Hướng dẫn Microsoft PowerPoint này cho người mới bắt đầu sẽ giúp bạn học cách bắt đầu và tạo nó. Bài viết sẽ cung cấp chi tiết từng bước và mẹo về cách làm cho bài thuyết trình của bạn hấp dẫn và trình bày được. Tất cả cơ bản của PowerPoint, như thêm trang chiếu mới, tiêu đề và chân trang, chọn chủ đề (theme), cách sử dụng chuyển tiếp (transitions) và hiệu ứng (animations), v.v. sẽ được bao gồm ở đây. Vậy hãy bắt đầu.
Hướng dẫn PowerPoint cho người mới bắt đầu
PowerPoint là một thành phần của bộ Microsoft Office, và nó giúp bạn tạo bài thuyết trình hiệu quả và trình chiếu máy tính.
Cách khởi động PowerPoint
Để khởi động PowerPoint, nhấp vào nút Start và cuộn xuống hoặc tìm kiếm PowerPoint. Nhấp vào kết quả để mở. Sau đó chọn thêm Blank Presentation (Trình chiếu trống). Một bài thuyết trình PowerPoint trống mới sẽ mở.
Trên Ribbon phía trên, bạn thấy các tab như:
- File
- Home
- Insert
- Design
- Transitions
- Animations
- Slide Show
- Review
- View
- Help
Hãy tìm hiểu chi tiết về chúng.
Cách sử dụng PowerPoint
Bạn sẽ thấy các tab sau:
1. Home
Trong tab Home, bạn sẽ tìm thấy nhiều nhóm như clipboard, slides, font, paragraph, drawing, và editing. Bạn có thể dùng các hàm cut (cắt), copy (sao chép), paste (dán), và format painter (cọp định dạng) từ nhóm Clipboard.
Trong nhóm Slides (Trang chiếu), bạn có thể thêm trang chiếu mới vào bài thuyết trình với bố cục bạn chọn. Bạn có thể đặt lại vị trí, kích thước và định dạng của các placeholder (vị trí dành sẵn) trang chiếu về cài đặt mặc định.
Bạn có thể chọn phông chữ mới và thay đổi cỡ chữ cho văn bản. Nhóm Font (Phông chữ) cung cấp thêm tùy chọn để làm đậm, in nghiêng, gạch dưới, thay đổi chữ hoa/thường, điều chỉnh khoảng cách giữa ký tự, v.v. Bạn cũng có thể thay đổi màu phông chữ và highlight (tô sáng) văn bản với màu sắc rực rỡ.
Trong nhóm Paragraph (Đoạn văn), bạn có thể tạo danh sách dấu chấm, danh sách có số, tăng/giảm thụt lề, và điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng văn bản. Bạn có thể căn chỉnh văn bản sang trái, phải, giữa, hoặc phân bố đều văn bản giữa các lề. Bạn có thể thêm hoặc xóa cột và cũng chọn độ rộng và khoảng cách cột.
Dưới Text Direction (Hướng văn bản), bạn sẽ tìm thấy tùy chọn thay đổi hướng văn bản thành dọc, xếp chồng, hoặc xoay theo hướng mong muốn.
Chuyển đổi sang SmartArt Graphic (Đồ họa SmartArt) giúp bạn tổ chức và trình bày thông tin dưới dạng quy trình, chu kỳ, mối quan hệ, phân cấp, v.v.
Từ nhóm Drawing (Vẽ), bạn có thể chèn nhiều hình dạng như vuông, tròn, mũi tên, sơ đồ luồng, nút hành động, và nhiều hơn nữa. Đối với các hình dạng, bạn có thể thêm các phong cách trực quan khác nhau để thay đổi giao diện.
Thử shape fill (điền hình dạng) và shape outline (viền hình dạng) để điền hình dạng được chọn với màu đặc, gradient, kết cấu, mẫu, và viền với các kiểu đường và độ rộng khác nhau.
Bạn có thể thêm các hiệu ứng hình dạng khác nhau như glow (sáng), shadow (bóng), reflection (phản chiếu), v.v. cho hình dạng được chọn.
Trong nhóm Editing (Chỉnh sửa), bạn có thể tìm văn bản bạn muốn và thay thế nó bằng thứ khác.
2. Insert (Chèn)
Tab Insert được chia thành nhiều nhóm liên quan đến slides, tables (bảng), images (hình ảnh), illustrations (minh họa), add-ins, links (liên kết), comments (bình luận), text (văn bản), symbols (ký hiệu), và media (phương tiện).
