Nếu quản trị viên IT của bạn đã bật tính năng này, bạn có thể nhận thấy trải nghiệm "Shifts" trong Microsoft Teams. Đây là công cụ quản lý lịch trình dành cho quản lý và nhân viên tuyến đầu (những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng hoặc công chúng). Nó đi kèm với các gói Teams دون bất kỳ chi phí bổ sung nào và thay thế trải nghiệm Staff Hub cũ của Microsoft.
Tuy nhiên, Shifts không chỉ dành cho nhân viên tuyến đầu. Với Shifts, quản lý có thể lập lịch trình, đổi ca, tạo nhóm, gửi yêu cầu nghỉ phép, thậm chí theo dõi giờ chấm công. Tính năng này rất hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ vì được tối ưu hóa sâu cho trải nghiệm Microsoft Teams. Dưới đây là hướng dẫn toàn diện về cách bắt đầu sử dụng nó để quản lý giờ làm việc và lịch trình của bạn và nhân viên.
Mở ứng dụng Shifts và bắt đầu quản lý ca làm việc mới
Để bắt đầu, bạn cần mở ứng dụng Shifts. Nó được tích hợp sẵn ở thanh bên trái của Teams. Nếu không thấy nó ở đó, hãy nhấp vào ... Thêm ứng dụng và tìm nó trong danh sách. Khi đã vào, bạn sẽ thấy danh sách các ca được giao cho tuần hiện tại. Nếu không có gì, bạn cần yêu cầu quản lý hoặc admin giao ca cho bạn, hoặc nhờ họ thêm qua ứng dụng.
Chúng ta sẽ thảo luận về cách quản lý/admin thực hiện việc này tiếp theo, nhưng hãy lưu ý rằng các bước tiếp theo thường chỉ dành cho quản lý hoặc những người có quyền admin phù hợp. Quản lý chỉ có thể tạo lịch trình trong Shifts nếu họ được đặt làm chủ sở hữu của Nhóm Office 365. Mọi người khác vẫn có quyền truy cập Shifts, nhưng chỉ có tùy chọn xem ca của mình trong tuần hoặc quản lý yêu cầu nghỉ phép và các yêu cầu khác.
Nếu bạn là quản lý và có quyền thích hợp, để tiếp tục tạo ca, bạn sẽ muốn chọn Tạo từ danh sách các nhóm trên trang. Khi chọn Tạo, bạn sẽ được yêu cầu chọn múi giờ cho ca. Nếu bạn làm việc toàn cầu như chúng tôi tại OnMSFT, bạn có thể muốn chọn múi giờ mà mọi người đều hiểu. Vì chúng tôi viết về Microsoft, chúng tôi sử dụng múi giờ Thái Bình Dương, nơi công ty Redmond, Seattle đặt trụ sở.
Sau đó, bạn hãy cho Teams một chút thời gian để tạo lịch trình. Khi hoàn tất, bạn sẽ được mời tham gia tour hướng dẫn. Tour này cho thấy cách thêm thành viên nhóm, tạo ca, và nhiều hơn nữa. Chúng ta sẽ đi sâu vào các phần đó ở các mục tiếp theo.
Cách quản lý tạo ca và lịch trình
Quản lý và những người có quyền Office 365 phù hợp có thể tạo ca và lịch trình cho nhân viên với Shifts trong Microsoft Teams. Điều này có thể thực hiện bằng cách nhấp vào nút "thêm người vào nhóm". Biểu tượng này hiển thị dưới dạng hình ảnh một người ở phía bên phải màn hình. Bạn có thể thêm bất kỳ ai vào ca và lịch trình miễn là họ có hồ sơ hợp lệ trong gói Office 365 của bạn.
Khi ai đó được "thêm" vào nhóm, bạn có thể tạo ca cho họ. Để làm điều này, chỉ cần nhấp đúp vào ô trống trong lịch trình tuần của họ. Mặc định, lịch trình này sẽ được chia thành các ngày trong tuần. Từ đó, bạn có thể nhấp đúp vào một ngày cụ thể và điền chi tiết về ca đó. Bao gồm giờ bắt đầu và kết thúc, màu sắc cho chủ đề (hoặc hoạt động) cụ thể, một số ghi chú về ca làm việc. Bạn cũng có thể thêm các hoạt động cụ thể hơn không được bao gồm bằng cách nhấp vào nút Thêm hoạt động.
Khi xong, ca có thể được thêm vào lịch trình bằng cách nhấp vào nút Lưu. Bạn luôn có thể quay lại chỉnh sửa chi tiết bằng cách nhấp chuột phải vào lịch trình và chọn Chỉnh sửa ca. Nếu bạn muốn sao chép sang ngày khác (chúng tôi làm vậy vì có nhiều ca viết tương tự tại OnMSFT), bạn có thể nhấp chuột phải, chọn Sao chép sau đó nhấp chuột phải nơi bạn muốn đặt ca và chọn Dán.
