To Do là một trong những bổ sung mới nhất cho bộ công cụ năng suất của Microsoft. Nó gần đây có làm mới UI toàn diện sau hàng loạt tính năng mới, nên chúng tôi quyết định xem lại nó có gì hấp dẫn vào năm 2019.
To Do ra đời từ việc Microsoft mua lại Wunderlist. Mặc dù Wunderlist vẫn hoạt động, nguồn lực kỹ thuật đã chuyển sang To Do. Microsoft xây dựng lại ứng dụng trên hạ tầng Office 365, đảm bảo đáp ứng yêu cầu tuân thủ doanh nghiệp. Kiến trúc này cũng cho phép To Do đồng bộ với email và tác vụ trong Outlook.
Làm mới thiết kế To Do đầu tháng này làm ứng dụng gần hơn ngôn ngữ thiết kế Wunderlist. Sử dụng màu sắc nhiều hơn và chú ý khoảng đệm giữa các phần tử giao diện. Giao diện mới, kèm thay đổi tên tinh tế (từ To-Do thành To Do), cho thấy sự tự tin tăng của Microsoft vào sản phẩm.
Bắt đầu
To Do hiện có trên hầu hết nền tảng chính. Ứng dụng trên Windows 10, macOS, iOS, Android và web. Ngoài ra, To Do tích hợp vào nhiều sản phẩm Microsoft. Bao gồm Outlook, Cortana, Microsoft Planner, nên ứng dụng có thể trở thành trung tâm cho tất cả tác vụ.
Trong hướng dẫn này, dùng To Do trên PC Windows 10. Màn hình khá giống nhau trên mọi nền tảng, nên bạn không gặp vấn đề theo dõi trên thiết bị riêng.
Sau khi tải To Do, đầu tiên đăng nhập. Hỗ trợ cả tài khoản Microsoft cá nhân và Office 365 doanh nghiệp. Trong màn hình cài đặt, bạn có thể thêm/xóa tài khoản sau.
Khi đăng nhập, bạn đến màn hình "My Day". Hãy đánh giá giao diện. Trên desktop, To Do dùng view hai ngăn. Danh sách tác vụ bên trái, giữa hiển thị nội dung danh sách. Khi chọn tác vụ, ngăn thêm bên phải hiện ra chỉnh sửa thuộc tính. Bố cục mobile tương tự, điều hướng ẩn sau menu hamburger.
Để vào trang cài đặt, nhấp ảnh hồ sơ góc trên trái. Chọn "Settings" từ menu thả xuống, hoặc "Manage accounts" để thêm/xóa tài khoản Office 365.
Nhập tác vụ hiện có
Màn hình Settings cho phép nhập tác vụ từ Wunderlist. Nghĩa là bạn tiếp tục từ chỗ dừng ở ứng dụng cũ. To Do tự tạo danh sách thay thế Wunderlist, điền tác vụ từ Wunderlist.
Settings cũng cho phép đổi vài tùy chọn cơ bản. Hỗ trợ giao diện sáng/tối, tắt xác nhận xóa và âm thanh hoàn thành.
Xa hơn, có nút bật/tắt "Smart Lists". Sẽ quay lại Smart Lists sau, nhưng hiện chỉ biết có thể ngăn Smart Lists không dùng hiển thị. Nút bật/tắt cuối cho phép kiểm soát email Outlook đã gắn cờ có xuất hiện trong To Do không – tắt sẽ xóa mục "Flagged Email" khỏi thanh điều hướng.
Tạo danh sách
Để tạo danh sách, nhấp nút "New list" dưới menu điều hướng. Nhập tên danh sách nhấn Enter. Tùy chọn, thêm emoji tùy chỉnh làm icon điều hướng. Nhấp tên danh sách ở giữa rồi nút mặt cười chọn emoji.
Có nhiều danh sách liên quan? Thử tạo nhóm. Nhấp nút bên phải "New list" để tạo và đặt tên nhóm. Sau đó kéo thả danh sách vào nhóm, chúng thành con trong nhóm. Giúp dọn dẹp menu điều hướng bằng cách ẩn danh sách ít dùng.
Tùy chọn danh sách
Truy cập menu tùy chọn danh sách bằng cách nhấp biểu tượng ba chấm góc trên phải ứng dụng. Bạn điều chỉnh giao diện riêng cho từng danh sách, đổi thứ tự sắp xếp tác vụ hoặc đổi tên danh sách.
Menu này cũng cho phép ẩn/hiện tác vụ hoàn thành trong danh sách. Cuối cùng, mục ghim shortcut vào Start menu hoặc xóa danh sách. Xóa sẽ gỡ bỏ tất cả tác vụ trong danh sách và chính danh sách đó.
