Nếu quản trị viên CNTT của bạn đã bật tính năng này, bạn có thể nhận thấy trải nghiệm "Thay đổi" trong Microsoft Teams. Đây là một công cụ quản lý lịch biểu dành cho các nhà quản lý và nhân viên tuyến đầu (những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng hoặc công chúng.) .
Tuy nhiên, nó không chỉ dành cho những người làm công việc đầu tiên. Với Ca làm việc, người quản lý có thể sắp xếp lịch trình cùng nhau, hoán đổi ca làm việc, tạo nhóm, đưa ra các yêu cầu về thời gian nghỉ và thậm chí giữ đồng hồ thời gian. Tính năng này có thể khá hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ vì nó được tối ưu hóa rất nhiều cho trải nghiệm Microsoft Teams. Dưới đây là cái nhìn toàn diện về cách bạn có thể bắt đầu với nó để quản lý lịch trình và giờ làm việc của bạn và nhân viên của bạn.
Mở ứng dụng Ca và bắt đầu quản lý ca mới
Để bắt đầu, bạn sẽ phải mở ứng dụng Dịch chuyển. Nó được tích hợp vào bên trái của Nhóm. Nếu bạn không thấy nó ở đó, bạn sẽ phải nhấp vào ... Ứng dụng khác và tìm nó trong danh sách. Khi đó, bạn sẽ thấy danh sách các Ca được chỉ định cho bạn trong tuần hiện tại. Nếu không có gì ở đó, thì bạn cần người quản lý hoặc quản trị viên chỉ định một ca làm việc cho bạn hoặc yêu cầu họ thêm một ca thông qua ứng dụng.
Chúng ta sắp thảo luận về cách người quản lý hoặc quản trị viên có thể làm điều đó tiếp theo, nhưng hãy nhớ rằng các bước tiếp theo này thường chỉ dành cho người quản lý hoặc những người có quyền quản trị phù hợp. Người quản lý chỉ có thể tạo lịch biểu trong Ca nếu họ được đặt là chủ sở hữu của Nhóm Office 365 . Mọi người khác sẽ vẫn có quyền truy cập vào Ca làm việc, nhưng sẽ chỉ có các tùy chọn để xem ca làm việc của riêng họ trong tuần hoặc quản lý thời gian nghỉ và các yêu cầu khác.
Nếu bạn là người quản lý và có quyền thích hợp, để tiếp tục tạo ca làm việc, bạn sẽ muốn chọn Tạo từ danh sách các đội trên trang. Sau khi bạn chọn Tạo bạn sẽ được yêu cầu chọn múi giờ cho ca làm việc. Nếu bạn tình cờ làm việc trên toàn cầu, như chúng tôi đang ở đây tại OnMSFT, bạn có thể muốn chọn múi giờ mà mọi người có thể hiểu được. Khi chúng tôi viết về Microsoft, chúng tôi sử dụng múi giờ Thái Bình Dương, nơi đặt trụ sở của công ty Redmond, Seattle.
Sau đó, bạn sẽ muốn cho Nhóm một thời gian để tạo lịch biểu. Khi hoàn tất, bạn sẽ được nhắc tham quan. Điều này cho bạn thấy cách bạn có thể thêm thành viên trong nhóm, tạo ca làm việc và hơn thế nữa. Chúng ta sẽ xem xét những điều đó trong các phần tiếp theo.
Cách người quản lý có thể tạo ca làm việc và lịch trình
Người quản lý và những người có quyền Office 365 phù hợp có thể tạo ca làm việc và lịch biểu cho nhân viên với Ca trong Microsoft Teams. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào nút "thêm người vào nhóm". Biểu tượng này hiển thị dưới dạng hình ảnh của một người ở phía ngoài cùng bên phải của màn hình. Bạn sẽ có thể thêm bất kỳ ai vào ca làm việc và lên lịch miễn là họ có hồ sơ hợp lệ trong gói Office 365 của bạn.
Khi ai đó được "thêm" vào nhóm, bạn có thể tạo sự thay đổi cho họ. Để làm điều này, chỉ cần nhấp đúp vào một vị trí trống trong lịch trình của họ trong tuần. Theo mặc định, lịch trình này sẽ được chia thành các ngày trong tuần. Từ đó, bạn có thể nhấp đúp vào một ngày cụ thể và điền vào một số chi tiết về ca làm việc cụ thể. Điều này bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, màu sắc cho một chủ đề (hoặc hoạt động) cụ thể, một số lưu ý về việc thay đổi này nhằm mục đích gì. Bạn cũng có thể thêm một số hoạt động cụ thể hơn không được đề cập bằng cách nhấp vào nút Thêm hoạt động nút.
Sau khi hoàn tất, ca có thể được thêm vào lịch biểu bằng cách nhấp vào nút Lưu cái nút. Bạn luôn có thể quay lại và chỉnh sửa chi tiết bằng cách nhấp chuột phải vào lịch biểu và chọn Chỉnh sửa Shift . Nếu bạn cũng muốn sao chép nó sang một ngày khác, (điều này chúng tôi thực hiện vì chúng tôi có rất nhiều cách viết tương tự ở đây tại OnMSFT,) bạn có thể nhấp chuột phải, chọn Sao chép và sau đó bấm chuột phải vào nơi bạn muốn đặt ca và chọn Dán.
Nếu bạn đang muốn tùy chỉnh lịch trình một chút, bạn có thể nhập tên hoặc chi tiết bổ sung vào hộp phía trên các thời điểm thay đổi. Bạn cũng có thể thêm một số ghi chú trong Ghi chú trong ngày để cung cấp cho bản thân bạn một số thông tin bổ sung.
