Trong thế giới ngày nay, phòng họp đang được đổi lấy bằng phòng khách và phòng ngủ. Lực lượng lao động khắp nơi dùng công cụ trò chuyện video như Zoom và Microsoft Teams để tiếp tục họp hàng ngày và tương tác mặt đối mặt. Mặc cho điều này thỏa mãn nhu cầu tương tác xã hội, nó cũng có thể hơi xâm phạm khi cho phép đồng nghiệp thấy ngôi nhà của chúng ta. Dùng các bước sau để tận dụng tối đa mỗi cuộc họp video.
1. Có Thiết Bị Phù Hợp
Đối với người dùng hàng ngày, camera tích hợp, micro và loa trên máy tính đã đủ tốt. Tuy nhiên, nếu bạn muốn cải thiện chất lượng tổng thể, tùy chọn của bên thứ ba rất nhiều. Có thiết bị phù hợp là then chốt để đảm bảo người khác trên cuộc gọi video có thể nghe và thấy bạn rõ ràng. Đến đó, chúng tôi đã bao gồm một số khuyến nghị thiết bị dưới đây để nâng cao trò chuyện video của bạn.
Camera
Nếu bạn thấy mình ở vị trí camera máy tính không phải HD, mua một cái là bước đi rất thông minh. Trông chuyên nghiệp rất quan trọng, và có camera HD bên ngoài sẽ giúp với việc đó. Cả hai tùy chọn dưới không chỉ giúp trông chuyên nghiệp hơn, mà trong trường hợp Razer, nó cũng giúp tăng ánh sáng với đèn vòng (ring light) tích hợp.
- Razer Kiyo – Đây thường được coi là một trong những camera WFH tốt nhất, nhờ chất lượng 720p và đèn vòng tích hợp. Ánh sáng là người bạn, kết hợp với mức giá dễ nuốt, nó là sự kết hợp hoàn hảo.
- Logitech C920 – Được chứng nhận ngay xuất xưởng cho Teams và Zoom, camera 720p này dễ dàng gắn trên bất kỳ máy tính nào và thậm chí đi kèm tripod nếu bạn muốn thiết lập bên cạnh máy tính.
Microphone
Nếu bạn ở trong cuộc họp video toàn ngày mỗi ngày, thì đầu tư một micro condenser (micro tụ điện) chất lượng tốt là ý tưởng hay để bạn luôn nghe rõ ràng như pha lê. Trừ khi bạn luôn di chuyển, micro condenser sẽ giúp giảm mệt mỏi họp cho người tham gia, vì bạn sẽ nghe như đang trực tiếp với họ.
- HyperX SoloCast – Chất lượng cắm là chơi (Plug-and-play) đảm bảo micro này tốt cho người mới và người dùng Zoom nâng cao. Đèn LED chỉ báo cho bạn biết khi bạn "trực tiếp" (live), trong khi chân đế điều chỉnh giúp bạn tìm vị trí thoải mái.
- Blue Yeti – Một tùy chọn "tốt nhất" được công nhận rộng rãi cho micro, tùy chọn USB này sẵn sàng cho cả Mac và Windows. Nó sẽ dùng được nhiều năm và thêm chất lượng ngày đêm so với tùy chọn máy tính.
Tai Nghe (Headsets)
Tai nghe là một lựa chọn thay thế tốt cho micro condenser nếu bạn có không gian bàn hạn chế. Hơn nữa, đó đơn giản là phép lịch sự hội nghị video tốt để dẫn âm thanh cuộc họp đến tai nghe hoặc headset.
- Jabra Evolve 40 – Mặc cho hầu hết mọi người nghĩ đến micro USB để bàn, tai nghe có thể hoạt động tốt như vậy để cải thiện chất lượng âm thanh. Jabra Evolve 40 là minh chứng bạn không cần chi nhiều để tốt hơn micro tích hợp máy tính.
- Jabra Evolve 65 UC – Được bật Bluetooth, Jabra cho phép bạn đi đến 100 feet (khoảng 30m) xa máy tính. 14 giờ thời gian nói chuyện đảm bảo bạn có thể qua cả ngày họp video mà không lo sạc lại.
