Càng di động hơn, càng quan trọng là có quyền truy cập file bất kể bạn ở đâu hoặc dùng thiết bị nào. Xưa kia, file điện tử đều sống trên máy tính, nên nếu bạn không gần máy, bạn không truy cập được file. Tất cả thay đổi với sự xuất hiện của internet tốc độ cao và dịch vụ lưu trữ đám mây từ các công ty như Dropbox, Amazon, và Google.
Ngay cả việc ở nhà và chuyển sang làm việc từ xa năm qua cũng tăng thêm nhu cầu và mong muốn lưu trữ đám mây. Nhiều trường và chủ lao động chuyển sang Microsoft 365 để giữ sinh viên và công nhân kết nối. Đối với lưu trữ file, đó có nghĩa là áp dụng OneDrive cho học tập hoặc công việc.
Nếu bạn là người dùng OneDrive mới, dù cho học hay làm, hãy đọc tiếp vài mẹo dùng dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft.
1. Hiểu Biểu Tượng Trạng Thái OneDrive
Khi lưu file vào OneDrive, bạn có thể chọn làm file chỉ online hoặc offline. Tính năng OneDrive Files On-Demand cho phép truy cập mọi thứ bạn lưu vào đám mây mà không cần tải bản sao cục bộ của mọi file. Thay vào đó, bạn thấy file liệt kê trong trình quản lý file cùng biểu tượng trạng thái chỉ file chỉ online, có sẵn cục bộ, hoặc luôn có sẵn.
Biểu tượng đám mây xanh dương chỉ file chỉ online. Dấu kiểm xanh trong vòng tròn xuất hiện bên file có sẵn cục bộ trên thiết bị bạn dùng.
File bạn chọn luôn giữ trên thiết bị sẽ hiển thị vòng tròn xanh đậm với dấu kiểm trắng.
Nếu bạn mở file chỉ online trên máy hoặc thiết bị khác, nó sẽ tải xuống và thành có sẵn cục bộ. Có sẵn cục bộ nghĩa là bạn mở file được ngay cả khi không có internet. Để giải phóng dung lượng ổ cứng, chuột phải file và chọn Free up space (Giải phóng không gian).
2. Cách Bật Files On-Demand
Người dùng PC làm theo các bước sau để bật Files On-Demand.
- Chọn biểu tượng OneDrive trong khay hệ thống.
- Chọn Help & Settings (Trợ giúp & Cài đặt).
- Chọn Settings (Cài đặt).
- Trên tab Settings, tích hộp "Save space and download files as you use them" (Tiết kiệm không gian và tải file khi bạn dùng).
Người dùng Mac bật Files On-Demand theo các bước:
- Chọn biểu tượng OneDrive trong thanh menu.
- Chọn nút …More.
- Chọn Preferences (Tùy chọn).
- Chọn nút Turn on Files On-Demand (Bật Files On-Demand).
3. Bật Storage Sense Cho PC
Người dùng Windows 10 có tùy chọn thêm là bật Storage Sense, tự động đặt file OneDrive bạn không mở trong 30 ngày qua thành chỉ online nếu ổ cứng thiếu không gian.
Bạn cũng có thể đặt Storage Sense chạy hàng ngày, tuần, hoặc tháng thay vì chỉ khi thiếu không gian.
4. Điều Cần Biết Về OneDrive Personal Vault (Kho Bảo Mật Cá Nhân)
Mặc dù tất cả file bạn lưu vào đám mây OneDrive được bảo vệ bằng biện pháp bảo mật của Microsoft, OneDrive Personal Vault cung cấp lớp bảo vệ thêm cho file nhạy cảm.
Khi lưu file vào personal vault, bạn phải dùng xác thực mạnh hoặc bước xác minh danh tính thứ hai để truy cập. Tùy thiết bị, đó có thể là khuôn mặt, vân tay, mã PIN, hoặc mã gửi qua tin nhắn hoặc email.
