúp ích nếu chúng ta có một vài thủ thuật để dễ dàng làm việc với dữ liệu đó.
Ví dụ:giả sử bạn có một loạt dữ liệu tài chính nhưng bạn chỉ cần xem dữ liệu cụ thể. Một cách để làm điều đó là sử dụng “Bộ lọc” trong Excel.
Đầu tiên, hãy tìm một Trang tính Excel trình bày nhiều dữ liệu để chúng tôi có thứ gì đó để kiểm tra điều này (mà không cần phải tự mình nhập tất cả dữ liệu). Bạn chỉ có thể tải xuống một mẫu như vậy từ Microsoft. Hãy nhớ rằng đó là liên kết trực tiếp đến tệp tải xuống vì vậy tệp ví dụ Excel sẽ bắt đầu tải xuống ngay khi bạn nhấp vào liên kết đó.
Bây giờ chúng ta đã có tài liệu, hãy xem khối lượng dữ liệu. Khá một chút, phải không? Lưu ý:hình ảnh trên trông hơi khác so với những gì bạn có trong tệp mẫu của mình và đó là điều bình thường.
Giả sử bạn chỉ muốn xem dữ liệu từ Đức. Sử dụng tùy chọn "Bộ lọc" trong Ruy-băng (trong "Trang chủ"). Nó được kết hợp với tùy chọn "Sắp xếp" về phía bên phải (trong các phiên bản Excel mới hơn).
Bây giờ, hãy cho Excel biết những tùy chọn bạn muốn. Trong trường hợp này, chúng tôi đang tìm kiếm dữ liệu về Đức là quốc gia đã chọn.
Bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn chọn tùy chọn bộ lọc, các mũi tên kéo xuống nhỏ sẽ xuất hiện trong các cột. Khi một mũi tên được chọn, bạn có một số tùy chọn, bao gồm tùy chọn “Bộ lọc văn bản” mà chúng tôi sẽ sử dụng. Bạn có một tùy chọn để sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần.
Có lý do tại sao Excel kết hợp chúng trong Ribbon vì tất cả các tùy chọn này đều xuất hiện trong danh sách kéo xuống. Chúng tôi sẽ chọn “Bằng…” trong “Bộ lọc văn bản”.
Sau khi chúng tôi chọn những gì chúng tôi muốn làm (trong trường hợp này là Bộ lọc), hãy cung cấp thông tin / tiêu chí. Chúng tôi muốn xem tất cả dữ liệu từ Đức nên đó là những gì chúng tôi nhập vào hộp. Sau đó, nhấp vào “OK”.
Bạn sẽ nhận thấy rằng bây giờ chúng tôi chỉ thấy dữ liệu từ Đức. Dữ liệu đã được lọc. Các dữ liệu khác vẫn còn đó. Nó chỉ bị ẩn khỏi tầm nhìn. Sẽ có lúc bạn muốn dừng bộ lọc và xem tất cả dữ liệu. Chỉ cần quay lại menu kéo xuống và chọn xóa bộ lọc, như thể hiện trong hình ảnh bên dưới.
Đôi khi bạn sẽ có tập dữ liệu bao gồm dữ liệu trùng lặp. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn chỉ có dữ liệu đơn lẻ. Ví dụ:tại sao bạn muốn có cùng một bản ghi dữ liệu tài chính hai lần (hoặc nhiều hơn) trong Trang tính Excel của mình?
Dưới đây là ví dụ về tập dữ liệu có một số dữ liệu được lặp lại (hiển thị được đánh dấu bằng màu vàng).
Để loại bỏ các bản sao (hoặc nhiều hơn, như trong trường hợp này), hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào một trong các hàng đại diện cho dữ liệu trùng lặp (chứa dữ liệu được lặp lại). Điều này được hiển thị trong hình ảnh bên dưới.
Bây giờ, hãy truy cập tab hoặc phần “Dữ liệu” và từ đó, bạn có thể thấy một nút trên Ruy-băng có nội dung “Xóa các bản trùng lặp”. Nhấp vào đó.
