Sắp xếp các tệp trên máy tính của bạn có thể khó khăn. Nếu bạn không cẩn thận, các tệp và thư mục của bạn có thể trở thành một mớ hỗn độn khiến bạn khó điều hướng và tìm thấy những gì bạn cần.
Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp các kỹ thuật quản lý tệp Windows này. Không có cách nào hoàn hảo khi nói đến quản lý tệp máy tính, nhưng những mẹo này sẽ giúp bạn tạo trật tự khỏi sự hỗn loạn.
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Bài viết này có sẵn dưới dạng PDF có thể tải xuống từ đối tác phân phối của chúng tôi, TradePub. Bạn sẽ phải hoàn thành một biểu mẫu ngắn để truy cập nó lần đầu tiên. Tải xuống Mẹo Quản lý và Tổ chức Trang Cheat Tập tin Máy tính của Bạn.
1. Dọn sạch Thùng rác
Rất có thể, bạn có nhiều dữ liệu trên máy tính mà bạn không cần. Bước đầu tiên của bạn là tìm và xóa những tệp này, vì không có ích gì khi sắp xếp các tệp không mong muốn. Bạn cũng nên dọn dẹp ổ đĩa của mình để dọn đường cho dữ liệu mới.
Hướng dẫn dọn dẹp Windows 10 của chúng tôi sẽ hữu ích cho công việc này. Nếu bạn vô tình xóa thứ gì đó, bạn luôn có thể khôi phục nó từ Thùng rác.
2. Group Files in Folders
Các thư mục là xương sống của một cơ cấu tổ chức tốt. Chúng cho phép bạn nhóm các tệp thành các bộ sưu tập hợp lý.
Theo mặc định, Windows đi kèm với các thư viện như Documents và Pictures mà bạn có thể sử dụng như một điểm khởi đầu. Trong File Explorer, nhấp chuột phải và chọn Mới> Thư mục để bắt đầu tạo.
Nó có thể hữu ích để lập kế hoạch cấu trúc thư mục của bạn trước khi bạn bị bẻ khóa. Ví dụ:bạn có muốn chia thư mục Ảnh của mình theo sự kiện, người, địa điểm hay thứ gì khác không? Bạn có muốn Tài liệu của mình được tách biệt theo cuộc sống và công việc không?
Bạn cũng có thể tạo các thư mục trong các thư mục. Điều đó nói rằng, hãy cố gắng không tạo phân cấp quá sâu, nếu không, bạn sẽ liên tục nhấp qua các thư mục khi cố gắng tìm kiếm thứ gì đó.
3. Tạo Quy ước Đặt tên Nhất quán
Tốt nhất là có một quy ước đặt tên nhất quán cho cả thư mục và tệp. Nó phải rõ ràng bên trong những gì mà không cần mở nó, nhưng nó cũng phải tương đối ngắn gọn.
Đừng quên rằng File Explorer có thể hiển thị cho bạn rất nhiều siêu dữ liệu tuyệt vời. Trong Ruy-băng, đi tới Xem> Thêm cột . Tại đây, bạn có thể thêm các cột như Ngày sửa đổi , Loại và Tác giả . Điều này có nghĩa là bạn không nhất thiết phải đưa thông tin này vào tên tệp.
Một số mẹo chung:
- Khi sử dụng các số liên tiếp ở đầu tên, hãy đứng trước các số 0 (ví dụ:001, 002) để hỗ trợ sắp xếp.
- Đảm bảo chính tả và ngữ pháp của bạn chính xác để chúng xuất hiện chính xác trong bất kỳ tìm kiếm nào.
- Không sử dụng từ viết tắt. Chúng có thể có ý nghĩa vào thời điểm đó, nhưng bạn có thể sẽ quên ý nghĩa của chúng.
Nếu bạn cần đổi tên nhiều tệp cùng một lúc, hãy sử dụng một công cụ như Tiện ích đổi tên hàng loạt.
4. Truy cập vào thư mục và tệp một cách nhanh chóng
Thật tuyệt khi sắp xếp các tệp của bạn thành các thư mục có cấu trúc, nhưng bạn không cần phải điều hướng qua cấu trúc này mỗi khi bạn muốn tìm thứ gì đó. Windows có một tính năng tìm kiếm mạnh mẽ. Chỉ cần mở menu Start, bắt đầu nhập và nó sẽ quét mọi thứ trên máy tính của bạn. Dưới đây là một số phím tắt và mẹo tìm kiếm Windows 10 cần biết.
Bạn có thể ghim các thư mục thường truy cập vào menu Bắt đầu của mình. Nhấp chuột phải và chọn Ghim để bắt đầu làm như vậy. Ngoài ra, hãy kéo một thư mục vào thanh tác vụ của bạn để ghim nó vào đó. Sau đó, nhấp chuột phải biểu tượng File Explorer và nó sẽ xuất hiện trong Đã ghim phần.
Cuối cùng, bạn có thể điều chỉnh File Explorer để có cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu của mình. Chuyển sang Chế độ xem trong Ribbon. Tại đây, bạn có thể chọn Sắp xếp theo khác nhau , bật ngăn Chi tiết , thay đổi Bố cục và nhiều hơn nữa.
Xoay quanh với các tùy chọn này cho đến khi bạn tìm được thứ phù hợp với mình. Bạn cũng có thể thay đổi chúng cho mỗi thư mục. Ví dụ:một Biểu tượng lớn bố cục phù hợp với thư mục ảnh, trong khi Danh sách hoạt động tốt hơn cho các tài liệu.
