Kể từ khi phát hành năm 2016, Notion tạo tiếng vang trong không gian năng suất, và có lý do tốt. Nó loại bỏ nhu cầu phân chia công việc giữa nhiều ứng dụng và đóng vai trò công cụ all-in-one ghi chú, quản lý tác vụ, và cộng tác. Cách tiếp cận mô-đun của Notion đối với hầu như mọi thứ cũng nghĩa là bạn được đúc nó thành bất cứ thứ gì bạn muốn.
Nếu bạn vừa đăng ký Notion, không nghi ngờ bạn sẽ thấy giao diện người dùng tối giản gây nhầm lẫn. Khác với công cụ năng suất khác, bạn không thấy thanh công cụ hay tùy chọn định dạng để chơi.
Tuy nhiên, thiết kế đơn giản và thẩm mỹ của Notion là điểm mạnh nhất. Thay vì ép bạn vào cấu trúc hay thứ bậc cụ thể, hoàn toàn do bạn quyết định muốn dùng nó như thế nào.
Trong bài đánh giá ứng dụng Notion này, bạn sẽ tìm thấy một vài mẹo giúp bắt đầu và đẩy nhanh tiến độ với Notion.
1. Chèn Block (Khối)
Trong Notion, mọi thứ là block. Khi bắt đầu gõ, bạn bắt đầu với block văn bản mặc định. Nhưng bạn có thể chèn thứ khác ngoài block văn bản.
Nhấn phím forward-slash (/), và bạn sẽ thấy bảng điều khiển nổi với tất cả block có thể tạo. Các block cơ bản ở đầu danh sách. Chúng cho bạn nhúng trang (xem sau), tạo subheading, chèn to-do list, thêm divider, trích dẫn văn bản, v.v. Bạn sẽ dùng chúng nhiều.
Sau đó, có block database, media, và nâng cao. Chúng rất mạnh và cho bạn làm mọi thứ từ tải tệp, chèn bảng Kanban, đến nhúng lịch. Thử từng block. Notion sẽ bắt đầu hợp lý hơn khi bạn thêm block.
Để dễ dàng, bạn có thể lọc block bằng cách gõ tên ngay sau khi nhấn forward-slash (/). Sau đó, nhấn Enter để chèn trực tiếp. Nhớ block yêu thích, thêm chúng sẽ dễ dàng.
2. Di chuyển Block
Với Notion, bạn không phải làm đúng lần đầu. Khi đã đặt ghi chú và tác vụ vào trang, bạn có thể sắp xếp lại theo thứ tự muốn. Điều đó áp dụng cho mọi loại block trong Notion.
Đặt con trỏ lên block. Sau đó, kéo block handle hiển thị bên trái để di chuyển block. Một đường xanh sẽ đánh dấu điểm cụ thể để thả block.
Notion cũng cho tạo cột. Chỉ cần kéo block ngang và thả khi thấy đường dọc xanh.
3. Chuyển đổi Block
Bạn có thể chuyển block cơ bản sang loại khác ngay sau khi thêm nội dung. Bắt đầu bằng chọn block handle. Sau đó, trỏ đến Turn into trên menu ngữ cảnh và chọn loại block muốn.
Nếu muốn biến block văn bản thường thành subheading, chọn block header loại H1, H2, hoặc H3.
4. Tạo Subpage (Trang con)
Bạn không phải tạo trang riêng ở thanh bên Notion mỗi khi muốn làm việc mới. Thay vào đó, dùng block Page để nhúng trang trong trang khác. Bạn có thể có bao nhiêu trang lồng nhau tùy thích.
Ví dụ, bạn có thể có trang đơn làm dashboard chính và tạo subpage dẫn đến thứ khác. Không chỉ giúp tổ chức logic trong Notion, mà thanh bên cũng gọn gàng.
Notion rất linh hoạt. Bạn cũng có thể kéo thả trang hiện có vào trang khác ở thanh bên để biến thành subpage và ngược lại.
5. Liên kết đến trang khác
Link to page là block hữu ích khác trong Notion, kết hợp với block Page, giúp mọi thứ liên kết mượt mà. Thêm ở đâu cũng được để liên kết đến trang khác.