Bạn cũng có thể tạo một số ca mở bằng cách nhấp vào khu vực Ca mở. Điều này sẽ cho phép bạn tạo ca làm việc "miễn phí" trước khi bạn chỉ định chúng cho các thành viên khác của mình. Khi bạn tạo một ca làm việc mở, bạn sẽ có thể chỉ định ca đó cho các thành viên trong nhóm. Chỉ cần nhấp vào ... dưới đó và chọn Chỉ định ca làm việc đang mở.
Ngoài ra còn có các điều khiển bổ sung để lọc chế độ xem theo thành viên, để in chế độ xem hiện tại hoặc thay đổi chế độ xem dựa trên ca làm việc, tính khả dụng hoặc nhóm. Bạn thậm chí có thể thay đổi chế độ xem ngày, tuần hoặc tháng, nếu cần.
Chia sẻ ca làm việc với Nhóm của bạn
Khi một ca được tạo, ca này sẽ không trở thành chính thức hoặc xuất hiện trong phiên bản Nhóm của nhân viên của bạn cho đến khi được chia sẻ. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào nút Chia sẻ với nhóm màu tím ở trên cùng bên phải của màn hình. Sau đó, điều này sẽ cung cấp cho bạn các quyền kiểm soát bổ sung về cách chia sẻ nó với các thành viên trong nhóm. Bạn sẽ thấy một số tùy chọn để chọn những ngày mà bạn muốn chia sẻ với các thành viên trong nhóm. Hãy thoải mái chọn một phạm vi mà bạn muốn đưa vào. Họ cũng sẽ là hộp kiểm để thông báo cho toàn bộ nhóm (mọi người được liệt kê trong lịch trình) hoặc chỉ những người bị ảnh hưởng (những người bạn vừa chỉ định ca làm việc.)
Quản lý hoặc sắp xếp thời gian nghỉ và các yêu cầu khác
Ca và lịch biểu được tạo, người dùng và nhân viên trong Nhóm của bạn sẽ có các tùy chọn mới để xem lịch biểu của họ khi nhấp vào phần Ca của Nhóm. Tuy nhiên, ngoài việc xem lịch trình của họ, họ cũng có thể yêu cầu thời gian nghỉ và đưa ra các yêu cầu khác. Điều này được thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng ở góc trên cùng bên phải của màn hình có hình đồng hồ với dấu chấm hỏi.
Người dùng có thể đưa ra yêu cầu về thời gian nghỉ và sau đó kiểm tra trạng thái của nó. Họ cũng có thể hủy bỏ nó, nếu cần. Họ cũng có thể yêu cầu đổi ca của họ hoặc đưa ra đề nghị cho một ca khác. Có một giao diện người dùng đẹp cho phép họ chọn lý do, hãy để lại ghi chú cho điều này, như đã thấy ở trên.
Với tư cách là người quản lý hoặc quản trị viên, bạn sẽ tùy thuộc vào việc phê duyệt những yêu cầu này. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào Yêu cầu tab trong Ca. Bạn sẽ thấy nó trong Đang xử lý. Sau đó, bạn có thể kiểm tra nó ở phía bên phải của màn hình. Sẽ có các tùy chọn để bạn chấp thuận hoặc từ chối nó, như chúng tôi đã để lại ở trên. Khi bạn phê duyệt với tư cách là người quản lý, người dùng sẽ được thông báo về điều đó.
Thiết lập đồng hồ thời gian theo ca
Khía cạnh cuối cùng của Sự thay đổi trong Đội mà chúng ta sẽ đề cập đến là Đồng hồ thời gian. Tùy chọn Đồng hồ thời gian này sẽ cho phép nhân viên của bạn bấm giờ ra vào bằng thiết bị di động của họ. Với tư cách là người quản lý, bạn cũng có thể thiết lập tính năng phát hiện vị trí tùy chọn. Điều này sẽ phát hiện nhân viên đang ở đâu khi họ đồng hồ ra vào. Bạn có thể thay đổi hoặc xóa các cài đặt này bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào tab Cài đặt trong Thay đổi trong nhóm. Bạn sẽ thấy thông báo Bắt đầu thiết lập vào đó để thiết lập.
Nhân viên của bạn có thể sử dụng Đồng hồ thời gian trong Microsoft Teams trên thiết bị di động iOS hoặc Android của họ. Khi họ nhấp vào nó, họ sẽ có thể xem đồng hồ và sau đó tắt đồng hồ để giải lao bằng cách truy cập lại ứng dụng Nhóm. Họ cũng sẽ có một tùy chọn để xác nhận điều đó. Sau đó, bạn sẽ có thể xuất nó dưới dạng bảng tính Excel và kiểm tra nó cũng như tải xuống báo cáo về đồng hồ trong và ngoài thông qua cùng một Đồng hồ thời gian Phần chúng tôi đã đề cập ở trên.
Bạn sẽ sử dụng Dịch vụ như thế nào?
Như bạn có thể thấy, Thay đổi trong Nhóm là một giải pháp khá toàn diện. Nếu bạn không có quyền truy cập vào các dịch vụ trả lương như ADP, nó có thể được sử dụng để giúp theo dõi giờ làm việc và hơn thế nữa. Nó cũng đơn giản để thiết lập và không mất quá nhiều thời gian để làm quen. Bạn có thấy hướng dẫn hữu ích không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét bên dưới và hãy nhớ theo dõi OnMSFT tuần này khi chúng ta tìm hiểu sâu hơn về trải nghiệm Dịch chuyển.