Kể từ khi phát hành vào năm 2016, Notion đã tạo nên làn sóng trong không gian năng suất và vì một lý do chính đáng. Nó giúp loại bỏ nhu cầu dàn trải công việc giữa nhiều ứng dụng và hoạt động như một công cụ ghi chú, quản lý tác vụ và cộng tác tất cả trong một. Cách tiếp cận dựa trên mô-đun của Notion đối với mọi thứ cũng có nghĩa là bạn có thể biến nó thành bất cứ thứ gì bạn muốn.
Tuy nhiên, nếu bạn vừa đăng ký Notion, chắc chắn bạn sẽ thấy giao diện người dùng tối giản sẽ gây nhầm lẫn. Không giống như các công cụ năng suất khác, bạn sẽ không thấy bất kỳ thanh công cụ hoặc tùy chọn định dạng ưa thích nào để sử dụng.
Tuy nhiên, thiết kế đơn giản và tính thẩm mỹ của Notion là điểm mạnh nhất của nó. Thay vì ép buộc bạn vào một cấu trúc hoặc hệ thống phân cấp cụ thể, bạn hoàn toàn quyết định cách bạn muốn sử dụng nó.
Trong bài đánh giá ứng dụng Notion này, bạn sẽ tìm thấy một số mẹo nhỏ để giúp bạn bắt đầu và theo dõi nhanh con đường của mình với Notion.
1. Chèn khối
Trong Notion, mọi thứ đều là một khối. Bất cứ khi nào bạn bắt đầu nhập một thứ gì đó, bạn sẽ bắt đầu với một khối văn bản mặc định. Nhưng bạn có thể chèn một cái gì đó khác ngoài một khối văn bản.
Nhấn dấu gạch chéo lên ( / ), và bạn sẽ thấy một ngăn nổi với tất cả các khối bạn có thể tạo. Bạn có các khối cơ bản của mình ở đầu danh sách. Những điều này cho phép bạn nhúng các trang (nhiều hơn nữa về sau), tạo tiêu đề phụ, chèn danh sách việc cần làm, thêm ngăn chia, văn bản trích dẫn, v.v. Bạn sẽ sử dụng chúng rất nhiều.
Sau đó, bạn có cơ sở dữ liệu, phương tiện và các khối nâng cao. Chúng rất mạnh mẽ và cho phép bạn làm bất cứ điều gì từ tải tệp lên, chèn bảng kiểu Kanban đến nhúng lịch. Thử nghiệm với từng khối. Ý tưởng sẽ bắt đầu có ý nghĩa khi bạn thêm nhiều khối.
Để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn, bạn có thể lọc ra một khối bằng cách nhập tên của khối đó ngay lập tức sau khi nhấn dấu gạch chéo về phía trước ( / ) Chìa khóa. Sau đó, nhấn Enter để chèn trực tiếp. Hãy ghi nhớ các khối yêu thích của bạn và việc thêm chúng sẽ trở nên dễ dàng.
2. Di chuyển khối
Với Notion, bạn không cần phải hoàn thành công việc ngay từ lần đầu tiên. Khi bạn đã đưa các ghi chú và nhiệm vụ của mình vào một trang, bạn có thể sắp xếp lại chúng theo thứ tự bạn muốn. Điều đó áp dụng cho mọi loại khối trong Notion.
Đặt con trỏ của bạn trên một khối. Sau đó, kéo chốt chặn hiển thị bên trái của nó để di chuyển khối xung quanh. Một đường màu xanh lam sẽ đánh dấu các điểm cụ thể mà bạn có thể giải phóng từng khối.
Notion cũng cho phép bạn tạo các cột. Chỉ cần kéo một khối theo chiều ngang và thả ra khi bạn nhìn thấy một đường thẳng đứng màu xanh lam.
3. Chuyển đổi khối
Bạn có thể chuyển đổi một khối cơ bản sang một khối khác ngay cả khi bạn đã hoàn tất việc thêm nội dung vào khối đó. Bắt đầu bằng cách chọn chốt chặn . Sau đó, trỏ tới Biến thành trên menu ngữ cảnh và chọn loại khối bạn muốn.
Ví dụ:nếu bạn muốn chuyển một khối có văn bản chuẩn thành một tiêu đề phụ, hãy chọn H1 , H2 hoặc H3 -type khối tiêu đề.
4. Tạo trang con
Bạn không phải tạo một trang riêng biệt trong thanh bên Ghi chú mỗi khi bạn muốn làm việc với một cái gì đó mới. Thay vào đó, hãy sử dụng Trang chặn để nhúng một trang vào một trang khác. Bạn có thể có bao nhiêu trang lồng nhau tùy thích.
Ví dụ:bạn có thể có một trang duy nhất làm trang tổng quan chính của mình và tạo các trang con dẫn đến các nội dung khác của bạn. Điều đó không chỉ giúp bạn sắp xếp mọi thứ trong Notion một cách hợp lý mà còn phải có một thanh bên không lộn xộn.
Ý niệm rất linh hoạt. Bạn cũng có thể kéo và thả các trang hiện có vào các trang khác trong thanh bên để biến chúng thành các trang con và ngược lại.
5. Liên kết đến các trang khác
Liên kết đến trang là một khối cực kỳ hữu ích khác trong Notion, được kết hợp với Trang khối, có thể giúp làm cho mọi thứ trôi chảy. Thêm nó vào bất cứ đâu để liên kết đến một trang khác.