Nếu bạn muốn tùy chỉnh lịch trình một chút, bạn có thể nhập tên hoặc chi tiết bổ sung vào hộp phía trên các ô ca. Bạn cũng có thể thêm ghi chú trong phần Ghi chú ngày để cung cấp thêm thông tin cho chính mình.
Bạn cũng có thể tạo một số ca mở bằng cách nhấp vào khu vực Ca mở. Điều này cho phép bạn tạo các ca "tự do" trước khi giao cho các thành viên khác. Khi tạo ca mở, bạn có thể giao nó cho thành viên nhóm. Chỉ cần nhấp vào ... dưới nó và chọn Giao ca mở.
Cũng có các điều khiển bổ sung để lọc xem theo thành viên, in xem hiện tại, hoặc thay đổi xem dựa trên ca, tình trạng sẵn sàng, hoặc nhóm. Bạn thậm chí có thể chuyển sang xem ngày, tuần hoặc tháng nếu cần.
Chia sẻ ca với nhóm của bạn
Sau khi ca được tạo, nó không trở nên chính thức hoặc xuất hiện trong phiên bản Teams của nhân viên cho đến khi được chia sẻ. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào nút Chia sẻ với nhóm màu tím ở góc trên bên phải màn hình. Sau đó, bạn sẽ có các điều khiển bổ sung về cách chia sẻ với thành viên nhóm. Bạn sẽ thấy các tùy chọn chọn các ngày bạn muốn chia sẻ với thành viên nhóm. Thoải mái chọn phạm vi bạn muốn bao gồm. Cũng sẽ có các hộp kiểm để thông báo cho toàn bộ nhóm (tức là mọi người được liệt kê trong lịch trình) hoặc chỉ những người bị ảnh hưởng (những người bạn vừa giao ca).
Quản lý hoặc tạo yêu cầu nghỉ phép và các yêu cầu khác
Sau khi ca và lịch trình được tạo, người dùng Teams và nhân viên của bạn sẽ có các tùy chọn mới để xem lịch trình khi nhấp vào phần Shifts của Teams. Ngoài việc xem lịch trình, họ cũng có thể yêu cầu nghỉ phép và gửi các yêu cầu khác. Điều này được thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng ở góc trên bên phải màn hình có hình dạng đồng hồ với dấu hỏi.
Người dùng có thể gửi yêu cầu nghỉ phép và kiểm tra trạng thái của nó. Họ cũng có thể hủy nó nếu cần. Họ cũng có thể yêu cầu đổi ca hoặc đưa ra đề nghị cho ca khác. Có một giao diện đẹp cho phép họ chọn lý do, để lại ghi chú cho việc này, như hình ảnh trên.
Là quản lý hoặc admin, bạn sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt các yêu cầu này. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào tab Yêu cầu dưới Shifts. Bạn sẽ thấy nó dưới Đang xử lý. Bạn có thể kiểm tra nó ở phía bên phải màn hình. Sẽ có các tùy chọn để bạn phê duyệt hoặc từ chối, như chúng tôi đã để ở trên. Khi bạn phê duyệt với tư cách quản lý, người dùng sẽ nhận được thông báo về việc đó.
Thiết lập Đồng hồ chấm công trong Shifts
Khía cạnh cuối cùng của Shifts trong Teams mà chúng tôi sẽ đề cập là Đồng hồ chấm công. Tùy chọn Đồng hồ chấm công này cho phép nhân viên của bạn chấm công vào và ra bằng thiết bị di động. Là quản lý, bạn cũng có thể thiết lập phát hiện vị trí tùy chọn. Điều này sẽ phát hiện vị trí của nhân viên khi họ chấm công vào và ra. Các cài đặt này có thể thay đổi hoặc xóa bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào tab Cài đặt trong Shifts trong Teams. Bạn sẽ thấy nút Bắt đầu thiết lập ở đó để thiết lập.
Nhân viên của bạn có thể sử dụng Đồng hồ chấm công trong Microsoft Teams trên thiết bị di động iOS hoặc Android. Khi họ nhấp vào nó, họ sẽ có thể chấm công vào, và sau đó chấm công ra cho các buổi nghỉ bằng cách quay lại ứng dụng Teams. Họ sẽ có tùy chọn xác nhận. Sau đó, bạn có thể xuất dưới dạng bảng tính Excel và kiểm tra cũng như tải xuống báo cáo chấm công vào/ra qua phần Đồng hồ chấm công chúng tôi đã đề cập ở trên.
Bạn sẽ sử dụng Shifts như thế nào?
Như bạn thấy, Shifts trong Teams là một giải pháp khá toàn diện. Nếu bạn không có quyền truy cập vào các dịch vụ bảng lương như ADP, nó có thể được sử dụng để giúp theo dõi giờ làm việc, và nhiều hơn nữa. Nó cũng dễ dàng thiết lập và không tốn quá nhiều thời gian để làm quen. Bạn có thấy hướng dẫn của chúng tôi hữu ích không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới, và hãy tiếp tục theo dõi OnMSFT tuần này khi chúng tôi đào sâu hơn vào trải nghiệm Shifts.