Dù công ty bạn lớn đến đâu, nếu bạn dùng Microsoft 365, bạn sẽ phụ thuộc vào Outlook trên web như một phần của hoạt động. Với đại dịch vẫn diễn ra, nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ vẫn khuyến khích nhân viên làm việc từ xa. Điều đó có nghĩa là bạn có thể dành nhiều thời gian hơn trong hộp thư đến. Vì vậy, hôm nay chúng ta sẽ xem một số mẹo và thủ thuật để tận dụng tối đa Outlook.com.
Tổ chức hộp thư đến
Đầu tiên là một số cách tổ chức hộp thư đến. Chúng tôi đề xuất bật Hộp thư đến tập trung (Focused Inbox). Thường nó bật mặc định, nhưng bạn có thể bật bằng cách nhấp biểu tượng cài đặt (cog) góc trên bên trái, sau đó bật công tắc Hộp thư đến tập trung. Với Focused Inbox, Outlook lọc các tin nhắn được cho là quan trọng nhất. Bạn có thể chuyển sang tin nhắn không quan trọng bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào phần Khác (Other).
Trong khi ở đây, bạn cũng có thể lọc hộp thư đến. Ngay cả với Focused Inbox bật, bạn vẫn nhận được một số tin nhắn không liên quan, hãy dùng chức năng Lọc. Nhấp nút Lọc (Filter) góc trên bên phải hộp thư đến để lọc tin nhắn. Bạn có thể lọc theo chưa đọc, gửi cho tôi, đã gắn cờ, nhắc đến, có đính kèm, sắp xếp, và nhiều hơn nữa.
Huấn luyện hộp thư đến tập trung
Nếu hộp thư đến tập trung không thực sự tập trung và tin nhắn xuất hiện ở Khác, có cách để dọn dẹp. Mẹo thứ hai: huấn luyện Focused Inbox bằng cách di chuyển tin nhắn giữa chúng. Nhấp tin nhắn từ Khác, sau đó nhấp nút Di chuyển đến (Move to) ở đầu màn hình. Chọn Luôn di chuyển đến Hộp thư đến tập trung. Với tùy chọn này, tin nhắn từ người gửi này sẽ luôn vào Focused Inbox, để bạn thấy ngay.
Thử phím tắt bàn phím
| Phím tắt | Phím nhấn |
|---|---|
| Tin nhắn mới | CTRL+N |
| Trả lời | CTRL+R |
| Trả lời cho tất cả | CTRL+SHIFT+R |
| Chuyển tiếp | CTRL+SHIFT+F |
| Trước/Tiếp | Phím mũi tên Lên/Xuống |
Muốn tiết kiệm thời gian trong ngày bận rộn khi dùng Outlook.com? Hãy dùng phím tắt thay vì kéo thả chuột. Giống như Word, Excel, PowerPoint, Outlook trên web có phím tắt cho các chức năng phổ biến. Với các phím tắt này, bạn tiết kiệm thời gian và có thể làm thêm việc. Xem bảng trên, và xem danh sách đầy đủ tại trang hỗ trợ của Microsoft.
Cảm thấy lạc lối? Tìm kiếm cài đặt để trợ giúp
Nếu bạn mới bắt đầu với Outlook.com, dễ dàng bị lạc. Bạn có thể không hiểu cách thay đổi cài đặt liên quan đến hộp thư đến, đọc tin nhắn, gửi tin nhắn, v.v. Microsoft hỗ trợ bạn. Từ biểu tượng cài đặt (cog) góc trên bên phải, bạn có thể tìm kiếm các cài đặt phổ biến. Bao gồm chuyển chủ đề, chia sẻ, chuyển tiếp, múi giờ, và nhiều hơn nữa. Bạn cũng có thể nhấp liên kết để xem tất cả cài đặt Outlook, có sẵn ở dưới cùng.
Tạo chữ ký hoặc thiết lập thông báo vắng mặt
Cuối cùng là hai việc hữu ích cho bạn. Thứ nhất là tạo chữ ký, thứ hai là thiết lập thông báo tự động phản hồi khi vắng mặt (Out of Office). Tạo chữ ký cho email cá nhân hóa, thông báo vắng mặt sẽ tự động trả lời khi bạn không có sẵn cho công việc.
Để thiết lập chữ ký, vào menu cài đặt, chọn Xem tất cả cài đặt Outlook. Nhấp Thư (Mail) rồi Soạn thảo và trả lời (Compose and reply). Trên trang đó, bạn tạo chữ ký tự động thêm vào email. Bạn có thể chọn bao gồm trên tin nhắn mới soạn, hoặc tin nhắn chuyển tiếp/trả lời.
Cuối cùng, để thiết lập thông báo vắng mặt, quay lại menu cài đặt, chọn xem tất cả cài đặt outlook. Nhấp thư, rồi Trả lời tự động (Automatic Replies). Tích ô bật trả lời tự động, nhập thời gian và ngày gửi phản hồi, nhập nội dung (về việc vắng mặt) và nhấp Lưu.
Xem thêm các hướng dẫn khác!
Trong năm qua, chúng tôi đã bao gồm nhiều chủ đề Microsoft 365 khác. Đề xuất bạn xem tại trung tâm tin tức chuyên biệt. Một số chủ đề bao gồm cách quản lý cuộc họp, dùng Microsoft To Do với Outlook, và nhiều hơn nữa. Cũng hãy cho chúng tôi biết bạn đang dùng Outlook như thế nào bằng cách để lại bình luận bên dưới.