Chia sẻ danh sách
Bạn chia sẻ danh sách với người khác để cộng tác. Bắt đầu nhấp biểu tượng người bên cạnh nút tùy chọn danh sách.
Nhấp "Create invitation link" lấy liên kết chia sẻ. Gửi link cho người cần truy cập. Họ xem, thêm, sửa tác vụ trong danh sách. Để quản lý chia sẻ sau, nhấp nút chia sẻ lại. Bạn thấy cộng tác viên thêm vào và tùy chọn thu hồi quyền truy cập.
Làm việc với tác vụ
Tác vụ là đối tượng quan trọng nhất trong To Do. Tạo tác vụ đơn giản: chọn danh sách nhấp "Add task" dưới màn hình. Nhập tên tác vụ nhấn Enter.
Dưới dạng cơ bản, chỉ có vậy. Bạn tiếp tục thêm tác vụ bằng cách gõ mô tả nhấn Enter. Tác vụ có nhiều tùy chọn hơn, thử nhấp một cái để mở ngăn chi tiết.
Tại đây, đặt nhắc nhở, ngày đến hạn và lịch lặp lại. Có trường ghi chú thêm (tiện cho địa chỉ web) và file picker đính kèm tệp.
Ở đầu ngăn, liên kết "Add step" tạo tập hợp tác vụ con. Hữu ích tạo checklist đơn giản trong quy trình lớn. Ví dụ thêm "Thảm", "Sàn", "Bề mặt" vào tác vụ "Dọn nhà".
Cuối cùng, biểu tượng sao nhỏ đánh dấu tác vụ quan trọng. Sẽ xuất hiện trong danh sách "Important" trên menu điều hướng To Do. Tương tự, "Add to My Day" hiển thị trong danh sách "My Day" – chi tiết ở phần sau...
Sử dụng Smart Lists
Smart Lists là cách To Do mô tả danh sách tự động gom tác vụ từ danh sách khác. Bạn không tự tạo Smart Lists nhưng chọn hiển thị cái nào, như thấy trên trang Settings.
Đã xem hai Smart Lists: Important và My Day. My Day cần giải thích thêm, vì đó là cách To Do khác biệt so với đối thủ.
Thay vì chỉ dựa vào ngày đến hạn, To Do cho bạn chọn tác vụ làm mỗi ngày. Ý tưởng: bạn xem tác vụ chờ buổi sáng, thêm vài cái vào "My Day" rồi làm từ danh sách đó. Giúp tránh phân tâm bởi tác vụ không thể hành động trong danh sách.
To Do đủ thông minh gợi ý tác vụ thêm vào My Day. Bạn thấy gợi ý khi vào My Day buổi sáng. Thường To Do gợi ý tác vụ ngày đến hạn gần. Cũng bao gồm tác vụ bạn thêm vào My Day hôm qua nhưng chưa làm. Giúp nhanh chóng quay lại trạng thái trước khi quản lý khối lượng việc hôm nay.
Hiện có ba Smart Lists khác: Planned, Flagged Email, Assigned to Me. Planned hiển thị mọi tác vụ có ngày đến hạn. Flagged Email hiển thị email bạn gắn cờ hành động qua Outlook. Mỗi email chuyển thành tác vụ To Do thường.
Assigned to Me, dành cho tài khoản Office 365, chứa tác vụ Microsoft Planner bạn đang làm. Nghĩa là dùng Planner nhóm đồng thời giữ danh sách tác vụ cá nhân. Không cần chuyển ứng dụng khi dùng Outlook và Planner song song.
Microsoft To Do
Đây là cuối tour nhanh To Do. Như bạn thấy, To Do đã trưởng thành thành giải pháp quản lý tác vụ toàn diện. Giàu tính năng và tích hợp nhiều hệ sinh thái Microsoft.
Để tận dụng tối đa, cần dùng Smart Lists. Những chi tiết này nâng To Do lên trên đám đông. Tuy nhiên, cũng hữu ích như ứng dụng tác vụ đơn giản cho cá nhân – thêm mục mới chỉ mất vài giây.
Lợi ích năng suất lớn nhất của To Do có lẽ khi kết hợp với sản phẩm Microsoft khác. Microsoft dùng ứng dụng gộp các dịch vụ rời rạc. To Do trở thành trung tâm năng suất gom dữ liệu từ Outlook, Cortana, Planner. Khả năng dùng trên mọi nền tảng đảm bảo bạn luôn truy cập mọi tác vụ, ở đâu cũng được.
Với hỗ trợ cộng tác, tùy chọn mạnh mẽ cho tác vụ riêng lẻ và chức năng planner hàng ngày, To Do đã phát triển thành nền tảng quản lý tác vụ toàn diện. Nó làm được điều đó nhưng vẫn cực dễ bắt đầu, nên bất kỳ yêu cầu nào, To Do có thể đáp ứng.