5. Sử dụng Nhà cung cấp bộ nhớ trên đám mây
Nếu bạn thường xuyên cộng tác trên các tệp với người khác hoặc di chuyển giữa các thiết bị như máy tính xách tay và máy tính để bàn, thì việc tiếp tục gửi tệp qua lại có thể là một vấn đề thực sự. Bạn cũng có thể kết thúc với nhiều tệp ở những nơi khác nhau, chẳng hạn như tài liệu và email của bạn.
Một cách tuyệt vời để khắc phục điều này là sử dụng nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí. Các dịch vụ này cung cấp cho bạn nhiều gigabyte dung lượng để lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu trên tất cả các thiết bị của bạn.
Các dịch vụ sang trọng, như OneDrive hoặc Google Drive, sẽ tích hợp trực tiếp vào File Explorer để bạn có thể quản lý tất cả các tệp của mình từ cùng một nơi.
6. Xóa các bản sao và sử dụng phím tắt
Có nhiều bản sao của cùng một tệp là một trò chơi nguy hiểm. Nó không chỉ gây lãng phí không gian lưu trữ mà bất kỳ thay đổi nào cũng sẽ không đồng bộ giữa chúng. Ví dụ:điều này có thể dẫn đến việc có các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu.
Các bản sao có thể vô tình xảy ra và có thể là một khó khăn để tìm kiếm theo cách thủ công. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên sử dụng một chương trình như dupeGuru, chương trình này sẽ quét máy tính của bạn để tìm các tệp trùng lặp — về tên và nội dung tệp, bao gồm cả tìm kiếm "mờ" cho các tệp tương tự — và cho phép bạn xóa chúng.
Các bản sao của tệp thường phát sinh khi chúng được lưu ở những nơi khác nhau. Đừng làm điều này. Thay vào đó, hãy sử dụng các phím tắt. Trong thư mục, nhấp chuột phải và chọn Mới> Lối tắt và làm theo trình hướng dẫn.
7. Sử dụng các ứng dụng Ghi chú
Nếu bạn là kiểu người thường xuyên phải ghi lại các ghi chú hoặc suy nghĩ, đừng để các tệp văn bản lạc lõng trên máy tính của bạn. Suy nghĩ về các ghi chú vật lý; chúng được thiết kế như vật lưu niệm tạm thời, không phải là giải pháp lưu trữ vĩnh viễn. Điều này cũng xảy ra với cuộc sống kỹ thuật số của bạn.
Cân nhắc sử dụng một ứng dụng ghi chú như OneNote, Evernote hoặc một ứng dụng ghi chú nhẹ thay thế.
Hầu hết các ứng dụng này cho phép bạn lưu trữ cục bộ và trực tuyến. Chúng chủ yếu được thiết kế cho các mẩu tin lưu niệm và có các công cụ tổ chức riêng. Tốt hơn hết là sử dụng những thứ này và giữ mọi thứ ở một nơi.
8. Lưu trữ các tệp cũ nếu cần
Một số người thích tạo một thư mục lưu trữ trên máy tính của họ và đổ các tệp cũ vào đó, nhưng điều đó chỉ giống như quét mọi thứ dưới tấm thảm. Một kho lưu trữ thích hợp được thiết kế để lưu trữ các tệp mà bạn không cần truy cập thường xuyên nữa nhưng vẫn cần giữ lại. Nó thường được giữ tách biệt với ổ đĩa chính của bạn và bạn cũng có thể sử dụng các giải pháp lưu trữ chậm hơn và rẻ hơn.
Để tìm hiểu lịch sử của tệp, hãy nhấp chuột phải nó và chọn Thuộc tính . Tại đây, bạn có thể thấy thời điểm tệp được Tạo , Đã sửa đổi và Đã truy cập .
Thật đơn giản để nhanh chóng nhóm các tệp lại với nhau dựa trên ngày sửa đổi của chúng. Trong File Explorer, nhấp vào hộp tìm kiếm ở trên cùng bên phải, sau đó sử dụng Ngày sửa đổi trên thanh Ribbon. Bạn có thể liên kết tham số này với các chuỗi tìm kiếm khác. Ví dụ:bạn có thể tìm kiếm các tệp DOC được sửa đổi lần cuối vào năm 2021.
Nói chung, bạn chỉ cần lưu trữ nếu bạn sắp hết dung lượng lưu trữ trên ổ đĩa chính của mình. Nếu không, sẽ không có hại gì khi giữ dữ liệu cũ với điều kiện nó được sắp xếp hợp lý.
9. Bám sát Kế hoạch tổ chức của bạn
Đừng lãng phí tất cả công việc tổ chức của bạn. Bám sát kế hoạch của bạn. Có thể rất hấp dẫn để lưu một tệp nhanh chóng bằng cách đặt tên nó ngẫu nhiên và đặt nó trên màn hình của bạn. Có rất nhiều cách tốt hơn để lưu trữ tệp của bạn so với máy tính để bàn.
Nếu bạn không theo kịp, bạn sẽ trở lại trong mớ hỗn độn của các tệp mà bạn đã bắt đầu. Khi tạo hoặc lưu một tệp mới, hãy dành một chút thời gian để đặt tên cho nó và đặt nó vào đúng thư mục . Tương lai của bạn sẽ cảm ơn bạn.
Tự động sắp xếp các tệp của bạn
Những mẹo này chắc chắn sẽ giúp bạn đặt nền tảng tuyệt vời để sắp xếp các tệp của mình. Những ngày bạn không thể tìm thấy thứ mình cần đã qua lâu rồi. Bạn sẽ biết chính xác cách định vị tệp bạn muốn.
Nếu bạn muốn được trợ giúp thêm, thậm chí còn có các ứng dụng như PhotoMove và TagScanner mà bạn có thể sử dụng để tự động sắp xếp các tệp Windows của mình.