Trong thế giới ngày nay, phòng hội nghị đang được đổi lấy thành phòng khách và phòng ngủ. Lực lượng lao động trên toàn thế giới đang sử dụng các công cụ trò chuyện video như Zoom và Microsoft Teams để tiếp tục các cuộc họp hàng ngày và tương tác trực tiếp. Trong khi điều này đáp ứng nhu cầu tương tác xã hội, nó cũng có thể cảm thấy hơi xâm phạm khi cho phép đồng nghiệp và đồng nghiệp đến xem nhà của chúng ta. Sử dụng các bước sau để tận dụng tối đa mọi hội nghị truyền hình.
1. Có thiết bị phù hợp
Đối với người dùng hàng ngày, camera, micrô và loa tích hợp trên máy tính là quá đủ tốt. Tuy nhiên, nếu bạn muốn cải thiện chất lượng tổng thể, các tùy chọn của bên thứ ba rất phong phú. Có thiết bị phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo những người khác trong cuộc gọi điện video có thể nghe và nhìn thấy bạn rõ ràng. Vì vậy, chúng tôi đã đưa vào một số đề xuất thiết bị bên dưới để nâng cấp trò chơi hội nghị truyền hình của bạn.
Máy ảnh
Nếu bạn thấy mình đang ở một vị trí mà camera máy tính của bạn không phải là HD, thì việc mua một cái là một bước đi rất thông minh. Trông chuyên nghiệp là điều quan trọng và có một camera HD bên ngoài sẽ giúp làm được điều đó. Cả hai tùy chọn dưới đây không chỉ giúp trông chuyên nghiệp hơn mà trong trường hợp của Razer, nó còn giúp tăng khả năng chiếu sáng với đèn vòng tích hợp.
- Razer Kiyo - Đây thường được coi là một trong những máy ảnh WFH tốt nhất, nhờ chất lượng 720p và đèn vòng tích hợp. Ánh sáng là người bạn của bạn, vì vậy hãy kết hợp ánh sáng với mức giá dễ nuốt và đó là một sự kết hợp hoàn hảo.
- Logitech C920 - Được chứng nhận ngay từ đầu cho Nhóm và Thu phóng, máy ảnh 720p này dễ dàng gắn trên bất kỳ máy tính nào và thậm chí đi kèm với giá ba chân nếu bạn muốn thiết lập bên cạnh máy tính.
Micrô
Nếu bạn tham gia các cuộc họp hội nghị truyền hình cả ngày, thì bạn nên đầu tư vào một micrô tụ điện chắc chắn để âm thanh của bạn luôn trong trẻo. Trừ khi bạn luôn di chuyển, micrô tụ điện sẽ giúp giảm bớt sự mệt mỏi trong cuộc họp cho những người tham gia của bạn, vì bạn sẽ giống như đang ở bên họ trực tiếp.
- HyperX SoloCast - Chất lượng plug-and-play đảm bảo micrô này phù hợp với người mới bắt đầu và người dùng Zoom nâng cao. Đèn báo LED cho bạn biết khi nào bạn “trực tiếp”, trong khi giá đỡ có thể điều chỉnh giúp bạn tìm được vị trí thoải mái.
- Blue Yeti - Một tùy chọn “tốt nhất” khác được coi là tốt nhất cho micrô, tùy chọn USB này đã sẵn sàng cho cả Mac và Windows. Nó sẽ tồn tại trong nhiều năm và tăng thêm chất lượng cả đêm lẫn ngày so với tùy chọn máy tính.
Tai nghe
Tai nghe là một sự thay thế tốt cho micrô tụ điện nếu bạn có không gian bàn làm việc hạn chế. Hơn nữa, việc định tuyến âm thanh cuộc họp đến tai nghe hoặc tai nghe đơn giản là một nghi thức tốt của hội nghị truyền hình.
- Jabra Evolve 40 - Trong khi hầu hết mọi người sẽ nghĩ về micrô USB để bàn, tai nghe cũng có thể hoạt động để cải thiện chất lượng âm thanh. Jabra Evolve 40 là bằng chứng cho thấy bạn không cần phải chi nhiều tiền để trở nên tốt hơn so với micrô tích hợp trên máy tính của mình.
- Jabra Evolve 65 UC - Được bật Bluetooth, Jabra cho phép bạn đi bộ cách xa máy tính của mình tới 100 feet. Mười bốn giờ đàm thoại đảm bảo bạn có thể thực hiện cuộc gọi điện video trị giá cả ngày mà không phải lo lắng về việc sạc lại.
