Tất cả chúng ta đều bận rộn, có nghĩa là hầu hết chúng ta đang tìm kiếm bất kỳ loại đòn bẩy nào mà chúng ta có thể tìm thấy để sử dụng thời gian hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều việc hơn. Mặc dù có vô số ứng dụng năng suất trên mạng, nhưng Microsoft To-Do là một lựa chọn tuyệt vời cho những người đang tìm kiếm một ứng dụng miễn phí, tương đối dễ sử dụng. Nếu bạn sử dụng Microsoft To-Do, bạn có thể sử dụng bảy mẹo này để hoàn thành nhiều việc hơn.
1. Lên lịch các ngày đến hạn
Mặc dù bạn có thể thêm công việc vào danh sách Việc cần làm của Microsoft mà không cần bất kỳ quy định nào khác, nhưng việc bao gồm ngày đến hạn sẽ rất hữu ích để bạn có thể ưu tiên các mục dựa trên thời điểm bạn phải hoàn thành chúng. May mắn thay, thật dễ dàng để thêm ngày đến hạn vào bất kỳ nhiệm vụ nào, cả khi bạn tạo nó hoặc thông qua chỉnh sửa nhiệm vụ sau khi bạn thêm nó vào danh sách của mình.
Khi thêm một nhiệm vụ mới, bạn có thể thêm ngày đến hạn bằng cách đẩy "Đặt ngày đến hạn" ở dưới cùng bên trái. Bạn cũng có thể đặt tác vụ lặp lại để lặp lại thường xuyên nếu cần hoặc đặt lời nhắc nếu cần.
Để thêm ngày đến hạn hoặc chỉnh sửa ngày hoàn thành trên nhiệm vụ đã được tạo, hãy nhấp vào nhiệm vụ, sau đó nhấn vào “Thêm ngày đến hạn” để chọn ngày. Nếu nhiệm vụ đã có ngày đến hạn, bạn có thể nhấn vào nó để thực hiện thay đổi.
2. Sử dụng ngày của tôi để lập kế hoạch phía trước
Ứng dụng Microsoft To-Do bao gồm một danh sách duy nhất có nhãn “Ngày của tôi”. Danh sách này có thể giúp bạn sắp xếp các công việc từ bất kỳ danh sách nào của bạn ở một nơi duy nhất - ngoài ra, bạn có thể thêm các công việc một lần vào danh sách này mà không cần nhập chúng vào bất kỳ nơi nào khác. Đối với một người biết sắp xếp nhiều danh sách việc cần làm trong ứng dụng Microsoft To Do, Ngày của tôi thực sự có thể giúp bạn quản lý thời gian của mình một cách khôn ngoan để không có nhiệm vụ nào lọt vào tầm ngắm.
Để thêm mục mới vào Ngày của tôi, bạn chỉ cần nhấp vào bong bóng dấu cộng (+) ở phía dưới bên phải màn hình. Từ đó, thêm một nhiệm vụ giống như bạn làm vào bất kỳ danh sách nào khác và nhấn dấu kiểm để lưu. Nếu bạn không giao nhiệm vụ này cho danh sách hiện có, ứng dụng sẽ tự động lưu vào danh sách "Công việc" ngoài danh sách Ngày của tôi.
Bạn cũng có thể thêm các mục từ danh sách nhiệm vụ khác của mình vào Ngày của tôi bằng cách nhấn vào nút có nội dung “Đề xuất” ở dưới cùng giữa màn hình. Nếu một mục bạn muốn thêm vào Ngày của tôi không xuất hiện trong “Được đề xuất”, bạn có thể đi tới danh sách nơi bạn đã lưu mục đó, mở tác vụ và chọn “Thêm vào Ngày của tôi” từ các tùy chọn được liệt kê bên dưới tiêu đề nhiệm vụ.
Nếu bạn sử dụng Ngày của tôi, hãy nhớ rằng danh sách đặt lại vào nửa đêm hàng ngày, vì vậy bất kỳ nhiệm vụ nào bạn không hoàn thành vào ngày hôm đó sẽ không có trong danh sách. Tuy nhiên, chúng sẽ xuất hiện trong phần "Đề xuất" để bạn có thể thêm chúng trở lại danh sách của mình.
