Truyền thông là trái tim của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cả lớn và nhỏ. Nhưng nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ có nhân viên làm việc ở các địa điểm khác nhau hoặc hiện đang phụ thuộc vào nhân viên từ xa và hoạt động do Coronavirus, thì điều đó đặc biệt quan trọng. Đó là nơi Microsoft Teams xuất hiện trong bức tranh.
Từ giao diện dựa trên trò chuyện, tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft hoặc các dịch vụ khác, đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa Teams cho doanh nghiệp nhỏ của mình.
Quản lý tài liệu kinh doanh nhỏ của bạn
Cách số một mà bạn có thể tận dụng tối đa Teams cho doanh nghiệp nhỏ của mình là sử dụng nó để quản lý tài liệu của bạn. Với Teams, Microsoft đang sử dụng dịch vụ SharePoint của mình để tạo các site Teams, như chúng tôi đã giải thích trước đây, là thư viện tài liệu cho tất cả những thứ được chia sẻ trong Teams. Điều này là do Teams được thiết kế cho các nhóm, cho phép mọi người xem các tài liệu và tệp được chia sẻ.
Đối với bạn, điều này có nghĩa là bất kỳ ai bạn đã thêm vào kênh Nhóm đều có thể tải tệp và tài liệu lên kênh trong Nhóm và sau đó yêu cầu nhóm truy cập thông qua tab "Tệp" ở phía bên phải của ứng dụng. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các tệp và tài liệu mà không cần lo lắng về việc tìm kiếm các liên kết hoặc truy cập thủ công vào trang web để lấy tệp. Ngay cả khi bạn thích sử dụng các giải pháp lưu trữ không phải của Microsoft khác, bạn cũng có thể thêm các dịch vụ đám mây bổ sung bằng cách nhấp vào nút Thêm bộ nhớ trên đám mây ở cuối thanh bên.
Ngoài ra còn có các "ứng dụng" khác mà bạn có thể thêm vào Microsoft Teams. Những thứ này có thể đến từ bên ngoài Microsoft và bao gồm YouTube, Zoom, Evernote, Adobe Creative Cloud, v.v. Có thể thêm ứng dụng bằng cách nhấp vào biểu tượng Ứng dụng trong thanh bên. Sau khi được thêm, các ứng dụng sẽ xuất hiện trong tab trong kênh, trong chính thanh bên. Chúng tôi đã giải thích quy trình trước đây, vì vậy hãy đọc nó để được giải thích sâu hơn. Các ứng dụng này sẽ kết hợp tốt với Teams nếu bạn vẫn đang sử dụng các dịch vụ không phải của Microsoft trước khi chuyển sang Microsoft 365 hoặc Teams.
Quản lý công việc của bạn từ Nhóm bằng Microsoft Planner
Ngoài tài liệu, một lĩnh vực cốt lõi khác của hoạt động kinh doanh là lập kế hoạch và tổ chức. Nếu đó là những việc như xử lý xe đón, trả khách, v.v., bạn sẽ cần theo dõi xem ai đang làm nhiệm vụ nào và nhiệm vụ đang tiến triển như thế nào. Cũng giống như quản lý tài liệu, đây là một lĩnh vực khác mà Teams hỗ trợ bạn nhờ sự tích hợp của nó với Microsoft Planner.
Trong Microsoft Planner, trải nghiệm tập trung vào "Kế hoạch" được liên kết với nhóm Office 365. Vì vậy, nếu bạn tạo một gói mới, bạn sẽ nhận được một nhóm Office 365 mới cho gói đó. Bạn cũng có thể tạo Kế hoạch dựa trên các nhóm hiện có. Các kế hoạch cũng sẽ có trang web SharePoint riêng và sổ ghi chép OneNote để giúp tạo sự khác biệt và giúp dễ dàng tìm thấy một số tệp đính kèm nhất định.
Để bắt đầu, bạn có thể đăng nhập vào Planner từ task.office.com, sau đó tạo một kế hoạch mới. Đặt tên cho nó, sau đó bạn sẽ được đưa vào giao diện người dùng. Công cụ lập kế hoạch được tổ chức theo các cột dọc, với danh sách nhóm. Bạn có thể thêm các mục vào danh sách nhóm và giao nhiệm vụ, chọn ngày tháng, thêm ghi chú, v.v. Thậm chí còn có các chỉ số để hiển thị cho bạn lịch trình cho các nhiệm vụ và hơn thế nữa.
Sau khi thiết lập Microsoft Planner, bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó trong Microsoft Teams. Chỉ cần nhấp vào nó trong thanh bên của ứng dụng hoặc tìm nó bằng cách nhấp vào ... trong thanh bên, sau đó là Công cụ lập kế hoạch. Thao tác này sẽ mở trình lập kế hoạch trực tiếp trong Nhóm mà không cần phải mở tab mới trong trình duyệt web của bạn.
Quản lý lực lượng lao động của bạn từ Teams with Microsoft Shifts
Cuối cùng, có sự thay đổi trong Microsoft Teams. Là một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể không có đủ tiền để đầu tư vào các dịch vụ trả lương như ADP. Tuy nhiên, các nhóm đã tích hợp với "Ca", một dịch vụ của Microsoft được thiết kế cho các nhà quản lý và nhân viên tuyến đầu để theo dõi giờ làm việc và hơn thế nữa. Khi được bật trong Bảng điều khiển Microsoft 365 và được cấp quyền phù hợp, người dùng Nhóm của bạn sẽ có thể sử dụng ứng dụng Nhóm để đếm giờ trong và ngoài ca làm việc.
Trong khi đó, người quản lý có thể lên lịch ca làm việc, thêm thông tin chi tiết, hoán đổi ca làm việc, giữ mọi thứ ngăn nắp và thậm chí tải xuống báo cáo. Người dùng nhóm cũng có quyền sử dụng Ca để yêu cầu thời gian nghỉ. Mặc dù nó không toàn diện như các dịch vụ trả lương có trả phí, nhưng nó sẽ hoàn thành công việc ngay khi cần thiết.
Các nhóm có thể làm được nhiều hơn thế nữa
Đây chỉ là ba cách hàng đầu mà bạn có thể tận dụng tối đa Microsoft Teams cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Chúng tôi đã bao phủ rộng rãi các Nhóm trong vài tháng qua. Có thể là Yammer, và hơn thế nữa, có rất nhiều điều để thích về Microsoft Teams. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, trung tâm tin tức của chúng tôi sẽ giúp bạn.