Bạn có thể thêm trang chiếu mới vào bài thuyết trình. Bạn cũng có thể thêm bảng với nhiều hàng và cột theo ý thích để hiển thị thông tin đẹp mắt.
Từ nhóm Images and Illustrations (Hình ảnh và Minh họa), bạn có thể thêm hình ảnh từ máy tính cũng như trực tuyến, thêm hình dạng, biểu tượng, mô hình 3D, v.v.
Bạn cũng có thể chèn SmartArt Graphic và biểu đồ (chart).
Một nhóm quan trọng khác bạn cần biết là Text (Văn bản). Bạn có thể vẽ hộp văn bản ở bất kỳ đâu trên trang chiếu và thêm văn bản mong muốn. Header (Tiêu đề) và Footer (Chân trang) cũng có thể thêm cùng với số trang chiếu hiển thị ở dưới cùng mỗi trang chiếu. Chèn WordArt để thêm tài hoa cho văn bản nhằm làm cho nó hấp dẫn. Chọn tùy chọn phù hợp từ các lựa chọn cho trước.
3. Design (Thiết kế)
Tab Design bao gồm các nhóm Themes (Chủ đề), Variants (Biến thể), và Customize (Tùy chỉnh).
PowerPoint có số lượng lớn chủ đề bạn có thể chọn để cho bài thuyết trình đúng giao diện và cảm giác. Mỗi chủ đề có bộ màu, phông chữ, và hiệu ứng riêng tạo nên cá tính riêng cho bài thuyết trình.
Trong nhóm Variants, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn tùy chỉnh giao diện của thiết kế hiện tại.
Trong nhóm Customize, bạn có thể thay đổi kích thước trang chiếu theo yêu cầu. Xem qua các tùy chọn có sẵn.
Bạn có thể định dạng nền với điền đặc (solid fill), điền kết cấu (texture fill), điền gradient (gradient fill), và cũng ẩn đồ họa nền (hide background graphics).
4. Transitions (Chuyển tiếp)
Trong tab Transitions, bạn sẽ tìm thấy các lệnh liên quan đến xem trước (previewing), chuyển tiếp trang chiếu (transitions to the slide), và thời gian (timing).
Có rất nhiều tùy chọn cho transitions như fade (nhạt dần), uncover (bật mở), flash (lấp lánh) và nhiều hơn nữa. Bạn có thể đặt âm thanh và độ dài cho mỗi trang chiếu.
5. Animations (Hiệu ứng)
Trong tab Animations, có các nhóm liên quan đến xem trước (previewing), animation (hiệu ứng), advanced animation (hiệu ứng nâng cao), và timing (thời gian).
Bạn có thể thêm hiệu ứng cho các đối tượng được chọn và đặt thời gian cho chúng.
6. Slide Show (Trình chiếu)
Ở đây, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn bắt đầu trình chiếu từ đầu hoặc từ trang chiếu hiện tại. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn nâng cao cho trình chiếu. Bạn có thể ẩn trang chiếu để nó không xuất hiện khi trình chiếu đang phát. Bạn cũng sẽ tìm thấy tùy chọn ghi lại trình chiếu.
7. Review (Xem xét)
Trong tab Review, proofing (kiểm tra chính tả/ngữ pháp) sẽ giúp bạn kiểm tra lỗi ngữ pháp hoặc chính tả. Insights (Thông tin chi tiết) sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm về văn bản bạn chọn bằng cách xem định nghĩa, hình ảnh, và kết quả khác từ nhiều nguồn trực tuyến.
8. View (Xem)
Tab View bao gồm nhiều nhóm liên quan đến presentation views (chế độ xem trình chiếu), master views (chế độ xem chính), show (hiển thị), zoom (phóng to/thu nhỏ), color/grayscale (màu/xám), window (cửa sổ), và macros (macro).
Tùy thuộc vào chế độ xem bạn chọn, bạn sẽ có thể xem bài thuyết trình của bạn theo hình thức đó. Các dạng Presentation views bao gồm normal (bình thường), outline view (xem dàn ý), slide sorter (sắp xếp trang chiếu), notes page (trang ghi chú), và reading view (xem đọc).
9. Help (Trợ giúp)
Bạn có thể nhận trợ giúp từ nhân viên hỗ trợ Microsoft và gửi phản hồi.
10. File
Tab File bao gồm các chức năng như save (lưu), save as (lưu dưới dạng), print (in), share (chia sẻ), export (xuất), và các tùy chọn PowerPoint khác.
Hướng dẫn này đã bao gồm tất cả các lệnh cơ bản, mẹo và tính năng của Microsoft PowerPoint mà bạn chỉ cần ở trình độ người mới bắt đầu.