Bạn có từng muốn nhận thông báo về các hoạt động xảy ra trong Teams liên quan đến tài liệu được tải lên, biểu mẫu được ký, hoặc thậm chí nhiệm vụ hoàn thành trong Planner? Thông thường, bạn có thể phải kiểm tra từng ứng dụng Microsoft 365 riêng lẻ để cập nhật. Tuy nhiên, với Power Automate và Microsoft Flow, bạn có thể tạo các "Flows" nhất định để giúp bạn theo dõi doanh nghiệp và tăng năng suất. Hôm nay, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm điều đó.
Thêm Power Automate vào Teams
Trước hết, bạn cần thêm Power Automate vào Microsoft Teams để tiến hành. Để làm điều này, nhấn phần Ứng dụng (Apps) trong thanh bên Teams. Từ đó, tìm kiếm Power Automate. Sau đó, chọn ứng dụng Power Automate mở ra và nhấn nút Thêm (add) màu tím. Nếu bạn muốn flows trong một kênh cụ thể hoặc toàn bộ team cho tất cả người dùng, bạn cũng có thể nhấn mũi tên xuống, chọn Thêm vào team (Add to team), nếu bạn có đặc quyền thêm Tự động hóa cho mọi người. Khi xong, bạn sẽ thấy ứng dụng Power Automate mở ra ở thanh bên trong Teams.
Tạo Flow "phổ biến" có sẵn trong Teams
Tiếp theo, bạn sẽ được đưa đến tùy chọn lọc chỉ hiển thị các Flows và Mẫu (Templates) Microsoft Teams. Bạn có thể lọc sang các Flows khác nếu muốn bằng cách nhấn nút lọc bên cạnh nút Tìm kiếm Flows (Search Flows) (nhưng nói về sau). Mà 어쨌든, bạn cũng nên nhận thấy một số mẫu phổ biến cho Flows trong Teams. Đây là các mẫu có sẵn do Microsoft tạo, bạn có thể bật chỉ với vài nhấp chuột, không cần lập trình!
Chúng tôi sẽ tập trung vào những cái này trước, vì chúng phổ biến nhất và giải quyết một số nhu cầu thông báo phổ biến nhất trong Teams. Dưới đây là danh sách, nhưng hãy nhớ bạn có thể xem danh sách tất cả các Flows Teams bằng cách chọn Xem tất cả mẫu Teams (See all Teams templates) ở dưới cùng của ứng dụng Power Automate. Nói chung, bất kỳ Flow nào trong danh sách Teams đều khá đơn giản để thiết lập, chỉ cần vài bước đơn giản.
Nếu Flow bạn muốn nằm trong danh sách này, hãy nhấn vào nó. Bạn sẽ nhận được thông báo bật lên, cho phép bạn cấu hình nó. Chúng tôi dùng Flow thay đổi nhiệm vụ trong Planner làm ví dụ. Thường thì bạn sẽ thấy hộp cho phép đặt tên cho flow. Dưới đó, sẽ là danh sách đăng nhập (hoặc bộ kết nối - connectors) bạn cần. Hãy chắc chắn đăng nhập vào từng cái, rồi nhấn tiếp tục và làm theo hướng dẫn trên màn hình. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi cần cấu hình và chọn ID nhóm Planner, ID Kế hoạch, Team Teams, và Kênh để tiếp tục.
Khi xong, chọn Tạo Flow (Create Flow). Và bạn sẽ thấy thông báo bật lên nói Quy trình làm việc của bạn đã được tạo (Your workflow has been created). Nó giờ xuất hiện trong danh sách Flows trên trang chính Power Automate! Và nó sẽ tự động chạy từ bây giờ.
Tạo các Flow khác và Flow tùy chỉnh trong Teams
Nhờ Power Automate, bạn không chỉ giới hạn ở các Flows chủ đề Teams. Nếu muốn, bạn cũng có thể tạo các Flows khác. Bạn có thể chuyển sang bằng cách nhấn nút Lọc (Filter) ở trên màn hình, bên cạnh hộp tìm kiếm, chọn Tất cả mẫu (All Templates). Sau đó, nhìn bên trái chọn danh mục. Các bước sẽ giống nhau, yêu cầu bạn đăng nhập và kết nối tài khoản, như đã làm ở trên.
Nếu bạn là người dùng nâng cao, bạn cũng có thể tạo Flow trống (blank Flow) riêng, không theo mẫu. Nhấn tab Tạo (Create) trong Power Automate, rồi chọn Tạo từ trống (Create from blank). Từ đó, bạn sẽ thấy danh sách các trình kích hoạt (triggers) và hành động (actions). Bạn cũng sẽ thấy một số chủ đề, dưới Tất cả (All). Chọn chủ đề để lọc trình kích hoạt và hành động.
Sau đó, chọn trình kích hoạt, làm theo hướng dẫn trên màn hình. Sau khi trình kích hoạt xong, thiết lập hành động bằng cách làm theo hướng dẫn và trình hướng dẫn trên màn hình. Mỗi Flow có bộ hướng dẫn khác nhau, nhưng khá dễ hiểu. Bạn có thể Kiểm tra flow bằng cách nhấn nút Kiểm tra (Test) ở trên. Bạn cũng có thể kiểm tra lỗi flow bằng cách chọn Trình kiểm tra Flow (Flow Checker). Khi sẵn sàng, nhấn Lưu (Save) và Flow sẽ được đưa vào hoạt động.
Kiểm tra và xóa Flows
Bây giờ bạn đã tạo Flows, bạn có thể dễ dàng xóa hoặc chỉnh sửa chúng. Chỉ cần mở ứng dụng Power Automate trong Teams bằng cách nhấn ( . . .) ở Thanh bên, rồi nhấn tab Trang chủ (Home). Từ đó, bạn sẽ thấy danh sách Flows của bạn. Bạn có thể di chuyển chuột sang phải xa nhất, nhấn ba chấm trong danh sách rồi chọn Chỉnh sửa (Edit) hoặc Xóa (Delete) để xóa Flow. Quan trọng hơn, bạn cũng có thể kiểm tra Lịch sử chạy (Run History) để xem nó chạy như thế nào, hoặc nó đã "chạy sai" (gone rogue).
Chỉ mới bắt đầu những khả năng vô tận!
Tạo Flow trong Teams với Power Automate chỉ là khởi đầu của những khả năng. Microsoft có nền tảng gọi là PowerApps, cho phép bạn tạo ứng dụng tùy chỉnh cho doanh nghiệp dùng các mẫu tương tự. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây. Và nhớ xem trung tâm Microsoft 365 của chúng tôi để biết thêm tin tức và thông tin.