Microsoft Excel là một công cụ đa năng rất mạnh mẽ mà ai cũng có thể sử dụng. Nhưng nếu bạn là người làm việc với bảng tính hàng ngày, bạn có thể cần biết nhiều hơn những kiến thức cơ bản về cách sử dụng Excel. Biết một vài thủ thuật đơn giản có thể giúp bạn thành công với Excel. Một ví dụ điển hình là biết cách liên kết các ô trong Excel giữa trang tính và sổ làm việc.
Học cái này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và lâu dài không bị nhầm lẫn.
Tại sao lại liên kết dữ liệu ô trong Excel
Có thể tham chiếu dữ liệu trên các trang tính khác nhau là một kỹ năng có giá trị vì một vài lý do.
Đầu tiên, nó sẽ giúp bạn sắp xếp các bảng tính của mình dễ dàng hơn. Ví dụ:bạn có thể sử dụng một trang tính hoặc sổ làm việc để thu thập dữ liệu thô, sau đó tạo tab mới hoặc sổ làm việc mới cho các báo cáo và / hoặc tóm tắt.
Khi bạn liên kết các ô giữa hai ô, bạn chỉ cần thay đổi hoặc nhập dữ liệu mới vào một trong số chúng và kết quả sẽ tự động thay đổi ở ô còn lại. Tất cả mà không cần phải di chuyển qua lại giữa các bảng tính khác nhau.
Thứ hai, thủ thuật này sẽ tránh trùng lặp các số giống nhau trong nhiều bảng tính. Điều này sẽ làm giảm thời gian làm việc của bạn và khả năng mắc lỗi tính toán.
Trong bài viết sau, bạn sẽ tìm hiểu cách liên kết các ô đơn trong các trang tính khác, liên kết một dải ô và cách liên kết các ô từ các tài liệu Excel khác nhau.
Cách liên kết hai ô đơn
Hãy bắt đầu bằng cách liên kết hai ô nằm trong các trang tính (hoặc tab) khác nhau nhưng trong cùng một tệp Excel. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước sau.
- Trong Trang tính2 nhập ký hiệu bằng (=) vào một ô.
- Chuyển đến tab khác ( Trang 1 ) và nhấp vào ô mà bạn muốn liên kết đến.
- Nhấn Enter để hoàn thành công thức.
Bây giờ, nếu bạn nhấp vào ô trong Trang tính2 , bạn sẽ thấy rằng Excel viết đường dẫn cho bạn trong thanh công thức.
Ví dụ: =Sheet1! C3 , trong đó Trang tính1 là tên của trang tính, C3 là ô bạn đang liên kết và dấu chấm than (!) được sử dụng như một dấu phân cách giữa hai.
Sử dụng phương pháp này, bạn có thể liên kết theo cách thủ công mà không cần rời khỏi trang tính gốc. Chỉ cần nhập công thức tham chiếu trực tiếp vào ô.
Lưu ý:Nếu tên trang tính chứa khoảng trắng (ví dụ: Trang tính 1 ), sau đó bạn cần đặt tên trong dấu ngoặc kép khi nhập tham chiếu vào một ô. Thích =’Trang 1 ′! C3 . Đó là lý do tại sao việc để Excel viết công thức tham chiếu cho bạn đôi khi dễ dàng và đáng tin cậy hơn.
Cách liên kết một dải ô
Một cách khác bạn có thể liên kết các ô trong Excel là liên kết toàn bộ phạm vi ô từ các tab Excel khác nhau. Điều này rất hữu ích khi bạn cần lưu trữ cùng một dữ liệu trong các trang tính khác nhau mà không cần phải chỉnh sửa cả hai trang tính.
Để liên kết nhiều ô trong Excel, hãy làm theo các bước sau.
- Trong tab gốc có dữ liệu ( Trang tính1 ), đánh dấu các ô mà bạn muốn tham chiếu.
- Sao chép các ô ( Ctrl / Lệnh + C hoặc nhấp chuột phải và chọn Sao chép ).
- Chuyển đến tab khác ( Trang tính2 ) và nhấp vào ô (hoặc các ô) mà bạn muốn đặt các liên kết.
- Nhấp chuột phải vào ô (-s) và chọn Dán đặc biệt…
- Ở góc dưới cùng bên trái của trình đơn, chọn Dán liên kết .
Khi bạn bấm vào các ô mới được liên kết trong Sheet2, bạn có thể thấy các tham chiếu đến các ô từ Sheet1 trong tab công thức. Bây giờ, bất cứ khi nào bạn thay đổi dữ liệu trong các ô đã chọn trong Sheet1, nó sẽ tự động thay đổi dữ liệu trong các ô được liên kết trong Sheet2.
Cách liên kết một ô với một hàm
Liên kết đến một nhóm ô có thể hữu ích khi bạn thực hiện các phép tổng kết và muốn giữ chúng trên một trang tính tách biệt với dữ liệu thô ban đầu.
Giả sử bạn cần viết một hàm SUM trong Sheet2 sẽ liên kết đến một số ô từ Sheet1. Để làm điều đó, hãy truy cập Sheet2 và bấm vào ô mà bạn muốn đặt hàm. Viết hàm như bình thường, nhưng khi cần chọn phạm vi ô, hãy chuyển sang trang tính khác và tô sáng chúng như mô tả ở trên.
Bạn sẽ có =SUM (Sheet1! C3:C7) , trong đó hàm SUM tính tổng nội dung từ các ô C3:C7 trong Sheet1. Nhấn Enter để hoàn thành công thức.
Cách liên kết các ô từ các tệp Excel khác nhau
Quá trình liên kết giữa các tệp Excel (hoặc sổ làm việc) khác nhau hầu như giống như trên. Ngoại trừ, khi bạn dán các ô, hãy dán chúng vào một bảng tính khác thay vì một tab khác. Dưới đây là cách thực hiện trong 4 bước đơn giản.
- Mở cả hai tài liệu Excel.
- Trong tệp thứ hai ( Help Desk Geek ), chọn một ô và nhập ký hiệu bằng (=).
- Chuyển sang tệp gốc ( Mẹo Kỹ thuật Trực tuyến ), và nhấp vào ô mà bạn muốn liên kết đến.
- Nhấn Enter để hoàn thành công thức.
Bây giờ công thức cho ô được liên kết cũng có tên sổ làm việc khác trong dấu ngoặc vuông.
Nếu bạn đóng tệp Excel ban đầu và xem lại công thức, bạn sẽ thấy rằng bây giờ nó cũng có vị trí của toàn bộ tài liệu. Có nghĩa là nếu bạn di chuyển tệp gốc mà bạn đã liên kết đến một nơi khác hoặc đổi tên nó, các liên kết sẽ ngừng hoạt động. Đó là lý do tại sao việc giữ tất cả dữ liệu quan trọng trong cùng một tệp Excel sẽ đáng tin cậy hơn.
Trở thành Người dùng Microsoft Excel Pro
Liên kết các ô giữa các trang tính chỉ là một ví dụ về cách bạn có thể lọc dữ liệu trong Excel và giữ cho các bảng tính của mình có tổ chức. Xem một số mẹo và thủ thuật Excel khác mà chúng tôi tổng hợp để giúp bạn trở thành người dùng nâng cao.
Bạn biết và sử dụng những phương pháp hỗ trợ Excel gọn gàng nào khác? Bạn có biết bất kỳ cách sáng tạo nào khác để liên kết các ô trong Excel không? Chia sẻ chúng với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.