Microsoft Lists là một hệ thống tổ chức và lưu trữ dữ liệu mới kết hợp các bảng tính, cơ sở dữ liệu và ứng dụng web với nhau. Lists thực sự là một giao diện mới trên đầu cơ sở hạ tầng SharePoint Lists hiện có. Trước đây, chúng tôi đã chỉ ra cách tạo danh sách mới trong chính Danh sách; bây giờ, chúng ta sẽ đi sâu vào cấu hình danh sách bằng cách sử dụng giao diện SharePoint.
Các danh sách làm rất tốt việc tự làm cho nó dễ truy cập nhất có thể. Phần phụ trợ SharePoint chỉ được tiết lộ khi bạn tìm kiếm nó. Khi bạn đang xem danh sách, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở trên cùng bên phải, sau đó nhấp vào “Cài đặt danh sách” để mở tùy chọn cấu hình trong SharePoint.
Màn hình Cài đặt Danh sách SharePoint dày đặc hơn nhiều so với những gì bạn nhận được trong ứng dụng Danh sách. Bạn có các tùy chọn quản lý mở rộng để tùy chỉnh các trường, xác thực, quyền và siêu dữ liệu của danh sách.
Cài đặt chung
Bắt đầu từ trên cùng, "Cài đặt chung" chứa các điều khiển chung áp dụng cho chính danh sách hoặc tất cả dữ liệu trong danh sách. Chúng tôi sẽ không đề cập đến mọi tùy chọn ở đây vì nhiều tùy chọn trong số đó chỉ được sử dụng trong giao diện người dùng Danh sách SharePoint, không phải ứng dụng Danh sách.
Một số cài đặt đáng chú ý có thể được tìm thấy trong “Cài đặt nâng cao”. “Quyền ở cấp mục” cho phép bạn kiểm soát những gì người dùng có thể nhìn thấy trên danh sách được chia sẻ, chẳng hạn như tất cả các mục hoặc chỉ các mục mà họ đã tự tạo.
Tùy chọn “Tệp đính kèm” có thể được sử dụng để tắt khả năng thêm tệp đính kèm vào các mục mới trong danh sách, tùy chọn này được bật theo mặc định. Ở phía dưới màn hình, có các cài đặt để kiểm soát xem các mục danh sách có thể hiển thị trong kết quả tìm kiếm hay không và liệu chúng có thể được tải xuống thiết bị của người dùng hay không.
Cột
Quay lại màn hình cài đặt danh sách chính, phần "Cột" đáng được chú ý hơn. Nhấp vào tên cột sẽ cho phép bạn chỉnh sửa các thuộc tính của nó. Các tùy chọn có sẵn ở đây sẽ phụ thuộc vào loại dữ liệu của cột. Một số ví dụ bạn có thể thấy bao gồm khả năng đặt độ dài ký tự tối đa (cho trường văn bản), đặt giá trị mặc định cho các mục mới và chuyển đổi xem trường có phải là đầu vào bắt buộc hay không.
Các kiểu dữ liệu tương tác, chẳng hạn như thành phần chọn nhiều lựa chọn, sẽ có nhiều cài đặt hơn. Chúng có thể bao gồm khả năng thay đổi loại đầu vào được sử dụng, cho phép bạn chọn giữa các nút radio hoặc menu thả xuống. Hầu hết - nhưng không phải tất cả - các tùy chọn này đều có sẵn khi chỉnh sửa các cột trong ứng dụng Danh sách chính. Việc sử dụng màn hình cài đặt SharePoint sẽ hiển thị tất cả các cài đặt có thể có, cho phép bạn kiểm soát tốt nhất cách dữ liệu được lưu trữ và trình bày.
Bạn có thể tạo một cột mới bằng liên kết "Tạo cột" trên trang Cài đặt danh sách. Bạn sẽ cần chọn tên cột, chọn loại dữ liệu và điền vào các trường cài đặt cho loại dữ liệu đó. Hộp kiểm “Thêm vào chế độ xem mặc định” nên được chọn để đảm bảo trường hiển thị theo mặc định trong giao diện Danh sách.
Lượt xem
Về chủ đề chế độ xem, bạn có thể quản lý các chế độ này trong phần “Chế độ xem” ở cuối trang cài đặt. Bạn có thể tạo các chế độ xem mới và chỉnh sửa các chế độ xem hiện có. "Chế độ xem" xác định các trường sẽ hiển thị trong Giao diện người dùng danh sách. Bạn bắt đầu với một chế độ xem “Tất cả các mục” theo mặc định. Khi bạn thêm các chế độ xem bổ sung, bạn có thể truy cập chúng trong Danh sách bằng cách nhấp vào tên của chế độ xem hiện tại ở trên cùng bên phải.
Màn hình cài đặt Chế độ xem cho phép bạn chọn các trường sẽ hiển thị và thứ tự hiển thị chúng. Bạn cũng có thể thiết lập thứ tự sắp xếp cho các hàng dữ liệu và định cấu hình bộ lọc mặc định. Trong phần chọn cột, bạn sẽ thấy một số trường mặc định thường bị ẩn. Bật chúng để thêm siêu dữ liệu mặc định vào chế độ xem Danh sách, chẳng hạn như tên tác giả của mục (“Được tạo bởi”) hoặc thời gian sửa đổi của nó (“Đã sửa đổi”).
Đi sâu hơn nữa xuống màn hình cài đặt chế độ xem, bạn sẽ tìm thấy các phần cho phép bạn định cấu hình xem tổng có được hiển thị ở cuối cột hay không, dữ liệu có được nhóm lại với nhau hay không và có bao nhiêu mục dữ liệu được hiển thị trên một màn hình. Phần cuối cùng, “Di động”, cho phép bạn chọn có cung cấp chế độ xem này trên thiết bị di động hay không. Danh sách mặc định cho máy tính để bàn và thiết bị di động có thể được đặt độc lập với nhau, vì vậy có thể cung cấp chế độ xem tùy chỉnh cho các thiết bị nhỏ hơn.
Màn hình cài đặt SharePoint ít truy cập hơn so với bản thân Danh sách. Tuy nhiên, bạn có thể không cần sử dụng chúng thường xuyên, vì các capabiltiies được sử dụng phổ biến nhất được hỗ trợ trong bảng cấu hình riêng của Danh sách.
Sức mạnh của Danh sách đến ở tính linh hoạt của nó - bạn có thể bắt đầu với một danh sách cơ bản rất nhanh chóng và sau đó thêm các khả năng nâng cao hơn theo thời gian. Cuối cùng, bạn có thể đạt đến điểm mà bạn cần một tùy chọn SharePoint không được hiển thị trong giao diện người dùng danh sách. Khi đến thời điểm đó, hãy nhấp vào “Cài đặt danh sách”, vượt qua mặt tiền của Danh sách và bắt đầu sử dụng các tính năng - và độ phức tạp - của SharePoint để thay thế.