Làm việc từ nhà có nghĩa bạn có thể rơi vào cuộc gọi video với sếp hoặc đồng nghiệp ở những nơi kỳ quặc nhất. Không ai cũng có văn phòng tại nhà hay biết các nguyên tắc video chat. Bạn có thể ngồi trong phòng ngủ, nhà bếp, hành lang, hoặc nơi nào không chuyên nghiệp. Microsoft Teams, tuy nhiên, có thể giúp bạn. Có tính năng trong Teams thiết kế để nâng cao hội nghị video, và trong hướng dẫn này, chúng tôi cho bạn xem một số trong số đó.
Mẹo 1: Dùng tính năng mờ nền (background blur) trong Teams
Mẹo đầu tiên: dùng tính năng mờ nền trong Microsoft Teams. Như đã bao quát, tính năng này tập trung vào bạn và che giấu mọi thứ phía sau. Lưu ý: vì được AI hỗ trợ, nó chỉ hoạt động với vật thể, không nhằm che giấu con người. Bạn bật trước cuộc gọi bằng cách nhấp thanh trượt tím bên cạnh biểu tượng video. Cũng bật được trong cuộc gọi bằng cách di chuột giữa dưới màn hình, nhấp biểu tượng "…". Chọn Làm mờ nền của tôi (blur my background).
Mẹo 2: Kiểm tra đầu ra âm thanh và video
Khi làm việc từ nhà và tham gia hội nghị, bạn có thể không muốn máy tính ghi âm thanh nền trong nhà. Thường nghĩa là cắm microphone vào laptop/máy để bàn hoặc dùng headset. Điều này làm giọng nói rõ ràng, súc tích hơn khi hội nghị từ xa.
Đôi khi, Microsoft Teams không nhận diện đúng microphone/headset, dùng đầu vào/ra mặc định của máy. Bạn kiểm tra đầu ra âm thanh/video trước khi tham gia cuộc gọi. Làm bằng cách nhấp biểu tượng bánh răng (settings cog) trong trang "Chọn cài đặt âm thanh và video" (Choose your audio and video settings) trước khi vào cuộc họp/gọi. Hiển thị tất cả thiết bị âm thanh phát hiện trên PC/laptop. Bạn chọn từ tất cả loa, microphone, camera kết nối. Cũng có thể cuộc gọi thử (test call) đảm bảo không gặp rắc rối.
Mẹo 3: Nắm Rõ Các Điều Khiển Cuộc Gọi
Trong cuộc gọi Microsoft Teams, bạn cần biết điều khiển để thay đổi cài đặt. Chúng quan trọng, đặc biệt nếu bỗng cần tắt video/webcam hoặc đổi âm thanh do sự cố trong phòng. Bạn triệu hồi điều khiển bằng cách di chuột giữa màn hình. Chúng tôi xem từ trái sang phải.
Đầu tiên là bộ đếm thời gian (timer), chỉ cuộc gọi đã diễn ra bao lâu. Bên cạnh là bật/tắt webcam. Tiếp theo là tắt microphone (mute). Sau đó nút chia sẻ màn hình (share screen), thảo luận mục sau. Tiếp theo menu tùy chọn khác (more options): cài đặt thiết bị thêm, ghi chú cuộc họp, tùy chọn toàn màn hình. Các tùy chọn khác: mở bàn phím số (keypad), tùy chọn ghi âm cuộc gọi trong Teams. Cuối cùng bên phải: công tắc bật/tắt chat, hiển thị người tham gia. Hữu ích nếu gặp sự cố kỹ thuật cần nhắn tin trong chat.
Mẹo 4: Cẩn Trọng Khi Chia Sẻ Màn Hình
Sớm hay muộn, bạn có thể cần chia sẻ màn hình với đồng nghiệp/sếp khi gọi. Không phải công ty nào yêu cầu khi làm từ xa, nhưng bạn vẫn muốn bảo vệ quyền riêng tư, giấu thông tin cá nhân khi chia sẻ màn hình. Chúng tôi đã nói chủ đề này, nhưng vài mẹo giúp ích.
Tóm lại: để chia sẻ màn hình, di chuột giữa dưới màn hình chọn tùy chọn điều khiển chat. Thấy biểu tượng hộp vuông có mũi tên. Nhấp để bắt đầu phiên chia sẻ màn hình. Để bảo mật thêm, chắc chắn chọn tùy chọn chia sẻ chỉ một chương trình cụ thể (share a specific program only). Điều này bảo vệ các chương trình/ứng dụng khác, mọi thứ ngoài chương trình sẽ hiện hộp xám cho người xem. Bạn cũng cẩn trọng với chia sẻ âm thanh hệ thống (include system audio), vì không biết gì xảy ra nền PC trong cuộc gọi. Thay đổi bằng cách tích/bỏ tích tùy chọn bao gồm âm thanh hệ thống.
Mẹo 5: Bật Phụ Đề Trực Tiếp (Live Captions)
Mẹo cuối cho hội nghị video: bật Phụ đề trực tiếp (Live Captions) trong cuộc gọi. Tính năng hữu ích nếu bạn ở môi trường phải tắt âm thanh máy, hoặc không có headset để bảo mật trong cuộc gọi. Tất nhiên, chúng tôi không khuyên vào cuộc gọi tắt âm thanh, nhưng có người muốn. Bật bằng cách nhấp menu cài đặt như Mẹo 3, chọn Bật phụ đề trực tiếp (xem trước) (Turn on live captions (preview)). Nhớ: không hoàn hảo, đôi khi phụ đề sai, nhưng vẫn tốt nếu bạn loại người thích đọc theo âm thanh.
Xem thêm nội dung Teams của chúng tôi
Đây chỉ là một vài mẹo hàng đầu cho hội nghị video trong Microsoft Teams. Chúng tôi bao quát Teams rộng rãi tại OnMSFT, xem trung tâm tin tức tại đây để biết thêm. Nếu bạn có mẹo/thủ thuật riêng, thoải mái chia sẻ trong bình luận bên dưới.