2. Tìm Ánh Sáng Phù Hợp
Khi nói đến hội nghị video, hãy chọn vị trí có ánh sáng tự nhiên nhiều, سواء gần cửa sổ hay ngoài trời. Càng nhiều ánh sáng tự nhiên, bạn càng ít mệt. Riêng biệt, nền (background) của bạn cũng quan trọng. Hãy tìm vị trí có ít sự phân tâm nhất ở nền. Một gợi ý phổ biến là bàn bếp, vì thường gần nhiều cửa sổ. Nhược điểm của việc dựa vào ánh sáng tự nhiên là các trường hợp hoàng hôn, mây và mưa chiếm trời.
May mắn thay, khi thời tiết can thiệp hoặc nếu đổi phòng không phải tùy chọn, có nhiều giải pháp ánh sáng. Đèn vòng (Ring lights), ví dụ, có thể là giải pháp phần cứng lý tưởng để tăng ánh sáng. Giá rẻ, chúng cung cấp ánh sáng mềm và đồng đều thậm chí có thể gắn trực tiếp lên phần cứng máy tính. ngay cả một cái đèn bàn đơn giản hướng lên trên cũng có thể giúp tăng ánh sáng tự nhiên.
3. Cân Nhắc Nền Ảo (Virtual Background)
Khi hội nghị video thực sự tăng tốc giữa năm 2020, nền ảo là trending, nhưng bây giờ chúng nên chủ yếu dùng để che nền vật lý. Nếu bạn ở phòng nhỏ hoặc có kệ trang trí ngay sau lưng có thể phân tâm, nền ảo hoạt động tốt.
Ngoài ra, nhà tuyển dụng đã tạo nền ảo riêng cho nhân viên dùng, vì vậy hãy kết hợp chúng vào cuộc gọi video. Nền vật lý hoạt động tốt, miễn là không có gì có thể kéo đi sự chú ý. Mọi phần mềm hội nghị video cũng thêm chức năng "làm mờ" (blur) để bạn không phải thay đổi. Nó sẽ làm mờ mọi thứ nhẹ để nó bị mất tiêu điểm và không lấn át cuộc họp.
4. Thiết Lập Thiết Bị Trước Cuộc Gọi
Đối với nhiều nhân viên, đây là lần đầu họ họp video tại nhà. Với điều đó, quan trọng là hiểu cách thiết lập mọi thứ. Trong trường hợp cơ bản nhất, thiết lập thiết bị tích hợp nên là hành động đầu tiên. Trước khi chạy ra mua gì, hãy chắc chắn mọi thứ đã có trên máy tính hoạt động.
Kiểm Tra Camera Và Microphone
Để kiểm tra micro trong Windows 10, vào "Bắt đầu -> Cài đặt -> Hệ thống -> Âm thanh" (Start -> Settings -> System -> Sound)。确保您选择了正确的输入，无论您使用的是内置麦克风还是外置麦克风。对着麦克风说话，“测试麦克风” (Test your microphone) 下的蓝色条应该随着您说话而上下移动。如果条在移动，您的麦克风正在工作。对于相机，点击开始按钮并在应用列表中选择"相机" (Camera)。
Kiểm tra camera trên Mac dễ dàng như mở bất kỳ ứng dụng nào dùng camera. Ví dụ, mở ứng dụng FaceTime và xác nhận đèn xanh bật bên cạnh camera ở trên màn hình. Kiểm tra micro bằng cách vào "Tùy chọn hệ thống -> Âm thanh -> Đầu vào" (System Preferences -> Sound -> Input) và bắt đầu nói. Nếu các thanh sáng lên khi bạn gõ, nói, hoặc hát, micro đã sẵn sàng. Nhớ chọn đúng đầu vào nếu bạn cắm micro bên ngoài.
5. Kiểm Tra Âm Thanh Và Video Trên Zoom
Hiểu cách dùng Zoom là thành phần quan trọng của thiết lập làm việc từ xa mạnh mẽ. Bao gồm biết cách kiểm tra âm thanh và video và thực hiện cuộc gọi thử. Lưu ý tất cả các bước dưới áp dụng cho cả PC và Mac.
Kiểm Tra Âm Thanh Zoom
- Vào "Cài đặt" (Settings) bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng. Ở bên trái cửa sổ bật lên, nhấp vào "Âm thanh" (Audio), nên là tùy chọn thứ ba từ trên.