Phần đầu tiên của quá trình này hiển thị cho bạn một hộp thoại tương tự như những gì bạn thấy trong hình dưới đây. Đừng để điều này làm bạn bối rối. Nó chỉ đơn giản là yêu cầu bạn xem cột nào khi xác định dữ liệu trùng lặp.
Ví dụ:nếu bạn có một số hàng có cùng họ và tên nhưng về cơ bản là vô nghĩa trong các cột khác (ví dụ như bản sao / dán từ một trang web) và bạn chỉ cần các hàng duy nhất cho họ và tên, bạn sẽ chọn các cột đó sao cho phần vô nghĩa có thể không bị trùng lặp không được xem xét khi loại bỏ dữ liệu thừa.
Trong trường hợp này, chúng tôi để lựa chọn là "tất cả các cột" vì chúng tôi đã sao chép các hàng theo cách thủ công nên chúng tôi biết rằng tất cả các cột đều giống hệt nhau trong ví dụ của chúng tôi. (Bạn có thể làm tương tự với tệp ví dụ Excel và kiểm tra nó.)
Sau khi bạn nhấp vào “OK” trên hộp thoại trên, bạn sẽ thấy kết quả và trong trường hợp này, ba hàng được xác định là khớp và hai trong số đó đã bị xóa.
Bây giờ, dữ liệu kết quả (được hiển thị bên dưới) khớp với dữ liệu mà chúng tôi đã bắt đầu trước khi chúng tôi thực hiện thêm và xóa các bản sao.
Bạn vừa học được một vài thủ thuật. Những điều này đặc biệt hữu ích khi xử lý các tập dữ liệu lớn hơn. Hãy tiếp tục và thử một số nút khác mà bạn thấy trên Ribbon và xem chúng hoạt động như thế nào. Bạn cũng có thể sao chép tệp ví dụ Excel của mình nếu bạn muốn giữ lại dạng ban đầu. Đổi tên tệp bạn đã tải xuống và tải xuống lại một bản sao khác. Hoặc sao chép tệp trên máy tính của bạn.
Những gì tôi đã làm là sao chép tab với tất cả dữ liệu tài chính (sau khi sao chép nó vào tệp ví dụ khác của tôi, tệp mà chúng tôi bắt đầu với nó trống) và với tab trùng lặp, tôi có hai phiên bản để chơi theo ý muốn. Bạn có thể thử điều này bằng cách nhấp chuột phải vào tab và chọn “Nhân bản”.
Định dạng có điều kiện
Phần này của bài viết được bao gồm trong phần tạo Workbook vì các lợi ích hiển thị của nó. Nếu nó có vẻ hơi phức tạp hoặc bạn đang tìm kiếm các hàm và công thức, hãy bỏ qua phần này và quay lại phần đó lúc rảnh rỗi.
Định dạng có điều kiện rất hữu ích nếu bạn muốn đánh dấu dữ liệu nhất định. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng tệp Ví dụ Excel của mình (với tất cả dữ liệu tài chính) và tìm kiếm "Doanh số gộp" trên 25.000 đô la.
Để làm điều này, trước tiên chúng ta phải đánh dấu nhóm ô mà chúng ta muốn đánh giá. Bây giờ, hãy nhớ rằng bạn không muốn đánh dấu toàn bộ cột hoặc hàng. Bạn chỉ muốn đánh dấu các ô mà bạn muốn đánh giá. Nếu không, các ô khác (như tiêu đề) cũng sẽ được đánh giá và bạn sẽ ngạc nhiên về những gì Excel làm với các tiêu đề đó (làm ví dụ).
Vì vậy, chúng tôi đã đánh dấu các ô mong muốn và bây giờ chúng tôi nhấp vào phần / nhóm “Trang chủ” và sau đó nhấp vào “Định dạng có điều kiện”.
