Là một phần của bất kỳ hoạt động doanh nghiệp nhỏ nào, bạn có thể cần theo dõi khách hàng. Thường có nghĩa là trả phí cho hệ thống cơ sở dữ liệu CRM như Streak CRM hoặc Monday.com. Những dịch vụ này thực sự tuyệt vời vì thường thân thiện người dùng và có giao diện đồ họa đẹp. Tuy nhiên, bạn có biết bạn có thể tự tạo cơ sở dữ liệu với Microsoft Access? Trong hướng dẫn Microsoft 365 hôm nay, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm.
Tại sao tạo cơ sở dữ liệu với Access?
Trước khi bắt đầu, chúng tôi giải thích tại sao bạn có thể muốn tạo cơ sở dữ liệu dịch vụ khách hàng với Access. Câu trả lời khá đơn giản. Việc này dễ dàng chỉ trong vài bước, và mọi thứ được định dạng sẵn cho bạn. Đối với doanh nghiệp nhỏ chỉ cần giữ mọi thứ đơn giản, bạn có thể dùng nó để theo dõi phân công, ưu tiên, trạng thái, khách hàng và giải pháp. Nếu nhu cầu phức tạp hơn, Access có thể không đáp ứng, nhưng đối với nhu cầu cơ bản, nó hoạt động tuyệt vời vì đã có sẵn trong gói đăng ký Microsoft 365 của bạn.
Tạo cơ sở dữ liệu dịch vụ khách hàng
Để bắt đầu, mở Access, nhấp Mới (New). Bạn sẽ thấy nhiều mẫu, nhưng chúng ta tìm mẫu cơ sở dữ liệu dịch vụ khách hàng. Cuộn xuống tìm nó và nhấp vào. Access sẽ tạo cơ sở dữ liệu.
Sau khi tạo, nhấp Bật nội dung (Enable Content) ở đầu màn hình. Sau đó, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu cho các vụ việc (cases) và khách hàng. Bạn có thể thêm vụ việc mới bằng cách nhấp Vụ việc mới (New Case), sau đó điền biểu mẫu kết quả. Có chỗ cho tiêu đề vụ việc, người được giao, khách hàng, ưu tiên, danh mục, trạng thái, và nhiều hơn. Khi điền biểu mẫu, bạn sẽ nhận được các cửa sổ bật lên nhắc điền thêm thông tin khách hàng và nhân viên. Hãy điền để đơn giản hóa.
Nếu bạn chỉ muốn quản lý danh sách khách hàng hoặc nhân viên với cơ sở dữ liệu này, nhấp nút Danh sách khách hàng (Customer List) hoặc Danh sách nhân viên (Employee List). Chúng sẽ mở trong tab mới.
Trung tâm báo cáo
Khi bạn nhập càng nhiều dữ liệu vào cơ sở dữ liệu dịch vụ khách hàng, bạn có thể muốn lọc hoặc tạo báo cáo. Bạn có thể làm điều này rất dễ dàng. Có nút lọc cho danh mục, người được giao, và trạng thái. Nếu chọn các trường này, chúng sẽ cho bạn cơ hội lọc chính xác dữ liệu bạn tìm kiếm. Bạn cũng có thể dùng chức năng Mở biểu đồ (Open Charts) để tạo báo cáo hữu ích như Vụ việc mở theo người được giao và Vụ việc quá hạn.
Access còn nhiều hơn thế!
Mặc dù chúng tôi chỉ đề cập đến cơ sở dữ liệu dịch vụ khách hàng trong Access, còn rất nhiều thứ khác có thể dùng và tạo. Bạn có thể tạo theo dõi cuộc gọi, theo dõi lỗi, theo dõi tồn kho, quản lý sự kiện, và nhiều hơn nữa. Có rất nhiều mẫu để khám phá trong Access, hãy xem ngay và cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn trong bình luận.