- Chọn đúng tùy chọn đầu vào và đầu ra tùy thuộc vào việc bạn dùng micro bên ngoài hay headset. Nhấp "Kiểm tra loa" (Test Speaker) và "Kiểm tra micro" (Test Mic) để kiểm tra tương ứng. Bạn nên thấy thanh Mức đầu vào (Input Level) di chuyển khi bạn nói vào micro.
Kiểm Tra Video Zoom
- Vào "Cài đặt" (Settings) bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng. Ở bên trái cửa sổ bật lên, nhấp vào "Video", nên là tùy chọn thứ hai từ trên.
- Khi cửa sổ Video mở, camera của bạn nên hoạt động trực tiếp. Không có kiểm tra thêm để thực hiện. Nếu camera hoạt động như mong đợi, bạn nên thấy bản thân trong khung. Nếu không, chắc chắn camera không bị chặn và khởi động lại máy tính nếu cần và kiểm tra vấn đề có được giải quyết không.
- Một bước quan trọng là chắc chắn bạn đã chọn "Bật HD" (Enable HD) trong tùy chọn video.
Thực Hiện Cuộc Gọi Thử Zoom
Với âm thanh và video đã thiết lập, bước cuối cùng với Zoom là thử cuộc gọi. Truy cập https://zoom.us/test và nhấp vào nút "Tham gia" (Join) trong trình duyệt. Ngay khi bạn vào cuộc họp thử, Zoom sẽ cho bạn kiểm tra lại âm thanh và loa. Nếu bạn có micro hoặc camera bên thứ ba, bạn cũng sẽ có tùy chọn chọn thiết bị đầu vào/đầu ra. Để kiểm tra đúng, chắc chắn nhấp "Tham gia với âm thanh máy tính" (Join with Computer Audio) và "Bắt đầu video" (Start Video), sau đó kiểm tra ba lần mọi thứ hoạt động.
6. Kiểm Tra Kết Nối Internet (Và Có Dự Phòng)
Một khi máy tính đã thiết lập, việc tiếp theo là kiểm tra kết nối Internet, dễ dàng làm trên SpeedTest, Google hoặc SpeedOf. Nếu tốc độ tải lên (upload speed) chậm, nó có thể ảnh hưởng chất lượng video. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn cân nhắc đổi vị trí router Internet để gần văn phòng nhà hơn hoặc làm việc từ phòng khác.
Khi Internet thất bại, quan trọng là có dự phòng trong tâm trí. Dù đó là hotspot chuyên dụng, hotspot trên điện thoại hoặc quán cà phê xuống đường, hãy có kế hoạch. Nếu lựa chọn là nghĩ dự phòng hay bỏ lỡ cuộc họp video quan trọng, đó không phải quyết định khó.
7. Biết Ứng Dụng Của Bạn
Một lời khuyên làm việc từ xa khác là biết công nghệ bạn đang dùng. Google Hangouts, Zoom và Microsoft Teams đều có bố cục phần mềm riêng. Hãy thử làm quen với phần mềm này trước. Ví dụ, biết chức năng chia sẻ màn hình (screen-sharing), chat và nút tắt tiếng (mute) ở đâu.
- Microsoft Teams – Teams là ứng dụng kết hợp chat và hội nghị video, có sẵn cả dung lượng cá nhân và chuyên nghiệp, có thể chứa đến 1.000 thành viên mỗi cuộc gọi video. Đó là bên trên chat 1-1, cuộc gọi giọng nói và video. Người dùng Teams có thể đổi nền, ghi âm cuộc họp, và dùng phòng phân chia (breakout rooms) với sẵn có trên nền tảng máy tính và di động.
- Zoom – Zoom là ứng dụng hội nghị video mặc định cho doanh nghiệp. Miễn phí cho dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, trong khi doanh nghiệp lớn cần giấy phép. Zoom chắc chắn tập trung hơn vào hội nghị video và tuyệt vời cho nhóm lớn. Bạn có thể giao tiếp qua chat có hoặc không video hội nghị, nhưng nó không thân thiện chat như Teams.
- Google Meet – Phần mềm Meet của Google phổ biến với trường học và dùng video cá nhân nhưng chậm hơn Zoom và Teams trong thế giới chuyên nghiệp. Phòng phân chia (Breakout rooms) hoàn hảo cho môi trường làm việc, và tính năng "giơ tay" (raise hand) làm cho việc hỏi câu hỏi không ngắt quãng dễ dàng. Hiện miễn phí, Google Meet sẽ bắt đầu thu phí doanh nghiệp theo người dùng từ tháng 1/2022.
