Microsoft Lists là phần bổ sung mới nhất cho ứng dụng Microsoft 365 ổn định. Mặc dù tên có thể khiến bạn viết tắt nó như một lần lặp lại Nhiệm vụ, Việc cần làm hoặc Công cụ lập kế hoạch của Outlook, nhưng trên thực tế, Danh sách là một sản phẩm duy nhất gần với Excel hơn bất kỳ loại nào ở trên.
Được hỗ trợ bởi SharePoint và được truy cập thông qua giao diện web, Danh sách có thể được coi là nỗ lực của Microsoft nhằm tái tạo các giải pháp mã thấp như Airtable. Nó "giống ứng dụng" hơn một bảng tính, đồng thời cho phép người dùng kiểm soát nhiều hơn so với một ứng dụng danh sách thông thường như To-Do hoặc Wunderlist tiền nhiệm của nó.
Sức mạnh của danh sách chỉ thực sự được đánh giá cao khi nhìn thấy nó hoạt động. Giả sử bạn đã có một đăng ký hợp lệ, ứng dụng sẽ hiển thị trong ngăn kéo ứng dụng Office 365 - nó có biểu tượng màu sáng với bảng màu ấm.
Nhấp vào nút "Danh sách mới" nổi bật để bắt đầu. Bạn nên dành một chút thời gian để xem trước các mẫu mặc định, vì chúng minh họa cách thức sử dụng Danh sách.
Lấy ví dụ như Trình theo dõi vấn đề mặc định. Nó sử dụng bố cục dựa trên lưới nằm ở đâu đó giữa bảng tính và ứng dụng danh sách thông thường. Sau đó, có Trình quản lý nội dung, thậm chí còn trực quan hơn - nó bao gồm hình ảnh và một số chip thông tin màu.
Bạn có thể bắt đầu một danh sách mới từ một mẫu bằng cách nhấp vào "Sử dụng mẫu". Bạn cũng có thể tạo một danh sách từ đầu, điều này sẽ yêu cầu bạn sử dụng giao diện kiểu SharePoint để thiết lập các trường của riêng bạn. Bạn cũng có thể nhập bảng tính Excel, thu hẹp hơn nữa khoảng cách giữa Danh sách và các ứng dụng máy tính để bàn thông thường.
Tuy nhiên, khi tạo danh sách, bạn cần đặt tên, mô tả, màu sắc và biểu tượng cho danh sách. Sau khi bạn thiết lập, danh sách sẽ mở ra một phương tiện chặn trống.
Bạn có thể thêm dữ liệu bằng cách nhấp vào nút "Mới" ở trên cùng bên trái. Thao tác này sẽ hiển thị một biểu mẫu cho phép bạn thêm một mục mới vào danh sách. Các trường trên biểu mẫu sẽ khớp với những trường được định cấu hình trong danh sách.
Khi bạn thực hiện nhiều bổ sung cùng một lúc, bạn có thể chuyển sang chế độ xem Lưới từ góc trên bên trái. Điều này biến mọi thứ trên màn hình thành một trường có thể chỉnh sửa, rất giống với một bảng tính. Sử dụng giao diện này, bạn có thể nhanh chóng quản lý dữ liệu trong danh sách của mình.
Bạn có thể xuất dữ liệu của mình sang bảng tính Excel bằng cách sử dụng nút trên thanh công cụ trên cùng. Một tùy chọn khác là nhận thông báo qua email hoặc SMS bất cứ khi nào dữ liệu thay đổi trong danh sách - nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm ("...") ở trên cùng, sau đó nhấp vào "Cảnh báo cho tôi". The dialog which appears will give you comprehensive options to let you choose what you get alerted about and when and where notifications are delivered.
This completes our initial tour of Lists. In future articles, we'll look at creating and modifying lists, managing data within lists and exploring the different view options available within the app. It's also worth noting that Lists can integrate into many other Microsoft tools, including Power Apps, Automate and Microsoft Teams, letting you use the service as a central repository for your information.