Bạn có thể biết thông tin chuẩn bị kém có thể dẫn đến kết quả không chính xác, khiến khó tin tưởng dữ liệu hoặc thuyết phục người khác tin. Làm sạch dữ liệu nghĩa là sửa lỗi và loại bỏ trường hợp dữ liệu không hoàn chỉnh.
Bạn luôn nên làm sạch dữ liệu cẩn thận, nhưng không nhất thiết phải là quá trình kéo dài cực độ trong mọi trường hợp. Đây là 6 thủ thuật bạn có thể thử để làm sạch dữ liệu hiệu quả.
Làm sạch toàn bộ cột trong sheet riêng
Nhiều người chia spreadsheet lớn thành các phần nhỏ dễ quản lý để quy trình làm sạch dữ liệu bớt áp lực và giúp tập trung vào phần nhất định. Nếu bạn quyết định làm việc từng cột, hãy tạo sheet mới trước. Sau đó, sao chép một cột vào sheet mới và làm sạch dữ liệu.
Sau khi làm sạch, bạn có thể sao chép cột trở lại sheet ban đầu và thay thế cột cũ khi làm.
Mẹo này giúp bạn tránh tình cờ dùng hàm và áp dụng kết quả cho toàn bộ spreadsheet thay vì chỉ cột bạn đang làm việc. Nếu làm việc trong Excel, chèn worksheet bằng cách nhấp biểu tượng cộng (+) dưới màn hình, hoặc chọn menu Insert trên tab Home và chọn Insert Sheet.
Thay đổi định dạng ngày trong Google Sheets
Ở châu Âu, định dạng ngày ưa thích là DD/MM/YY, nhưng ở Mỹ, người ta thường viết ngày theo MM/DD/YY. Bạn có thể tưởng tượng sự nhầm lẫn nếu người quen với nhiều định dạng ngày làm việc trên spreadsheet chia sẻ Google Sheets mà không thống nhất hệ thống trước.
May mắn Google Sheets cho phép thay đổi định dạng ngày, ngăn chặn cần sửa thủ công. Mặc định, định dạng ngày là định dạng thường dùng trong locale của spreadsheet. Nhưng bạn có thể đặt định dạng ngày tùy chỉnh.
Highlight dữ liệu cần định dạng trước, sau đó vào Format > Numbers > More Formats. Cuối cùng chọn More Date and Time Formats. Từ đó, bạn có thể chọn từ các định dạng hiển thị hoặc tự tạo.
Dọn dẹp dữ liệu nhập vào Tableau từ chương trình khác
Nếu Tableau là chương trình trực quan hóa dữ liệu bạn chọn, có tin tốt khi xử lý thông tin nhập từ nơi khác, như Google Sheets hoặc Excel. Tính năng Data Interpreter thu thập dữ liệu từ chương trình nhập và kiểm tra những thứ cần làm sạch, như ô trống.
Dùng Connect pane trong Tableau để định vị dữ liệu ở định dạng hỗ trợ, như .csv, .pdf hoặc Google Sheets. Kéo bảng sang canvas nếu cần, sau đó tìm khu vực Data Source bên trái màn hình. Sau đó, trong phần Sheets của khu vực Data Source, tích vào ô Use Data Interpreter box.
Bạn có thể thấy kết quả trong Data pane bằng cách chọn Review the Results. Việc đó mở thông tin trong Excel, bao gồm key để hiểu Data Interpreter xử lý dữ liệu như thế nào.
Xóa dữ liệu cũ trong Excel
Việc giữ dữ liệu cập nhật nhất có thể là quan trọng, đặc biệt nếu bạn dựa vào danh sách lead khi tương tác khách hàng. Một trong những việc dễ nhất là loại bỏ email sai hoặc người đăng ký không còn tương tác với thương hiệu.
Bạn có thể xóa toàn bộ hàng dữ liệu cũ bằng cách chuột phải vào hàng tương ứng và chọn Delete. Hoặc nhấp vào ô, sau đó dùng Ctrl + A để highlight dữ liệu. Sau đó nhấn Delete để xóa ô và nhập vật liệu cập nhật.
Xóa khoảng trắng thừa trong Excel với công thức Trim
Excel có nhiều công thức giúp tránh quy trình dài dòng. Một trong số đó gọi là Trim. Nó loại bỏ tất cả khoảng trắng trừ khoảng trắng giữa các từ. Dán =TRIM(text) vào hộp Formula ở đầu màn hình Excel.
Tiếp theo, hãy chắc chắn thay thế từ "text" trong ngoặc đơn bằng nội dung cần trim. Bạn cũng có thể chèn cột và tổ hợp hàng chứa văn bản, như B3.
Kiểm tra từ viết sai với tính năng Spell-Check của Google
Khi làm việc với dữ liệu trong Google Sheets hoặc Google Docs, ý tưởng tốt là tìm lỗi chính tả. Ngay cả chuyên gia nhập liệu cẩn thận nhất cũng có lúc sai do mệt mỏi hoặc cố gắng làm quá nhanh.
Bạn có thể tìm lỗi chính tả từ menu Tools bằng cách chọn tùy chọn Spelling. Giao diện sau đó cho tùy chọn bỏ qua lỗi chính tả có thể hoặc sửa bằng từ thay thế gợi ý. Cũng có tùy chọn Add to Dictionary hoạt động tốt cho từ bạn thường dùng mà Google sai gắn cờ là lỗi.
Đảm bảo không tin tưởng mù quáng vào spell checker, đặc biệt trong ngữ cảnh dự án của bạn. Ví dụ, công cụ có thể gợi ý đổi ô chứa từ "Foxe" thành "fox", nhưng đó có thể không đúng nếu từ đó là họ của một người.
Duy trì hệ thống của bạn và chia sẻ với người khác khi cần
6 mẹo này sẽ khởi động tốt cho việc làm sạch dữ liệu. Khi bạn nghĩ ra quy trình phù hợp, thông minh là tuân thủ chúng mỗi khi cần xem xét kỹ dữ liệu và làm sạch cho đúng đắn.
Nếu nhiều người có quyền truy cập dữ liệu và có thể cần chuẩn bị nó cho việc sử dụng tương lai, hãy cung cấp cho họ kỹ thuật bạn dùng để mọi người dùng cùng quy trình.
Dự định dùng bất kỳ mẹo nào này? Có mẹo nào thêm? Hãy cho chúng tôi biết trong bình luận bên dưới hoặc thảo luận trên Twitter hoặc Facebook.
Đề xuất của biên tập viên:
- Vấn đề thường gặp với cập nhật Android và cách sửa
- Cách cập nhật Google Chrome trên về cơ bản mọi thiết bị
- Walmart đang thử siêu thị AI tại New York
- Lyft sẽ đưa bạn đến siêu thị ở nhiều thành phố hơn chỉ $2.50
- Verizon mở đặt trước Samsung Galaxy S10 5G, cộng với triển khai 5G 20 thành phố