Microsoft Lists là hệ thống lưu trữ và tổ chức dữ liệu mới kết hợp bảng tính, cơ sở dữ liệu và ứng dụng web. Lists thực sự là giao diện mới trên hạ tầng SharePoint Lists hiện có. Chúng tôi trước đây đã chỉ cách tạo danh sách mới trong chính Lists; bây giờ, chúng ta sẽ đi sâu vào cấu hình danh sách bằng giao diện SharePoint.
Lists làm tốt việc làm cho mình dễ truy cập. Backend SharePoint chỉ lộ ra khi bạn đi tìm nó. Khi xem danh sách, nhấn biểu tượng Cài đặt ở góc trên bên phải, rồi "Cài đặt danh sách" (List settings) để mở tùy chọn cấu hình trong SharePoint.
Màn hình Cài đặt danh sách SharePoint dày đặc hơn nhiều so với trong ứng dụng Lists. Bạn có tùy chọn quản lý mở rộng để tùy chỉnh trường, xác thực, quyền và siêu dữ liệu của danh sách.
Cài đặt chung
Bắt đầu từ trên cùng, "Cài đặt chung" (General Settings) chứa điều khiển toàn cục áp dụng cho chính danh sách, hoặc tất cả dữ liệu trong danh sách. Chúng tôi không bao quát mọi tùy chọn vì nhiều chỉ dùng trong UI SharePoint Lists, không phải ứng dụng Lists.
Một số cài đặt đáng chú ý trong "Cài đặt nâng cao" (Advanced settings). "Quyền cấp mục" (Item-level permissions) cho phép kiểm soát người dùng thấy gì trên danh sách chia sẻ, như tất cả mục hoặc chỉ mục họ tự tạo.
Tùy chọn "Đính kèm" (Attachments) có thể dùng để tắt khả năng thêm đính kèm vào mục mới trong danh sách, bật mặc định. Xa hơn trên màn hình, có cài đặt kiểm soát mục danh sách có hiển thị trong kết quả tìm kiếm và có thể tải xuống thiết bị người dùng không.
Cột
Quay lại màn hình cài đặt danh sách chính, phần "Cột" (Columns) đáng chú ý hơn. Nhấp tên cột cho phép chỉnh sửa thuộc tính. Tùy chọn tại đây phụ thuộc kiểu dữ liệu cột. Ví dụ: đặt độ dài ký tự tối đa (trường văn bản), đặt giá trị mặc định cho mục mới, bật/tắt trường bắt buộc.
Kiểu dữ liệu tương tác, như thành phần chọn nhiều lựa chọn (multiple choice select), sẽ có nhiều cài đặt hơn. Có thể bao gồm thay đổi kiểu đầu vào, cho phép chọn nút radio hoặc menu thả xuống. Hầu hết - nhưng không phải tất cả - tùy chọn này có sẵn khi chỉnh sửa cột trong ứng dụng Lists chính. Màn hình cài đặt SharePoint mở khóa tất cả tùy chọn, cho bạn kiểm soát tối đa cách dữ liệu lưu trữ và trình bày.
Bạn có thể tạo cột mới dùng liên kết "Tạo cột" (Create column) trang cài đặt danh sách. Bạn chọn tên cột, chọn kiểu dữ liệu, điền trường cài đặt cho kiểu đó. Hộp kiểm "Thêm vào chế độ xem mặc định" (Add to default view) nên để chọn để trường hiển thị mặc định trong giao diện Lists.
Chế độ xem
Về chủ đề chế độ xem, bạn quản lý trong phần "Chế độ xem" (Views) dưới cùng trang cài đặt. Bạn tạo chế độ xem mới và chỉnh sửa hiện có. "Chế độ xem" (view) định nghĩa trường hiển thị trong UI Lists. Bạn bắt đầu với một chế độ xem "Tất cả mục" (All Items) mặc định. Khi thêm chế độ xem, bạn truy cập trong Lists bằng cách nhấp tên chế độ xem hiện tại ở góc trên bên phải.
Màn hình cài đặt Chế độ xem cho phép chọn trường hiển thị và thứ tự. Bạn cũng thiết lập thứ tự sắp xếp hàng dữ liệu và cấu hình bộ lọc mặc định. Phần chọn cột, bạn thấy vài trường tắt mặc định thường ẩn. Bật chúng để thêm siêu dữ liệu mặc định vào chế độ xem Danh sách, như tên tác giả mục ("Người tạo") hoặc thời gian sửa đổi ("Đã sửa đổi").
Xa hơn màn hình cài đặt Chế độ xem, bạn tìm thấy phần cho phép cấu hình có hiển thị tổng ở dưới cột không, dữ liệu có nhóm lại không, và bao nhiêu mục dữ liệu hiển thị trên một màn hình. Phần cuối "Di động" (Mobile) cho phép chọn chế độ xem có dùng trên thiết bị di động. Danh sách mặc định cho máy để bàn và di động có thể đặt độc lập, nên có thể cung cấp chế độ xem tùy chỉnh cho thiết bị nhỏ.
Màn hình cài đặt SharePoint kém dễ truy cập hơn Lists. Bạn có thể không cần dùng thường, vì khả năng phổ biến nhất được hỗ trợ trong bảng cấu hình của Lists.
Sức mạnh của Lists nằm ở tính linh hoạt - bạn bắt đầu nhanh với danh sách cơ bản rồi thêm khả năng nâng cao theo thời gian. Cuối cùng, bạn có thể cần tùy chọn SharePoint không lộ ra trong UI Lists. Khi đến lúc đó, nhấn "Cài đặt danh sách", phá vỡ vỏ bọc Lists và bắt đầu tận dụng khả năng - và độ phức tạp - của SharePoint.