Khi dùng Microsoft Teams cho công việc hoặc học tập, bạn có thể trải qua chút mệt mỏi suốt ngày. Có thể nhận quá nhiều thông báo, hoặc khó tập trung trong cuộc họp. Vâng, Teams có tính năng tích hợp giúp bạn lọc bỏ phiền toái và giữ năng suất hơn. Dưới đây là những mẹo hàng đầu tận dụng lợi thế này.
Mẹo 1: Tắt tiếng cuộc hội thoại và luồng (thread) bạn không muốn thông báo
Mẹo đầu tiên nhiều người trân trọng --- tắt tiếng cuộc hội thoại hoặc luồng (thread). Bạn muốn làm khi bị nát nát thông báo từ luồng không muốn được thông báo. Đó vì, mặc định, Teams thông báo tất cả luồng bạn để lại tin nhắn.
Để tắt thông báo luồng cụ thể, di chuột qua luồng cho đến khi thấy nút ( . . . ) thêm tùy chọn. Nhấp Tắt thông báo (Turn off notifications). Sau khi nhấp, bạn chỉ được thông báo nếu ai @mention bạn hoặc phản ứng tin nhắn trong luồng đó.
Vì Teams không cho xóa chat, bạn cũng tắt tiếng cuộc hội thoại hoặc tin nhắn riêng không muốn tham gia. Làm bằng cách di chuột qua chat, nhấp ( . . . ) thêm, chọn Tắt tiếng (Mute). Đơn giản vậy!
Mẹo 2: Thay đổi trạng thái
Mặc dù tắt tiếng luồng là cách giảm mệt mỏi từ thông báo, phương pháp khác đơn giản hơn: thay đổi trạng thái. Khi thay đổi trạng thái trong Teams, thông báo không đến tùy trạng thái bạn chọn. Thay đổi trạng thái bằng nhấp ảnh hồ sơ, chọn từ menu.
Khi Sẵn sàng (Available), nhận tất cả thông báo. Khi không muốn bị quấy rối, chọn Bận (Busy) vì trạng thái này chặn tất cả thông báo bật lên. Không làm phiền (Do not disturb) khi muốn tập trung hoặc trình chiếu màn hình và không muốn thông báo xuất hiện. Hiện như vắng (Appear away) khi cần làm việc mà không phản hồi ngay. Hiện như ngoại tuyến (Appear offline) khi muốn chỉ ra bạn không đăng nhập Teams, sẽ không phản hồi cho đến khi online. Bạn vẫn nhận thông báo nếu ai nhắn tin.
Mẹo 3: Kiểm soát thông báo
Nếu hy vọng tập trung trong Teams, cách tốt là kiểm soát hoàn toàn thông báo. Làm bằng nhấp ảnh hồ sơ, chọn Cài đặt (Settings). Chọn Thông báo (Notifications) thanh bên.
Từ cài đặt thông báo, khá nhiều điều kiểm soát. Nếu bị nát nát email từ Teams, tắt email hoạt động bị lỡ (missed activity emails). Bạn cũng tắt xem trước tin nhắn (message preview), và âm thanh thông báo, nếu liên tục bị thông báo.
Thêm vào, bạn thiết lập cài đặt thông báo tùy chỉnh cho teams và kênh. Thường, nếu không muốn quá thông báo, tốt nhất đặt chỉ hiển thị trong feed (only show in feed). Bạn cũng tắt Tất cả bài đăng mới (All new posts). Nhiều tùy chọn ở đây, mời xem bài viết tại đây thêm thông tin.
Mẹo 4: Ghi âm cuộc họp, và ghi chú!
Mẹo cuối danh sách có hai phần. Liên quan ghi âm cuộc họp và ghi chú. Thường, điểm căng thẳng cuộc họp là lo lắng bỏ lỡ điều quan trọng, nên người ta thường ghi chú. Vâng, bạn có biết ghi âm cuộc họp, và ghi chú, ngay từ trong Teams?
Với sự đồng ý đồng nghiệp, ghi âm cuộc họp bằng di chuột lên đầu màn hình, nhấp ba chấm, Bắt đầu ghi âm (Start Recording). Cuộc họp lưu vào Microsoft Stream, xem sau. Tất nhiên, xin phép trước, vì cuộc họp đôi khi riêng tư.
Ngoài ghi âm, bạn cũng ghi chú cuộc họp trực tiếp từ Teams. Nhấp ba chấm, chọn Ghi chú cuộc họp (Meeting notes). Ghi chú mở OneNote, ghi chú, truy cập sau từ chat cuộc họp. Chúng tôi giải thích tính năng này bài khác, xem thêm.
Xem trung tâm Teams thêm thông tin
Đây chỉ bài mới nhất chuỗi Microsoft Teams. Mời xem trung tâm Microsoft Teams thêm thông tin. Chúng tôi bao gồm chủ đề như Lists trong Teams, tận dụng tối đa tính năng chat, thậm chí tham gia cuộc họp qua nhiều thiết bị. Nếu về Microsoft Teams, chúng tôi bao gồm!