Trong cuộc họp Microsoft Teams, bạn có thể muốn ghi chú. Một số người mở Word hay Sticky Notes trên Windows 10. Nhưng bạn có biết Teams có tính năng ghi chú cuộc họp để ghi lại và chia sẻ ý tưởng trong các cuộc gọi quan trọng? Trong hướng dẫn Teams mới nhất, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tính năng này để tận dụng tối đa và thậm chí đa nhiệm.
Lưu ý quan trọng về Ghi chú
Trước khi đi vào chi tiết ghi chú trong Teams, có vài điểm quan trọng. Hiện tại, chỉ người trong tổ chức của bạn mới có thể bắt đầu hoặc truy cập ghi chú cuộc họp. Khách mời không có tính năng này. Cũng quan trọng: giới hạn 20 người truy cập ghi chú. Nếu cuộc họp nhiều hơn 20 người, chỉ 20 người đầu tiên truy cập được ghi chú. Bạn cũng cần biết: chỉ những người đã được mời tham gia cuộc họp trước khi ghi chú được tạo mới có quyền truy cập. Nếu bạn tham gia sau, bạn sẽ không có quyền truy cập.
Ghi chú trước cuộc họp
Trong Teams, bạn có thể ghi chú trước, trong và sau cuộc họp. Bước này giải thích ghi chú trước cuộc họp.
Vào mục Lịch (Calendar) trong Teams, chọn cuộc họp của bạn từ danh sách. Tiếp theo, nhấp Trò chuyện với người tham gia (Chat with participants), chọn tab Ghi chú cuộc họp (Meeting Notes). Bạn có thể chọn Bắt đầu ghi chú cuộc họp (Start taking meeting notes). Nếu muốn, bạn cũng có thể thêm vào chương trình议程 @mention mọi người, hoặc giao việc (assign action items). Tuy nhiên, lưu ý: bạn chỉ thấy ghi chú trước cuộc họp nếu cuộc họp không diễn ra trong một kênh (channel).
Ghi chú trong cuộc họp
Khi đã trong cuộc họp, bạn truy cập ghi chú bằng cách chọn Tùy chọn khác (More Options) ở dưới màn hình và chọn Hiển thị ghi chú cuộc họp (Show meeting notes) trong điều khiển cuộc họp. Bạn cũng có thể thấy tùy chọn Bắt đầu ghi chú cuộc họp nếu chưa làm.
Khi chọn tùy chọn đó, bạn bắt đầu gõ ghi chú. Dùng các điều khiển ở trên cùng bảng điều khiển để định dạng và trình bày văn bản. Bạn cũng có thể thêm ghi chú mới bằng cách chọn Thêm phần mới tại đây (Add a new section here). Nếu muốn, bạn thậm chí có thể thu hút chú ý của ai đó bằng cách giao việc hành động (assign action item).
Xem ghi chú sau cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn truy cập ghi chú theo vài cách. Nếu muốn xem ghi chú từ cuộc họp trong kênh (channel meeting), chỉ cần đến nơi cuộc họp diễn ra và tìm nó. Chọn Hiển thị ghi chú toàn màn hình (Show notes in fullscreen). Để tìm ghi chú cuộc họp riêng tư (private meeting), vào Trò chuyện (Chat), tìm cuộc họp, chọn Hiển thị ghi chú toàn màn hình. Ghi chú sẽ hiển thị trong tab Wiki, bạn có thể đọc, chỉnh sửa hoặc thêm ghi chú.
Ghi chú cuộc họp chỉ là khởi đầu
Ghi chú trong cuộc họp chỉ là khởi đầu những gì bạn có thể làm. Bạn cũng có thể lên lịch họp, dùng phím tắt, mờ nền, và nhiều hơn nữa. Chúng tôi có hướng dẫn cách tận dụng tối đa cuộc họp. Cũng đã xem trước tương lai của Teams và giải thích các tính năng sắp tới giúp nâng cao trải nghiệm.
Bạn đang dùng Teams? Chia sẻ mẹo, thủ thuật hoặc khó khăn trong bình luận bên dưới.