6. Định dạng văn bản
Nhìn bề ngoài, Notion似乎 thiếu tùy chọn định dạng. Đừng lo. Chỉ cần bôi đen văn bản muốn định dạng, bạn sẽ thấy thanh công cụ tiện lợi với tùy chọn in đậm, in nghiêng, gạch dưới. Nó cũng cho thêm liên kết, đổi màu văn bản, v.v.
7. Thêm biểu tượng và ảnh bìa trang
Notion cho cá nhân hóa bất kỳ trang (kể cả trang lồng) với biểu tượng và ảnh bìa. Để làm vậy, di chuột qua tiêu đề trang và dùng tùy chọn Add Icon và Add Cover.
Bạn có thể chọn biểu tượng và ảnh bìa từ thư viện tích hợp hoặc tải lên của riêng bạn.
8. Di chuyển Block sang trang khác
Bạn có thể di chuyển bất kỳ block nào sang trang khác. Chọn block handle và trỏ đến Move to. Sau đó, chọn trang muốn. Hoặc, kéo thả vào trang liên quan trên thanh tác vụ.
9. Tìm kiếm nhanh (Quick Find)
Muốn tìm thứ gì trong không gian làm việc Notion? Chọn tùy chọn Quick Find góc trên trái cửa sổ và bắt đầu gõ để lọc trang và block ngay lập tức.
Khi bạn bắt đầu làm việc với Notion, Quick Find sẽ không thể thiếu. Để mở nhanh hơn, nhấn Ctrl+P hoặc Cmd+P.
10. Chia sẻ trang
Tùy gói Notion, bạn có vài tùy chọn chia sẻ mạnh. Nếu có gói Personal hoặc Personal Pro, bạn có thể mời người (Notion gọi "guests") xem, bình luận, hoặc chỉnh sửa trang. Bạn cũng có thể chia sẻ công khai. Chọn Share góc trên phải cửa sổ để bắt đầu chia sẻ.
Nếu có tài khoản Team, Notion chia sẻ tất cả trang dưới phần Workspace thanh bên với thành viên team. Bạn vẫn có thể tạo trang cá nhân không ai truy cập ở khu vực Private.
11. Khóa trang
Rất dễ làm hỏng thứ gì trong Notion mà không nhận ra. Khóa trang ngăn chặn chỉnh sửa ngẫu nhiên. Để làm vậy, chọn ba chấm góc trên phải và chọn Page Lock.
12. Nhập nội dung
Bạn có thể nhập văn bản thuần túy, Word, Excel, và CSV vào Notion. Thêm vào đó, nhập dữ liệu trực tiếp từ công cụ năng suất thay thế như Evernote và Trello. Chọn Import cuối thanh bên để bắt đầu.
13. Bật Dark Mode
Notion hỗ trợ dark mode. Chọn Settings & Members thanh bên và bật toggle bên cạnh Dark Mode để kích hoạt.
Thay vào đó, dùng phím tắt Ctrl+Shift+L hoặc Cmd+Shift+L chuyển đổi dark/light mode nhanh hơn.
14. Notion Web Clipper
Khi lướt web, bạn có dùng extension Notion Web Clipper thêm bất kỳ trang web nào vào không gian làm việc Notion. Có cho cả Chrome và Firefox. Sau khi cài extension, đăng nhập với tài khoản Notion, và bạn sẵn sàng.
15. Dùng Template (Mẫu)
Notion có thể gây choáng ngợp, nhưng template trang giúp. Chọn Templates cuối thanh bên để mở thư viện Templates tích hợp. Mở rộng danh mục như Personal, Education, hoặc Project Management và chọn.
Chọn Use this template, và Notion tự tạo trang mới dựa trên mẫu chọn. Bạn 당연 có thể chỉnh sửa mẫu tùy ý.
Để thêm mẫu từ team và cộng đồng Notion, truy cập Notion Template Gallery.
Nhiều Notion khác nhau
Có quá nhiều việc làm trong Notion mà chúng tôi vẻn vẹn xẻo mặt trong bài đánh giá này! Khi đã nắm cơ bản, bạn sẽ thoải mái hơn dùng nó. Bây giờ, đến lúc xây dựng không gian làm việc Notion phù hợp nhu cầu cụ thể.