Nếu bạn sở hữu doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể không có nhân viên IT hoặc ai đó liên tục kiểm tra xem dữ liệu và thông tin trôi nổi trong Microsoft 365 có an toàn và bảo mật hay không. May mắn thay, Microsoft có một tính năng xem trước mới được bao phủ trong đăng ký của bạn gọi là Điểm tuân thủ (Compliance Score) có thể giúp bạn.
Với Điểm tuân thủ, bạn có một cách đơn giản để quản lý các tiêu chuẩn tuân thủ. Bạn nhận được khuyến nghị cho các hành động bảo mật bạn có thể thực hiện để tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành mà các công ty khác thường trả tiền cho bộ phận IT để suy nghĩ và xử lý. Đây là cách bạn có thể sử dụng nó.
Các điều quan trọng cần hiểu
Trước khi đi sâu vào Điểm tuân thủ, có một tập hợp thuật ngữ bạn cần hiểu. Bạn sẽ thấy thứ gọi là kiểm soát (control). Kiểm soát là yêu cầu hoặc quy định, tiêu chuẩn hoặc chính sách. Bạn cũng sẽ thấy một hành động (action), là một hoạt động giúp bạn thực hiện kiểm soát. Cuối cùng, bạn sẽ thấy một đánh giá (assessment) là nhóm các kiểm soát từ một quy định, tiêu chuẩn hoặc chính sách cụ thể.
Ngoài ra, Điểm tuân thủ không được nhầm lẫn với Trình quản lý tuân thủ hoặc Trung tâm tuân thủ. Chúng chia sẻ cùng backend, nhưng Điểm tuân thủ là phiên bản đơn giản hóa của Trình quản lý tuân thủ và cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện hơn về tình trạng tuân thủ hiện tại của tổ chức, cộng với các bước bạn có thể thực hiện để cải thiện nó.
Hãy lưu ý rằng Microsoft sẽ cung cấp cho bạn một điểm số ban đầu dựa trên một số quy định và tiêu chuẩn phổ biến nhất. Như được giải thích bởi Microsoft, điểm số dựa trên rủi ro này "đo lường tiến độ của bạn trong việc hoàn thành các hành động giúp giảm thiểu rủi ro xung quanh bảo vệ dữ liệu và tiêu chuẩn quy định".
Bạn sẽ có thể cải thiện điểm số này bằng cách tạo và thực hiện các đánh giá liên quan đến công ty của bạn. Bạn sẽ có thể chọn các đánh giá này, sửa đổi chúng, hoặc tạo riêng để xem những điều quan trọng nhất cho bạn. Chỉ cần nhận thức rằng có điểm số cao không có nghĩa là bạn hoàn toàn tuân thủ. Theo Microsoft, nó "không biểu thị thước đo tuyệt đối về tuân thủ tổ chức với bất kỳ tiêu chuẩn hoặc quy định cụ thể nào".
Cuối cùng, bạn sẽ muốn hiểu rằng bạn sẽ có thể thấy các hành động nhanh để cải thiện tuân thủ của bạn. Chúng sẽ là hướng dẫn chi tiết từng bước cho giải pháp đúng. Hoàn thành những điều này sẽ cải thiện điểm số của bạn.
Cách sử dụng bảng điều khiển trang chủ
Khi bạn truy cập để xem Điểm tuân thủ của mình, bằng cách nhấp vào Tuân thủ từ trình khởi chạy ứng dụng Microsoft 365, bạn sẽ được đưa đến Trung tâm Tuân thủ Microsoft 365. Từ đây, bạn sẽ thấy các phần khác nhau. Phần đầu tiên sẽ hiển thị điểm tuân thủ của bạn, được chia thành các hành động khác nhau như bảo vệ thông tin, kiểm soát truy cập, quản lý thiết bị, và nhiều hơn nữa.
Từ đây, bạn sẽ có thể điều hướng đến các phần mà chúng tôi sẽ mô tả bên dưới. Bạn cũng sẽ thấy các thứ như tuân thủ ứng dụng đám mây, cũng như người dùng đang chia sẻ tệp. Ngoài ra, sẽ có một phần ở đây cho cảnh báo bảo mật, danh sách các tệp được chia sẻ có thể làm rủi ro bảo mật của bạn, và ứng dụng rủi ro cao. Bạn có thể nhấp vào từng phần này để biết thêm chi tiết và xem dữ liệu của bạn đang di chuyển như thế nào.
Cách xem điểm tuân thủ của bạn
Để đi sâu vào điểm tuân thủ của bạn, bạn có thể nhấp vào điểm tuân thủ trong thanh bên. Từ đây, bạn sẽ thấy điểm số tổng thể. Bạn có thể cuộn lên xuống để xem dữ liệu đưa vào điểm số, và một số hành động cải thiện chính bạn có thể thực hiện.