2. Tìm ánh sáng phù hợp
Khi nói đến hội nghị truyền hình, hãy chọn một vị trí có nhiều ánh sáng tự nhiên, cho dù đó là gần cửa sổ hay bên ngoài. Càng có nhiều ánh sáng tự nhiên, bạn càng ít bị mệt mỏi. Riêng biệt, lý lịch của bạn cũng rất quan trọng. Hãy thử và tìm một vị trí có ít phiền nhiễu nhất trong nền. Một gợi ý phổ biến là bàn bếp, vì nó thường gần nhiều cửa sổ. Nhược điểm của việc dựa vào ánh sáng tự nhiên là các trường hợp hoàng hôn, mây và mưa chiếm ưu thế trên bầu trời.
May mắn thay, khi các tình huống thời tiết gây trở ngại hoặc nếu việc chuyển phòng không phải là một lựa chọn, thì có rất nhiều giải pháp chiếu sáng. Ví dụ, đèn vòng có thể là một giải pháp phần cứng lý tưởng để tăng khả năng chiếu sáng. Không tốn kém, chúng cung cấp ánh sáng dịu và đồng đều, thậm chí có thể được gắn trực tiếp vào phần cứng máy tính. Ngay cả những thứ cơ bản như đèn trên bàn hướng lên trên cũng có thể giúp tăng ánh sáng tự nhiên.
3. Xem xét một nền ảo
Khi hội nghị truyền hình thực sự bùng nổ vào giữa năm 2020, nền ảo đã trở nên thịnh hành, nhưng bây giờ chúng chủ yếu nên được sử dụng như một cách để ẩn nền thực của bạn. Nếu bạn đang ở trong một căn phòng nhỏ hoặc có giá trang trí ngay phía sau bạn có thể làm mất tập trung, nền ảo sẽ rất phù hợp.
Ngoài ra, các nhà tuyển dụng đã tạo nền ảo của riêng họ để nhân viên sử dụng, vì vậy, bằng mọi cách, hãy kết hợp những nền đó vào cuộc gọi điện video của bạn. Nền tảng thực tế hoạt động tốt, miễn là không có gì có thể làm mất sự chú ý của ai đó. Mọi phần mềm hội nghị truyền hình cũng thêm chức năng "làm mờ" để bạn không phải thực hiện thay đổi. Nó sẽ làm mờ mọi thứ một chút để nó mất tiêu điểm và không vượt qua được cuộc họp của bạn.
4. Thiết lập thiết bị của bạn trước cuộc gọi
Đối với nhiều nhân viên, đây là lần đầu tiên họ có hội nghị truyền hình tại nhà. Do đó, điều quan trọng là phải hiểu cách thiết lập mọi thứ. Trong trường hợp cơ bản nhất, việc thiết lập thiết bị tích hợp phải là hành động đầu tiên của bạn. Trước khi dùng hết và mua bất cứ thứ gì, hãy đảm bảo rằng mọi thứ đã có trên máy tính của bạn đều hoạt động.
Kiểm tra máy ảnh và micrô
Để kiểm tra micrô trong Windows 10, hãy đi tới “Bắt đầu -> Cài đặt -> Hệ thống -> Âm thanh”. Đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng đầu vào cho dù bạn đang sử dụng micrô tích hợp hay micrô bên ngoài. Nói vào micrô và thanh màu xanh lam bên dưới "Kiểm tra micrô của bạn" sẽ tăng và giảm khi bạn nói. Nếu thanh đang di chuyển, micrô của bạn đang hoạt động. Đối với máy ảnh, nhấn nút Bắt đầu và chọn “Máy ảnh” trong danh sách ứng dụng của bạn.
Kiểm tra máy ảnh trên máy Mac dễ dàng như mở bất kỳ ứng dụng nào có thể sử dụng máy ảnh. Ví dụ:mở ứng dụng FaceTime và xác nhận rằng đèn màu xanh lục bật bên cạnh máy ảnh ở đầu màn hình. Kiểm tra micrô bằng cách đi tới “Tùy chọn hệ thống -> Âm thanh -> Đầu vào” và bắt đầu nói. Nếu các thanh này sáng lên khi bạn nhập, nói hoặc hát, thì micrô đã sẵn sàng hoạt động. Hãy nhớ chọn đầu vào phù hợp nếu bạn đã cắm micrô bên ngoài.
5. Kiểm tra âm thanh và video khi thu phóng
Hiểu cách sử dụng Zoom là một thành phần quan trọng của một thiết lập làm việc tại nhà mạnh mẽ. Điều đó bao gồm việc biết cách kiểm tra âm thanh và video của bạn và thực hiện cuộc gọi kiểm tra. Lưu ý rằng tất cả các bước bên dưới áp dụng cho cả PC và Mac.
Kiểm tra âm thanh thu phóng
- Đi tới "Cài đặt" bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng. Ở bên trái của cửa sổ bật lên, hãy nhấp vào “Âm thanh”, đây sẽ là tùy chọn thứ ba từ trên cùng.
