Microsoft Excel là công cụ đa năng mạnh mẽ mà ai cũng có thể dùng. Nhưng nếu bạn làm việc với bảng tính hàng ngày, bạn có thể cần biết hơn những kiến thức cơ bản. Nắm vững vài thủ thuật đơn giản có thể giúp ích rất lớn trong Excel. Ví dụ điển hình là biết cách liên kết ô giữa các sheet và workbook.
Học kỹ năng này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh nhầm lẫn trong dài hạn.
Tại Sao Nên Liên Kết Dữ Liệu Ô Trong Excel
Khả năng tham chiếu dữ liệu qua các sheet khác nhau là kỹ năng giá trị vì nhiều lý do.
Thứ nhất, nó giúp tổ chức bảng tính dễ dàng hơn. Ví dụ, bạn có thể dùng một sheet hoặc workbook để thu thập dữ liệu thô, sau đó tạo tab mới hoặc workbook mới cho báo cáo và/hoặc tổng hợp.
Khi đã liên kết ô giữa hai nơi, bạn chỉ cần thay đổi hoặc nhập dữ liệu mới ở một nơi và kết quả sẽ tự động cập nhật ở nơi kia. Tất cả mà không cần chuyển qua lại giữa các bảng tính khác nhau.
Thứ hai, thủ thuật này tránh việc lặp lại cùng các con số trong nhiều bảng tính. Điều này giảm thời gian làm việc và khả năng mắc lỗi tính toán.
Trong bài viết sau, bạn sẽ học cách liên kết đơn lẻ ô trong các worksheet khác, liên kết một phạm vi ô, và cách liên kết ô từ các tài liệu Excel khác nhau.
Cách Liên Kết Hai Ô Đơn Lẻ
Hãy bắt đầu bằng việc liên kết hai ô nằm ở các sheet (hoặc tab) khác nhau nhưng trong cùng một file Excel. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước sau.
- Trong Sheet2, gõ dấu bằng (=) vào một ô.
- Chuyển sang tab kia (Sheet1) và nhấp vào ô bạn muốn liên kết.
- Nhấn Enter để hoàn tất công thức.
Bây giờ, nếu bạn nhấp vào ô trong Sheet2, bạn sẽ thấy Excel tự động viết đường dẫn trong thanh công thức.
Ví dụ: =Sheet1!C3, trong đó Sheet1 là tên sheet, C3 là ô bạn liên kết, và dấu chấm than (!) đóng vai trò phân tách giữa hai phần.
Dùng cách này, bạn có thể liên kết thủ công mà không cần rời khỏi worksheet gốc. Chỉ cần gõ trực tiếp công thức tham chiếu vào ô.
Lưu ý: Nếu tên sheet chứa khoảng trắng (ví dụ Sheet 1), bạn cần đặt tên trong dấu ngoặc đơn khi gõ tham chiếu vào ô. Như ='Sheet 1'!C3. Đó là lý do đôi khi dễ hơn và tin cậy hơn để để Excel viết công thức tham chiếu cho bạn.
Cách Liên Kết Một Phạm Vi Ô
Cách khác để liên kết ô trong Excel là liên kết toàn bộ một phạm vi ô từ các tab Excel khác nhau. Điều này hữu ích khi bạn cần lưu cùng dữ liệu ở các sheet khác nhau mà không phải chỉnh sửa cả hai sheet.
Để liên kết nhiều hơn một ô trong Excel, làm theo các bước sau.
- Trong tab gốc có dữ liệu (Sheet1), bôi đen các ô bạn muốn tham chiếu.
- Sao chép các ô (Ctrl/Command + C, hoặc chuột phải chọn Copy).
- Chuyển sang tab khác (Sheet2) và nhấp vào ô (hoặc các ô) nơi bạn muốn đặt liên kết.
- Chuột phải vào ô(-s) và chọn Paste Special… (Dán đặc biệt…).
- Ở góc dưới bên trái của menu, chọn Paste Link (Dán liên kết).
Khi bạn nhấp vào các ô mới liên kết trong Sheet2, bạn thấy tham chiếu đến các ô từ Sheet1 trong tab công thức. Bây giờ, mỗi khi bạn thay đổi dữ liệu trong các ô đã chọn ở Sheet1, nó sẽ tự động thay đổi dữ liệu trong các ô liên kết ở Sheet2.
Cách Liên Kết Ô Với Hàm
Liên kết đến một cụm ô có thể hữu ích khi bạn làm tổng hợp và muốn giữ chúng trên sheet riêng biệt với dữ liệu thô ban đầu.
Giả sử bạn cần viết hàm SUM trong Sheet2 liên kết đến nhiều ô từ Sheet1. Để làm vậy, vào Sheet2 và nhấp vào ô nơi bạn muốn đặt hàm. Viết hàm như bình thường, nhưng khi đến lúc chọn phạm vi ô, chuyển sang sheet kia và bôi đen chúng như đã mô tả ở trên.
Bạn sẽ có =SUM(Sheet1!C3:C7), trong đó hàm SUM cộng tổng nội dung từ ô C3:C7 trong Sheet1. Nhấn Enter để hoàn tất công thức.
Cách Liên Kết Ô Từ Các File Excel Khác Nhau
Quy trình liên kết giữa các file Excel khác nhau (hoặc workbook) gần như giống hệt như trên. Trừ khi bạn dán ô, hãy dán vào một bảng tính khác thay vì tab khác. Đây là cách làm trong 4 bước dễ dàng.
- Mở cả hai tài liệu Excel.
- Trong file thứ hai (Help Desk Geek), chọn một ô và gõ dấu bằng (=).
- Chuyển sang file gốc (Online Tech Tips), và nhấp vào ô bạn muốn liên kết.
- Nhấn Enter để hoàn tất công thức.
Giờ công thức cho ô liên kết cũng có tên workbook kia trong ngoặc vuông.
Nếu bạn đóng file Excel gốc và xem lại công thức, bạn sẽ thấy nó giờ cũng có toàn bộ vị trí tài liệu. Nghĩa là nếu bạn di chuyển file gốc đã liên kết sang nơi khác hoặc đổi tên, các liên kết sẽ ngừng hoạt động. Đó là lý do tin cậy hơn để giữ tất cả dữ liệu quan trọng trong cùng một file Excel.
Trở Thành Người Dùng Excel Chuyên Nghiệp
Liên kết ô giữa các sheet chỉ là một ví dụ về cách bạn có thể lọc dữ liệu trong Excel và giữ bảng tính gọn gàng. Xem thêm một số mẹo và thủ thuật Excel khác chúng tôi tổng hợp để giúp bạn trở thành người dùng nâng cao.
Bạn còn biết những "lifehack" Excel thú vị nào khác? Bạn biết cách sáng tạo nào khác để liên kết ô trong Excel? Chia sẻ với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.