6. Định dạng văn bản
Nhìn thoáng qua, Notion dường như không có bất kỳ tùy chọn định dạng nào. Đừng lo lắng. Chỉ cần đánh dấu văn bản bạn muốn định dạng và bạn sẽ thấy một thanh công cụ tiện lợi với một số tùy chọn để in đậm, in nghiêng và gạch chân. Nó cũng cho phép bạn thêm liên kết, thay đổi màu văn bản, v.v.
7. Thêm biểu tượng và bìa trang
Notion cho phép bạn cá nhân hóa bất kỳ trang nào (bao gồm cả các trang lồng nhau) bằng biểu tượng và ảnh bìa. Để làm điều đó, hãy di chuột qua tiêu đề trang và sử dụng Thêm biểu tượng và Thêm bìa tùy chọn.
Bạn có thể chọn các biểu tượng và hình ảnh bìa từ biểu tượng / thư viện hình ảnh tích hợp sẵn hoặc tải lên của riêng bạn.
8. Di chuyển các khối sang các trang khác
Bạn có thể di chuyển bất kỳ khối nào sang trang khác. Chọn chốt chặn và trỏ tới Di chuyển tới . Sau đó, chọn trang mà bạn muốn. Hoặc, bạn có thể chỉ cần kéo và thả nó vào trang có liên quan trên thanh tác vụ.
9. Tìm nhanh
Bạn muốn tìm thứ gì đó trong không gian làm việc Notion của mình? Chọn Tìm nhanh ở trên cùng bên trái của cửa sổ và bắt đầu nhập để lọc ra các trang và khối ngay lập tức.
Một khi bạn bắt đầu sử dụng Notion, Quick Find sẽ là thứ không thể thiếu. Để hiển thị nhanh hơn nữa, hãy nhấn Ctrl + P hoặc Cmd + P .
10. Chia sẻ trang
Tùy thuộc vào gói Notion của bạn, bạn có quyền truy cập vào một số tùy chọn chia sẻ mạnh mẽ. Nếu bạn có Cá nhân hoặc Chuyên gia cá nhân lập kế hoạch, bạn có thể mời mọi người (Ý tưởng gọi họ là “khách”) xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa trang. Bạn cũng có thể chia sẻ các trang một cách công khai. Chọn Chia sẻ ở trên cùng bên phải của cửa sổ để bắt đầu chia sẻ.
Nếu bạn có Nhóm tài khoản, Notion chia sẻ tất cả các trang bên dưới Không gian làm việc trên thanh bên với các thành viên còn lại trong nhóm của bạn. Bạn vẫn có thể tạo các trang cá nhân mà không ai có quyền truy cập trong Riêng tư khu vực.
11. Trang khóa
Rất dễ nhầm lẫn một thứ gì đó trong Notion và không nhận thấy. Khóa một trang có thể ngăn chặn bất kỳ chỉnh sửa ngẫu nhiên nào. Để làm điều đó, hãy chọn ba chấm ở trên cùng bên phải và chọn Khóa trang .
12. Nhập nội dung
Bạn có thể nhập các tệp văn bản thuần túy, Word, Excel và CSV vào Notion. Ngoài ra, bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp từ các công cụ năng suất thay thế như Evernote và Trello. Chọn Nhập ở cuối thanh bên để bắt đầu.
13. Bật Chế độ tối
Notion hỗ trợ chế độ tối. Chọn Cài đặt &thành viên trên thanh bên và bật nút gạt bên cạnh Chế độ tối để kích hoạt nó.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + L hoặc Cmd + Shift + L để chuyển đổi giữa các chế độ tối và sáng nhanh hơn.
14. Ghi chú Web Clipper
Trong khi duyệt trực tuyến, bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng Notion Web Clipper để thêm bất kỳ trang web nào vào không gian làm việc Notion của bạn. Nó có sẵn cho cả Chrome và Firefox. Sau khi cài đặt tiện ích, hãy đăng nhập vào nó bằng thông tin đăng nhập Notion của bạn và bạn đã sẵn sàng.
15. Sử dụng Mẫu
Ý tưởng có thể gây áp đảo, nhưng đó là nơi mà các mẫu trang có thể giúp ích. Chọn Mẫu ở cuối thanh bên để hiển thị thư viện Mẫu được tích hợp sẵn. Sau đó, mở rộng danh mục, chẳng hạn như Cá nhân , Giáo dục hoặc Quản lý dự án và thực hiện lựa chọn của bạn.
Chọn Sử dụng mẫu này , và Notion sẽ tự động tạo một trang mới dựa trên mẫu đã chọn. Tất nhiên, bạn có thể chỉnh sửa mẫu theo cách bạn muốn.
Để biết thêm các mẫu từ nhóm Chú thích và cộng đồng, hãy truy cập Thư viện Mẫu Chú thích.
Các quan niệm khác nhau
Có quá nhiều việc phải làm trong Notion mà chúng tôi hầu như không thể làm nổi trong bài đánh giá ứng dụng Notion này! Tuy nhiên, khi bạn đã hoàn thành các kiến thức cơ bản, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng nó. Bây giờ, đã đến lúc tạo không gian làm việc Ý tưởng đó để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.