Chúng ta đều bận rộn, vì vậy hầu hết mọi người đều đang tìm kiếm bất kỳ đòn bẩy nào để sử dụng thời gian hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều việc hơn. Trong khi có hàng ngàn ứng dụng năng suất, Microsoft To-Do là một lựa chọn tuyệt vời cho những người tìm kiếm một ứng dụng miễn phí, tương đối dễ sử dụng. Nếu bạn dùng Microsoft To-Do, hãy áp dụng 7 mẹo sau để làm việc hiệu quả hơn.
1. Lên Lịch Ngày Đến Hạn
Mặc dù bạn có thể thêm nhiệm vụ vào danh sách Microsoft To-Do mà không cần điều kiện nào, nhưng việc bao gồm ngày đến hạn thường rất hữu ích để ưu tiên các mục dựa trên thời điểm bạn phải hoàn thành chúng. May mắn thay, việc thêm ngày đến hạn vào bất kỳ nhiệm vụ nào rất dễ dàng, cả khi tạo mới hay chỉnh sửa sau khi đã thêm vào danh sách.
Khi thêm nhiệm vụ mới, bạn có thể đặt ngày đến hạn bằng cách nhấn "Đặt ngày đến hạn" (Set Due Date) ở góc dưới bên trái. Bạn cũng có thể đặt nhiệm vụ lặp lại theo tần suất mong muốn hoặc thiết lập nhắc nhở nếu cần.
Để thêm hoặc chỉnh sửa ngày đến hạn cho nhiệm vụ đã tạo, hãy nhấp vào nhiệm vụ đó, sau đó chạm vào "Thêm ngày đến hạn" (Add Due Date) để chọn ngày. Nếu nhiệm vụ đã có ngày đến hạn, bạn có thể chạm vào nó để thay đổi.
2. Sử Dụng "Ngày Của Tôi" (My Day) Để Lên Kế Hoạch
Ứng dụng Microsoft To-Do bao gồm một danh sách đặc biệt có tên "Ngày Của Tôi" (My Day). Danh sách này giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ từ bất kỳ danh sách nào của bạn vào một nơi duy nhất – ngoài ra, bạn có thể thêm các nhiệm vụ đơn lẻ vào danh sách này mà không cần nhập chúng ở nơi khác. Đối với người phải quản lý nhiều danh sách việc cần làm trong ứng dụng, "Ngày Của Tôi" thực sự giúp bạn quản lý thời gian khôn ngoan để không bỏ sót nhiệm vụ nào.
Để thêm mục mới vào "Ngày Của Tôi", chỉ cần nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc dưới bên phải màn hình. Từ đó, thêm nhiệm vụ như bạn làm với bất kỳ danh sách nào khác và nhấn dấu kiểm để lưu. Nếu bạn không gán nhiệm vụ này cho một danh sách hiện có, ứng dụng sẽ tự động lưu nó vào danh sách "Nhiệm vụ" (Tasks) ngoài danh sách "Ngày Của Tôi".
Bạn cũng có thể thêm các mục từ danh sách nhiệm vụ khác vào "Ngày Của Tôi" bằng cách nhấn nút "Gợi ý" (Suggestions) ở giữa dưới màn hình. Nếu mục bạn muốn thêm không xuất hiện dưới "Đề xuất", bạn có thể vào danh sách nơi bạn lưu mục đó, mở nhiệm vụ và chọn "Thêm vào Ngày Của Tôi" từ các tùy chọn bên dưới tiêu đề nhiệm vụ.
Nếu bạn sử dụng "Ngày Của Tôi", hãy nhớ rằng danh sách sẽ được đặt lại vào nửa đêm hàng ngày, vì vậy các nhiệm vụ bạn không hoàn thành trong ngày sẽ rơi khỏi danh sách. Tuy nhiên, chúng sẽ xuất hiện trong phần "Gợi ý" để bạn có thể thêm lại vào danh sách.
