Microsoft Office là bộ công cụ năng suất văn phòng phổ biến nhất và tại sao không? Microsoft đã cải tiến Office theo thời gian và hiện cung cấp mọi thứ chúng ta muốn. Kể từ bản phát hành đầu tiên, Microsoft Office luôn gây ấn tượng với người dùng. Bây giờ Microsoft Office chạy trên hầu như mọi máy tính dựa trên Windows – và thậm chí trên Mac nữa.
Microsoft Office là tập hợp nhiều ứng dụng trong đó – như Word, PowerPoint, Excel, v.v. Đây là những ứng dụng Office được dùng rộng rãi nhất và trong số đó, Microsoft Access ít được dùng hơn. Nhiều người thậm chí không quan tâm xem nó là gì, giả định rằng nó có thể dành cho chuyên nghiệp và không dành cho họ.
Thực tế, điều đó không đúng. MS Access là một ứng dụng giàu tính năng khác như Word hoặc Excel và nó cũng đơn giản để dùng. Trong bài viết này, tôi sẽ nói về Microsoft Access, các tính năng của nó, và mẹo sử dụng, để bạn hy vọng có thể dùng nó khá dễ dàng.
Microsoft Access
Microsoft Access về cơ bản là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (database management system) và có giao diện giống các sản phẩm Microsoft Office khác, bao gồm bố cục và khía cạnh điều hướng. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu không có nghĩa là bạn phải biết về SQL Server để dùng nó. Mọi thứ trên Access đều dựa trên GUI và có thể dễ dàng dùng bằng cách nhấp các nút phù hợp, để thực hiện hành động mong muốn.
Tại sao dùng Microsoft Access
Hãy tưởng tượng bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn bán hàng, mua hàng, và quản lý nhân viên. Bạn cần công cụ quản lý để quản lý mọi thứ tại văn phòng và bạn không biết về SQL hoặc ứng dụng RDMS. MS Access phù hợp ở đây; nó cung cấp cho bạn hệ thống cơ sở dữ liệu máy tính để bàn giống như RDBMS khác. MS Access không yêu cầu cấu hình và thủ tục thiết lập đặc biệt để bắt đầu.
Cách dùng Microsoft Access
- Khởi chạy MS Access, và đây là những gì bạn sẽ thấy. Một loạt mẫu (templates) có sẵn trên màn hình chính, mỗi mẫu được thiết kế hoàn hảo cho việc sử dụng cụ thể và với tất cả yêu cầu trong tâm trí.
- Chọn bất kỳ mẫu nào và nhấp "tải xuống" (download) để tải lược đồ cơ sở dữ liệu trên máy của bạn. Trong trường hợp này, tôi sẽ chọn mẫu "học sinh" (student) dành cho mục đích trường học và quản lý tất cả chi tiết học sinh khá dễ dàng.
- Bây giờ màn hình được chia thành ba phần. Phần bên trái có tất cả Bảng (Tables), Báo cáo (reports), và Biểu mẫu (forms). Phần giữa trên cùng có các điều khiển chính và phần giữa ở giữa là phần đầu ra (output).
- Nhấp "Học sinh mới" (New Student) và một biểu mẫu bật lên với tất cả các trường phổ biến. Học sinh mới có thể được thêm bằng cách điền biểu mẫu và lưu biểu mẫu bằng cách nhấn phím CTL+S.
- Tất cả báo cáo như tổng học sinh, học sinh theo lớp, bản ghi điểm danh, và thông tin liên lạc có thể thấy từ phần báo cáo ở bên tay trái.
Tương tự, có mẫu cho:
- Tài sản (Assets): xử lý sản phẩm công ty đang kinh doanh
- Liên hệ (Contacts): Quản lý chi tiết liên hệ của con người hoặc nhân viên.
- Vấn đề (Issues): Quản lý khiếu nại và vấn đề của khách hàng.
- Sự kiện (Events): Tổ chức sự kiện và chi tiết của chúng.
- Dự án Marketing (Marketing projects): Cho mục đích marketing và bán hàng.
- Dự án (Projects): Quản lý bài tập và dự án công ty.
- Giảng viên (Faculty): Mẫu quản lý nhân viên này.
- Học sinh (Student): Cho mục đích quản trị trường học và đại học, v.v.
Tạo Cơ sở dữ liệu Access trống
Microsoft Access cho bạn tùy chọn xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu. Nó bắt đầu với việc định nghĩa bảng, thuộc tính, và đặt quy tắc cho các bảng này. Bạn có thể tạo Macro hoặc mô-đun có thể lập trình để dùng. Bạn có thể đặt bất kỳ ràng buộc nào trên các bảng này, चाहे đó là khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key), và NOT NULL.
Đây chỉ là cái nhìn tổng quan về Microsoft Access. Có một loạt tính năng có sẵn có thể giúp bạn tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh, lưu trữ dữ liệu, và quản lý dữ liệu theo cách đơn giản nhất. Bằng cách dùng Microsoft Access cho Phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application Development) bạn có thể giữ chi phí thấp, MS Access là cơ sở dữ liệu Đa người dùng (Multi-User database); theo nghĩa là từ đầu, Access được thiết kế để hoạt động trên mạng.
Các bước cơ bản để bắt đầu MS Access là gì?
Điều đầu tiên bạn cần biết để bắt đầu với Microsoft Access là loại cơ sở dữ liệu bạn muốn làm việc. Vì ứng dụng này cung cấp vô số tùy chọn, bạn có thể bị bối rối sau khi mở nó trên máy tính. Tuy nhiên, bạn cần tìm tên và chọn mẫu để có thể bắt đầu dùng công cụ trong chốc lát.
Cơ bản của Microsoft Access là gì?
Cơ bản của Microsoft Access được đề cập trong bài viết này, và khuyến khích làm theo toàn bộ để hiểu cách mọi thứ hoạt động. Mặc dù khá đơn giản để bắt đầu dùng mẫu để xong cơ sở dữ liệu, bạn có thể gặp vấn đề trong tương lai khi bạn cố nhập nó vào chương trình khác. Đó là lý do bạn cần đọc toàn bộ bài viết để học một số mẹo và thủ thuật cơ bản của Microsoft Access.
Microsoft nói rằng phiên bản mới nhất sẽ hỗ trợ 255 người dùng đồng thời. Tính năng nâng cao trên MS Access bao gồm chia sẻ cơ sở dữ liệu Access với nhiều chương trình và xuất cơ sở dữ liệu ra các định dạng tệp khác.
Đọc tiếp: Cách nhập dữ liệu Microsoft Access vào Microsoft Excel.