Không gian làm việc tại văn phòng có thể làm kỳ diệu cho việc giữ động lực. Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, thiếu hụt môi trường chuyên nghiệp có thể làm mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân, thậm chí khiến chúng không còn tồn tại.
Làm việc từ xa có thể cho bạn kiểm soát tốt hơn việc xử lý công việc, nhưng tự do thêm đó cũng đi kèm nhược điểm liên quan đến giao tiếp nhóm, quản lý thời gian, thậm chí bảo mật. May mắn thay, các ứng dụng iPhone này có thể giúp bạn tiếp tục hiệu quả tốt ngay cả khi làm việc tại nhà.
1. Google Keep
Google Keep là công cụ tuyệt vời cho những người tìm cách đơn giản để giữ việc ngắn đến trung hạn trong trật tự. Keep tối ưu cho người làm việc từ xa cần đưa suy nghĩ lên màn hình. Ứng dụng cho phép bạn phân chia tác vụ lớn thành các hành động nhỏ (bite-sized) dưới dạng ghi chú văn bản, giọng nói, hoặc ảnh trên nhiều nền tảng.
Ngoài việc giữ danh sách tổ chức, Google Keep tích hợp với bộ sản phẩm Google rộng lớn và hoạt động trên các thiết bị khác nhau bạn có thể dùng trong ngày làm việc từ xa. Google Keep không chỉ hữu ích cho cá nhân. Các công cụ cộng tác khiến nó trở thành lựa chọn không thể bỏ qua cho những nhiệm vụ cần "all hands on deck" (toàn lực tham gia).
2. Trello
Đối với những dự án từ nhà cần bộ công cụ tính năng mở rộng hơn, Trello là lựa chọn đúng đắn. Sử dụng cấu trúc Kanban của ứng dụng, bạn sẽ thấy phương pháp quản lý dự án trực quan của Trello cho phép bạn xử lý nhiệm vụ bất kỳ quy mô nào.
Đọc thêm: Cách Quản Lý Nhiệm Vụ Sử Dụng Kỹ Thuật Kanban Nhật Bản
Boards (Bảng), là nơi chứa dự án tổng quát, bao gồm cả Lists (Danh sách) và Cards (Thẻ). Lists là các "xô" bạn muốn ném nhiệm vụ cụ thể vào. Cards là các nhiệm vụ có thể hành động.
Ngoài ra, Trello có các tính năng và công cụ tiêu chuẩn bạn mong đợi từ bất kỳ phần mềm quản lý dự án đáng kính nào. Chúng bao gồm nhắc nhở, nhãn, hỗ trợ tệp, công cụ cộng tác, và tích hợp đa nền tảng. Có lý do Trello là tiêu chuẩn ngành cho quản lý dự án, và tại sao nó nên là một phần trong kho vũ khí làm việc từ xa của bạn.
3. IFTTT
IFTTT (If This Then That - Nếu Điều Này Thì Điều Đó) là cổng ngõ đến quy trình làm việc tự động hóa hơn. Nó cho phép các ứng dụng làm việc cùng nhau theo cách mà chúng bình thường không thể "ngay từ hộp" (out of the box).
Đọc thêm: Hướng Dẫn IFTTT Tối Thượng
IFTTT hoạt động dựa trên hành động của những gì nó gọi là một service (dịch vụ). Đây là các ứng dụng hoặc chương trình dựa trên web mà IFTTT có thể tương tác; mỗi hành động được gọi là trigger (kích hoạt). Ví dụ, khi bạn nhận email có tệp đính kèm từ người gửi cụ thể, IFTTT có thể yêu cầu Dropbox lưu tệp đính kèm đó vào một thư mục cụ thể.
Applets của IFTTT, như chúng được gọi, có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy ý bạn. Hãy dùng chúng khôn ngoan để giảm bớt công việc vặt trong ngày làm việc từ xa.
4. TimeCamp
Với cảm giác sạch sẽ và tổ chức của TimeCamp, có thể bạn sẽ ngạc nhiên về sức mạnh nó mang lại. Chỉ với một chạm, bạn có thể để TimeCamp接管 (take over) và theo dõi thời gian. Giống như Trello, bạn có thể chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và theo dõi mất bao lâu để hoàn thành các phần khác nhau của dự án.