Khi chúng tôi nhấp vào “Định dạng có điều kiện” trong Ribbon, chúng tôi có một số tùy chọn. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn đánh dấu các ô lớn hơn 25.000 đô la để đó là cách chúng tôi thực hiện lựa chọn của mình, như thể hiện trong hình ảnh bên dưới.
Bây giờ chúng ta sẽ thấy một hộp thoại và chúng ta có thể nhập giá trị vào hộp. Chúng tôi nhập 25000. Bạn không phải lo lắng về dấu phẩy hoặc bất cứ điều gì và trên thực tế, nó hoạt động tốt hơn nếu bạn chỉ nhập số thô.
Sau khi chúng tôi nhấp vào “OK”, chúng tôi sẽ thấy rằng các trường được tô màu tự động theo lựa chọn của chúng tôi (ở bên phải) trong hộp thoại “Greater Than” của chúng tôi ở trên. Trong trường hợp này, “Tô màu đỏ nhạt với văn bản màu đỏ đậm). Chúng tôi cũng có thể chọn một tùy chọn hiển thị khác.
Định dạng có điều kiện này là một cách tuyệt vời để xem sơ qua, dữ liệu cần thiết cho dự án này hay dự án khác. Trong trường hợp này, chúng ta có thể thấy "Phân đoạn" (như chúng được đề cập đến trong tệp Ví dụ Excel) có thể vượt quá 25.000 đô la trong Doanh thu gộp.
Làm việc với công thức và hàm
Học cách sử dụng các hàm trong Excel là rất hữu ích. Chúng là những phần cơ bản của các công thức. Nếu bạn muốn xem danh sách các chức năng để có ý tưởng về những gì có sẵn, hãy nhấp vào menu / nhóm “Chèn” và sau đó ở ngoài cùng bên trái, chọn “Chức năng / Chức năng”.
Mặc dù mục đích của nút này trong Excel Ribbon là để chèn một hàm thực tế (cũng có thể được thực hiện bằng cách nhập vào thanh công thức, bắt đầu bằng dấu bằng và sau đó bắt đầu nhập hàm mong muốn), chúng ta cũng có thể sử dụng để xem những gì có sẵn. Bạn có thể cuộn qua các hàm để biết được những gì bạn có thể sử dụng trong công thức của mình.
Được, cũng rất hữu ích nếu bạn chỉ cần dùng thử chúng và xem những gì chúng làm được. Bạn có thể chọn nhóm mà bạn muốn sử dụng bằng cách chọn một danh mục, chẳng hạn như “Thường được sử dụng” để có danh sách ngắn hơn các chức năng nhưng danh sách thường được sử dụng (và một số chức năng được đề cập trong bài viết này).
Chúng tôi sẽ sử dụng một số hàm này trong các ví dụ về công thức mà chúng tôi thảo luận trong bài viết này.
Các bằng = Ký tên
Dấu bằng (=) rất quan trọng trong Excel. Nó đóng một vai trò thiết yếu. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp của công thức. Về cơ bản, bạn không có công thức mà không đặt trước nó bằng dấu bằng. Và không có công thức, nó chỉ đơn giản là dữ liệu (hoặc văn bản) bạn đã nhập vào ô đó.
Vì vậy, chỉ cần nhớ rằng trước khi bạn yêu cầu Excel tính toán hoặc tự động hóa bất cứ điều gì cho bạn, bạn nhập dấu bằng (=) vào ô.
Nếu bạn bao gồm một dấu $, điều đó sẽ cho Excel biết không di chuyển công thức. Thông thường, việc tự động điều chỉnh công thức (sử dụng cái được gọi là tham chiếu ô tương đối), đối với các thay đổi trong trang tính, là một điều hữu ích nhưng đôi khi bạn có thể không muốn và với dấu $ đó, bạn có thể cho Excel biết điều đó. Bạn chỉ cần chèn $ vào trước chữ cái và số của tham chiếu ô.
Vì vậy, một tham chiếu ô tương đối của D25 trở thành $ D $ 25. Nếu phần này khó hiểu, đừng lo lắng về nó. Bạn có thể quay lại nó (hoặc chơi với nó với một sổ làm việc trống Excel).