- Skype – Phần mềm hội nghị video "thừa kế" (legacy) của Microsoft, Skype có gói trả phí rẻ làm cho nó hấp dẫn nhưng kém tính năng hơn Teams. Dịch vụ thư thoại (voice mail) làm dễ dàng biết ai gọi khi bạn rời máy tính. Nếu phải chọn, Teams hứa hẹn hơn, nhờ sự đưa vào như một phần của Microsoft 365.
8. Duy Trì Lịch Sự Phù Hợp Trong Cuộc Gọi
Tắt Tiếng Mình (Mute Yourself)
Khi bạn ở trong cuộc họp video, có giúp khi chỉ một người nói tại một thời điểm. Quy tắc tốt nhất chỉ bật tiếng (unmute) khi đến lượt bạn nói, hoặc hỏi/trả lời câu hỏi. Điều cuối cùng mọi người trên cuộc gọi cần là la hét lẫn nhau, và tắt tiếng đảm bảo cuộc gọi bắt đầu (và kết thúc) đúng giờ.
Đúng Giờ (Be on Time)
Đúng giờ (Punctuality) quan trọng ở văn phòng thực và thế giới ảo. Đó là sự tôn trọng cơ bản cho mọi người trong cuộc họp.
Trang Phục Phù Hợp (Dress Appropriately)
Một số nhà tuyển dụng có thể muốn nhân viên mặc như khi ở văn phòng, trong khi người khác cho phép quần jean và áo thun đơn giản. Hãy chắc chắn bạn mặc phù hợp cho cuộc họp và thay đồ khỏi đồ ngủ (pajamas).
Nhìn Vào Camera (Look at the Camera)
Làm việc từ xa tăng cơ hội đa nhiệm (multitask). Khi bạn ở trên cuộc gọi video, giao tiếp mắt (eye contact) quan trọng để người khác biết bạn chú ý. Không chỉ họ sẽ trân trọng sự chú ý, bạn cũng sẽ tránh bỏ lỡ bất cứ điều gì.
9. Bật Chế Độ Không Phiền (Do Not Disturb)
Chúng ta đều từng ở đó tại một thời điểm nào đó. Đó là cuộc gọi hội nghị video quan trọng và điện thoại ai đó reo. Nó trở nên dễ chấp nhận hơn nhưng vẫn là điều nên tránh nếu có thể. Khi bạn ở trên cuộc gọi hội nghị video, hãy dùng chức năng Không phiền (Do Not Disturb) hoặc im lặng (silent) của điện thoại thông minh. Ngoài cuộc gọi, này cũng bao gồm thông báo email và tin nhắn/iMessage, FaceTime reo, v.v. Dễ dàng thiết lập DND ngày nay trên cả Android và iOS, nó cũng dễ tắt ngay khi cuộc gọi video kết thúc.
10. Sau Cuộc Gọi
Một khi cuộc gọi kết thúc, ai đó nên chịu trách nhiệm ghi chú và gửi đến đội nhóm. Các bước tiếp theo là gì hoặc gì có thể hành động từ cuộc gọi? Ai chịu trách nhiệm cho gì? Đó là cách tuyệt vời để chắc chắn mọi người trên cùng trang. Nếu bạn là người điều phối (facilitator), bạn có thể gửi lời cảm ơn đến đội rộng hơn bạn không thường gặp và cảm ơn họ vì thời gian, insight, trợ giúp, v.v.
Kết Luận
Mặc cho hội nghị video đã có từ nhiều năm, thậm chí thập kỷ, những tuần gần đây đã đưa nó vào ánh đèn sân khấu như chưa từng. Biết cách đúng để tham gia và tương tác với các nền tảng này là then chốt lúc này. Nếu bạn cân nhắc Skype hơn Zoom, bạn có thể muốn so sánh chúng và xem cái nào tốt hơn cho nhu cầu. Nếu bạn cần tham gia hai cuộc họp cùng lúc, xem Otter Assistant Chrome Extension, có thể ghi chú cho bạn ở cuộc họp thứ hai.