Quản lý dự án của bạn có thể có cái nhìn toàn diện về thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ này nhờ báo cáo thời gian tự động. Đã qua rồi những ngày bảng chấm công mơ hồ, hoặc các phương pháp không hoàn hảo để tự tính thời gian.
Giống như hầu hết các chương trình ở đây, TimeCamp hoạt động đa nền tảng. Nó cũng tích hợp vào hơn 100 ứng dụng bên thứ ba. TimeCamp tích hợp vào cuộc sống làm việc từ xa của bạn, không phải ngược lại.
5. Bitwarden
Bitwarden là chương trình miễn phí và mã nguồn mở tuyệt vời cho nhu cầu quản lý mật khẩu của bạn. Bitwarden bảo vệ thông tin đăng nhập trên nhiều nền tảng thông qua mã hóa end-to-end tiêu chuẩn và salted hashing (băm muối).
Bên cạnh mật khẩu, Bitwarden cũng hỗ trợ lưu trữ các ghi chú an toàn khác. Trong tinh thần minh bạch hoàn toàn, Bitwarden khá cởi mở về khả năng bảo mật và lưu trữ toàn bộ mã nguồn trên GitHub. Bitwarden có thể thiếu hỗ trợ ngoại tuyến đầy đủ, nhưng khả năng hoạt động trên cả mobile và desktop miễn phí bù đắp cho điều đó.
Nhiều dạng xác thực, đồng bộ đám mây, và khả năng tự lưu trữ (self-host) Bitwarden trên máy chủ riêng khiến nó trở thành trình quản lý mật khẩu hàng đầu để an toàn khi làm việc từ xa.
6. Freedom
Khi làm việc từ xa, sự phân tâm tràn lan. Và khi bạn làm việc hàng ngày trên thiết bị chứa hầu hết sự phân tâm đó, bạn có thể cần giúp đỡ từ bên ngoài.
Freedom nổi bật giữa các ứng dụng chặn sự phân tâm khác bằng cách hoạt động đồng thời trên các thiết bị khác nhau bạn có thể dùng. Không chỉ chặn sự phân tâm trên iPhone; bạn cũng có thể làm vậy trên máy tính để bàn. Chương trình ngăn bạn truy cập Facebook trên máy tính nhưng cho phép bị "kéo" vào trên iPhone có ích gì?
Freedom hoạt động bằng cách cho phép bạn tạo danh sách đen (blacklist) các ứng dụng và trang web hoạt động qua một VPN riêng biệt, chặn truy cập vào những chương trình đó trong một khoảng thời gian cụ thể. Một số người đã kết hợp Freedom vào thói quen hiệu suất hiện có, bao gồm Pomodoro, để thu thêm lợi ích cho thói quen làm việc.
7. Headspace
Làm việc từ xa có thể gây căng thẳng—khi bạn làm việc xa đồng nghiệp và môi trường bình thường, nó có thể làm rối loạn thói quen làm việc. Kết hợp với sự cố Zoom thỉnh thoảng, dễ dàng cảm thấy kiệt sức vào cuối ngày.
Headspace giúp ích trong những tình huống này. Nó mang thiền và bài tập thở chánh niệm đến những người mới tập muốn đưa thói quen lành mạnh này vào ngày thường.
Giao diện người dùng ấm cúng và cấu trúc dễ tiếp cận cho phép thoát nhanh hoặc giúp tìm ra cách giải tỏa cho mối quan tâm cụ thể. Headspace hiểu rằng thở và tĩnh lặng không phải đường dẫn duy nhất đến 건강 (wellness); với Chế Độ Di Chuyển (Move Mode), Headspace đưa bạn ra khỏi ghế với những bài giãn cơ ngắn và bài tập thân thiện với văn phòng tại nhà.
Mặc dù trải nghiệm cơ bản miễn phí, trả phí đăng ký cho phép mở khóa nhiều phiên và gói hơn.
Làm Việc Thông Minh & An Toàn Hơn Tại Nhà
Các ứng dụng iPhone đã đề cập ở trên là các phần thiết yếu trong hộp công cụ của bạn cho môi trường làm việc từ xa mượt mà hơn. Với những chương trình tuyệt vời này, bạn sẽ trên con đường đến thói quen làm việc từ xa hiệu quả hơn duy trì sức khỏe chuyên nghiệp và phúc lợi cá nhân.
Image Credit: Nenad Stojkovic/Flickr