3. Tùy Chỉnh Danh Sách
Đôi khi khó phân biệt đâu là danh sách việc cần làm nào khi bạn chỉ nhìn nhanh qua chúng. Tuy nhiên, Microsoft To-Do cung cấp một số tùy chọn tùy chỉnh danh sách tuyệt vời để giúp bạn tránh vấn đề này.
Trước hết, bạn có thể đặt tên cho từng danh sách nhiệm vụ bất cứ thứ gì bạn muốn và thậm chí có thể bao gồm biểu tượng cảm xúc (emoji) trong tiêu đề. Điều này giúp bạn dễ dàng phân biệt danh sách công việc từ danh sách việc nhà hay mua sắm杂货. Bạn có thể thêm emoji vào danh sách ở hai nơi: thay thế biểu tượng danh sách kiểm tra mặc định hoặc trong tiêu đề danh sách.
Để thêm biểu tượng vào biểu tượng danh sách kiểm tra, hãy mở menu đổi tên danh sách, sau đó nhấp vào nút emoji (biểu tượng mặt cười có dấu cộng) để chọn emoji cho danh sách. Để thêm emoji vào tiêu đề, chỉ cần mở bảng emoji từ bàn phím điện thoại và nhập chúng như nhập chữ.
Ngoài việc dùng emoji, bạn cũng có thể tùy chỉnh chủ đề (theme) cho từng danh sách nhiệm vụ để giúp nó nổi bật. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc của danh sách với 14 tùy chọn màu do Microsoft cung cấp hoặc chọn chủ đề ảnh (chỉ từ các tùy chọn Microsoft cung cấp).
4. Tạo Nhiệm Vụ Con (Subtasks) Để Theo Dõi Tiến Độ
Mặc dù một số nhiệm vụ trong danh sách của bạn có thể đơn giản, nhưng những nhiệm vụ khác có thể bao gồm nhiều bước. Nghiên cứu cho thấy việc chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ hơn thực sự tăng cường năng suất. May mắn thay, Microsoft To-Do làm cho quy trình này trở nên dễ dàng với các nhiệm vụ con hoặc các bước.
Sau khi tạo một nhiệm vụ, nhấp vào nhiệm vụ đó để chỉnh sửa. Từ menu này, bạn có tùy chọn "thêm bước" (add step), tạo ra các nhiệm vụ con bên trong nhiệm vụ chính. Bạn có thể thêm bao nhiêu bước tùy ý, đánh dấu hoàn thành từng bước và theo dõi tiến độ với bộ đếm hiển thị số bước đã hoàn thành trên tổng số bước.
Việc tạo nhiệm vụ con thực sự giúp bạn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào trong quy trình khi hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp. Tuy nhiên, ngay cả sau khi bạn đánh dấu hoàn thành tất cả các bước trong một nhiệm vụ, Microsoft To-Do sẽ không tự động đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ chính, vì vậy bạn vẫn cần đánh dấu hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ khỏi danh sách sau khi tất cả các bước đã xong.
5. Sử Dụng Thẻ (#Tags) Để Phân Loại Nhiệm Vụ
Đôi khi các nhiệm vụ từ các danh sách khác nhau yêu cầu cùng sự tập trung, vật phẩm hoặc địa điểm. Trong những trường hợp này, có lẽ bạn nên làm chúng cùng lúc, nhưng có thể khó nhận ra điều đó nếu không thể xem tất cả danh sách nhiệm vụ cùng lúc. Tuy nhiên, Microsoft To-Do thực sự làm cho việc này trở nên khá đơn giản nhờ sử dụng thẻ hashtag.
Bạn có thể thêm thẻ khi tạo nhiệm vụ lần đầu hoặc bằng cách chỉnh sửa nhiệm vụ sau khi đã tạo. Ngoài ra, bạn có thể thêm thẻ vào bất kỳ phần nào của nhiệm vụ, chẳng hạn như tiêu đề, ghi chú, thậm chí cả các nhiệm vụ con bên trong nhiệm vụ chính. Dù bạn thêm thẻ ở đâu, bạn vẫn sẽ thấy nhiệm vụ khi tìm kiếm thẻ đó bằng thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải trang chủ của ứng dụng.