- Chọn các tùy chọn đầu vào và đầu ra phù hợp tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng micrô hay tai nghe bên ngoài. Nhấp vào “Kiểm tra loa” và “Mic kiểm tra” để kiểm tra chúng tương ứng. Bạn sẽ thấy thanh Mức đầu vào di chuyển khi bạn nói vào micrô.
Thử nghiệm video thu phóng
- Đi tới "Cài đặt" bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng. Ở bên trái của cửa sổ bật lên, hãy nhấp vào “Video”, đây sẽ là tùy chọn thứ hai từ trên cùng.
- Khi cửa sổ Video mở ra, máy ảnh của bạn sẽ hoạt động. Không có thử nghiệm bổ sung để thực hiện. Nếu máy ảnh của bạn hoạt động như mong đợi, bạn sẽ thấy mình trong khung hình. Nếu không, hãy đảm bảo rằng máy ảnh không bị chặn và khởi động lại máy tính của bạn nếu cần và kiểm tra xem sự cố đã được giải quyết chưa.
- Một bước quan trọng là đảm bảo rằng bạn đã chọn “Bật HD” trong các tùy chọn video.
Thực hiện một cuộc gọi thu phóng thử nghiệm
Với âm thanh và video đã được thiết lập xong, bước cuối cùng với Zoom là thử một cuộc gọi thử nghiệm. Truy cập https://zoom.us/test và nhấp vào nút “Tham gia” bên trong trình duyệt. Ngay sau khi bạn đang trong cuộc họp kiểm tra, Zoom sẽ cho phép bạn kiểm tra lại cả âm thanh và loa của mình. Nếu bạn đã cài đặt micrô hoặc máy ảnh của bên thứ ba, bạn cũng sẽ có tùy chọn để chọn thiết bị đầu vào / đầu ra sẽ sử dụng. Để kiểm tra đúng cách, hãy đảm bảo nhấp vào “Kết hợp với Âm thanh máy tính” và “Bắt đầu video”, sau đó kiểm tra ba lần để đảm bảo mọi thứ hoạt động.
6. Kiểm tra kết nối Internet của bạn (và có bản sao lưu)
Sau khi máy tính của bạn được thiết lập, việc tiếp theo cần làm là kiểm tra kết nối Internet của bạn, điều này có thể dễ dàng thực hiện trên SpeedTest, Google hoặc SpeedOf. Nếu tốc độ tải lên của bạn chậm, điều đó có thể ảnh hưởng đến chất lượng video. Trong trường hợp này, bạn có thể cân nhắc chuyển đổi vị trí của bộ định tuyến Internet để nó gần văn phòng tại nhà hơn hoặc làm việc từ một phòng khác.
Khi Internet của bạn bị lỗi, điều quan trọng là phải có một bản sao lưu. Cho dù đó là điểm phát sóng chuyên dụng, điểm phát sóng trên điện thoại của bạn hay quán cà phê trên phố, hãy có kế hoạch. Nếu lựa chọn đang nghĩ đến việc dự phòng hoặc bỏ lỡ một hội nghị truyền hình quan trọng, đó không phải là một quyết định khó.
7. Biết ứng dụng của bạn
Một lời khuyên khác khi làm việc tại nhà là biết công nghệ bạn đang sử dụng. Google Hangouts, Zoom và Microsoft Teams đều có bố cục phần mềm độc đáo của riêng họ. Hãy thử và làm quen với phần mềm này trước. Ví dụ:biết vị trí của chức năng chia sẻ màn hình, nút trò chuyện và nút tắt tiếng.
- Nhóm Microsoft - Teams là một ứng dụng trò chuyện kết hợp và hội nghị truyền hình, có sẵn ở cả khả năng cá nhân và chuyên nghiệp, có thể chứa tới 1.000 thành viên cho mỗi cuộc gọi điện video. Đó là tính năng trò chuyện 1-1, cuộc gọi thoại và video. Người dùng trong nhóm có thể thay đổi hình nền, ghi lại cuộc họp và sử dụng các phòng đột phá có sẵn trên các nền tảng máy tính để bàn và thiết bị di động.
- Thu phóng - Zoom là một cái gì đó của ứng dụng hội nghị truyền hình mặc định cho doanh nghiệp. Nó miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân và các doanh nghiệp nhỏ, trong khi các doanh nghiệp lớn hơn yêu cầu giấy phép. Thu phóng chắc chắn tập trung vào hội nghị truyền hình hơn và tuyệt vời cho các nhóm lớn hơn. Bạn có thể giao tiếp thông qua trò chuyện có hoặc không có hội nghị truyền hình, nhưng tính năng này không thân thiện với tính năng trò chuyện như Nhóm.