3. Tùy chỉnh danh sách
Đôi khi bạn khó có thể dễ dàng phân biệt được đâu là danh sách việc cần làm khi bạn lướt nhanh qua chúng. Tuy nhiên, Microsoft To-Do cung cấp một số tùy chọn tùy chỉnh danh sách tuyệt vời để giúp bạn tránh vấn đề đó.
Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn có thể đặt tên cho từng danh sách công việc bất kỳ thứ gì bạn muốn và thậm chí có thể đưa biểu tượng cảm xúc vào tiêu đề. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng giải mã danh sách nhiệm vụ công việc của mình, chẳng hạn như danh sách công việc nhà hoặc danh sách mua sắm tạp hóa. Bạn có thể thêm biểu tượng cảm xúc vào danh sách của mình ở hai nơi:thay cho biểu tượng danh sách kiểm tra mặc định hoặc trong tiêu đề danh sách của bạn.
Để thêm biểu tượng vào biểu tượng danh sách kiểm tra, hãy mở menu để đổi tên danh sách, sau đó nhấp vào nút biểu tượng cảm xúc (khuôn mặt có dấu cộng) để chọn biểu tượng cảm xúc cho danh sách. Thay vào đó, để thêm biểu tượng cảm xúc vào tiêu đề của bạn, chỉ cần mở biểu tượng cảm xúc từ bàn phím điện thoại thông minh và nhập chúng giống như bạn làm với các chữ cái.
Ngoài việc sử dụng biểu tượng cảm xúc, bạn cũng có thể tùy chỉnh chủ đề của từng danh sách nhiệm vụ để giúp nó nổi bật. Bạn có thể tùy chỉnh màu của danh sách bằng một trong 14 tùy chọn màu mà Microsoft cung cấp hoặc chọn chủ đề ảnh (nhưng chỉ từ các tùy chọn mà Microsoft cung cấp).
4. Tạo các nhiệm vụ con để luôn đi đúng hướng
Mặc dù một số nhiệm vụ của bạn trong danh sách việc cần làm có thể đơn giản, nhưng những công việc khác có thể bao gồm một số bước. Các nghiên cứu chỉ ra rằng việc chia nhỏ các nhiệm vụ lớn đó thành các bước nhỏ hơn thực sự giúp tăng năng suất của bạn. Rất may, Microsoft To-Do giúp quá trình này dễ dàng thực hiện với các công việc hoặc bước phụ.
Sau khi bạn tạo một nhiệm vụ, hãy nhấp vào nhiệm vụ để chỉnh sửa nó. Từ menu này, bạn có tùy chọn để "thêm bước", tạo các nhiệm vụ phụ trong nhiệm vụ. Bạn có thể thêm bao nhiêu bước nếu cần, đánh dấu từng bước khi bạn hoàn thành và theo dõi tiến trình của mình với bộ đếm đang chạy về số bước có bao nhiêu bước so với số lượng bạn đã hoàn thành.
Tạo nhiệm vụ phụ thực sự có thể giúp bạn đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ bước nào trong quy trình khi hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp hơn. Tuy nhiên, ngay cả sau khi bạn đánh dấu tất cả các bước trong một công việc, Microsoft To-Do sẽ không tự động đánh dấu công việc chính, vì vậy bạn vẫn cần đánh dấu toàn bộ công việc khỏi danh sách việc cần làm của mình sau khi tất cả các bước đã hoàn thành. đã hoàn thành.
5. Sử dụng Thẻ (#Tags) để Sắp xếp Công việc
Đôi khi các nhiệm vụ từ các danh sách khác nhau yêu cầu cùng một mức độ tập trung, các hạng mục hoặc vị trí. Trong những trường hợp này, bạn có thể thực hiện chúng cùng một lúc, nhưng có thể khó nhận ra rằng nếu bạn không thể xem xét tất cả các danh sách nhiệm vụ của mình cùng một lúc. Tuy nhiên, Microsoft To-Do thực sự làm cho việc này trở nên khá đơn giản thông qua việc sử dụng các thẻ hastags.