Bộ khuếch đại tuyệt vời và>> &
Dấu và (&) là một “công cụ” công thức nhỏ thú vị, cho phép bạn kết hợp các ô. Ví dụ:giả sử bạn có một cột cho tên và một cột khác cho họ và bạn muốn tạo một cột cho tên đầy đủ. Bạn có thể sử dụng &để làm điều đó.
Hãy thử nó trong Trang tính Excel. Đối với ví dụ này, hãy sử dụng một trang tính trắng để chúng tôi không làm gián đoạn bất kỳ dự án nào khác. Hãy tiếp tục và nhập tên của bạn vào A1 và nhập họ của bạn vào B1. Bây giờ, để kết hợp chúng, hãy nhấp chuột vào ô C1 và nhập công thức này: =A1 &““ &B1 . Vui lòng chỉ sử dụng phần in nghiêng và không sử dụng bất kỳ phần nào trong số đó (như không sử dụng dấu chấm).
Bạn thấy gì ở C1? Bạn sẽ thấy tên đầy đủ của mình với khoảng cách giữa họ và tên của bạn, như bình thường khi nhập tên đầy đủ của bạn. Phần &““ &của công thức là thứ tạo ra khoảng trống đó. Nếu bạn không bao gồm ““ bạn sẽ có tên và họ của mình mà không có khoảng cách giữa chúng (hãy tiếp tục và thử nếu bạn muốn xem kết quả).
Một công thức tương tự khác sử dụng CONCAT nhưng chúng ta sẽ tìm hiểu về điều đó sau một chút. Hiện tại, hãy ghi nhớ những gì ký hiệu và (&) có thể làm cho bạn vì mẹo nhỏ này rất hữu ích trong nhiều trường hợp.
Hàm SUM ()
Hàm SUM () rất tiện dụng và nó thực hiện đúng những gì nó mô tả. Nó cộng các số mà bạn yêu cầu Excel đưa vào và cung cấp cho bạn tổng các giá trị của chúng. Bạn có thể thực hiện việc này theo một số cách khác nhau.
Chúng tôi bắt đầu bằng cách nhập một số số để chúng tôi có một số dữ liệu để làm việc với việc sử dụng hàm. Chúng tôi chỉ cần sử dụng 1, 2, 3, 4, 5 và bắt đầu bằng A1 và nhập từng ô đi xuống về phía A5.
Bây giờ, để sử dụng hàm SUM (), hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào ô mong muốn, trong trường hợp này chúng tôi đã sử dụng A6 và nhập =SUM (trong thanh công thức. Trong ví dụ này, hãy dừng lại khi bạn đến đầu tiên “(.” Bây giờ, hãy nhấp vào A1 (ô trên cùng) và kéo chuột đến A5 (hoặc ô dưới cùng mà bạn muốn bao gồm), sau đó quay lại thanh công thức và nhập dấu đóng “).” Không bao gồm các dấu chấm hoặc dấu ngoặc kép và chỉ dấu ngoặc đơn.
Một cách khác để sử dụng chức năng này là nhập thông tin vào thanh công thức theo cách thủ công. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có khá nhiều số và việc cuộn để lấy chúng là một chút khó khăn. Bắt đầu phương pháp này giống như cách bạn đã làm trong ví dụ trên, với “=SUM (.”
Sau đó, nhập tham chiếu ô của ô trên cùng. Trong trường hợp này, đó sẽ là A1. Bao gồm dấu hai chấm (:), sau đó nhập tham chiếu ô của ô dưới cùng. Trong trường hợp này, đó sẽ là A5.
Hàm AVERAGE ()
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn tìm ra giá trị trung bình của một nhóm số là gì? Bạn có thể dễ dàng làm điều đó với hàm AVERAGE (). Bạn sẽ nhận thấy, trong các bước dưới đây, về cơ bản nó giống với hàm SUM () ở trên nhưng với một hàm khác.