6. Chia Sẻ Danh Sách Microsoft To-Do Của Bạn
Dù bạn làm việc với cả một đội nhóm hay có một danh sách mua sắm chung cho gia đình, luôn có lúc bạn cần chia sẻ danh sách trên Microsoft To-Do với người khác. May mắn thay, việc này khá dễ dàng thực hiện qua tin nhắn hoặc email.
Để chia sẻ danh sách với người khác, chỉ cần nhấp vào biểu tượng "Chia sẻ" (Share) ở góc trên bên phải của danh sách. Từ đó, bạn sẽ có tùy chọn gửi lời mời cho bất kỳ ai qua email, tin nhắn văn bản, thậm chí cả ứng dụng mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin tức thì như Slack.
Sau khi chia sẻ danh sách với người khác, họ sẽ có thể tự thêm nhiệm vụ, hoặc bạn có thể giao nhiệm vụ cho bất kỳ cá nhân nào có quyền truy cập danh sách. Bạn cũng có thể thu hồi quyền truy cập vào danh sách bất cứ lúc nào trong cài đặt "Quản lý quyền truy cập" (Manage Access).
7. Lập Trình Lối Tắt Siri Cho Microsoft To-Do (Dành Cho Người Dùng iPhone)
Nếu bạn thiếu thời gian và dùng iPhone, bạn có thể nâng cao năng suất hơn nữa bằng cách thêm Lối tắt Siri (Siri Shortcut) cho Microsoft To-Do. Để thêm Lối tắt Siri, hãy làm theo các bước sau:
- Từ Cài đặt To-Do, chọn "Lối tắt Siri" (Siri Shortcuts).
- Chạm vào biểu tượng dấu cộng (+) bên cạnh mục bạn muốn thêm lối tắt (như thêm nhiệm vụ hoặc mở danh sách).
- Chọn cụm từ bạn muốn dùng với Siri để thực hiện nhiệm vụ, sau đó dưới "để làm" (to do), chọn danh sách bạn muốn mục được thêm vào và đặt các bước bổ sung với nút "Hiển thị thêm" (Show More).
- Khi đã chọn xong tất cả cài đặt cần thiết, nhấp "Quay lại -> Thêm vào Siri" (Back -> Add to Siri).
Câu Hỏi Thường Gặp
1. Microsoft To-Do giúp tôi làm việc hiệu quả hơn như thế nào?
Microsoft To-Do là một ứng dụng quản lý nhiệm vụ đơn giản cung cấp nhiều tính năng miễn phí. Với To-Do, bạn có thể tạo danh sách nhiệm vụ, thêm nhiệm vụ con, chia sẻ danh sách và cộng tác với người khác, đồng bộ danh sách To-Do với Lịch Outlook hoặc các ứng dụng khác.
2. Ứng dụng nào có thể tích hợp với Microsoft To-Do?
Giống như hầu hết các ứng dụng Microsoft khác, Microsoft To-Do dễ dàng tích hợp với bất kỳ thứ gì trong họ Office 365. Tuy nhiên, tích hợp với hầu hết các ứng dụng bên ngoài họ Microsoft đòi hỏi ứng dụng tự động hóa của bên thứ ba như Zapier.
3. Hạn chế của Microsoft To-Do là gì?
Mặc dù Microsoft To-Do cung cấp nhiều tính năng tuyệt vời, nhưng nó đi kèm với một số hạn chế. Ví dụ, To-Do không cung cấp nhiều tích hợp với ứng dụng của bên thứ ba. Hơn nữa, bạn không thể thêm ghi chú hoặc ngày đến hạn cho nhiệm vụ con, chỉ có thể thêm cho nhiệm vụ chính. Cũng không có cách nào để truy xuất báo cáo về năng suất của bạn, điều mà một số người thấy hữu ích.