Bạn có thể thêm thẻ khi lần đầu tiên tạo nhiệm vụ hoặc bằng cách chỉnh sửa nhiệm vụ sau khi nó được tạo. Ngoài ra, bạn có thể thêm các thẻ vào bất kỳ phần nào của nhiệm vụ, chẳng hạn như tiêu đề, ghi chú hoặc thậm chí các nhiệm vụ phụ trong nhiệm vụ chính. Bất kể bạn thêm thẻ vào đâu, bạn vẫn sẽ thấy tác vụ khi tìm kiếm thẻ bằng cách sử dụng tìm kiếm ở trên cùng bên phải của trang chính của ứng dụng.
6. Chia sẻ danh sách việc cần làm của bạn trên Microsoft
Cho dù bạn làm việc với toàn bộ một nhóm người hay có một danh sách hàng tạp hóa đang hoạt động cho hộ gia đình của mình, đôi khi bạn cần chia sẻ danh sách trên Microsoft To-Do với người khác. May mắn thay, việc này khá dễ dàng thực hiện qua văn bản hoặc email.
Để chia sẻ danh sách của bạn với người khác, chỉ cần nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ” ở phía trên bên phải của danh sách. Từ đó, bạn sẽ có tùy chọn gửi lời mời đến bất kỳ ai qua email, tin nhắn văn bản hoặc thậm chí là ứng dụng mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin tức thì như Slack.
Sau khi bạn chia sẻ danh sách với những người khác, họ sẽ có thể tự thêm nhiệm vụ hoặc bạn có thể giao nhiệm vụ cho bất kỳ cá nhân nào có quyền truy cập vào danh sách. Bạn cũng có thể thu hồi quyền truy cập vào danh sách bất kỳ lúc nào trong cài đặt “Quản lý quyền truy cập”.
7. Lập trình lối tắt Microsoft To-Do Siri (dành cho người dùng iPhone)
Nếu thiếu thời gian và sử dụng iPhone, bạn có thể tăng năng suất của mình hơn nữa bằng cách thêm Lối tắt Siri cho Việc cần làm của Microsoft. Để thêm một Lối tắt Siri, hãy làm theo các bước sau:
- Từ cài đặt Việc cần làm của bạn, hãy chọn “Phím tắt Siri”.
- Nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) bên cạnh mục bạn muốn thêm phím tắt (như thêm nhiệm vụ hoặc mở danh sách).
- Chọn cụm từ bạn muốn sử dụng với Siri để thực hiện tác vụ, sau đó trong phần “phải làm”, hãy chọn danh sách bạn muốn mục được thêm vào và đặt bất kỳ bước bổ sung nào với “Hiển thị thêm” cái nút.
- Sau khi bạn chọn xong tất cả các cài đặt mình cần, hãy nhấp vào “Quay lại -> Thêm vào Siri.”
Câu hỏi Thường gặp
1. Làm cách nào để Microsoft To-Do có thể giúp tôi làm việc hiệu quả hơn?
Microsoft To-Do là một ứng dụng quản lý công việc đơn giản cung cấp nhiều tính năng miễn phí. Với Việc cần làm, bạn có thể tạo danh sách công việc, thêm nhiệm vụ phụ, chia sẻ danh sách và cộng tác với những người khác, đồng thời tích hợp danh sách Việc cần làm của bạn với Lịch Outlook hoặc các ứng dụng khác.
2. Những ứng dụng nào có thể tích hợp với Microsoft To-Do?
Giống như hầu hết các ứng dụng Microsoft khác, Microsoft To-Do dễ dàng tích hợp với mọi thứ trong gia đình Office 365. Tuy nhiên, việc tích hợp với hầu hết các ứng dụng bên ngoài gia đình Microsoft yêu cầu ứng dụng tự động hóa của bên thứ ba như Zapier.
3. Những hạn chế của Microsoft To-Do là gì?
Trong khi Microsoft To-Do cung cấp nhiều tính năng tuyệt vời, nó đi kèm với một số hạn chế. Ví dụ:Việc cần làm không cung cấp nhiều khả năng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba. Hơn nữa, bạn không thể thêm ghi chú hoặc ngày đến hạn vào các nhiệm vụ phụ, chỉ cho nhiệm vụ chính. Cũng không có cách nào để truy cập các báo cáo về năng suất của bạn mà một số người thấy có lợi.