Khi cuốn tiểu thuyết Coronavirus tiếp tục lan rộng ở Hoa Kỳ và trên toàn thế giới, nhiều công ty như Microsoft đã yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà. Điều đó thường có nghĩa là phụ thuộc vào các chương trình như Microsoft Teams hoặc Slack để hoàn thành công việc và giữ liên lạc với sếp và đồng nghiệp của bạn. Tuy nhiên, bạn có biết rằng bạn có thể sử dụng Office 365 cho công việc từ xa không chỉ với Nhóm? Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện.
Chia sẻ tệp và thư mục của bạn với OneDrive
Khi làm việc tại văn phòng, bạn thường có thể đến gặp đồng nghiệp của mình và giao cho họ bản in ra một tệp hoặc một thư mục, nhưng làm việc tại nhà, đây không phải là điều bạn có thể làm. Tuy nhiên, với OneDrive, mọi thứ trở nên dễ dàng. Bạn có thể chia sẻ hầu hết mọi thứ bạn muốn với đồng nghiệp, có thể là video, tài liệu, dự án hoặc hơn thế nữa.
Để chia sẻ tệp trong OneDrive, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Office 365 của mình, sau đó chọn OneDrive từ Trình khởi chạy ứng dụng Office. Sau đó, bạn sẽ muốn nhấp vào nút Mới ở trên cùng nếu bạn muốn chia sẻ tệp của mình trong một thư mục và chọn Thư mục . Bạn cũng có thể tải lên một tệp riêng lẻ bằng cách nhấp vào Tải lên . Sau khi hoàn tất, bạn sẽ muốn nhấp chuột phải vào tệp và chọn Chia sẻ . Bạn sẽ nhận được một hộp bật lên và bạn có thể chọn xem bạn có muốn mọi người chỉnh sửa tệp hay không. Bạn cũng có thể nhập địa chỉ email để gửi ngay hoặc nhấp vào Sao chép liên kết để sao chép liên kết bên ngoài vào Slack hoặc Chương trình khác. Khi hoàn tất, tệp của bạn được chia sẻ miễn phí trên web.
Cộng tác trên các tệp của bạn trong Word và Excel
Một trong những lợi ích của Office 365 là các tính năng cộng tác được tích hợp trong các chương trình như Word và Excel. Ví dụ:trong Word, bạn có thể thêm nhận xét vào tài liệu của mình để người khác có thể trả lời và cung cấp phản hồi cho bạn. Điều này có thể mô phỏng việc tham gia vào một cuộc họp nhóm hoặc cuộc họp, vì khi tài liệu được tải lên OneDrive hoặc SharePoint, nhiều người có thể mở tài liệu cùng một lúc và chỉnh sửa nó đồng thời.
Sau khi tệp của bạn ở trong OneDrive hoặc SharePoint, bạn có thể thêm nhận xét trong tài liệu Word. Để làm như vậy, bạn có thể đi tới phần Đánh giá và chọn Nhận xét mới và sau đó nhập bình luận của bạn. Bạn cũng sẽ có thể trả lời nhận xét bằng Trả lời hoặc xóa nhận xét bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn Xóa nhận xét .
Để nhận xét trong Excel, bạn có thể bấm chuột phải vào ô rồi chọn Nhận xét mới và sau đó nhấp vào Đăng cái nút. Sau đó, đồng nghiệp của bạn có thể nhận xét bằng cách nhấp chuột phải và chọn Trả lời nhận xét . Có thể chỉnh sửa các nhận xét bổ sung bằng cách đặt con trỏ lên văn bản nhận xét và nhấp vào Chỉnh sửa . Bạn có thể đọc thêm về các tính năng cộng tác bổ sung trong Excel tại Microsoft tại đây.
Sử dụng ứng dụng Office trên iOS và Android để mở khóa Office di động của bạn
Cho đến nay, chúng tôi vẫn tiếp tục thảo luận với Office 365 trên máy tính để bàn, nhưng bạn cũng có thể mở khóa cộng tác nhiều hơn bằng cách sử dụng điện thoại của mình. Microsoft gần đây đã phát hành một ứng dụng Office tất cả trong một mới cho iOS và Android và nó bao gồm một số tính năng cộng tác. Sử dụng ứng dụng trên điện thoại, bạn có thể xem qua các tài liệu mà đồng nghiệp của bạn đã chỉnh sửa và hơn thế nữa.
Khi cài đặt ứng dụng, bạn sẽ có thể làm nhiều việc mà bạn thường làm ở văn phòng. Ví dụ:bạn có thể quét ảnh và nhanh chóng biến chúng thành tài liệu hoàn chỉnh mà bạn và đồng nghiệp của bạn có thể cộng tác. Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào Word, Excel và PowerPoint. Thậm chí còn có một tùy chọn giúp bạn ký các tệp PDF, quét sang tệp PDF và chuyển tệp giữa điện thoại và máy tính của bạn.
DownloadQR-CodeOffice (Microsoft 365) Nhà phát triển:Microsoft CorporationGiá:Miễn phí Sử dụng OneNote 2016 cùng với Outlook
Khi bạn làm việc tại nhà, mọi thứ có thể trở nên bận rộn và bạn có thể khó nắm bắt được những việc cần phải hoàn thành. May mắn thay, bạn có thể sử dụng OneNote 2016 cùng với Outlook để giúp tăng cường cộng tác của mình. Chỉ riêng Outlook là một cách tuyệt vời để cộng tác, như chúng tôi đã giải thích trước đây, nhưng khi kết hợp với OneNote 2016, bạn có thể làm rất nhiều điều. Ví dụ:bạn sẽ có thể biến các email Outlook đã gửi cho bạn thành các ghi chú trong OneNote, đồng thời đánh dấu thư và gửi cho đồng nghiệp của bạn. Bạn cũng sẽ có thể gửi các cuộc họp ảo của mình --- Skype hoặc Nhóm --- tới sổ ghi chép OneNote của bạn và ghi chú bổ sung, và thậm chí tạo Nhiệm vụ Outlook. Trước đây chúng tôi đã giải thích điều đó ở đây, vì vậy hãy đọc để tìm hiểu thêm.
Nhiều cách khác
Chúng tôi vừa đề cập đến một số cách bạn có thể cộng tác với Office 365 khi làm việc tại nhà. Khi bao gồm Microsoft Teams, bạn có thể làm rất nhiều điều. Là một phần trong phạm vi Office 365 của chúng tôi, chúng tôi đã chỉ ra cách bạn có thể trò chuyện với Skype trong Office trên web, chia sẻ màn hình của bạn trong Microsoft Teams và tăng năng suất của bạn với các ứng dụng Teams. Bạn có mẹo nào về cách cộng tác khi làm việc tại nhà không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.