Microsoft Lists là giải pháp quản lý dữ liệu kết hợp yếu tố bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu Access và giải pháp low-code bên thứ ba như Airtable. Trong hướng dẫn này, chúng tôi chỉ cách bắt đầu tạo danh sách mới từ con số không - nếu bạn tìm tổng quan chung về Lists, hãy đọc hướng dẫn Bắt đầu trước.
Đăng nhập tài khoản Microsoft 365 công việc/học tập và khởi chạy Microsoft Lists từ trình khởi chạy ứng dụng. Nhấn nút "Danh sách mới" (New list) ở trên cùng, chọn tùy chọn "Danh sách trống" (Blank list).
Đặt tên danh sách, gán màu và biểu tượng. Hai thứ sau chỉ mang tính trang trí giúp danh sách nổi bật trong UI ứng dụng.
Cuối form, bạn chọn nơi lưu danh sách. Mặc định "Danh sách của tôi" (My lists) tạo danh sách cá nhân chỉ bạn truy cập. Trong menu thả xuống, có khả năng lưu vào trang web nhóm SharePoint (SharePoint team site). Chọn trang web sẽ làm danh sách khả dụng cho mọi người có quyền truy cập trang web đó.
Khi danh sách tạo xong, bạn bắt đầu định nghĩa cột dữ liệu. Một cột "Tiêu đề" (Title) tạo mặc định. Bạn đổi tên bằng cách di chuột qua tên, chọn "Cài đặt cột" (Column settings) rồi "Đổi tên" (Rename).
Để thêm cột mới, nhấn nút "Thêm cột" (Add column). Bạn chọn kiểu dữ liệu cho dữ liệu nhập vào cột. Có nhiều tùy chọn. Từ văn bản cơ bản đến yếu tố tương tác như chọn nhiều lựa chọn.
Sau khi chọn kiểu dữ liệu, bảng điều khiển flyout trượt từ phải. Tại đây, bạn đặt tên cột, thêm mô tả, đặt giá trị mặc định cho ô mới. Tùy chọn chính xác sẽ khác tùy kiểu dữ liệu. Quá nhiều hoán vị để bao quát một bài - khuyến khích bạn thử nghiệm các kiểu dữ liệu, khám phá cài đặt, đánh giá sự khác biệt hiển thị dữ liệu.
Khi đã thêm vài cột, bạn sẵn sàng điền dữ liệu. Nhấn nút "Mới" (New) góc trên bên trái để mở flyout "Mục mới" (New item) từ phải.
Bạn cung cấp giá trị cho mỗi cột. Các trường form tự động dùng đầu vào phù hợp kiểu dữ liệu mỗi cột.
Trong ví dụ, chúng tôi tạo List tổ chức bài nháp cho OnMSFT. Viết tiêu đề thủ công (cột Văn bản), chọn Danh mục từ tùy chọn định sẵn (cột Lựa chọn), thêm hình thu nhỏ (cột Hình ảnh). Mục nào cũng có đính kèm tùy chọn.
Với dữ liệu trong danh sách, bạn ngồi ngắm nó. Lists tự động trình bày dữ liệu mỗi cột dùng định dạng phù hợp kiểu dữ liệu. Đây là sự khác biệt thực sự so với công cụ như Excel - dù Lists cần thời gian thiết lập, kết quả là trải nghiệm trực quan hơn nhiều so với bảng tính Excel điển hình.
Lists kết hợp cấu trúc định sẵn của cơ sở dữ liệu với trình bày dễ truy cập của bảng tính. Đồng thời, cung cấp khả năng tương tác và tích hợp liền mạch với dịch vụ low-code như Power Automate và Power Apps của Microsoft. Trong bài tương lai, chúng tôi giới thiệu trình soạn thảo danh sách nâng cao ủy quyền cho SharePoint cung cấp kiểm soát hơn nữa cách dữ liệu lưu trữ và trình bày.