Với ý nghĩ đó, chúng tôi bắt đầu bằng cách chọn ô mà chúng tôi muốn sử dụng cho kết quả (trong trường hợp này là A6) và sau đó bắt đầu nhập với dấu bằng (=) và từ AVERAGE. Bạn sẽ nhận thấy rằng khi bắt đầu nhập, bạn sẽ được cung cấp các gợi ý và có thể nhấp vào AVERAGE thay vì nhập toàn bộ từ, nếu bạn muốn.
Đảm bảo rằng bạn có dấu ngoặc đơn mở trong công thức của mình trước khi chúng tôi thêm phạm vi ô của mình. Nếu không, bạn sẽ gặp lỗi.
Bây giờ chúng tôi có “=AVERAGE (“ được nhập vào ô A6 của chúng tôi (hoặc bất kỳ ô nào bạn đang sử dụng cho kết quả), chúng tôi có thể chọn phạm vi ô mà chúng tôi muốn sử dụng. Trong trường hợp này, chúng tôi đang sử dụng A1 đến A5.
Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể nhập nó theo cách thủ công thay vì sử dụng chuột để chọn phạm vi. Nếu bạn có một tập dữ liệu lớn, việc nhập trong phạm vi này có thể dễ dàng hơn so với thao tác cuộn cần thiết để chọn. Nhưng, tất nhiên, điều đó là tùy thuộc vào bạn.
Để hoàn tất quá trình, chỉ cần nhập vào dấu ngoặc đơn đóng “)” và bạn sẽ nhận được giá trị trung bình của năm số. Như bạn có thể thấy, quá trình này rất giống với quá trình SUM () và các hàm khác. Khi bạn nắm được một chức năng, các chức năng khác sẽ dễ dàng hơn.
Hàm COUNTIF ()
Giả sử chúng tôi muốn đếm số lần một số nhất định hiển thị trong một tập dữ liệu. Trước tiên, hãy chuẩn bị tệp của chúng tôi cho chức năng này để chúng tôi có một cái gì đó để tính. Xóa bất kỳ công thức nào mà bạn có thể có trong A6. Bây giờ, hãy sao chép A1 đến A5 và dán bắt đầu từ A6 hoặc chỉ cần nhập các số giống nhau vào các ô đi xuống bắt đầu bằng A6 và giá trị của 1 rồi đến A7 với 2, v.v.
Bây giờ, trong A11, chúng ta hãy bắt đầu hàm / công thức của chúng ta. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ nhập “=COUNTIF (.” Sau đó, chúng tôi sẽ chọn các ô từ A1 đến A10.
Đảm bảo rằng bạn nhập hoặc chọn “COUNTIF” chứ không phải một trong các hàm giống COUNT khác, nếu không chúng tôi sẽ không nhận được kết quả tương tự.
Trước khi chúng tôi làm như chúng tôi đã làm với các chức năng khác của mình và nhập dấu ngoặc đóng “)”, chúng tôi cần trả lời câu hỏi về tiêu chí và nhập câu hỏi đó, sau dấu phẩy “,” và trước dấu ngoặc đơn “).
What is defined by the “criteria?” That is where we tell Excel what we want it to count (in this case). We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers. That result would be two (2) as there are two occurrences.
CONCAT or CONCANTENATE() Function
Similar to our example using just the ampersand ( &) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function. Go ahead and try it, using our same example.
Type your first name in A1 and your last name in B1. Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).
You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&). Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.
Note:This function may be CONCANTENATE in your version of Excel. Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software. Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..
Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.
Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT(). That is normal.
If/Then Formulas
Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file. In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).
Now, we type in the formula. In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”). This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”).
Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.
The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell. Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1.
You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column. This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells. So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs. So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.
Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.
| Pro Tip :Use VLOOKUP:Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row. |
Managing Your Excel Projects
Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks. The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file. Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.
You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest). This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.
Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel. You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here:
If you do not receive that response, that is ok. You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs. You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.
Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel. Now it is time to go out and use it! Have fun.