Zoom và Microsoft Teams là hai giải pháp hội nghị video phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, dù khác biệt, bạn có biết hai cái này chơi đẹp với nhau?
Gần đây đã có thể tích hợp Zoom trực tiếp vào Teams, cho phép bạn quản lý tất cả Cuộc họp Zoom, bắt đầu, lên lịch, tham gia cuộc họp, hoặc chia sẻ màn hình từ tab Zoom Meetings bền bỉ trong Teams. Đó là lý do, trong hướng dẫn Microsoft 365 mới nhất, chúng tôi chỉ cách thêm Zoom vào Teams.
Bước 1: Kiểm tra điều kiện tiên quyết
Trước khi nghĩ đến thêm Zoom vào Teams, bạn cần vài thứ. Tất nhiên, bạn cần tài khoản Zoom hoạt động để thêm plugin Teams cấu hình trong tài khoản Zoom thực tế. Bạn cũng cần thêm Zoom vào tài khoản Teams. Chỉ lưu ý, Zoom cho Teams không hỗ trợ Microsoft Teams trong Microsoft 365 Government GCC.
Cuối cùng, bạn cũng cần tài khoản email Zoom như email công việc, hoặc đăng nhập Google. Trong một số trường hợp, bạn cũng cần phê duyệt trước tích hợp Microsoft Teams trong Zoom Marketplace.
Hãy nhận thức, nhiều thứ này phụ thuộc vào IT Admin. Nó không phải điều bạn tự làm được, trừ khi bạn có quyền đúng. Zoom cũng lưu ý bạn cần gói Pro, Business, Education, hoặc API trả phí để dùng bot Zoom trong kênh Team. Tài khoản khác, bao gồm gói miễn phí, sẽ hoạt động với bot Zoom trong một-một (one-on-one).
Trong kiểm tra của chúng tôi, chúng tôi thêm Zoom miễn phí vào tài khoản Teams và vào kênh Team. Nó hoạt động cho chúng tôi, nhưng tốt nhất kiểm tra với IT Admin xem tài khoản có thực sự tương thích.
Bước 2: Cấu hình Zoom cho Teams
Tiếp theo quy trình, bạn cần cấu hình Zoom cho Microsoft Teams. Để làm này, đăng nhập tài khoản Zoom và điều hướng đến Zoom Marketplace. Tìm Microsoft Teams, nhấn vào app. Trong một số trường hợp, app Teams cần phê duyệt trước. Nếu không, liên hệ IT admin. Anyway, bạn muốn nhấn nút Cài đặt (Install) xác nhận quyền cho app rồi chọn Uy quyền (Authorize). Bạn sẽ được đưa đến tài khoản Teams.
Bước 3: Cấu hình Teams cho Zoom
Với Zoom đã cấu hình cho Teams, bạn chuyển sang cấu hình Teams cho Zoom. Vào Microsoft Teams, nhấn nút Ứng dụng (Apps) ở thanh bên. Ở chỗ Tìm kiếm tất cả ứng dụng (Search all apps) gõ Zoom. Nếu không tìm thấy, nhấn liên kết này truy cập Microsoft App Source, theo sau Lấy ngay (Get it now). Sẽ mở danh sách trong Teams.
Anyway, khi đã có danh sách Zoom trong Teams, nhấn nút Thêm (Add). Hoặc nhấn mũi tên xuống chọn Thêm vào team (Add to team) hoặc Thêm vào trò chuyện (Add to chat) để thêm vào kênh hoặc trò chuyện cụ thể. Nếu muốn làm này, tìm và chọn kênh hoặc team bạn muốn dùng với tích hợp Cuộc họp Zoom. Sau đó chọn Thiết lập bot (Set up a bot) và điều này sẽ cài đặt cả Tab Zoom và Bot Zoom cho Microsoft Teams.
Hãy làm theo hướng dẫn của Bot, khi xong, bạn có thể dùng tích hợp. Bạn có thể được nhắc đăng nhập lại với cả tài khoản Office 365 và Zoom.
Sử dụng tích hợp
Để dùng tích hợp Zoom trong Teams, bạn có thể làm vài điều. Trước hết, nhấn biểu tượng Cuộc họp Zoom (Zoom Meetings) ở thanh công cụ trái. Nếu không thấy, nhấn . . . rồi chọn Zoom. Sau đó nhấn Cuộc họp của tôi (My Meetings). Từ đó, đăng nhập với thông tin.
Với Cuộc họp của tôi, bạn có thể lên lịch hoặc bắt đầu cuộc họp với bất kỳ ai trong tổ chức Teams cũng có app Zoom cài đặt. Chỉ nhấn Cuộc họp của tôi rồi nhấn Bắt đầu cuộc họp (Start a Meeting) thiết lập. Cuộc họp Zoom sẽ bắt đầu từ trình duyệt web. Người tham gia sẽ nhận thông báo bạn bắt đầu cuộc họp và có tùy chọn tham gia.
Ngoài bắt đầu cuộc họp, bạn cũng có thể lên lịch. Chỉ chọn Lên lịch cuộc họp (Schedule a Meeting). Khi lên lịch xong, bạn thấy cuộc họp trên trang cuộc họp sắp tới trong tab Zoom, và cuộc họp cũng thêm vào lịch Exchange.
Một số chức năng khác của tích hợp Zoom với Teams cho phép chia sẻ màn hình. Lại nhập ID cuộc họp để chia sẻ, cuộc họp bắt đầu qua trình duyệt. Bất kỳ cuộc họp lên lịch hoặc được mời sẽ hiện trên trang Cuộc họp của tôi trong Tab Zoom.
Chúng tôi cũng muốn nói đến Phần mở rộng Nhắn tin Zoom (Zoom Messaging Extension). Phần mở rộng nhắn tin là nút Zoom trong thanh công cụ hộp văn bản bên cạnh bất kỳ trò chuyện 1:1, trò chuyện nhóm, và trò chuyện kênh. Nút này cho phép bắt đầu hoặc lên lịch Cuộc họp Zoom với người tham gia trong trò chuyện.
Cuối cùng, có Bot Cuộc họp Zoom (Zoom Meetings Bot). Điều hướng đến kênh cài bot, gõ các lệnh. @zoom logout đăng xuất tài khoản Zoom. @Zoom hiện tất cả lệnh. Bạn bắt đầu cuộc họp tức thì với @Zoom, rồi Bắt đầu (Start). Danh sách lệnh đầy đủ tại đây, ở Zoom.
Tại sao bạn có muốn tích hợp Zoom Meeting
Nếu công ty bạn dùng cả Zoom và Teams, hoặc bạn dùng Zoom cho khách hàng cụ thể, Teams nội bộ, tích hợp này tuyệt vời. Tab Microsoft Zoom Meetings trong Teams sẽ là trung tâm thông báo cá nhân, không cần vào trực tiếp app Zoom hoặc web. Tích hợp tiện lợi.