File trong Personal Vault được mã hóa mọi lúc, bao gồm khi ở trong vault và khi di chuyển giữa đám mây và thiết bị. Hơn nữa, file trong vault được quét virus và giám sát hoạt động đáng ngờ, bao gồm ransomware.
Personal Vault xuất hiện như thư mục trong OneDrive. Chỉ cần lưu vào vault để tận hưởng lợi ích bảo mật thêm.
Lưu ý: Người dùng không có đăng ký Microsoft 365 giới hạn 3 file trong Personal Vault.
5. Cách Tải Lên File Lên OneDrive
Nếu bạn dùng OneDrive cho học hoặc làm, có nhiều cách tải file lên đám mây OneDrive.
Tải File Dùng Trình Duyệt
Bạn luôn có thể truy cập OneDrive trong trình duyệt. Các bước dưới hoạt động cho Chrome và Edge và có thể khác chút nếu dùng trình duyệt khác.
- Đăng nhập office.com và chọn trình khởi chạy app ở góc trên trái trang và chọn OneDrive.
- Chọn Upload > Files hoặc Folder.
- Chọn file hoặc thư mục bạn muốn tải và chọn chúng.
- Chọn Open hoặc Select Folder.
Tải File Dùng Desktop
Nếu bạn dùng máy tính Windows 10, OneDrive đã cài sẵn. Chỉ cần lưu hoặc di chuyển file và thư mục vào thư mục OneDrive để làm cho chúng truy cập được trên tất cả thiết bị qua OneDrive.
Nếu bạn chưa đăng nhập OneDrive, chọn nút Start, tìm OneDrive, và khởi chạy app. Làm theo hướng dẫn để đăng nhập.
Tương tự, người dùng Mac có thể tự động tải file lên OneDrive bằng cách sao chép hoặc di chuyển chúng vào thư mục OneDrive dùng Finder hoặc lưu vào thư mục OneDrive từ app.
6. Chia Sẻ File Trong OneDrive
Chia sẻ file không thể dễ dàng hơn với OneDrive. Trên máy, chuột phải vào file và chọn Share (Chia sẻ).
Chọn ai bạn muốn chia sẻ file, thêm tin nhắn tùy chọn, rồi chọn nút Send (Gửi) hoặc chọn sao chép link hoặc gửi qua app khác trên thiết bị.
7. Khôi Phục File Hoặc Thư Mục Trong OneDrive
OneDrive có thùng rác nơi bạn có thể khôi phục file hoặc thư mục bạn vô tình xóa.
- Từ OneDrive trong trình duyệt, chọn Recycle Bin (Thùng rác).
- Chọn file bạn muốn khôi phục.
- Chọn nút Restore (Khôi phục).
8. Cách Đặt Ngày Hết Hạn Và Mật Khẩu Cho File OneDrive
Mặc dù tính năng này chưa có cho tài khoản miễn phí, một số người dùng Microsoft 365 có tùy chọn đặt ngày hết hạn và mật khẩu cho file trong OneDrive. Nếu tính năng này đã được bật trong OneDrive Admin Center, đây là cách làm.
Lưu ý: Điều này chỉ hoạt động khi chia sẻ link ẩn danh và không khi chọn chia sẻ với người cụ thể.
- Trong trình duyệt web, chọn file hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
- Chọn share.
- Trong link settings, chọn khi nào bạn muốn quyền truy cập file hết hạn.
- Thêm password (mật khẩu) nếu muốn.
- Chọn nút Apply (Áp dụng).
Khai Thác Thêm OneDrive Cho Học Tập Hoặc Công Việc
Các mẹo trên chỉ cào bề mặt những gì bạn có thể làm với OneDrive cho học hoặc công việc. Học cách giải quyết vấn đề đồng bộ, dùng symbolic link để đồng bộ bất kỳ thư mục nào trên máy với OneDrive, hoặc, nếu bạn bực mình, tắt hoàn toàn OneDrive.