Khi sử dụng Microsoft Teams cho cơ quan hoặc trường học, bạn có thể cảm thấy hơi mệt mỏi trong suốt cả ngày. Bạn có thể nhận được quá nhiều thông báo hoặc bạn khó tập trung trong các cuộc họp. Chà, Teams có một số tính năng tích hợp có thể giúp bạn điều chỉnh mọi thứ và làm việc hiệu quả hơn một chút. Dưới đây là một số mẹo hàng đầu của chúng tôi về cách bạn có thể sử dụng điều này để có lợi cho mình.
Mẹo 1:Bỏ qua các cuộc trò chuyện và chuỗi mà bạn không muốn được thông báo
Mẹo đầu tiên của chúng tôi là một mẹo mà nhiều người có thể đánh giá cao --- tắt một cuộc trò chuyện hoặc một chuỗi. Bạn có thể muốn làm điều này khi bạn nhận được thông báo từ các chuỗi mà bạn không muốn được thông báo nữa. Đó là bởi vì, theo mặc định, Nhóm sẽ thông báo cho bạn về tất cả các chuỗi mà bạn đã để lại tin nhắn.
Để tắt thông báo cho một chuỗi cụ thể, bạn có thể di chuột qua chuỗi đó cho đến khi bạn thấy nút (...) Tùy chọn khác. Từ đó, bạn sẽ muốn nhấp vào Tắt thông báo . Sau khi nhấp vào đó, bạn sẽ chỉ được thông báo nếu ai đó trực tiếp @ đề cập đến bạn hoặc phản ứng với tin nhắn của bạn trong chuỗi đó.
Vì Teams hiện không cho phép bạn xóa các cuộc trò chuyện, bạn cũng có thể ẩn một cuộc trò chuyện hoặc tin nhắn riêng tư mà bạn không muốn tham gia. Để thực hiện việc này, chỉ cần di chuột qua cuộc trò chuyện, nhấp vào nút (...) Khác, sau đó chọn Tắt tiếng . Đơn giản vậy thôi!
Mẹo 2:Thay đổi trạng thái của bạn
Trong khi tắt tiếng cuộc trò chuyện hoặc chuỗi cuộc trò chuyện là một cách để giảm bớt sự mệt mỏi vì các thông báo, thì một phương pháp khác đơn giản hơn một chút:thay đổi trạng thái của bạn. Khi bạn thay đổi trạng thái của mình trong Nhóm, thông báo sẽ không đến tùy thuộc vào trạng thái bạn đã chọn. Bạn có thể thay đổi trạng thái của mình bằng cách nhấp vào ảnh hồ sơ của mình, sau đó chọn một trạng thái từ menu.
Khi bạn Sẵn sàng , bạn sẽ nhận được tất cả các thông báo. Khi bạn không muốn bị phân phát chút nào, tốt nhất nên chọn Bận vì trạng thái này sẽ ngăn tất cả các thông báo bật lên. Không làm phiền là khi bạn muốn tập trung hoặc hiển thị màn hình của mình và không muốn thông báo bật lên. Xuất hiện đi là lúc bạn cần làm việc mà không cần phản hồi ngay. Xuất hiện ngoại tuyến là khi bạn muốn cho biết rằng bạn chưa đăng nhập vào Nhóm, vì vậy sẽ không phản hồi cho đến khi bạn trực tuyến trở lại. Bạn sẽ vẫn nhận được thông báo nếu có ai đó nhắn tin cho bạn.
Mẹo 3:Kiểm soát thông báo của bạn
Nếu bạn hy vọng duy trì sự tập trung trong Nhóm, một cách tốt để làm như vậy là kiểm soát hoàn toàn các thông báo của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào ảnh hồ sơ của mình, sau đó chọn Cài đặt . Từ đó, chọn Thông báo trong thanh bên.
Từ cài đặt thông báo, có khá nhiều thứ mà bạn có thể kiểm soát. Nếu bạn đang bị tấn công bởi các email từ Nhóm, bạn có thể tắt các email hoạt động bị bỏ lỡ. Bạn cũng có thể tắt tính năng xem trước tin nhắn và âm thanh thông báo nếu bạn cũng liên tục nhận được thông báo.
Ngoài ra, bạn có khả năng đặt cài đặt thông báo tùy chỉnh cho các nhóm và kênh. Thông thường, nếu bạn không muốn được thông báo quá mức, tốt nhất bạn nên đặt các thông báo này thành chỉ hiển thị trong nguồn cấp dữ liệu . Bạn cũng có thể tắt Tất cả bài đăng mới , cũng vậy. Có rất nhiều tùy chọn ở đây và chúng tôi mời bạn xem bài đăng của chúng tôi tại đây để biết thêm thông tin.
Mẹo 4:Ghi lại cuộc họp và ghi chú!
Mẹo cuối cùng trong danh sách của chúng tôi có hai phần. Nó liên quan đến việc ghi lại các cuộc họp và ghi chú. Thông thường, điểm căng thẳng trong các cuộc họp là lo lắng rằng bạn có thể bỏ lỡ điều gì đó quan trọng, đó là lý do tại sao mọi người thường ghi chép. Chà, bạn có biết rằng bạn có thể ghi lại các cuộc họp và ghi chú ngay từ trong Nhóm không?
Với sự cho phép của đồng nghiệp, bạn có thể ghi lại cuộc họp bằng cách di chuột lên đầu màn hình, nhấp vào ba dấu chấm, sau đó Bắt đầu ghi . Cuộc họp sau đó sẽ được lưu vào Microsoft Stream để bạn xem sau. Tất nhiên, trước tiên, tốt nhất bạn nên xin phép vì một cuộc họp đôi khi có thể diễn ra riêng tư.
Ngoài việc ghi lại cuộc họp, bạn cũng có thể ghi chú cuộc họp trực tiếp từ các Nhóm. Để thực hiện việc này, hãy bấm vào dấu ba chấm, sau đó chọn Ghi chú cuộc họp . Ghi chú cuộc họp sẽ mở OneNote, nơi bạn có thể ghi chú của mình và truy cập chúng sau này, trực tiếp từ cuộc trò chuyện cho cuộc họp đó. Chúng tôi đã giải thích cách hoạt động của tính năng này trong một phần khác, vì vậy bạn có thể xem bài viết của chúng tôi để biết thêm.
Xem trung tâm Nhóm của chúng tôi để biết thêm
Đây chỉ là mục mới nhất của chúng tôi trong loạt Microsoft Teams. Chúng tôi mời bạn xem trung tâm Microsoft Teams của chúng tôi để biết thêm thông tin. Chúng tôi đã đề cập đến các chủ đề như Danh sách trong nhóm, cách tận dụng tối đa tính năng trò chuyện và thậm chí là cách tham gia cuộc họp trên nhiều thiết bị. Nếu đó là về Microsoft Teams, chúng tôi sẽ giúp bạn!