Là quản trị viên IT hoặc chủ doanh nghiệp/ tổ chức nhỏ, nếu bạn mới tham gia Microsoft Teams, bạn có thể thắc mąc dịch vụ hoạt động như thế nào. Chúng tôi đã bao phủ mẹo Teams chung, và xem giao diện người dùng, nhưng nếu bạn mới thiết lập mọi thứ?
Ngoài thêm người dùng, có nhiều việc quản trị viên IT làm khi thiết lập Teams. Các bước này thiết yếu đảm bảo trải nghiệm Teams chất lượng cho nhân viên và người dùng. Đây là một số lựa chọn hàng đầu.
Mẹo 1: Kiểm tra vai trò thành viên team vs. chủ sở hữu team
Khi tạo team trong Microsoft Teams cho nhân viên hoặc người dùng trò chuyện và tương tác, bạn muốn chắc chắn kiểm tra vai trò thành viên team hoặc chủ sở hữu team. Bạn muốn chắc chắn mọi người trừ bạn (là chủ sở hữu team) được đặt làm thành viên cho kênh cụ thể.
Thành viên team không thể sửa tên team hoặc mô tả, không thể xóa team, không thể xóa kênh riêng tư, hoặc thêm thành viên. Chủ sở hữu team quản lý các mục cho team. Họ tự do thêm/xóa khách, thay đổi cài đặt, xử lý các nhiệm vụ quản trị chúng tôi thảo luận. Bao gồm lưu trữ team, gia hạn team, cho phép dùng GIF, thêm khách, thay đổi ảnh team, đặt quyền team cho kênh, tab, connector, và hơn nữa.
Bạn thấy tất cả cài đặt này bằng cách vào Microsoft Teams Admin Center, nhấp Teams, Manage Teams (Quản lý Teams), nhấp tên Team. Sau đó thay đổi vai trò nhấp tên vai trò trong cột Role và thay đổi theo cơ sở mỗi người dùng.
Mẹo 2: Tạo chính sách tùy chỉnh trong Teams
Khi team được tạo, và người dùng thêm vào Microsoft Teams, bạn muốn chắc chắn tùy chỉnh chính sách Teams. Điều này cho phép kiểm soát người dùng Teams có thể và không thể làm trong các tác vụ cụ thể như tạo kênh riêng tư. Bạn thay đổi chính sách bằng cách vào Microsoft Teams Admin Center, nhấp biểu tượng thứ hai từ trên cho Teams, rồi nhấp Teams Policies (Chính sách Teams).
Mặc định, bạn thấy chính sách Global (Org-wide default) (Toàn cục - mặc định toàn tổ chức). Chính sách này áp dụng cho tất cả người dùng. Tuy nhiên, bạn tạo chính sách người dùng mới tùy chỉnh bằng cách nhấp Add (Thêm) ở đầu và nhập tên chính sách. Bạn tự do chọn cài đặt, cho phép người dùng khám phá team riêng trong kết quả tìm kiếm, hoặc tạo kênh riêng. Khi xong, nhấp Save (Lưu). Bạn thêm người dùng vào chính sách tùy chỉnh bằng cách highlight chính sách, nhấp Manage Users (Quản lý người dùng). Có thể mất 24 giờ thay đổi có hiệu lực.
Mẹo 3: Kiểm soát cài đặt nhắn tin
Microsoft Teams có nhiều thứ vui như tạo GIF và sticker tùy chỉnh. Tuy nhiên, bạn có thể muốn tắt một số. Là admin, bạn có toàn quyền bằng cách vào Microsoft Teams Admin Center nhấp tab Messaging Policies (Chính sách nhắn tin). Nó là thứ bảy từ trên nếu nhìn thanh bên, hình ảnh bong bóng trò chuyện.
Khi đó, bạn tạo hoặc chỉnh sửa chính sách nhắn tin. Lưu ý Global (Org-wide default) là cài đặt mặc định áp dụng cho tất cả người dùng Teams. Có khá nhiều thứ thay đổi, bao gồm một số chúng tôi liệt kê dưới.
Nếu bạn thích phiêu lưu, bạn tạo chính sách nhắn tin tùy chỉnh bật/tắt các tính năng và triển khai cơ sở cá nhân. Chỉ tạo chính sách nhắn tin mới nhấp + Add rồi điều chỉnh cài đặt cho người dùng hoặc nhóm. Khi xong, nhấp tên chính sách, giao người dùng nhấp Manage users. Tìm tên người dùng nhấp Add. Khi hoàn tất, nhấp Save.
Mẹo 4: Quản lý người dùng và điều chỉnh chính sách khác
Trên Bảng điều khiển Teams Admin, có cài đặt và chính sách khác bạn điều chỉnh. Chúng bao gồm chính sách họp, cài đặt sự kiện trực tiếp, cài đặt gọi, và hơn nữa. Bạn chơi với chúng theo ý thích và thay đổi. Chính sách họp truy cập bằng cách nhấp phần lịch thanh bên. Cài đặt Apps (Ứng dụng) truy cập nhấp biểu tượng bốn vuông, dưới biểu tượng trò chuyện. Chính sách gọi truy cập nhấp biểu tượng điện thoại. Chúng tôi nhúng liên kết Microsoft về các chính sách ở trên.
Nếu bạn đã điều chỉnh cài đặt như liệt kê, bạn cấu hình và thay đổi người dùng sang chính sách theo ý thích. Làm bằng cách nhấp tab Users (Người dùng) trong Microsoft Teams admin center. Nó là biểu tượng thứ năm từ trên, hình logo Teams. Nhấp dấu tích bên cạnh tên người dùng danh sách, theo sau Edit Settings (Chỉnh sửa cài đặt). Tự do chuyển người dùng khỏi cài đặt toàn cục sang chính sách tùy chỉnh bạn tạo.
Mẹo 5: Thay đổi tính năng truy cập khách (guest access)
Teams có tính năng guest access (truy cập khách), cho phép người ngoài tổ chức truy cập team và kênh nếu bạn mời. Tính năng này bật/tắt theo ý muốn. Bạn cũng cấu hình tính năng khách có quyền truy cập. Có công tắc cho cuộc gọi riêng, họp, tin nhắn, dùng GIF, và hơn nữa. Bạn tìm thấy bằng cách vào Microsoft Teams Admin Center, nhấp bánh răng cài đặt dưới màn hình, nhấp Guest Access (Truy cập khách).
Xem trung tâm Teams để biết thêm
Đây chỉ top 5 lựa chọn của chúng tôi quản lý và thiết lập Microsoft Teams. Nếu bạn muốn chia sẻ bài viết với người dùng Teams, chúng tôi hỗ trợ. Chúng tôi bao phủ nhiều chủ đề, từ mẹo hội nghị video, lệnh trò chuyện, tham gia cuộc họp, và hơn nữa. Đến trung tâm Teams để biết tất cả và theo dõi OnMSFT khi chúng tôi tiếp tục đào sâu Microsoft Teams.