Microsoft Lists là một giải pháp quản lý dữ liệu kết hợp các yếu tố của bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu Access và các giải pháp mã thấp của bên thứ ba như Airtable. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bắt đầu tạo danh sách mới từ đầu - nếu bạn đang tìm kiếm tổng quan chung hơn về Danh sách, hãy thử đọc hướng dẫn Bắt đầu của chúng tôi trước.
Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 cơ quan hoặc trường học của bạn và khởi chạy Danh sách Microsoft từ trình khởi chạy ứng dụng. Nhấp vào nút "Danh sách mới" ở đầu ứng dụng, sau đó chọn tùy chọn "Danh sách trống".
Đặt tên cho danh sách của bạn và gán màu sắc và biểu tượng cho danh sách. Hai yếu tố sau hoàn toàn là yếu tố trang trí để giúp các danh sách nổi bật với nhau trong giao diện người dùng của ứng dụng.
Ở cuối biểu mẫu, bạn sẽ cần chọn nơi lưu danh sách vào. Tùy chọn "Danh sách của tôi" mặc định sẽ dẫn đến một danh sách cá nhân mà chỉ bạn mới có quyền truy cập. Trong menu thả xuống, bạn sẽ tìm thấy khả năng lưu vào site nhóm SharePoint. Việc chọn một trang web sẽ cung cấp danh sách cho tất cả mọi người có quyền truy cập vào trang web đó.
Khi danh sách của bạn đã được tạo, bạn có thể bắt đầu xác định các cột dữ liệu. Một cột "Tiêu đề" được tạo theo mặc định. Bạn có thể đổi tên này bằng cách di chuột vào tên của nó, chọn "Cài đặt cột" và sau đó chọn "Đổi tên".
Để thêm các cột mới, hãy nhấp vào nút "Thêm cột". Bạn sẽ cần chọn loại dữ liệu cho dữ liệu bạn sẽ nhập vào cột. Nhiều lựa chọn có sẵn. Chúng thay đổi từ văn bản cơ bản đến các yếu tố tương tác, chẳng hạn như lựa chọn nhiều lựa chọn.
Sau khi bạn đã chọn một kiểu dữ liệu, một khung trình chiếu sẽ xuất hiện từ bên phải. Tại đây, bạn có thể đặt tên cho cột của mình, thêm mô tả và đặt giá trị mặc định cho các ô mới được thêm vào. Các tùy chọn chính xác bạn sẽ thấy ở đây sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đã chọn. Có quá nhiều hoán vị có thể có trong một bài viết - chúng tôi khuyến khích bạn thử nghiệm với các loại dữ liệu khác nhau, khám phá các cài đặt có sẵn và đánh giá sự khác biệt về cách chúng hiển thị dữ liệu.
Khi bạn đã thêm một số cột, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu điền dữ liệu vào danh sách của mình. Nhấp vào nút "Mới" ở trên cùng bên trái để hiển thị mục "Mặt hàng mới" từ bên phải.
Bạn sẽ cần cung cấp giá trị cho từng cột trong danh sách của mình. Các trường biểu mẫu sẽ tự động sử dụng các đầu vào thích hợp cho kiểu dữ liệu của mỗi cột.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã tạo một Danh sách có thể được sử dụng để sắp xếp các bài viết nháp cho OnMSFT. Chúng tôi viết tiêu đề theo cách thủ công (cột Văn bản), chọn một Danh mục từ các tùy chọn được xác định trước (cột Lựa chọn) và thêm hình thu nhỏ (cột Hình ảnh). Bất kỳ mục nào trong danh sách cũng có thể có các tệp đính kèm tùy chọn được liên kết với nó.
Với một số dữ liệu trong danh sách của bạn, bây giờ bạn có thể ngồi lại và chiêm ngưỡng nó. Danh sách tự động trình bày dữ liệu trong mỗi cột bằng cách sử dụng định dạng thích hợp cho kiểu dữ liệu. Đây là nơi tạo ra sự khác biệt thực sự với các công cụ như Excel - mặc dù Danh sách đòi hỏi một chút thời gian để thiết lập, nhưng kết quả là trải nghiệm trực quan hơn nhiều so với các nguồn cung cấp bảng tính Excel thông thường.
Danh sách kết hợp cấu trúc được xác định trước của cơ sở dữ liệu với bản trình bày có thể truy cập của bảng tính. Đồng thời, nó cung cấp khả năng tương tác và tích hợp liền mạch với các dịch vụ như các giải pháp mã thấp như Power Automate và Power Apps của Microsoft. Trong các bài viết trong tương lai, chúng tôi sẽ giới thiệu trình chỉnh sửa danh sách nâng cao định nghĩa với SharePoint để cung cấp khả năng kiểm soát nhiều hơn đối với cách dữ liệu của bạn được lưu trữ và trình bày.