Sắp xếp file trên máy tính có thể khó khăn. Nếu không cẩn thận, file và thư mục trở thành hỗn loạn lan man, khó điều hướng và tìm thứ cần thiết.
Đó là lý do chúng tôi tổng hợp các kỹ thuật quản lý file Windows. Không có cách hoàn hảo cho quản lý file máy tính, nhưng những mẹo này giúp tạo trật tự từ hỗn loạn.
TẢI MIỄN PHÍ: Bài viết có sẵn dạng PDF download từ đối tác TradePub. Cần điền form ngắn lần đầu truy cập. Tải Tips for Managing and Organizing Your Computer Files Cheat Sheet.
1. Dọn Dẹp File Rác
Khả năng cao bạn có nhiều dữ liệu không cần trên máy. Bước đầu: tìm và xóa chúng, vì không có ý nghĩa tổ chức file không cần. Cũng tốt để dọn ổ cứng chừa chỗ cho dữ liệu mới.
Hướng dẫn dọn Windows 10 của chúng tôi hữu ích cho việc này. Nếu xóa nhầm, khôi phục từ Recycle Bin.
2. Nhóm File Vào Thư Mục
Thư mục là xương sống cấu trúc tổ chức tốt. Cho phép nhóm file thành tập hợp logic.
Mặc định Windows có thư viện như Documents, Pictures làm điểm khởi đầu. Trong File Explorer, chuột phải chọn New > Folder bắt đầu tạo.
Có thể lên kế hoạch cấu trúc thư mục trước khi bắt đầu. Ví dụ: tách Pictures theo sự kiện, người, địa điểm, hay cái khác? Tách Documents theo cá nhân và công việc?
Có thể tạo thư mục trong thư mục (nested). Tuy nhiên, không nên làm hierarchy quá sâu, nếu không bạn sẽ click liên tục qua nhiều thư mục khi tìm file.
3. Tạo Quy Ước Đặt Tên Nhất Quán
Nên có quy ước đặt tên nhất quán cho cả thư mục và file. Tên nên cho biết bên trong có gì mà không cần mở, nhưng cũng ngắn gọn.
Đừng quên File Explorer hiển thị metadata hữu ích. Ribbon: View > Add columns. Thêm cột Date modified, Type, Authors. Nghĩa là không cần nhét thông tin này vào tên file.
Mẹo chung:
- Dùng số thứ tự đầu tên, thêm số 0 đầu (001, 002) để hỗ trợ sắp xếp.
- Đảm bảo chính tả, ngữ pháp chính xác để tìm kiếm đúng.
- Không dùng viết tắt. Có vẻ hợp lý lúc đó, nhưng sau này bạn quên nghĩa.
Cần đổi tên hàng loạt file cùng lúc, dùng tool như Bulk Rename Utility.
4. Truy Cập Thư Mục Và File Nhanh
Tổ chức file vào thư mục cấu trúc tốt, nhưng không cần duyệt qua cấu trúc mỗi lần tìm thứ. Windows có tìm kiếm mạnh. Mở Start menu, gõ tìm, nó quét toàn máy. Xem shortcuts và mẹo tìm kiếm Windows 10.
Ghim thư mục thường truy cập vào Start menu. Chuột phải chọn Pin to Start. Kéo thư mục lên taskbar để ghim. Sau đó chuột phải icon File Explorer, nó hiện trong mục Pinned.
Cuối cùng, điều chỉnh File Explorer xem tổng quan dữ liệu tốt hơn. Chuyển tab View Ribbon. Chọn Sort by khác nhau, bật Details pane, đổi Layout, và nhiều hơn.
Thử các tùy chọn cho đến khi phù hợp. Có thể đổi theo từng thư mục. Ví dụ: layout Large icons tốt cho thư mục ảnh, List tốt cho văn bản.
5. Dùng Nhà Cung Cấp Cloud Storage
Nếu thường cộng tác file với người khác hoặc chuyển đổi thiết bị (laptop, desktop), gửi file qua lại rất mệt. Cuối cùng có nhiều bản file ở nơi khác nhau: documents, email.
Cách vượt qua: dùng nhà cung cấp cloud storage miễn phí. Dịch vụ cho nhiều GB lưu trữ và đồng bộ qua mọi thiết bị.
Dịch vụ tốt như OneDrive, Google Drive tích hợp trực tiếp vào File Explorer, quản lý mọi file từ cùng một nơi.
6. Xóa File Trùng Lặp Và Dùng Shortcut
Nhiều bản copy cùng file là trò nguy hiểm. Không chỉ lãng phí dung lượng, thay đổi không đồng bộ giữa các bản. Dẫn đến nhiều version khác nhau của cùng tài liệu.
File trùng có thể xảy ra vô tình, tìm thủ công mệt. Tốt nhất dùng chương trình như dupeGuru, quét máy tìm file trùng — theo tên và nội dung, kể cả tìm "fuzzy" file tương tự — cho bạn xóa.
File copy thường nảy sinh khi lưu ở nơi khác nhau. Đừng làm vậy. Thay vào đó, dùng shortcut. Trong thư mục, chuột phải chọn New > Shortcut làm theo wizard.
7. Dùng App Ghi Chú
Nếu bạn kiểu người thường ghi chú, suy nghĩ, đừng để file text lăn lóc khắp máy. Ghi chú giấy (sticky notes) thiết kế làm mốc tạm, không phải lưu trữ lâu dài. Cuộc sống số cũng vậy.
Cân nhắc app ghi chú như OneNote, Evernote, hoặc nhẹ hơn.
Đa số app cho lưu local và online. Thiết kế chính cho mảnh vụn và có công cụ tổ chức riêng. Tốt hơn dùng chúng gom mọi thứ một chỗ.
8. Lưu Trữ (Archive) File Cũ Nếu Cần
Một số người tạo folder archive trên máy ném file cũ vào, nhưng đó chỉ là quét rác dưới thảm. Archive đúng nghĩa lưu file không cần truy cập thường xuyên nhưng vẫn phải giữ. Thường tách riêng ổ chính, cũng có thể dùng lưu trữ chậm/rẻ hơn.
Xem lịch sử file: chuột phải chọn Properties. Xem file Created, Modified, Accessed khi nào.
Dễ dàng nhóm file theo ngày modified. File Explorer: click ô tìm kiếm góc trên phải, dùng dropdown Date modified trên Ribbon. Kết hợp tham số khác. Ví dụ: tìm file DOC modified 2021.
Chỉ cần archive khi hết chỗ ổ chính. Còn không, giữ dữ liệu cũ không hại miễn là tổ chức tốt.
9. Duy Trì Kế Hoạch Tổ Chức
Đừng lãng phí công sức tổ chức. Giữ kế hoạch. Rất dễ cám dỗ lưu file nhanh bằng tên ngẫu nhiên ném lên Desktop. Có cách tốt hơn Desktop để lưu file.
Nếu không duy trì, bạn quay lại hỗn loạn file từ đầu. Khi tạo/lưu file mới, dành chút thời gian đặt tên tốt, để đúng thư mục. Tương lai bạn sẽ cảm ơn.
Tự Động Hóa Tổ Chức File
Những mẹo chắc chắn giúp đặt nền tảng tốt tổ chức file. Ngày không tìm thấy file đã qua. Bạn biết chính xác cách định vị file cần thiết.
Muốn hỗ trợ thêm, có app như PhotoMove và TagScanner tự động tổ chức file Windows.