Dọc theo phần trên, sẽ có một số tab, một trong số đó có gợi ý cải thiện. Nhấp vào tab này sẽ cho bạn hướng dẫn từng bước về cách thực hiện các hành động nhất định để tăng điểm số.
Tab khác sẽ có giải pháp và đánh giá. Chúng sẽ cho bạn thấy các giải pháp cụ thể có thể đóng góp vào điểm số. Chúng cũng sẽ có đánh giá. Nhấp vào những điều này sẽ giúp bạn triển khai các kiểm soát bảo vệ dữ liệu được chỉ định bởi các loại nhất định. Bao gồm tuân thủ, bảo mật, quyền riêng tư, và tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu, quy định và luật pháp.
Cách kiểm tra phân loại dữ liệu
Phần thứ ba trong Điểm tuân thủ sẽ là phân loại dữ liệu. Từ đây bạn có thể xây dựng các bộ phân loại có thể được sử dụng để bảo vệ và quản trị dữ liệu nhạy cảm của bạn. Sau đó, bạn sẽ có thể khám phá dữ liệu nào đang được gán nhãn để bạn có thể tinh chỉnh chiến lược phân loại của mình.
Bạn sẽ nhận được một bức tranh nhanh trên trang tổng quan. Từ đây, bạn sẽ nhận được cái nhìn nhanh về nơi thông tin nhạy cảm và nhãn đang được sử dụng trên các ứng dụng Microsoft 365 và một số liên kết để điều tra chúng. Bạn cũng có thể đi sâu vào nội dung được phân loại với trình khám phá nội dung, cho phép bạn lọc theo loại thông tin nhạy cảm hoặc nhãn để xem có bao nhiêu mục được phân loại bên trong doanh nghiệp của bạn. Cuối cùng, bạn có thể giám sát và xem xét hoạt động với cái nhìn chi tiết vào các hoạt động và xu hướng phân loại trên các vị trí.
Cách quản lý chính sách
Từ phần chính sách, bạn sẽ có thể thiết lập các chính sách nhất định trong Microsoft 365 có thể giúp bạn cải thiện điểm số. Các chính sách này sẽ được liệt kê theo loại, là dữ liệu, truy cập hoặc bảo mật. Thông thường, các chính sách này dành cho người dùng có kinh nghiệm hơn và Quản trị viên IT, nhưng nhấp vào một chính sách sẽ cho bạn những điều cơ bản và giải thích cách bạn có thể thay đổi chính sách để cải thiện điểm tuân thủ. Trong hầu hết các trường hợp, cũng có một liên kết sẽ đưa bạn đến tài liệu của Microsoft cho chính sách đó.
Cách quản lý quyền限
Tiếp theo, có phần quyền限. Từ đây, bạn có thể gán quyền限 và vai trò Microsoft 365 trong Office 365. Bạn có thể thêm người dùng làm quản trị viên toàn cầu, quản trị viên dữ liệu, quản trị viên tuân thủ, và nhiều hơn nữa. Hãy nhớ, tuy nhiên, rằng vai trò Office 365 có một trang riêng biệt, và bạn sẽ cần đi đến đó cho việc đó. Nếu bạn gặp khó khăn khi thiết lập quyền限, chúng tôi mời bạn xem hướng dẫn của chúng tôi về các vai trò quản trị khác nhau trong Microsoft 365.
Cách sử dụng danh mục
Trong phần danh mục, bạn sẽ tìm thấy một số giải pháp bạn có thể thực hiện bên trong tổ chức để cải thiện điểm tuân thủ tổng thể. Điều này bao gồm các chủ đề như ngăn chặn mất dữ liệu, quản trị thông tin, bảo vệ thông tin, quản lý hồ sơ, và nhiều hơn nữa. Bạn cũng sẽ thấy các chủ đề về cách bạn có thể xác định, phân tích và khắc phục rủi ro nội bộ, cũng như phản hồi kiểm toán, điều tra dữ liệu, và nhiều hơn nữa. Mỗi giải pháp đi kèm với hướng dẫn từng bước và thậm chí video giải thích cách bạn có thể bắt đầu với chúng.
Tùy chỉnh và nhiều hơn nữa
Đây là những điều cơ bản về kiểm tra Điểm tuân thủ, nhưng còn một chút nữa bạn có thể làm. Nếu bạn thích tùy chỉnh giao diện của bảng điều khiển Tuân thủ, bạn có thể làm điều đó bằng cách nhấp vào Tùy chỉnh điều hướng ở bên. Điều này sẽ cho bạn thấy nhiều thứ mà chúng tôi đã thảo luận ở đây. Thay đổi của bạn là duy nhất cho bạn và sẽ không ảnh hưởng đến các quản trị viên khác.
Thoải mái khám phá Điểm tuân thủ của bạn, và hãy cho chúng tôi biết bạn thấy trải nghiệm này như thế nào bằng cách để lại bình luận bên dưới. Cũng, hãy thoải mái xem trung tâm Microsoft 365 của chúng tôi để biết thêm hướng dẫn và các hướng dẫn khác.