- Google Meet - Phần mềm Google’s Meet đã trở nên phổ biến với các trường học và trường hợp sử dụng video cá nhân nhưng lại thua xa Zoom và Team trong thế giới chuyên nghiệp. Phòng đột phá hoàn hảo cho môi trường làm việc và tính năng “giơ tay” giúp bạn dễ dàng đặt câu hỏi mà không bị gián đoạn. Hiện miễn phí, Google Meet sẽ bắt đầu tính phí doanh nghiệp trên mỗi người dùng vào tháng 1 năm 2022.
- Skype - Phần mềm hội nghị truyền hình “kế thừa” của Microsoft, Skype có đăng ký trả phí rẻ, khiến nó trở thành một lựa chọn hấp dẫn nhưng ít tính năng hơn so với Teams. Dịch vụ thư thoại giúp bạn dễ dàng biết ai đã gọi cho mình khi bạn rời khỏi máy tính. Nếu bạn phải lựa chọn, Teams có nhiều hứa hẹn hơn, nhờ vào việc đưa vào Microsoft 365.
8. Duy trì các nghi thức đúng đắn trong cuộc gọi
Tự tắt tiếng
Khi bạn đang trong một cuộc họp video, sẽ hữu ích khi chỉ có một người nói chuyện tại một thời điểm. Quy tắc tốt nhất là chỉ bật tiếng bản thân khi đến lượt bạn nói chuyện, hỏi hoặc trả lời một câu hỏi. Điều cuối cùng mà mọi người trong cuộc gọi cần là nói chuyện với nhau và tắt tiếng đảm bảo rằng cuộc gọi có thể bắt đầu (và kết thúc) đúng giờ.
Đúng giờ
Đúng giờ được tính trong văn phòng thực và trong thế giới ảo. Đó là sự tôn trọng cơ bản đối với mọi người trong cuộc họp.
Ăn mặc chỉnh tề
Một số người sử dụng lao động có thể muốn nhân viên của họ ăn mặc theo cách của họ khi ở văn phòng, trong khi một số người khác cho phép quần jean và áo thun đơn giản. Đảm bảo rằng bạn ăn mặc phù hợp cho cuộc họp và thay bộ đồ ngủ.
Nhìn vào máy ảnh
Làm việc từ xa làm tăng cơ hội đa nhiệm. Khi bạn đang thực hiện cuộc gọi điện video, giao tiếp bằng mắt là điều quan trọng để người khác biết bạn đang chú ý. Họ không chỉ đánh giá cao sự chú ý mà bạn cũng sẽ tránh bỏ sót bất cứ điều gì.
9. Đặt chế độ Không làm phiền
Tất cả chúng ta đã ở đó vào lúc này hay lúc khác. Đó là một cuộc gọi hội nghị video quan trọng và điện thoại của ai đó đổ chuông. Nó trở nên dễ chấp nhận hơn nhưng vẫn là điều nên tránh nếu có thể. Khi bạn đang tham gia hội nghị truyền hình, hãy sử dụng các chức năng Không làm phiền hoặc im lặng của điện thoại thông minh của bạn. Ngoài cuộc gọi điện thoại, tính năng này còn bao gồm thông báo email và thông báo văn bản / iMessage, ping FaceTime, v.v. Ngày nay, việc thiết lập DND dễ dàng như vậy trên cả Android và iOS, cũng dễ dàng như nhau để tắt ngay sau khi cuộc gọi điện video kết thúc .
10. Sau cuộc gọi
Sau khi cuộc gọi kết thúc, ai đó phải chịu trách nhiệm ghi chú và gửi chúng cho nhóm. Các bước tiếp theo hoặc những gì có thể thực hiện được từ cuộc gọi là gì? Ai chịu trách nhiệm về những gì? Đó là một cách tuyệt vời để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang. Nếu bạn là người điều phối, bạn có thể gửi lời cảm ơn tới một nhóm rộng hơn mà bạn không thường xuyên gặp gỡ và cảm ơn họ vì đã dành thời gian, thông tin chi tiết, sự hỗ trợ, v.v.
Kết luận
Trong khi hội nghị truyền hình đã tồn tại trong nhiều năm, nếu không muốn nói là hàng thập kỷ, thì vài tuần gần đây đã đưa nó trở thành ánh đèn sân khấu hơn bao giờ hết. Biết cách thu hút và tương tác đúng cách với các nền tảng này là rất quan trọng ngay bây giờ. Nếu bạn đang xem xét Skype over Zoom, bạn có thể muốn so sánh chúng và xem cái nào tốt hơn cho nhu cầu của mình. Nếu bạn cần tham gia hai cuộc họp cùng lúc, hãy xem Tiện ích mở rộng của Chrome dành cho Trợ lý Otter, tiện ích này có thể ghi chú cho bạn trong cuộc họp thứ hai.